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TERZA UNITA’. TIPI DI LETTERA FORMALE

Si distinguono diversi tipi di lettera a seconda del mittente (un privato, un'azienda, un ente) e del destinatario, dello scopo e del contenuto del messaggio. In base allo stile, una lettera può essere formale o informale.

Solitamente le lettere si spediscono per posta, piegate e racchiuse in una busta riportante gli indirizzi delle persone interessate, distinte in mittente e destinatario. Spesso hanno forma di lettera anche i telefax e le e-mail o i messaggi di posta elettronica. Abbastanza diversi sono i messaggi per telescrivente (telex) e per telegrafo (telegrammi) che, come le lettere, fanno parte della corrispondenza postale.

Alcuni tipi di lettere formali:

Notifica;

Circolare;

Richiesta (a un ente);

Lettera commerciale;

Lettera di candidatura;

Lettera di presentazione.

Tipi di lettere informali: Lettera d'auguri;

Lettera di condoglianze;

Lettera d'invito (diversa dal biglietto d'invito, che spesso si stampa);

Lettera di ringraziamento; Lettera di felicitazioni.

Attraverso la notifica si porta a conoscenza di un soggetto un determinato documento o atto processuale, quindi una notizia qualificata. Il termine deriva dal latino notum facere, "rendere noto" che è, infatti, il risultato dell'attività di notificazione.

Una circolare è una comunicazione scritta che in un’organizzazione (impresa, amministrazione pubblica, ecc.) viene inviata ad una pluralità di destinatari per impartire ordini, dare disposizioni o trasmettere informazioni.

Tradizionalmente è una lettera (lettera circolare) ma oggi può essere anche una comunicazione telematica(ad esempio, un'e-mail).

Chi è alla ricerca di lavoro, di solito, spedisce una lettera di candidatura, ai potenziali datori di lavoro, per dimostrare la propria idoneità

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alla posizione lavorativa desiderata. I datori di lavoro utilizzano la lettera di candidatura come strumento per individuare i candidati più adeguati alle varie posizioni. In una lettera di presentazione ben fatta, quindi, dovrebbero essere indicate tutte le proprie esperienze e abilità inerenti alla posizione che si vuole ricoprire, tralasciando tutti gli elementi superflui.

Le lettere di candidatura sono solitamente divise in tre categorie: La lettera di candidatura in risposta ad un annuncio;

La lettera di richiesta di informazioni o assistenza nella ricerca di impiego;

La lettera di referenze è richiesta dal lavoratore allo sciogliere del contratto ed è redatta dal ex datore di lavoro. E’ un diritto del collaboratore richiedere all’azienda per cui ha svolto l’attività lavorativa questo documento che testimoni la qualità del lavoro svolto e dia informazioni circa la condotta personale.

Lo scopo della lettera di referenze è quello di dare una marcia in più alla lettera di presentazione e al CV, poiché redatta da chi ha avuto un contatto lavorativo diretto e quotidiano con voi. Qualunque lavoratore, indipendentemente dal tipo di contratto, può richiedere una lettera di referenze. In alcuni casi, anche un docente (dottorato di ricerca, master, ecc) può scrivere una lettera di referenze per colui che si affaccia nel mercato del lavoro.

La lettera di presentazione o di accompagnamento è solitamente allegata al curriculum vitae ed è uno strumento utile quando ci si candida per porre in risalto i punti di contatto tra le competenze che si possiedono e i requisiti del profilo ricercato dall’interlocutore.

La lettera commerciale è solitamente una comunicazione scritta con lo scopo di stabilire dei rapporti per concludere un affare.

E’ indispensabile che sia disposta con buon gusto, comprensibile e cortese e, per quanto possibile, concisa. Nella lettera dovranno ricorrere delle frasi semplici e chiare.

Le lettere commerciali si possono classificare, sostanzialmente, in due grandi gruppi: lettere circolari e lettere particolari.

