Кравчук(mathcad) / 1 семестр / Excel_Теорiя

11

відновлення. Відновлене вікно можна вільно пересувати по екрану і змінювати його розміри.

Все сказане відноситься також і до самого вікна інтерфейсу Excel. Вікно Excel може бути розгорнуте, згорнуте або не повністю розгорнуте.

Одночасно з Excel можна запускати й інші програми Windows, які будуть розміщуватись у своїх вікнах.

Пересування вікон та зміна їх розмірів. Такі дії можна виконувати тільки з неповністю розгорнутим вікном.

Щоб перемістити вікно, треба клацнути на рядку його заголовка і, не відпускаючи кнопку мишки, пересунути вікно в бажане місце.

Автоматично впорядкувати розташування кількох вікон можна через команди Вікно Розташувати (Window Arrange), які відкривають діалогове вікно “Розташування вікон”. В цьому вікні треба вибрати уподобаний порядок розташування (поруч, зверху вниз, зліва направо, каскадом) та клацнути на кнопці “ОК”.

Щоб змінити розміри вікна, треба клацнути на одній з його меж або на куті (щоб одночасно змінити розміри і по горизонталі і по вертикалі) і, не відпускаючи кнопку мишки, пересунути межу до потрібного розміру та відпустити кнопку. При встановленні вказівника мишки на межі вікна, змінюється форма вказівника. Це є сигналом, що можна змінювати положення межі.

Перехід між вікнами. Серед багатьох відкритих в робочому полі вікон тільки одне може бути активним. Воно автоматично розташовується на передньому плані. Активізувати вікно можна кількома способами:

клацнути на видимій частині потрібного вікна;

відкрити меню Вікно (Window) і клацнути на імені потрібного вікна в списку, що знаходиться в нижній частині меню. Поточне активне вікно помічено символом “”. В списку відкритих вікон може бути до дев’яти імен. Якщо потрібне вікно не війшло в список, треба виконати команду Всі вікна (More Window), яка знаходиться нижче списку вікон.

Закриття вікон. Щоб закрити вікно треба клацнути на кнопці закриття. Коли закривається вікно робочої книги, Excel перевіряє, чи вносились будь-які зміни у вміст. Якщо зміни не вносились, то вікно закривається одразу без додаткових повідомлень, а якщо вносились — Excel запропонує зберегти файл (стандартні дії по збереженню файла для

Windows).

12

Комірка робочого листка. В кожний момент часу тільки одна комірка може бути активною (active). Її адреса (address), тобто буква стовпчика та номер рядка, вказується в полі імені.

Статистика:

Робочий листок складається з 256 65 536 = 16 777 216 комірок. Одна книга може складатись з сотень робочих листків.

В стандартному відеорежимі VGA на екрані розміщуються 9 18 = 162 стандартні комірки, що приблизно становить 0.001 % робочого листка. Тобто в одному робочому листку міститься більше 100 000 стандартних екранів інформації.

При вводі інформації із швидкістю 1 комірка / сек заповнити весь лист можна за 194 дні, працюючи без перерви.

Для друкування всього робочого листка потрібно 36 000 аркушів паперу.

Якщо усе ж таки працювати з повністю заповненим листком, то оперативної пам’яті комп’ютера буде недостатньо і операційна система Windows задіє дискову віртуальну пам’ять, що призведе до дуже значних затримок у роботі.

Щоб змінити активну комірку, треба клацнути на потрібній і вона стане активною. Якщо потрібної комірки не видно у вікні, можна скористатись смугами прокрутки. При використанні смуг прокрутки положення активної комірки не змінюється. Для зміни активної комірки треба після прокручування клацнути на потрібній комірці, яка з’явилась у вікні.

Виклик команд Excel. Команда — це розпорядження на виконання певної послідовності дій. Вводити команди Excel можна, використовуючи такі засоби:

основне меню;

контекстне меню;

кнопки панелі інструментів;

комбінації “швидких клавіш”.

Використання меню Excel. Рядок меню Excel містить уніфікований для різних Windows-додатків перелік об’єктів застосування команд та груп команд. Меню Excel автоматично змінюється в залежності від характеру виконуваних дій, прилаштовуючись до них.

Для виконання команди треба клацнути на відповідному пункті меню, вибрати в переліку потрібну команду і клацнути на ній.

Вибір деяких команд призводить до появи додаткових підменю (submenu). Це зроблено для того, щоб переліки не були довгими і перевантаженими. Такі команди помічені в списку маленьким трикутником.

