ИСТОРИЯ И МЕТОДОЛОГИЯ УП / Завдання 5 Методи та інструменти управління проектами / БАБАЄВ Управление проектами

РОЗДІЛ 16. УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ ПРОЕКТУ

1.Планування якості.

2.Підтвердження якості.

3.Аналіз якості.

4.Контроль якості.

5.Комплексна система забезпечення якості продукції проекту.

Управління якістю проекту (Project Qualіty Management) – розділ проектного менеджменту, що містить процеси, необхідні для забезпечення потреб, задля яких розпочато проект.

Управління якістю проекту складається з таких компонентів:

■планування якості – визначення того, які стандарти якості застосовуються до даного проекту і як ці стандарти досягти;

■підтвердження якості – процес регулярної оцінки виконання проекту для підтвердження виконання прийнятих стандартів якості;

■аналіз якості – визначення відповідності результатів прийнятим стандартам якості, пошук шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту;

■контроль якості – відстеження певних результатів по ходу виконання проекту для встановлення їхньої відповідності певним стандартам якості

йдля визначення шляхів усунення причин незадовільного виконання. Якість – це узагальнений показник характеристик продукту, що

відбиває його здатність задовольнити поставленим і потенційним вимогам. Облік потенційних вимог – це критичний параметр і одне із завдань

управління цілями проекту, яке полягає в тому, щоб перетворити потенційні вимоги в поставлені.

Фахівець в області управління проектами повинен розрізняти якість і

сорт.

Сорт – це категорія або ранг, які привласнюються продукції, що має однакові функціональні властивості, але різні вимоги до якісних характеристик.

Низька якість – це завжди проблема, низький сорт – ні. Наприклад, програмний продукт може бути дуже високої якості – без очевидних помилок і з гарним описом, але низького сорту, оскільки буде мати невелике число функцій, або ж низької якості – часті збої, недостатньо повний опис, але високого сорту завдяки різноманіттю функцій.

Процеси управління якістю відносяться не тільки до результатів проекту – « що буде зроблено», але й до самого проекту – « як це буде зроблено», тобто як будуть здійснюватися процеси управління проектами. Невдале управління якістю в якій-небудь з цих складових може привести до невдачі всього проекту. Наприклад, задоволення вимог замовника за рахунок перевантаження учасників команди проекту (низька якість процесу) призведе до великої плинності кадрів – негативні наслідки, які у разі розробки складних систем можуть виявитися фатальними для проекту. Або

223

дотримання директивних строків за рахунок скорочення планових інспекцій якості може призвести до негативних наслідків, коли порушення залишаться непоміченими (низька якість продукту).

Визначення і реалізація певного рівня і якості, і сорту продукції входять в обов’ язки команди проекту. Команда проекту повинна також мати на увазі, що управління якістю доповнює управління проектом.

Команда проекту має дотримуватися фундаментального правила управління якістю: ЯКІСТЬ ПЛАНУЄТЬСЯ, А НЕ ПЕРЕВІРЯЄТЬСЯ.

Найбільш популярний на сьогодні принцип забезпечення якості – системне управління якістю (TQM). Воно здійснюється за такою схемою:

■проводиться обстеження виробництва і готується спеціальна доповідь;

■на основі обстеження і аналізу фактичного стану виробництва здійснюється вибір системи управління якістю і розробляється Програма якості;

■розробляється посібник з реалізації Програми якості, в якому описуються сутність і механізм функціонування системи управління якістю;

■обговорюються деталі, строки та організація програми якості й керівництва, вносяться необхідні виправлення та приймаються рішення,

втому числі з питань атестації і навчання персоналу;

■заходи Програми й керівництва включаються до загального плану проекту;

■Програма якості й керівництво запускаються у виробництво. Повноваження і відповідальність окремих осіб і організацій, які

здійснюють діяльність, що впливає на якість проекту, повинні бути чітко встановлені й закріплені документально в межах спеціальної програми забезпечення якості проекту. Програма визначає заходи, спрямовані на забезпечення якості виконання робіт із проекту.

Програма забезпечення якості повинна передбачати:

-організаційну структуру, в рамках якої вона буде реалізовуватися;

-чіткий розподіл відповідальності й рівень повноважень окремих осіб,

груп і організацій, які беруть участь у рішенні цієї проблеми.

Суть роботи менеджера проекту в рамках системи управління якістю полягає в порівнянні поточного рівня якості із запланованим. Інформацію для такого аналізу дає облік і аналіз витрат, пов’ язаних із забезпеченням якості. Ці витрати звичайно класифікують у такий спосіб:

-попереджувальні витрати спрямовані на задоволення вимог замовника

звиробництва продукції без дефектів. До них можна віднести витрати на забезпечення якості проекту виробу (продукту), навчання, програму якості та ін.;

-інформаційні витрати пов’ язані з бажанням замовника переконатися в

тому, що процес розвивається в потрібному напрямку. До них можна віднести інспекційні перевірки, лабораторний контроль, операційний контроль;

224

- витрати на усунення дефектів, пов’ язаних з внутрішніми проблемами, повинні бути здійснені для того, щоб скоригувати процес і зробити продукцію прийнятною для замовника (споживача). Це витрати на відбраковування, ремонт, усунення дефектів;

- витрати на усунення дефектів, пов’ язаних з вимогами замовника (споживача), це витрати на повернення продукції, скарги споживача, необхідні відповідні заходи.

