Кравчук(mathcad) / 1 семестр / Excel_Теорiя

41

Використання функцій робочого листка

Функції — це вбудовані інструменти, які використовуються в формулах і дозволяють:

*спрощувати формули;

*виконувати за формулами такі обчислення, які інакше виконати неможливо;

*прискорювати виконання деяких задач редагування;

*виконувати “умовні” обчислення за формулами, завдяки чому можна реалізовувати в самій формулі прості алгоритми з розгалуженням.

В поставку Excel входять більше 300 функцій. Однак, якщо цього недостатньо, можна інсталювати додаткові спеціалізовані функції, розроблені незалежними виробниками, і, навіть, створити власні, використовуючи VBA.

Аргументи функції — це інформація, що розміщена всередині круглих дужок в запису функції. Якщо у функції більше двох аргументів,

то вони розділяються символом “;”. Функції розрізняються за використанням аргументів:

*функції без аргументів (дужки все одно залишаються);

*функції з одним аргументом;

*функції з фіксованим числом аргументів;

*функції з невизначеним числом аргументів;

*функції з необов’язковими аргументами.

Як аргументи функції можуть бути посилання на комірку або діапазон (приклади: =СУММ(А1:А20) — аргументом є діапазон, =СУММ(ПРОДАЖ) — аргументом є ім’я діапазону, =СУММ(В:В) —

аргументом є весь стовпчик). Якщо здійснити вставку в межах діапазону, то Excel автоматично змінить межі діапазону і в аргументі, але якщо вставка робиться перед верхньою або поза нижньою межами, то змін меж в аргументі не відбудеться. Аргументи можуть бути задані безпосередньо (приклад: =КОРЕНЬ(255)) або виразами. Вирази можна вважати формулою всередині формули (приклад: =КОРЕНЬ((A1^2)+(A2^2)), які в свою чергу можуть включати функції. Функції, які використовуються як аргументи інших функцій, іноді називають вкладеними.

Введення функцій можна виконати вручну або з використанням

Майстра функцій.

При ручному введенні набирається ім’я функції та в дужках список її аргументів.

Відкрити діалогове вікно “Майстер функцій” можна здійснити такими способами:

42

*залучити команду “Вставка Функція” (Insert р Function);

*клацнути на кнопці “Вставка функції” (Paste Function), яка знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;

*натиснути комбінацію клавіш < Shift + F3 >.

Удіалоговому вікні “Майстер функцій” в розділі “Категорія” (Function Category) представлений перелік категорій функцій. При виборі категорії в розділі “Функції” з’являється перелік функцій, включених до вибраної категорії. При виборі функції в переліку “Функції” в нижній частині діалогового вікна з’являється список аргументів вибраної функції та її короткий опис. Щоб отримати додаткову інформацію про обрану функцію (і взагалі про функції Excel), слід клацнути на кнопці “Довідка” (Help). Обравши потрібну функцію, необхідно двічі клацнути по ній або клацнути на кнопці “ОК”, щоб відкрити “Палітру формул”, і задати у відповідних вікнах аргументи функції. Завершується введення функції клацанням на кнопці “ОК” на “Палітрі формул”.

Друк результатів роботи

Більшість робочих листків, створених в Excel, проектуються для подальшого друку у вигляді звіту.

Попередній перегляд перед друком

Засоби попереднього перегляду Excel виводять на екран образ даних, що друкуються. Цей зручний засіб дозволяє побачити результати установок опцій перед тим, як безпосередньо відправити роботу на друк.

Доступ до попереднього перегляду. Є кілька способів увійти в режим попереднього перегляду:

застосувати команду “Файл Попередній перегляд” (Fill

Print Preview);

клацнути на кнопці “Попередній перегляд” (Print Preview), яка знаходиться на панелі інструменті “Стандартна”, або, утримуючи натиснутою клавішу <Shift>, клацнути на кнопці “Друк”, яка також знаходиться на панелі інструменті “Стандартна” (кнопка “Друк” служить як для друку, так і для попереднього перегляду);

клацнути на кнопці “Перегляд” (Preview) в діалоговому вікні

“Друк”;

клацнути на кнопці “Перегляд” (Preview) в діалоговому вікні

“Параметри сторінки” (Page Setup).

43

Будь-який з цих способів призводить до появи діалогового вікна попереднього перегляду, у верхні частині якого розташовано кілька кнопок. Призначення цих кнопок:

*“Далі“ (Next) — виводить зображення наступної сторінки.

*“Назад” (Previous) — виводить зображення попередньої сторінки.

*“Масштаб” (Zoom) — збільшує або зменшує масштаб зображення.

*“Друк” (Print) — дані безпосередньо друкуються.

*“Сторінка” (Setup) — викликає діалогове вікно “Параметри сторінки”.

*“Поля” (Margins) — дозволяє змінити перед друком ширину стовпчиків та полів сторінки і колонтитулів.

*“Розмітка сторінки” (Page Break Preview) — робочий листок відображується на екрані в режимі попереднього перегляду розмітки сторінки (в Excel 97).

*“Закрити” (Close) — закривається вікно попереднього перегляду.