13

Деякі команди в переліку можуть бути виділені тьмяним кольором. Це свідчить про те, що виконання цих команд в даній ситуації неможливе.

Вибір команди, в назві якої присутні “…”, завжди призводить до відкриття певного діалогового вікна, оскільки для виконання такої команди потрібна додаткова інформація.

Команди без всіляких поміток виконуються одразу.

Користувач в своїх діях не застрахований від помилок. У випадку, коли виконання помилково заданої команди призводить до руйнівних результатів, помилкову команду можна відмінити командою Правка Відмінити (Edit Undo) або кнопкою “Відмінити” (Undo) на стандартній панелі інструментів. Це дозволяє повернутися до стану, в якому знаходився робочий листок до здійснення помилкової команди. В Excel 97 є можливість відмінити 16 останніх виконаних команд.

Використання контекстних меню. В Excel передбачена велика кількість контекстно-залежних меню, тобто меню, вміст яких залежить від об’єкта, над яким виконується операція. Контекстне меню не містить всі команди, а тільки ті, які частіше за все виконуються при роботі з виділеним об’єктом. Контекстне меню можна викликати практично для будь-якого об’єкта в Excel. Для цього треба клацнути на ньому правою кнопкою мишки.

Панелі інструментів Excel. В Excel включені різні зручні графічні панелі інструментів. В більшості випадків кнопки на панелі інструментів дублюють команди меню. Клацання на кнопці панелі інструментів є одним із способів виклику команди Excel. Але деякі кнопки не мають еквівалентів в меню. Наприклад, кнопка “Автосума” (AutoSum), яка автоматично вставляє формулу для обчислення суми значень комірок, що знаходяться в певному діапазоні, не має еквівалента в меню. По умовчанню в Excel відображуються дві панелі інструментів “Стандартна”

(Standard) і “Форматування” (Formatting). Взагалі в Excel вбудовано 22

панелі інструментів. Можна здійснювати повний контроль над тим, які панелі інструментів відображаються на екрані і де вони розташовуються. Можна створювати свої власні панелі інструментів, оздоблюючи їх тими кнопками, які користувач вважає для себе найкориснішими.

Для того, щоб сховати або відобразити на екрані певну панель, треба виконати команду Вид Панелі інструментів (View Toolbars) або клацнути правою кнопкою мишки на будь-якій видимій панелі. В результаті з’явиться неповний перелік панелей інструментів та команда “Налаштування”. Треба клацнути на назві вибраної панелі для її відображення або схову, а якщо її нема в переліку, то виконати команду Налаштування і у діалоговому вікні, яке при цьому відкриється, настроїти потрібні панелі.

14

Для швидкого отримання довідки про призначення кнопки панелі інструментів можна затримати на ній вказівник мишки і тоді з’явиться карточка підказки з короткою але достатньою інформацією.

Швидкі клавіші. Пункти меню та їх команди мають клавіатурні еквіваленти.

Для вибору команди меню за допомогою клавіатури треба натиснути одночасно клавішу < Alt > та гарячу клавішу меню (гаряча або швидка клавіша — це клавіша, на якій розташована підкреслена буква в імені пункту меню). В результаті обране меню відкриється. Потім слід натиснути гарячу клавішу потрібної команди.

Деякі команди мають також закріплені за ними комбінації клавіш. Ці комбінації вказуються поруч з командою в меню. Наприклад, для команди Правка Знайти (Edit Find) клавіатурним еквівалентом є комбінація < Ctrl + F >.

Робота з файлами та робочими книгами

Файл (file) — це реально існуюча область даних на диску, в якій зберігається інформація. Для впорядкування інформації, що зберігається в різних файлах, файли групують і розміщують в каталогах (або папках (теках) по термінології Windows 95 і наступних версіях). Файли, що входять в поставку Excel, містяться на комп’ютері в папці “Excel”, файли робочих книг по умовчанню Excel зберігає в папці “Мої документи”. Над файлами можна виконувати різні дії: копіювати, перейменовувати, знищувати або переміщувати на інший диск або в іншу папку.

Основний тип файлу даних Excel — це файл робочої книги. Коли відкривається робоча книга в Excel, весь файл копіюється в оперативну пам’ять, або, якщо файл занадто великий, засоби Windows як оперативну пам’ять використовують дискову віртуальну пам’ять.

Всі зміни, які відбуваються з робочою книгою під час роботи з нею, вносяться у копію файлу робочої книги в оперативній пам’яті. При зберіганні робочої книги Excel записує копію файла з оперативної пам’яті на диск повéрх існуючого. Попередній файл робочої книги знищується але при певних установках може залишитись його резервна копія.