Le prime sono quelle che riproducono uno stesso testo che viene indirizzato a molti soggetti (ad esempio, lettera in cui si annuncia la nomina, o la revoca, di un rappresentante di commercio; lettera in cui si porta a conoscenza lo spostamento della sede amministrativa e/o l’apertura di nuovi punti di vendita, ecc.).

Le seconde sono quelle indirizzate a singoli soggetti e riguardano argomenti specifici che devono essere esaminati facendo riferimento a situazioni e dati diversi da caso a caso.

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Accanto a queste due grandi categorie di lettere commerciali, esistono i “moduli”, cioè documenti pre-stampati che presentano alcuni spazi vuoti da riempire con la trascrizione di dati e notizie riguardanti l’argomento di cui si tratta (esempio: ordine di vendita, o di acquisto, di titoli; ecc.) e che vengono datati e sottoscritti, come una normale lettera, dal dichiarante. Tali moduli sono oggi molto diffusi in tutti i settori dell’attività economica.

ESERCIZIO 1. Lavorando a gruppi Leggete le seguenti lettere; ne definite il tipo. Scrivete l’oggetto di ciascuna lettera:

Lettera 1.

Spettabile Azienda,

in conformità agli accordi presi a mezzo nostro rappresentante Aldo Ferruccio, vi confermiamo l’ordine che ci avete conferito (alle seguenti condizioni …).

Teniamo a precisare che qualsiasi reclamo deve essere presentato entro 5 giorni dal ricevimento della merce. Comunque, ogni eventuale contestazione sarà di competenza del Foro di Perugia.

Per regolarità vi preghiamo di restituirci debitamente firmata l’acclusa

copia.

Ringraziandovi ci è gradito porgervi i nostri saluti.

Allegato: n. 1 copia di conferma d’ordine.

Lettera 2.

Mi rivolgo a Voi in quanto, in vista di un mio prossimo ritorno in Italia, desidererei continuare a lavorare nel campo dell’editoria e pertanto sottopongo alla Vostra attenzione il mio “curriculum vitae”.

I tipi di lavoro a cui sono interessata sono quelli di assistente di

“marketing” e segretaria di lingue.

Naturalmente sono disponibile per ogni altra proposta d’impiego in cui sia necessaria la conoscenza di lingue straniere.

Resto in attesa di una Vostra risposta e porgo distinti saluti.

Allegato: “curriculum vitae”.

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Lettera 3.

Gentilissima Dottoressa,

abbiamo esaminato attentamente la Sua proposta, che riteniamo sicuramente interessante. Purtroppo ci spiace doverLa informare che il nostro organico è attualmente completo e perciò non possiamo prendere in considerazione la Sua richiesta di impiego.

La ringraziamo comunque della Sua offerta che terremo presente per eventuali necessità future.

Distinti saluti.

Lettera 4.

Dichiariamo che il signor Alberto Mancini, nato a Siena il 13/7/54, ha prestato servizio presso la nostra ditta dal 1/7/82 al 30/6/2007 in qualità di contabile.

Durante tutto il tempo che è stato al nostro servizio si è dimostrato onesto, fidato, puntuale e assiduo; di ciò gliene diamo il migliore attestato.

Il signor Alberto Mancini lascia la nostra ditta di sua spontanea volontà perché desidera migliorare la sua posizione di lavoro conformemente alle sue aspirazioni.

Ancona, 7 luglio 2007

Lettera 5.

Gentile Dipendente,

Le inviamo il Mod. 101 nel quale sono indicati l’ammontare degli emolumenti di lavoro dipendente che Le sono stati corrisposti nell’anno

2011-10 e le relative ritenute d’acconto operate.

Il Mod. 101 Le viene rilasciato in duplice esemplare per gli usi previsti nelle “Avvertenze generali” del modulo.

Cordiali saluti.

Lettera 6.

