Laboratornye_raboty_po_KITu / Word / ЛР3 (самостоятельно) / слияние

Теория по слиянию

Составные документы

Редактор Word предоставляет пользователям эффективные средства подготовки составных документов. Составные документы — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. Для создания составных до­кументов в Word предназначена команда Слияние меню Сервис, которая со­единяет основной документ, содержащий неизменные данные, с документом, содержащим переменные данные. В результате вызова команды Слияние открывается диалоговое окно Слияние, элементы которого позволяют определять последовательность дей­ствий при создании составных документов.

Создается, по меньшей мере, два документа: основной текстовый доку­мент и документ данных (источник данных). Документ данных содержит ин­формацию, которая различна в разных экземплярах составного документа (адреса, имена и т.п.). Основной документ включает неизменную часть с ука­занием мест, в которые вставляется информация из документа данных. В результате обработки этих документов образуется готовый составной документ.

Процесс создания составных документов состоит из 3 этапов:

4. Создание основного документа.

5. Создание (открытие) документа данных.

6. Объединение (слияние) документов.

   Документ данных

   Создание составного документа начинается с форматирования документа данных. Это позволяет заранее определить содержимое полей основного до­кумента. При создании комплекта писем с одинаковым содержанием, отправ­ляемых различным адресатам, в документ данных помещаются сведения об адресатах, т.е. имя, фамилия, почтовый индекс, адрес и т.д. Эти данные рас­сматриваются как значения полей подстановки, которые включены в основ­ной документ. Поля подстановки, значения для которых берутся из документа данных, называются полями данных. Указанные данные в процессе формати­рования составного документа вставляются в основной документ на места по­лей подстановки. В результате образуется готовое письмо, адресованное кон­кретному лицу.

   Если источник данных создается с помощью команды Слияние меню Сервис, он автоматически оформляется в виде таблицы. В этой таблице столбцы соответствуют полям данных источника. Имена полей перечисляются в первой строке — строке заголовка. В каждой следующей строке содержится одна запись данных.

   Создание документа данных.

   Перед созданием документа данных следует указать, какой документ бу­дет использоваться в качестве основного:

7. Существующий документ (например, готовое письмо, которое необходимо направить различным адресатам);

8. Новый документ, созданный на основе одного из шаблонов Word;

9. Активный документ.

   Рассмотрим процесс подготовки факсимильного сообщения одинако­вого содержания, направляемого различным адресатам. Сначала создадим но­вый документ, базирующийся на шаблоне Стандартный факс. Это шаблон можно выбрать на выкладке Письма и факсы диалогового окна Создание документа. Формирование нового основного документа на основе шаблонов Word осуществляется следующим образом:

10. Выберите в меню Файл команду Создать.

11. В диалоговом окне данной команды перейдите на требуемую вкладку шаблонов, отметьте значок шаблона, который хотите использовать, и нажмите кнопку OK.

Создав основной документ, приступим к подготовке документа данных. Для этого необходимо открыть диалоговое окно Слияние, вызвав команду Слияние из меню Сервис, и определить тип создаваемого документа. Команда Слияние позволяет создавать документы на бланке, наклейки, кон­верты и каталоги. Для определения типа документа следует нажать кнопку Создать в области Основной документ и в открывшемся списке казать нуж­ный тип (в данном случае — Документы на бланке). В появившемся на экране окне сообщения надлежит нажать кнопку Активное окно. В диалоговом окне Слияние под кнопкой Создать отобразятся тип создаваемого документа и имя составного документа.

Таким образом определяется, какой документ будет использован в качестве основного. Не обязательно сразу же вставлять в документ текст и графику. На данном этапе достаточно указать, какой документ будет основным. Завершить его создание (подготовка текста, вставка полей, иллюстраций и т.д.) можно после формирования документа данных.

В качестве документа данных можно использовать существующий или новый документ. При создании нового документа данных нужно определить, какие данные будут изменяться от письма к письму. Для этого следует нажать кнопку Получить данные в области Источник данных диалогового окна Слияние и выбрать элемент Создать источник данных в появившемся списке. В результате откроется диалоговое окно Создание источника данных, в котором надлежит указать имена полей подстановки.