Файли даних в Excel різняться за типами (табл. 1).

Основні операції з файлами робочих книг. Це такі операції як відкриття, зберігання, вилучення (знищення) та інші. Може бути відкрито кілька книг одночасно, але активною може бути тільки одна з них. Ім’я активної робочої книги відображується в рядку заголовка вікна робочої

15

книги або в рядку заголовка вікна Excel, якщо вікно робочої книги повністю розгорнуте.

Створення нової робочої книги. Після запуску Excel автоматично створюється нова (чиста) робоча книга, яка має назву Книга 1 (Book1). Ця книга існує тільки в оперативній пам’яті. Крім цього, нову робочу книгу можна створити одним із способів:

*виконати команду Файл Створити (File р New);

*клацнути на кнопці “Створити”, що знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;

*натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + N >.

Після натискання клавіші < Ctrl + N > або клацання на кнопці “Створити” одразу створюється нова робоча книга, а при виконанні команди Файл Створити на екрані з’явиться діалогове вікно “Створення документа” (New) з двома вкладками, де можна вибрати шаблон для нової робочої книги. Якщо нема власних шаблонів, то на вкладці “Загальні” (General) буде знаходитись тільки одна піктограма “Книга” (Workbook). Клацнувши на ній, відкриється звичайна робоча книга. Шаблони, що входять в поставку Excel, знаходяться на вкладці “Рішення” (Spreadsheet Solution). При виборі одного з цих шаблонів нова робоча книга буде створена на основі вказаного файлу шаблону. Отже, для створення нової робочої книги на основі шаблону, треба використовувати команду Файл Створити.

16

Використання файлів шаблонів. Шаблон — це заготовка робочої таблиці, обладнана необхідними формулами і готова для введення даних. Можна зекономити час, використовуючи готові шаблони, а не створювати нові робочі книги “з нуля”.

Шаблони, що поставляються з Excel, добре відформатовані і легко налаштовуються. При створенні нової робочої книги вибір шаблону відбувається в діалоговому вікні “Створення документа”. Шаблони, що входять в поставку Excel, знаходяться на вкладці “Рішення” (Spreadsheet Solution). При виборі одного з цих шаблонів нова робоча книга буде створена на основі вказаного файлу шаблонів. Отже, для створення нової робочої книги на основі шаблону треба використовувати команду Файл Створити.

При створені робочої книги на основі шаблона, треба зберегти її в новому файлі.

Відкриття існуючої робочої книги. Є кілька способів відкрити робочу книгу, що зберігається на диску:

*виконати команду Файл Відкрити (File р Open);

*клацнути на кнопці “Відкрити” (Open), що знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;

*натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + О >.

Врезультаті виконання однієї з цих операцій з’явиться стандартне для Windows діалогове вікно ”Відкриття документа” (Open) з переліком файлів, готових до відкриття. Перелік файлів відфільтрований за типом і містить тільки стандартні файли Excel.

Внижній частині вікна знаходиться перелік “Тип файлу” (Files of type), що розкривається. Щоб відкрити файл іншого типу, треба клацнути на кнопці розкриття переліку типів і вибрати потрібний тип, тим самим змінивши спосіб фільтрації. В результаті в переліку файлів відобразяться файли обраного типу.

Щоб випадково не змінити потрібний файл при роботі з ним, його можна відкрити в режимі “Відкрити для читання”.

Якщо треба відкрити файл, з яким недавно працювали, то можна клацнути на його імені в переліку файлів, що знаходиться в нижній частині меню “Файл”.

Зберігання робочих книг в Excel можна здійснити одним з чотирьох способів:

*виконати команду Файл Зберегти (File р Save);

*клацнути на кнопці “Зберегти” (Save), що знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;

*натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + S >;

17

натиснути комбінацію клавіш < Shift + F12 >.

Якщо робоча книга вже зберігалась раніше, то при виконанні однієї з вказаних дій вона збережеться на диску у файлі з тим же ім’ям. Попередня версія файлу буде знищена. Але, якщо потрібно зберегти книгу в новому файлі, треба використати команду Файл Зберегти як … (FileSave as …) або натиснути клавішу < F12 >.

При першому зберіганні нової робочої книги або при виконанні команди Зберегти як … на екрані з’явиться стандартне діалогове вікно

Windows “Зберігання документа”. В полі Ім’я файлу можна встановити більш змістовне ім’я файлу (а не “Книга 1”, яке автоматично привласнюється створеній новій робочій книзі). У діалоговому вікні можна вказати папку, в яку цю книгу треба помістити, тип файлу, якщо передбачається використовувати файл в попередніх версіях Excel, а також при необхідності параметри зберігання та властивості файлу.