1. Планування якості Планування якості – це визначення стандартів якості, на які націлений

проект, і засобів досягнення цих стандартів.

Планування якості – один з важливих допоміжних процесів планування, що повинен здійснюватися регулярно й паралельно з іншими процесами планування. Так, бажана якість процесу може вимагати коригування вартості або розкладу робіт, а бажана якість продукту – детального аналізу ризиків потенційних проблем.

Планування якості

Вхідна інформація планування якості Політика якості – це загальний підхід і напрямок діяльності

організації відносно якості.

Політика якості виконуючої організації звичайно приймається такою, яка вона є, для використання у проекті. Однак якщо у виконуючої організації не вироблена формальна політика якості, або якщо в проекті беруть участь багато організацій, як це буває у випадку зі спільними підприємствами, команда проекту повинна виробити політику якості для впроваджуваного проекту.

Незалежно від походження політики якості команда проекту відповідає за те, що всі учасники проекту повністю в курсі прийнятої політики якості за допомогою поширення відповідної інформації.

Специфікація цілей – це ключовий момент для планування якості як продукту, так і проекту, оскільки він визначає основні результати виконання проекту і його спрямованість.

Опис продукту. Крім того опису продукції проекту, що є в специфікації цілей, необхідно ще й більш докладний опис з тими технічними деталями, які можуть впливати на планування якості.

225

Стандарти й нормативи. Оскільки облік стандартів і нормативів у проектах є обов’ язковою умовою, команда проекту повинна використати ті стандарти й нормативи, які діють у предметній області проекту.

У тих випадках, коли вплив стандартів на проект неясний, цей вплив слід розглядати в управлінні ризиками проекту.

Міжнародна організація стандартизації (ІSO) так визначає різницю між стандартами й нормативами:

■стандарт – це офіційний документ, що містить загальноприйняті правила, інструкції або характеристики продукції, процесів або послуг, які не є обов’ язковими;

■нормативи – документ, що визначає характеристики продуктів, процесів або послуг включаючи їх адміністративний супровід, дотримання яких є обов’ язковим.

Всі роботи із забезпечення якості засновані на використанні стандартів

ІSO серії 9000 і еквівалентних їм українських стандартів.

Стандарти ІSO 9001 і EN 29001 є головними при забезпеченні якості при проектуванні, розробці, виробництві, монтажі й обслуговуванні. Вони складаються з таких елементів:

■відповідальність керівників;

■система якості;

■аналіз контрактів;

■управління проектуванням;

■управління потоками інформації;

■матеріально- технічне забезпечення проектів;

■вироби, що поставляються замовником;

■ідентифікація виробу;

■управління процесом створення продукції;

■контроль і випробування;

■устаткування для контролю, вимірів і випробувань;

■статус контролю і випробувань;

■оформлення продукції, що не відповідає вимогам;

■внесення змін;

■зберігання, упакування і поставка;

■документація з якості;

■навчання;

■обслуговування;

■статистичні методи.

Стандарти ІSO 9002 і EN 29002 покликані забезпечити якість при виробництві й монтажі.

Стандарти ІSO 9003 і EN 29003 спрямовуються на забезпечення якості при контролі кінцевої продукції та її випробуваннях.

Виходи інших процесів. Крім постановки цілей і опису продукції, на планування якості можуть впливати й виходи інших процесів, зокрема, вимоги до якості продукції, відбиті в укладених контрактах.

226

План управління якістю. План управління якістю містить опис того, як команда проекту має проводити свою політику якості. За термінологією ІSO 9000 повинна бути описана система якості проекту, тобто організаційна структура, розподіл відповідальності, процедури, процеси та ресурси, необхідні для управління якістю.

План управління якістю входить до загального плану проекту і описує технологію управління якістю, підтвердження якості й поліпшення її для проекту.

Використовувані методи і засоби

Співвідношення прибутку й витрат. У процесі планування якості необхідно оцінювати співвідношення між досягненням зиску і тим, у що це обходиться.

Якщо розглядати якість процесу, а не продукту, то вигода від управління якістю полягає у скороченні числа необхідних коригувань і доробок, а вартість – у вартості робіт з управління якістю. Звичайно, прибуток повинен перевершувати витрати.

Порівняння. Порівняння полягають у зіставленні сформованої або планованої практики з аналогами в інших проектах для вироблення ідей з поліпшення виконання проекту й вироблення стандартів для оцінки виконання.

