ВВЕДЕНИЕ

Microsoft Excel – самое популярное приложение у пользователей компьютера (игроки не в счет), как у «продвинутых», так и не имеющих достаточных навыков работы с Microsoft Office в целом, из-за того что работа со специализированными приложениями Microsoft Office требует определенных затрат времени на их изучение и освоение, в то время как Microsoft Excel позволяет достигнуть приемлемого, во многих случаях, результата.

Изучение данной темы построено на использовании учебной базы данных Борей.mdb, входящей в состав учебно-методического комплекса пакета Microsoft Office, поскольку только на обработке значительного объема информации можно ощутить мощь аппарата Microsoft Excel по обработке и представлению данных.

Лабораторная работа 1. Получение внешних данных при помощи MS Query.

В состав Microsoft Office входит приложение, обеспечивающее доступ к данным из внешних источников, конвертирование форматов данных при помощи драйверов ODBC (Open Data Base Connectivity), отбор информации согласно поставленным условиям и последующую ее обработку.

Мы не будем сейчас разбирать все возможности Microsoft Query, поскольку более подробно вы познакомитесь с этим в курсе “Технология организации хранения и обработки данных” на примере формирования запросов в СУБД MS Access, однако, некоторое представление о работе с ним, необходимо нам для последующей работы.

Итак, MS Query:

1. формирует запрос на извлечение и последующую обработку данных из источников типа: SQL Server, MS Access, MS Excel, SQL Server OLAP Services (MS Office 2000), Oracle, Paradox, dBase, MS FoxPro, базы данных в текстовых файлах;

2. выполняет фильтрацию данных перед передачей в приложение, согласно поставленных условий;

3. конвертирует данные в нужный формат (MS Excel или Ms Word);

4. сохраняет результаты запроса в указанном формате;

5. создает новый источник данных;

6. обеспечивает ввод и редактирование записей внешних баз данных.

Выбрав в меню Данные/Внешние данные/Создать запрос вы попадаете в диалоговое окно определения источника данных, где, отметив пункт Новый источник данных, нажимаете кнопку ОК.

и попадаете в следующее диалоговое окно; где щелкнув по кнопке ОК, присваиваете имя новому источнику данных, выбираете соответствующий драйвер ODBC и источник данных.

Рис. 1.2. Создание нового источника данных в MS Query

В нашем случае вы должны выбрать учебную базу данных Борей.mdb (NWIND.MDB), которая находится обычно в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples. Если вас постигнет неудача, отыщите ее местоположение при помощи поиска Windows.

Выбирать таблицу по умолчанию не обязательно(п.4 диалогового окна).

В качестве примера попробуем извлечь данные о клиентах, сотрудниках, оформивших заказы, о товарах, входящих в заказы, ценах и т.п.

Для этого в следующем окне диалога

выбираем соответствующие столбцы из таблиц Клиенты (Название, Страна), Сотрудники (Имя, Должность),Товары (Марка, Цена), Заказы(

в

6