Закриття робочих книг. Закінчивши роботу з робочою книгою, її треба закрити, щоб вивільнити від неї оперативну пам’ять комп’ютера. Закрити робочу книгу можна одним із способів:

*виконати команду Файл Закрити (File р Close);

*клацнути на кнопці закриття, розташованій в рядку заголовка робочої книги;

*двічі клацнути на піктограмі виклику системного меню, розташованій в рядку заголовка робочої книги;

*натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + F4 >;

натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + W >.

Якщо були внесені будь-які зміни в робочу книгу, то Excel перепитає, чи треба зберегти робочу книгу перед закриттям.

Використання файлів робочих областей. Excel дозволяє одночасно працювати з довільною кількістю файлів робочих книг, розташувавши їх на екрані належним чином. Щоб другий раз відкрити ті ж самі файли і в такому ж розташуванні, в Excel передбачені засоби зберігання у файлі конфігурації робочої області користувача. Термін робоча область (workspase) у цьому випадку позначає сукупність всіх робочих книг проекту (але не самі файли робочих книг), а також розташування та розміри їх вікон на екрані. При відкритті файлу робочої області інтерфейс програми буде виглядати так, як на момент зберігання цього файлу.

Для зберігання робочої області використовується команда Файл Зберегти робочу область (File р Save Workspase). По умовчанню ім’я

такого файлу буде RESUME . XLW, але користувач може ввести власне ім’я в діалоговому вікні зберігання в полі “ім’я файлу”. Якщо зберегти файл робочої області в папці XLStart, то кожний раз при запуску Excel

18

програма буде відкривати його автоматично. Це зручно, якщо кожний день користуватись одними й тими ж файлами.

Вилучення файлу робочої книги. В Windows існує багато способів вилучення файлів. Один з них — вилучення файлів прямо з Excel. Для цього в діалоговому вікні “Відкриття документа” треба клацнути правою кнопкою мишки на імені файла і в контекстному меню, що з’явиться, обрати команду Вилучити (Delete).

Якщо система налаштована так, що файли після вилучення потрапляють в Корзину (Recycle Bin), то залишається можливість відновити помилково вилучений файл.

Пошук робочої книги. Пошук “загублених” файлів виконується з діалогового вікна “Відкриття документа”. Шукати файл можна за такими критеріями:

ім’я файла;

тип файла;

текст, що міститься у файлі;

властивості файла;

час останньої зміни файла.

Ці критерії (один чи їх комбінація) встановлюються у відповідних вікнах діалогового вікна “Відкриття документа”. При наборі неточно відомого імені файла на місці окремих невідомих символів імені ставиться

символ “?”, а замість групи невідомих символів — символ “* ”. Після набору критеріїв треба клацнути на кнопці “Знайти”.

Заходи по запобіганню втрати даних. Якщо інформація, що знаходиться в файлі дійсно важлива, треба подбати про її зберігання. Для цього існує кілька способів резервного копіювання:

тримати резервну копію файла на тому ж диску. Можливість забезпечується вибором опції Завжди зберігати резервну копію

(Always Create Backup) при зберіганні файла робочої книги.

тримати резервну копію на іншому жорсткому диску.

Припускається, що комп’ютер має кілька жорстких дисків.

тримати резервну копію на мережевому сервері.

Припускається, що комп’ютер з’єднаний з сервером, на якому можна зберігати файли.

тримати резервну копію на змінному носії. Використання дискети дозволяє фізично помістити копію файла в інше місце. Якщо буде знищений комп’ютер або навіть офіс з мережею комп’ютерів, то резервна копія залишиться цілою.

19

Інтерактивна комп’ютерна програма Excel. Введення та редагування даних. Робочий листок та робота з ним.

Основні операції з робочим листком.

Типи даних робочого листка

У комірці можуть знаходитись дані одного з трьох типів:

*числове значення;

*текст;

*формула.

На робочому листку Excel можуть знаходитись також графіки, рисунки, діаграми, зображення, кнопки та інші об’єкти. В дійсності ці об’єкти розташовані на графічному рівні (draw layer). Графічний рівень

— це “невидимий шар”, розташований поверх робочого листка. Далі розглядаються тільки ті дані, які можуть бути введені у комірки робочого листка.

Текст може використовуватися для позначення числових даних (заголовків рядків, заголовків стовпчиків) або введення деякої інформації про робочу таблицю. Для вводу тексту активізується потрібна комірка,