Spettabile Società,

essendo interessati all’acquisto dei materiali di Vostra produzione, gradiremmo ricevere un catalogo illustrato dei Vostri prodotti con relativo listino prezzi.

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Vogliate inoltre farci conoscere le condizioni di pagamento e di consegna che siete disposti a praticarci.

Ringraziandovi della cortese attenzione, porgiamo i nostri più cordiali

saluti.

Lettera 7.

Il Consiglio di Amministrazione della Società convoca i Soci azionisti all’Assemblea generale che avrà luogo presso la sede della Società in via

Giuseppe Ungaretti, numero 41, il giorno 10 giugno 2012 alle ore 17.00, in seconda convocazione, per deliberare sul seguente:

ORDINE DEL GIORNO:

Esame e approvazione del bilancio relativo all’esercizio 2013;

Destinazione degli utili d’esercizio;

Approvazione della proposta di aumento del capitale sociale;

Modifiche allo Statuto della Società;

Elezione dei Sindaci per il prossimo esercizio; Varie ed eventuali.

Lettera 8.

Facciamo seguito alla nostra lettera del 24 giugno scorso per informarvi che intendiamo aumentare l’ordinativo di merce in corso come segue nell’attuale ordine del 15/12/2010.

Poiché stiamo esaurendo le nostre scorte e date le continue richieste da parte dei nostri clienti, Vi preghiamo di effettuare la spedizione entro e non oltre la seconda settimana di luglio.

Restiamo in attesa di una Vostra conferma e Vi salutiamo con stima.

Lettera 9.

Facendo seguito alla Vostra del 28/12 s.a., certifichiamo che il pagamento della fattura n. 549 del 10/9/2011 è stato effettuato in data 25/1 c.a. e che al momento non risultano altre fatture scoperte a Vostro nome.

In fede.

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Lettera 10.

Abbiamo ricevuto la Vs. lettera raccomandata del giorno 6 c.m. e con essa l’allegato assegno bancario, tratto sulla Banca Italiana, dell’importo di

Euro 20.000 (ventimila), a saldo della nostra fattura n. 2498 del 6/8/2007.

Vi ringraziamo sentitamente per la puntualità nel pagamento e Vi porgiamo distinti saluti.

ESERCIZIO 2. Compilate il modulo di una lettera sotto riportato servendovi delle parti della lettera formale riportate sotto e inserendole al posto giusto:

a.Ci è gradita l’occasione per porgerLe i nostri migliori saluti.

b.Gent. Sig. Giuseppe Rosati Via Cavour 23 bis 17100 SAVONA

c.Unitamente al rendiconto relativo al secondo trimestre 2011, Le inviamo un breve commento sulle politiche di gestione adottate e sul quadro economico-finanziario di riferimento. Il personale delle filiali è a sua disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti al riguardo.

d.Savona, 31 Luglio, 2011

e.In riferimento alla Sua gestione patrimoniale, siamo lieti di presentarLe l’attuale situazione.

f.Rendiconto GPF Lineacinque

g.Cassa Di Risparmio di Genova e Savona S.p.A. Sede legale Via Colombo 56

Capitale Sociale 968.135.000.000 i.v.

Aderente al Fondo Interbancario di tutela dei Depositi

Iscritta all’albo delle banche e appartenente al gruppo Investicab

Iscritta all’albo dei gruppi bancari

Mittente

Destinatario

Oggetto: ......

Testo della lettera commerciale.