Планування експерименту – це дисципліна, що дозволяє виявити, які із змінних впливають на кінцевий результат. Планування експерименту, як правило, застосовується до продукції проекту, але може бути використано й у процесі планування. Так, можна на деякій роботі використати ресурси більш дорогі, але й більше продуктивні. Що це дасть для проекту? Щоб відповісти на це запитання, досить запустити розрахунок програми складання розкладу робіт – це і є експеримент. Результат покаже, що ви зможете вигадати від такого призначення – може бути й нічого, якщо робота не лежить на критичному шляху.

Вихідна інформація планування якості Опис процедур. Опис процедур визначає параметри, використовувані

для контролю якості, і способи виміру цих параметрів. Недостатньо вказати, що проект повинен виконуватися відповідно до прийнятого розкладу робіт. Команда проекту повинна також вказати, чи потрібно неодмінно кожну роботу починати вчасно або тільки вчасно завершувати, чи всі роботи повинні контролюватися або деякі особливо важливі, а якщо так, то які.

Контрольні списки – це структуровані документи, специфіковані під конкретну галузь або вид робіт, використовувані для підтвердження проведення всіх намічених кроків.

Уточнення переліку операцій. Із плану управління якістю може випливати необхідність коригування переліку операцій проекту. Операції, пов’ язані з управлінням якістю, повинні включатися в перелік операцій проекту і враховуватися в розкладі виконання проекту.

227

2. Підтвердження якості Підтвердження якості – це планова й регулярна оцінка виконання

проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості. Підтвердження якості повинно здійснюватися на всьому протязі проекту.

Звичайне підтвердження якості проводить спеціальний організаційний підрозділ, що може як входити у виконуючу організацію, так і бути зовнішнім щодо виконавців проекту.

Підтвердження якості

Використовувані методи і засоби

Методи й засоби планування якості. Для підтвердження якості можуть бути використані ті ж методи, що й для планування якості.

Аудит якості – це структурований аналіз операцій з управління якістю. Метою такого аудита є визначення корисного для поліпшення виконання проекту досвіду і його поширення у виконуючій організації. Аудит може проводитися як у плановому порядку, так і випадково внутрішніми підрозділами виконуючої організації або зовнішніх фірм.

Вихідна інформація підтвердження якості

Пропозиції щодо поліпшення якості. Поліпшення якості означає виконання дій з підвищення ефективності проекту. Звичайно заходи щодо поліпшення якості пов’ язані з необхідністю підготовки запитів на зміни й коригуванням планів робіт. Тому вони регулюються загальними процедурами управління змінами.

Запити на зміни. За результатами приймання або інспекції можуть виявитися такі претензії до якості роботи, які вимагають застосування коригувальних впливів і коригування базового плану робіт проекту, що залишилися.

3. Аналіз якості Аналіз якості містить у собі моніторинг результатів з метою перевірки

на відповідність прийнятим стандартам якості й визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту.

Оскільки результати проекту включають як характеристики продуктів проекту, так і результати процесів, існує розподіл функцій контролю якості. Контроль якості продуктів виконується відповідним підрозділом, а контроль якості процесу – командою проекту.

Команда проекту повинна бути знайома зі статистичними принципами аналізу якості, щоб грамотно оцінити результати аналізу якості.

228

Аналіз якості

Вхідна інформація аналізу якості Результати роботи. Результати роботи включають результати як по

продуктах, так і процесах. Результати роботи необхідні для порівняння з запланованими показниками.

Використовувані методи і засоби Контрольні графіки – це графічне відображення результатів процесу в

часі. Контрольні графіки призначені для виявлення того, чи залишається процес керованим. Поки процес є керованим, не потрібне проведення коригувальних впливів, хоча й можливі зміни процесу з метою досягнення певних поліпшень.

Контрольні графіки можуть використовуватися для моніторингу будь- яких вихідних змінних.

Діаграми Парето – це тип стовпчикової діаграми (гістограми), що демонструє залежність або невідповідність у залежності частоти виникнення дефектів (подій) від їхніх причин.

У справі визначення необхідних коригувальних впливів використання діаграми Парето дозволяє команді проекту сконцентрувати увагу в першу чергу на тих проблемах, що викликають максимальне число дефектів.

Діаграма Парето концептуально пов’ язана із законом Парето, який стверджує, що більшість дефектів є наслідком невеликого числа причин

(рис.39).

Вибіркові оцінки. Вибіркові оцінки означають вибір для оцінки частини оцінюваної сукупності, наприклад, вибір для оцінки десяти робочих креслень для будівництва із сімдесяти п’ яти підготовлених. Правильне використання вибіркових оцінок знижує трудомісткість і вартість аналізу якості.

Діаграми процесів. Діаграми процесів, що відображають взаємодію різних елементів системи, використовуються в аналізі якості для визначення механізмів виникнення проблем. Використання подібних діаграм може допомогти команді проекту передбачати потенційні проблеми й виробити підходи до їх вирішення (рис.40).

229