Приложение д. Пример МакетОв документов приложения

В данном приложении приведены примеры макетов для выходных документов приложения «Успе­ваемость».

«Список студентов группы «Название группы»

Специальность …. Семестр …. Курс …. Группа ….

№ п/п	Номер зачетной книжки	Фамилия	Имя	Отчество

Рисунок П.Д.1 – Контингент студентов группы «Название группы» (документ ДС.1)

Штатное расписание «Название кафедры»

№ п/п	Должность	Ученая степень	Ученое звание	Фамилия	Имя	Отчество

Начальник отдела кадров - «ФИО – «подпись»

Рисунок П.Д.2– Штатное расписание кафедры (документ ДС.5)

«Журнал учета сдачи лабораторных работ

Факультет - «Факультет» Специальность - «Специальность»

Группа - «Название группы» Дисциплина - «Название дисцип­лины»

Вид занятий - Лабораторные занятия Семестр - «Номер семестра»

Преподаватель - «ФИО преподавателя», должность

№ п/п	ФИО студента	Номера занятий
		1	2	3	4	5	и т.д.
1	ФИО студента 1	х	о	о	о	о
…	…

Преподаватель - «ФИО преподавателя», должность – «подпись»

Обозначения:

• Х – не аттестовался;

• О – оценка в десятичной системе.

Рисунок П.Д.3 – Журнал результатов сдачи лабораторных работ (документ ДО.16)

Отчет о пропусках занятий студентами «Название группы» за семестр и по­месячно

Факультет - «Факультет» Специальность - «Специальность»

Группа - «Название группы» Семестр - «Номер семестра»

№ п/п	ФИО студента	Номер месяца				Всего пропусков за семестр
		1	2	3	4
1	ФИО студента 1	3	0	1	2	6
…	…

Рисунок П.Д.4 – Структура макета отчета о пропусках занятий студентов (документ ДО.17)

Приложение е. Примерная классификация документов для объекта

В данном приложении приведена примерная классификация компонентов бумажного доку­ментооборота (внемашинного) информационного обеспечения ОА. Примеры некоторых бланков документов приведены в каталоге «Примеры документов» в рамках методического обеспечения дисциплины ББД на диске К:\ LOOR\3 KYRS\ ББД 2012.

Документ являются основным носителем информации во внемашинной сфере и в соот­ветствии с функ­циями управления в ОА подразделяются на:

• документы нормативно-справочные и другой ус­ловно-постоянной информации, мало изменяемой во вре­мени;

• документы опе­ративной, учетной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов.

Документы условно-постоянной информации делятся на:

• справочники и номенклатурные ценники;

• календарно-плановые и другие экономические нормативы;

• договоры и планы;

• организационно-распорядительные документы.

Справочники содержат перечень объектов определенного вида (подраз­деле­ний, оборудо­вания, должно­с­тей, профессий, заказчиков и т.п.). В спра­вочнике име­ется таблица, в каждой строке которой указан код, на­име­нование объекта и другие его характеристики.

В номенкла­туро-ценниках, по форме та­ких же, как справочники, представлена вся номенклатура объек­тов (на пред­приятии, в цехе, на складе и т. п.) с указанием единицы из­мерения и цены за единицу. Произ­водствен­ные нормативы содержатся в конструкторско-техно­логиче­ских до­кументах. На­пример, норма рас­хода материала содержится в мар­шрутной карте, где отражается техно­логи­че­ский процесс изготовления де­та­лей.

Календарно-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (в днях) на детали или изделия.

Договора поставщика с заказчиком содержат планы поставок, объемы партий поста­вок. Плановые доку­менты содержат ко­личественные плановые показатели (выпуска деталей, гото­вых изделий и т.п.).

Организационно-распорядительные документы включают положения, ус­тавь акты, прото­колы, постанов­ле­ния, приказы и др.

Документы оперативной, учетной информации делятся на:

• приходно-расходные документы;

• данные о выполнении плана, пооперационного учета;

• платежные поручения;

• извещения об изменениях.

Приходно-расходные документы содержат учетные данные по отгрузке или от­пуску това­ров и материа­лов, а также поступление изделий (на склад, в цех и т. д.). Это — накладные, приходно-расходные ордера, карточки склад­ского учета, ведомо­сти инвентаризации и другие документы.

Данные о выполнении плановых показателей отражаются в план - графи­ках, от­чета, стати­стических свод­ках. Система показателей определяется уровнем планиро­вания. Показатели выполнения плана на уровне под­разде­ления (участка) служат только для отчета, но и для це­лей регулирования и управления.

Платежные поручения отражают факт оплаты поставленной продукции за­казчи­ком.

Извещения об изменении нормативно-справочной информации предна­значены для кор­ректировки ИБ, под­держания ее в акту­альном состоянии.

Средства организации и ведения внемашинной ИБ делятся на:

1. Системы классификации и кодирования (общегосударственные, отрасле­вые системы классифика­ции и кодирования, системы классифи­кации и кодирования предприятия).

2. Унифицированные системы документов (УСД).

3. Инструктивные и методические материалы по ведению документов,

Система классификации — это совокупность правил и результат рас­пределения задан­ного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или разли­чия. Наиболее широкое распро­стра­нение на­шли применения иерархический и фасетный ме­тоды классификации.