Data

Nome e Cognome

Firma

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ESERCIZIO 3. Riscrivete le seguenti lettere rispettando l’uso della maiuscola, la punteggiatura e il formato di una lettera formale:

a)spett. ditta enitcom via dei giullari 12 48100 ravenna spettabile ditta con riferimento alla vostra cortese lettera del 10 luglio scorso nella quale ci richiedete un listino prezzi e un catalogo dei nostri prodotti siamo lieti di inviarvi in allegato quanto richiesto come avrete modo di rilevare i nostri prezzi sono i migliori sul mercato ci auguriamo che le nostre condizioni siano di vostro gradimento e distintamente vi salutiamo carlo rossi direttore ufficio vendite allegati 2 cr/an;

b)arca trasporti via di vittorio 12 36100 vicenza spett.le icon s r l via garibaldi 39 37129 verona vicenza 10 09 2011 oggetto fattura n 56/02da un controllo contabile la nostra fattura del 10 07 2011 non risulta ancora saldata nonostante il termine sia scaduto da tempo crediamo che la scadenza sia sfuggita alla vostra attenzione e vi saremmo grati se voleste regolarizzare al più presto la vostra posizione alleghiamo copia della fattura in oggetto nel caso l’originale sia stato smarrito distinti saluti lamberto todisco ufficio contabilità;

c)spett. le ditta pascucci via calabria 3 00185 roma tel 062563476 e-mail pascucci@iolit gray spa piazza diaz 3 60123 ancona tel 07120456231 e- mail gray@grayit ancona 30062011 oggetto variazione ragione sociale vi informiamo con la presente che la banca presso la quale ci appoggeremo in futuro è la cassa di risparmio di parma e piacenza agenzia 13 via gramsci 19 43100 parma abi 02006 cab 15300 c/c 96840123/4 l’attività riprenderà regolarmente il mese prossimo porgiamo distinti saluti.

ESERCIZIO 4. Traducete in russo le seguenti frasi:

1.Ci riferiamo alla Vostra pregiata di …

2.Vi saremo riconoscenti se ci inviaste dei campioni di …

3.Fatemi la cortesia di farmi sapere a che prezzo e in quanto tempo potreste inviarmi la merce qui sotto descritta.

4.Attendiamo le Vostre proposte per deciderci all’acquisto …

5.Ci è giunta una circolare inviata da …

6.Poiché vorremmo iniziare rapporti di affari con tale ditta, ci permettiamo di …

7.Ci interesserebbe perciò il Vostro parere su …

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8.Garantiamo la più assoluta discrezione su quanto sarete in grado di comunicarci.

9.Nella speranza che le nostre informazioni Vi siano utili, Vi salutiamo cordialmente.

10.Contando di farLe cosa gradita, Le invio, in allegato, …

ESERCIZIO 5. Lavorate a coppie.

1)Avendo ricevuto l’offerta dalla ditta Omega S.p.A. per (precisate la merce), con relativi prezzi e condizioni di vendita, rispondete informando la ditta per le condizioni per voi soddisfacenti. Trasmettete un ordine. Indicate i termini di consegna di non oltre il 30 c.m. Poiché pagherete a trenta giorni, usufruirete, come previsto dalle condizioni di vendita, dello sconto del 5%.

2)Avete letto sul Corriere della sera di Milano un annuncio di una ditta la quale reclamizza sul giornale una serie di articoli per l’ufficio (“tutto per l’ufficio”) e invita i clienti a chiedere cataloghi, listini prezzi, informazioni. Inviate una lettere richiesta alla ditta.

3)La suddetta ditta risponde inviando quanto richiesto e dichiarandosi disponibile a concedere la rappresentanza esclusiva.

ESERCIZIO 6. Leggete e traducete in russo; quali requisiti mancano? Completate la lettera:

Testo “Domanda d’informazioni su un’impresa di costruzioni”

Pregiatissimo Signore,

Un’impresa di costruzioni ci ha fatto una importante ordinazione. Vi saremmo molto obbligati se voleste fornirci delle notizie a suo riguardo e dirci particolarmente se la sua posizione economica è solida.

Qui allegata troverete la scheda con il nome e l’indirizzo della suddetta impresa.

Potete contare sulla n/ discrezione per ciò che riguarda l’uso delle informazioni che vorrete darci.

Saremmo lieti se, nel caso di bisogno, vorreste disporre della n/collaborazione.

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