Тема1: Параметры страницы

Чтобы создать новый документ в Word, достаточно просто начать вводить текст, при этом используются установленные по умолчанию размеры, ориентацию, поля страницы, нумерацию страниц и другие параметры. Вы можете изменить эти установки в любой момент. Но если Вы заранее знаете, каким должен быть документ, то лучше установить эти параметры перед началом набора.

Параметры, влияющие на внешний вид документа, перечислены ниже:

Размер листа бумаги

Ориентация страницы (книжная или альбомная)

Поля страницы

Колонтитулы

Номера страниц

Номера строк

Вертикальное выравнивание

Количество колонок (газетный стиль)

Если Вы желаете, чтобы одни части документа отличались по внешнему виду от других, Вы можете разделить документ на разделы. Все установки, перечисленные выше, действуют в границах одного раздела. Например, Вы хотите, чтобы колонтитулы на нескольких первых страницах отличались от колонтитулов на остальных страницах. Для этого нужно создать отдельный раздел для первых страниц и отдельный раздел для остальных. Размеры раздела неограниченны: от отдельного абзаца до всего документа. Вы указываете начало и конец раздела вставкой маркера конца раздела.

Тема2: Работа с таблицами

Столбцы чисел и текста можно размещать в таблице, что значительно проще, чем оформлять текст с помощью табуляций. Кроме того, с помощью таблиц удобно располагать текст абзацами друг напротив друга или различными способами размещать текст относительно графических вставок.

Текст документа можно размещать в газетном стиле, разбивая его на колонки, при этом текст одной колонки по мере ввода в верх следующей.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые можно заполнять текстом или графикой. Внутри каждой ячейки текст переносится с одной строки на другую точно так же, как это делается с обычным текстом документа между полями страницы. По мере набора текста ячейка растягивается по вертикали, чтобы вместить его.

Можно создавать новую таблицу и заполнять пустые ячейки или преобразовывать существующие абзацы в таблицу. После создания таблицы ее можно изменять несколькими способами: добавлением или удалением строк и столбцов, настройкой ширины столбцов, сортировкой текста и добавлением обрамлений и заполнений. Можно также образовывать простые базы данных, выполнять вычисления и создавать диаграммы.

Для обеспечения единообразия формата таблиц в документе к тексту в таблицах можно применять стили. См. Автоматическое форматирование и стили.

Тема3: Слияние документов

С помощью слияния документов Вы можете персонализировать стандартные письма, печатать адреса на конвертах и почтовых наклейках, создавать юридические документы и печатать стандартизированные каталоги.

Как создавать стандартные документы

Подготовка однотипных документов любого вида, например, стандартных писем, обычно предполагает слияние двух документов: основного документа и источника данных. Основной документ содержит неизменяемую часть письма: текст и другие элементы, которые должны быть одинаковы во всех версиях однотипных документов. Источник данных содержит переменную часть писем: информацию, которая изменяется от письма к письму, например, имена и адреса каждого получателя. Слияние этих двух документов производится с помощью специальных инструкций, называемых полями слияния, которые Вы вставляете в основной документ.

Во время слияния источника данных и основного документа, поля слияния заменяются соответствующей информацией из источника данных.

Как печатать конверты и почтовые наклейки

Процесс слияния информации происходит автоматически после того, как Вы задали форму и вид конвертов или почтовых наклеек. Информация выбирается из источника данных, поля печати определяются в соответствии с установками основного документа, после чего документ слияния печатается на конвертах или наклейках, вставленных в принтер.

Несмотря на то, что описанный способ слияния документов создавался преимущественно для печати стандартных писем, Вы можете использовать этот механизм для подготовки и других подобных документов, таких как каталоги продукции, стандартизованные списки и отчеты, счета. После ознакомления с основами этого процесса Вы можете использовать эти возможности для создания однотипных документов. Смотрите раздел Дополнительные возможности слияния документов.