*“Довідка” (Help) — виводиться довідка для вікон попереднього перегляду.

Швидкий друк документів

Для негайного запуску процесу друку поточного робочого листка з використанням стандартних установок використовується кнопка “Друк” (Print), що розташована на панелі інструментів “Стандартна”. По умовчанню при виконанні друку в Excel використовуються такі параметри:

на друк виводиться активна область поточного листка або активні області виділених робочих листків, включаючи будь-які вбудовані діаграми або графічні об’єкти;

число копій — 1;

друк виконується в книжковій орієнтації;

не виконується масштабування документів, що друкуються;

розмір верхнього та нижнього полів дорівнює 1 дюйм (2,54 см), а правого та лівого — 0,75 дюйма (2 см);

друк без верхнього та нижнього колонтитулів;

при друці великі робочі листки розбиваються на секції, які розташовуються по правилу “вниз і вправо”.

44

Керування друком документів

Налаштування, що задані по умовчанню, можна змінити. Для коректування установок використовуються два різних діалогових вікна, елементи яких є загальновживаними у Windows-додатках:

*діалогове вікно “Друк” (Print) викликається командою “ФайлДрук” (Fill Print) або комбінацією клавіш < Ctrl + P >. В цьому вікні можна:

вибрати принтер та побачити його стан або направити вивід у файл;

обрати для друку певні сторінки документа;

вибрати область друку (перед друком потрібні області необхідно виділити);

визначити кількість копій та порядок роздрукування їх сторінок.

*діалогове вікно “Параметри сторінки” (Page Setup) викликається

На вкладиші “Сторінка” (Page) визначається:

орієнтація (книжкова або альбомна);

масштабний множник або обирається автоматичне масштабування даних, що виводяться, для розміщення їх на заданій кількості сторінок;

розмір паперу;

якість друку (кількість крапок на дюйм при умові, що сам принтер підтримує задану якість);

номер першої сторінки, якщо цей номер виводиться в колонтитулі.

На вкладиші “Поля” встановлюються розміри всіх чотирьох полів та коректується положення верхнього та нижнього колонтитулів.

На вкладиші “Колонтитули” можна вибрати колонтитул із запропонованих Excel колонтитулів або створити власний.

На вкладиші “Листок” можна встановити:

посилання на діапазон, призначений для друку;

повторний друк на кожній сторінці певних рядків або стовпчиків таблиці (особливо це стосується заголовків рядків та стовпчиків великих таблиць);

виведення сітки комірок таблиці;

виведення кольорових робочих листків в чорно-білій палітрі;

чорнетковий режим друку (без друку вбудованих діаграм, графічних об’єктів, сітки комірок та рамок);

45

друк заголовків рядків та стовпчиків для полегшення визначення адрес комірок на лістінгу;

друк приміток до комірок.

Побудова діаграм

Діаграма — це спосіб наглядного графічного представлення інформації, яка задана у вигляді таблиці чисел. Діаграма дозволяє отримати уявлення про великі набори чисел, як ці набори пов’язані між собою, виявити тенденції і структуру процесу, що практично неможливо зробити, маючи лише набір чисел. На одній діаграмі можна відобразити до 255 наборів даних (за виключенням кругової діаграми — тільки один набір). Лінії, що відповідають різним наборам даних, відрізняються товщиною, або кольором, або мають спеціальні позначення.

При створені діаграми є два методи її розміщення:

Вставити діаграму безпосередньо в листок як один з його об’єктів

(це називається упровадженою діаграмою).

Створити діаграму на новому листку діаграми робочої книги. Листок діаграми відрізняється від робочого листка тим, що містить

одну діаграму (і тільки одну) і не має комірок.

Діаграму можна змінювати, оздоблюючи її коментарями, графічними об’єктами та інш. Особливість діаграм Excel полягає в тому, що вони пов’язані з даними робочого листка і, якщо дані змінились, негайно змінюються відповідні їм діаграми.

Типи та види діаграм

Діаграми поділяються на типи, які різняться способом графічного уявлення даних. В свою чергу типи поділяються на види. Перелік типів і видів діаграм наведено в табл. 7.

46

Одна з визначальних рис діаграми — кількість використовуваних в ній осей:

Звичайні діаграми (гістограми, графіки, діаграми з областями) мають горизонтальну вісь категорій і вертикальну вісь значень. Тільки для лінійчатих діаграм вісь категорій — вертикальна і вісь значень — горизонтальна.

Кругові та кільцеві діаграми не мають осей. На круговій діаграмі може бути представлений тільки один набір даних, а на кільцевій — кілька.

Пелюсткова діаграма особлива, в ній для кожної точки набору даних передбачена своя вісь. Осі беруть початок з центру діаграми.

Об’ємні діаграми мають три осі: вісь категорій, вісь значень і вісь набору даних, яка на зображенні уявно виходить з площини листка.

Після створення діаграми завжди є можливість змінити її тип, додати спеціальні атрибути форматування, доповнити її новим набором даних, змінити існуючі набори даних так, щоб використовувались комірки інших діапазонів.