Обработка экономических задач заканчивается составлением ЭВМ раз­личных сводок, таб­лиц, ведомо­стей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осущест­вляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-эконо­мическую ин­формацию в форме, удобной для ввода и обра­ботки данных с помощью ЭВМ. Экономическая информация фик­сируется в документах в виде цифр и букв. Количественно-суммовые основания показа­те­лей имеют цифровое выраже­ние, а признаки — буквенно-цифровое. К та­ким признакам можно отнести, на­пример, название учрежде­ния (подразделе­ния), фамилию работающего, вид операции, которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту информацию удобной для вос­приятия чело­веком и машиной, потребовалось соз­дание специальных средств формализован­ного описания экономиче­ской информации. Эти сред­ства включают целый ряд разработанных классификаторов, входящих в Еди­ную систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Все классификаторы делятся на: общегосударственные, разрабатывае­мые в централизо­ванном порядке и являющиеся едиными для всей страны; отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности; локальные, которые составля­ются на номенк­ла­туры, характерные для данного предприятия, орга­низации, банка (коды та­бельных номеров, подраз­делений, клиентов и др.).

Условно общегосударственные классификаторы делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например общегосударствен­ный классифика­тор профессий рабо­чих, должностей служащих, тарифных разрядов и др.

2. Классификаторы структуры отраслей народного хозяйства, органов управления (система обозначе­ний органов государственного управле­ния), админи­стративно-терри­ториального деления (сис­тема обо­значений ад­министративно-территориальных объек­тов), предприятий и организаций, форм собственно­сти и др.

3. Классификаторы продукции промышленной и сельскохо­зяйственной продукции, строи­тельной продук­ции и др.

4. Классификаторы технико-экономических показателей, управленче­ской докумен­тации, системы обо­значений единиц измерения и др.

Системой кодирования является совокупность правил образования кода. Кодовое обо­значение характе­ризуется используемым набором симво­лов, алфавитом (цифровой, буквен­ный, смешанный и др.), длиной (чис­лом символов - позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода опреде­ляется порядком кодируемых признаков. Различают два метода кодиро­вания классификационный и регистрационный.

Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Класси­фикационная сис­тема кодирования может быть двух типов - последовательная и параллель­ная. Классификационная по­следова­тельная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная — на фа­сетной классификации.

Унифицированные системы документации. Для наиболее распро­страненных видов документов ис­поль­зуются унифи­цированные формы, включенные в унифицированные сис­темы документации (УСД). Мно­гие УСД используются для задач общегосударственных сис­тем обработки и сопрягаются с ЕСКК тех­нико-эко­номиче­ской информации. Системы документации включают стандартные и технические условия, проектно-конструк­торскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, фи­нансовую, учетно-статистическую до­кумен­тацию, до­кумента­цию по матери­ально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т.д.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и дру­гая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общего­сударственным классифика­тором управленческой документации (ОКУД). По ряду документов разработаны единые унифицированные стандарт­ные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

• стандартная форма построения;

• приспособление к автоматизированной обработке;

• минимизация показателей;

• исключение дублирования;

• включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифи­цированная для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтер­ского учета, то создать полно­стью унифицированные системы документации по всем ее участ­кам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех пред­приятий межот­рас­левые унифицированные документы (например, форма № ОС-1 и другие). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к дейст­вующим типовым учетным методикам в данной отрасли.

На промышленных предприятиях документация регламентируется по фа­зам управления. В частности, ис­пользуется единая система конструкторской документации (ЕСКД), единая сис­тема технологической доку­мента­ции (ЕСТД), система плановой документации, система пер­вично-учетной документации, отчетно-стати­стическая, организационно-распорядительная и др. Каждая сис­тема документации содержит перечень раз­решенных для использования форм до­кументов - формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разраба­тываются нормативные и методические мате­риалы.

Требования к унифицированной документации предписывает документам иметь стандарт­ную форму по­строения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной; содержательной; оформ­ляющей.

Методические и инструктивные материалы по ведению до­кументов содержат описание состава ис­поль­зуемых документов ПрО и правила и заполнения. Инструкции разрабатываются в соот­ветствии с регла­менти­рующим документами, в том числе УСД и ЕСКК. В них определяются лица, ответственные за ведение докумен­тов, правильность их заполнения, достоверность содержащаяся в них информации и пере­дачу на обработку. В состав методических и инструктивных материалов, в частно­сти, входят инструкции:

• по заполнению документов данными;

• по контролю достоверности информации документов;

• по подготовке документов к вводу информации во внутримашинную ИБ, в том числе по ис­пользованию ко­довых обозначе­ний;

• по приему и регистрации документов;

• по подготовке данных для корректировки;

• по архивированию первичных массивов данных;

• по хранению документов;

• по снятию копии документов, уничтожению документов и другие.

Классификации документов. Документы можно также классифицировать по ряду признаков, например:

1. По сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и другие.

2. По отношению к объекту управления – входящие (первичные), исходящие (сводные), про­межуточные, ар­хивные.

3. По содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные.

4. По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.

5. По объему отражающих операций – единичные и сводные.

6. По способу использования – разовые и накопительные.

7. По числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные.

8. По способу заполнения – вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Для организации документооборота с использованием автоматизированных ИТ документы можно разде­лить на:

1. Входные документы – содержат первичную, не обработанную информацию, отражаю­щую состояние объ­екта управления, заполняются вручную либо при помощи техниче­ских средств;

2. Выходные документы – включают сводно-группировочные данные, полученные в резуль­тате автоматиза­ции обработки и изготовляются на печатаю­щих устройствах.

18