Excel_Lab9_Teor

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 9

Для обчислення підсумкових значень частіше за все використовується підсумкова функція СУМM. Microsoft Excel створює як загальні, так і проміжні підсумки. При кожній зміні початкових даних підсумкові значення поновляються автоматично. Підсумкові значення звичайно розташовуються праворуч від детальних даних або під ними.

Щоб підвести підсумки, потрібно:

1.відсортувати список за значеннями стовпців, для яких вимагається підвести підсумки (наприклад, щоб підвести підсумки за об'ємом закупівель по кожному виду товару, необхідно упорядкувати список за значеннями поля „Найменування товару”);

2.вказати будь-яку клітинку списку;

3.дати команду Дані|Підсумки — з'явиться вікно Проміжні підсумки;

4.в списку При кожній зміні в вибрати стовпець, що містить групи, по яких потрібно підвести підсумки, тобто саме той, за значенням якого проводилося упорядкування перед підведенням підсумків;

5.в списку Операція вибрати підсумкову функцію (підсумовування або ін.);

6.в полі Додати підсумки по вказати стовпець, за значеннях якого потрібно підвести підсумки;

7.вказати Замінити поточні підсумки — щоб замінити всі проміжні підсумки знову створеними, а також Підсумки під даними — щоб вставити рядки, що містять загальні і проміжні підсумки під детальними даними;

8.натиснути кнопку ОК.

Звернути увагу: при підведенні підсумків документ автоматично структурується. На верхньому (першому) рівні структури документа відображаються загальні підсумки за всім списком, другий рівень відображає проміжні підсумки по кожній групі, а найнижчий (третій) рівень відображає всі детальні дані.

Щоб видалити підсумки, потрібно дати команду Дані|Підсумки і у вікні Проміжні підсумки натиснути кнопку

Прибрати все.

Рис. 87.

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 9

Рис. 88.

Рис. 89.

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 9

Рис. 90.

Контрольні запитання:

1.Що називають списком?

2.Що в списку називається записом, полем і полем запису?

3.З якою метою можна використовувати форму введення даних?

4.Які способи прискореного введення даних в список?

5.Якщо упорядкувати елементи АА-123 і АА-99 за зростанням, то який з них опиниться в списку раніше?

6.Як задати упорядкування за даними трьох стовпців списку?

7.Чи можна упорядкувати список за даними чотирьох стовпців? Якщо можна, то як?

8.Чим відрізняється використання звичайного автофільтра від призначеного для користувача автофільтра?

9.Яку обов'язкову процедуру потрібно виконати, перед тим, як підводити підсумки в списку?

Корисні поради

Не слід створювати більше одного списку на листі, оскільки деякі засоби, такі як фільтрація, призначена для опрацювання тільки одного списку.

Не слід розміщувати дані зліва і праворуч від списку, інакше вони можуть бути приховані в процесі фільтрації.

При створенні списку не повинно бути зайвих пропусків на початку клітинки: вони впливають на впорядкування й пошук. Потрібно використовувати для всіх клітинок стовпця (окрім заголовків) однакові параметри форматування.

Список можна упорядкувати за значеннями не більше ніж трьох стовпцях одночасно. Щоб упорядкувати рядки по чотирьох або більш стовпцям, необхідно повторити процедуру упорядкування. Потрібно починати з трьох якнайменше значущих стовпців, потім переходити до більш значущих.

Якщо у вікні Параметри сортування встановити Сортувати в положення стовпці діапазону, то будуть переставлені місцями поля списку. Цим можна користуватися для реорганізації списків замість цілого ряду операцій вирізування і вставляння. Вікно Параметри сортування можна викликати за допомогою меню

Дані|Сортування, натискуючи у вікні Сортування діапазону кнопку Параметри.