47

Найпростіші шляхи побудови діаграм

Найпростіший шлях побудови діаграми на окремому листку діаграми передбачає таку послідовність дій:

1.Виділити діапазон табличних даних.

2.Натиснути клавішу < F11 >. Excel помістить діаграму на новий листок діаграми з назвою “Діаграма1” (Chart1) і виведе на екран діаграму, побудовану на основі виділених даних.

Втакий спосіб застосовується передбачений по умовчанню тип діаграми —двомірна гістограма.

Найпростіший шлях побудови упровадженої діаграми складається з такої послідовності дій:

1.Впевнитись, що на екрані видна панель інструментів

“Діаграми”.

2.Виділити діапазон табличних даних для побудови діаграми.

3.Клацнути на кнопці “Тип діаграми” (Chart Type),

розташованій на панелі інструментів “Діаграми”, та обрати діаграму потрібного типу.

4. Натиснути на кнопку “Готово”.

На робочий листок буде поміщена діаграма з налаштуванням, що використовується по умовчанню.

Для більшого контролю над процесом створення діаграм використовується засіб Майстер діаграм.

Створення діаграми за допомогою засобу Майстер діаграм

Щоб активізувати цей засіб, треба виконати такі дії: Виділити дані для діаграми.

Застосувати команду “Вставка Діаграма” (insert Chart) або клацнути на кнопці “Майстер діаграм” (ChartWizard) на панелі інструментів “Стандартна”.

Встановити потрібні параметри в процесі проходження кроків засобу “Майстер діаграм” з першого по третій.

На четвертому кроці роботи засобу “Майстер діаграм” задати місце розміщення діаграми.

В процесі проходження кроків засобу “Майстер діаграм” по черзі з’являються чотири діалогові вікна. В будь-який момент роботи можна повернутись до попереднього етапу, клацнувши на кнопці “Назад” (Back), або просуватись далі, клацнувши на кнопці “Далі“. Для термінового завершення роботи треба клацнути на кнопці “Готово” (Finish). Якщо

48

робота по створенню діаграми переривається, то Excel створить діаграму, використовуючи інформацію, яка є на даний момент.

На першому кроці в першому діалоговому вікні обирається тип і вид діаграми. Клацнувши на кнопці “Перегляд результатів” (Press and hold to view sample), можна включити режим попереднього перегляду.

На другому кроці в другому діалоговому вікні перевіряється діапазон даних і уточнюється їх орієнтація (чи будуть вони представлятись у вигляді рядків або у вигляді стовпчиків).

На третьому кроці в третьому діалоговому вікні визначається більшість опцій для діаграми. Вікно має шість вкладишів:

*“Заголовок” (Titles) — вкладиш додавання заголовка до діаграми.

*“Осі” (Axes) — вкладиш відображення та вилучення осей, уточнення їх типу.

*“Лінії сітки” (Gridlines) — вкладиш визначення опцій сітки, якщо вона є в діаграмі.

*“Легенда” (Legend) — вкладиш додавання легенди до діаграми і визначення її місця розташування на діаграмі.

*“Підписи даних” (Data Labels) — вкладиш додавання назви даних до діаграми і установки виду назви.

*“Таблиця даних” (Data Table) — вкладиш визначення показу

таблиці даних.

Опції залежать від типу діаграми, що був обраний на першому

кроці.

На четвертому кроці в четвертому діалоговому вікні

встановлюється чи буде діаграма упроваджена в робочий листок, чи буде розміщена на окремому листку діаграм. Після останнього визначення треба клацнути на кнопці “Готово” (Finish). Після цього діаграма буде створена і активізована.

Коли діаграма створена, її можна будь-коли змінити. Є кілька способів модифікації діаграм:

*пересування та зміна розмірів діаграми;

*зміна типу діаграми;

*пересування елементів діаграми;

*вилучення елементів діаграми.

Щоб приступити до модифікації діаграми, її треба активізувати. Упроваджена діаграма активізується клацанням на ній. Діаграма, що розташована на окремому листку, активізується клацанням на ярличку листка. Для активізації будь-якого елемента діаграми треба клацнути сáме на цьому елементі.

Для пересування упровадженої діаграми треба клацнути на її рамці і, не відпускаючи кнопки мишки, перемістити діаграму.

49

Щоб змінити розміри діаграми, необхідно виділити її і, розмістивши вказівник мишки на одному з маркерів рамки, перемістити його.

Для зміни типу активізованої діаграми можна скористатись одним із способів:

*клацнути на кнопці “Тип діаграми”, яка розташована на панелі інструментів “Діаграми”, і обрати новий тип.

*застосувати команду “Діаграма Тип діаграми” (Chart Type Chart) і у діалоговому вікні зробити вибір нового типу.

Друк діаграм

Коли упроваджена діаграма включена в діапазон друку, то вона буде надрукована в тому вигляді, як і на екрані. Якщо упроваджена діаграма була виділена перед командою на друк, то надрукується тільки діаграма, а не весь робочий листок. Якщо друк відбувається в чорнетковому режимі, то діаграми не друкуватимуться. Діаграма на окремому листку діаграм друкується на окремій сторінці.