Поле списка Поля в строке заголовка содержит перечень имен полей, наиболее часто используемых в деловой корреспонденции. Следует удалить из списка поля, которые не будут включены в создаваемый документ данных, и, в случае необходимости, ввести новые. Имя нового поля подстановки вводится с клавиатуры в строку Поле и включается в состав документа данных вследствие нажатия кнопки Добавить поле или клавиши [Enter]. В рассматри­ваемом примере необходимо включить в документ данных поля Фирма, Руко­водитель, Обращение, Телефон, Факс, Адрес и Индекс.

Имя поля должно состоять не более чем из 20 символов. Можно ис­пользовать буквы, цифры и символ подчеркивания. Символ, стоящий в начале имени, должен быть буквой. Использование пробелов не разрешено.

Для удаления неправильного имени достаточно маркировать его в спи­ске Поля в строке заголовка и нажать кнопку Удалить поле. С помощью кнопок Порядок можно изменить местоположение имени поля в списке Поля в строке заголовка. Стрелки на кнопках указывают направление смещения выделенного имени в списке. После завершения формирования списка имен полей следует нажать кнопку OK. В результате откроется диалоговое окно Сохранить как, в котором необходимо определить, куда поместить документ с данными. Место сохранения документа пользователь выбирает по своему усмотрению. Для документа можно выбрать имя Список адресатов, подтвер­див выбор с помощью кнопки Сохранить.

После создания списка адресатов пользователь может выбрать одно из двух: приступить к редактированию документа данных (команда Правка ис­точника данных) или к редактированию основного документа (команда Правка основного документа).

Поскольку созданный документ данных не содержит записей, следует приступить к его заполнению. Информацию об адресатах можно ввести в ис­точник данных сразу (нажать кнопку Правка источника данных в окне со­общения) или в любое другое время. В последнем случае понадобится нажать кнопку Правка в области Источник данных диалогового окна Слияние и щелкнуть на появившемся имени документа. В результате откроется окно Форма данных, в котором введенные поля данных отображаются в виде столбцов таблицы. Каждый столбец таблицы представляет собой набор зна­чений полей подстановки, или запись (блок). Запись используется для фор­мирования одного экземпляра составного письма путем вставки значений вместо полей подстановки в основной документ.

Значения полей вводятся с клавиатуры. Для перехода в следующее поле нужно нажать клавишу [Tab]. В обратном направлении перемещение осущест­вляется с помощью комбинации [Shift+Tab]. Ввод каждой записи следует оканчивать нажатием кнопки Добавить или клавиши [Enter]. После окончания ввода с помощью кнопки Источник можно просмотреть все записи. Инфор­мация заносится в документ данных в виде таблицы.

После заполнения документ должен быть сохранен (команда Сохранить меню Файл). Теперь можно возвратиться в основной документ.

Основной документ

Основной документ содержит общую для всех писем часть, оформлен­ную как обычный текст. В этот текст включены поля подстановки, вместо ко­торых во время печати экземпляра составного документа вставляются значе­ния из документа данных. Одна запись документа данных содержит набор значений для полей подстановки одного экземпляра письма. Завершим созда­ние основного документа.

Вставка поля данных

В тексте основного документа, в местах вставки значений из документа данных должны находиться специальные поля подстановки (поля данных).

При оформлении каждого экземпляра факсимильного сообщения необ­ходимо указывать имя руководителя фирмы, номера телефона и факса. Чтобы вставить поле подстановки для имени руководителя фирмы, следует устано­вить курсор в позиции, где должно находиться имя (правее слов Кому в до­кументе), и нажать кнопку Добавить поле слияния в панели инструментов работы с составными документами. В результате появится список всех полей, которые созданы в используемом документе данных.

Чтобы вставить поле Руководитель, достаточно щелкнуть на нем левой кнопкой мыши. В документе, в зависимости от установленного режима, поя­вится либо слово MERGEFIELD вместе с именем вставленного поля в фигур­ных скобках, либо только имя вставленного поля, заключенное в двойные уг­ловые скобки, что является признаком поля подстановки составного доку­мента (поля данных). Описанные действия нужно повторить для вставки всех полей.

После редактирования основной документ необходимо сохранить.

3