Заява про приймання на роботу

Згідно із законодавством про працю при вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про приймання на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

Більше, ніж будь-який інший документ, заява про приймання на роботу – це форма трудового випробовування, який має пройти кандидат, продемонструвавши здатність вирішувати тактичні проблеми. Одним із показників таких здібностей виступає змістовна сторона заяви. Зміст заяви повинен інформувати про автора цього номіналу документа з позицій специфіки посади і має враховувати інформаційні сподівання підприємства, обумовлені в оголошенні, в опублікованих умовах заміщення вакантної посади тощо. Через значеннєву структуру заяви аналітиком сприймається напрям думок кандидата, констатується змістовність тексту, правильність оформлення поділу на частини, їх відповідність логічній організації викладу, послідовність та обґрунтованість ходу міркувань автора і його намірів.

При різному ставленні до глибини змісту заяви фахівці все-таки одностайні в категоричному запереченні формулювань типу: (“вельми переконливо”, “завчасно Вам вдячний”, “прошу не відмовити”, „ Ви щойно знайшли ідеального власники вакантного місця», „Щиро прошу не відмовити”, „Слізно благаю” , „Прошу не відмовити у проханні”. Зрозуміло, оформлена у стилі “солодкої реклами” заява, з її “оригінальним оформленням”, справить на роботодавця негативне враження.

Більшість фахівців схиляється до лаконічного змісту, подаючи бажану інформаційну наповненість.

Заяву про приймання на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби авторові цього номіналу документа не доводилося запитувати про прізвище та ініціали керівника, офіційну назву установи, особі, відповідальній за організацію діяльності кадрів, доцільно розробити уніфіковану форму заяви, зазначивши ці відомості. Укладач цього виду номіналу документа власноруч родовому відмінку подасть (додаток 3.2.):

прізвище, ім’я, по батькові, вказані повністю,

домашню адресу (мешкаю за адресою: адресу згідно з Поштовими правилами подають від меншого до більшого)

номер телефону.

Текстова частина містить:

– на яку посаду (спеціальність, кваліфікація), до якого структурного підрозділу (місця роботи) або на виконання якої роботи приймається працівник;

– який строк (у разі потреби);

– додаткові умови приймання (у разі потреби).

Як додатки до заяви про прийняття на роботу можуть бути оформлені оригінали чи засвідчені копії документів, які пред’являє особа, що працевлаштовується, а саме:

• трудова книжка, оформлена в установленому порядку, або довідка про останнє заняття (видається за місцем проживання). Військовослужбовці, звільнені в запас, пред’являють військовий квиток;

• паспорт або свідоцтво про народження (пред’являють неповнолітні);

• документ про освіту (якщо робота вимагає спеціальної освіти або спеціальної підготовки);

• інші документи (характеристика, довідка про стан здоров’я, санітарна книжка, декларація про доходи тощо), якщо їх подання передбачено законодавством, статутом або положенням про підприємство, установу, організацію;

• довідка про ідентифікаційний код фізичної особи;

• фотокартки розміром 3 х 4 см тощо.

Після розгляду цей вид заяви разом з іншими необхідними документами є підставою для видання наказу (розпорядження) про приймання особи на роботу. Тому в текстовій частині має бути чітко зазначена посада, на яку приймається працівник із зазначенням назви структурного підрозділу, дата, форма працевлаштування (суміщення, контрактна форма працевлаштування), додаткові умови працевлаштування (випробний термін, неповний робочий день, неповний робочий тиждень, на період відпустки по догляду за дитиною, опалювальний сезон тощо).

У разі відмови авторові цього номіналу документа його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).

Заяву про переведення на іншу посаду (див. додаток 3.3.) оформлюють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе автор цього номіналу документа зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує.

У текстовій частині висловлюється прохання про переведення „з посади ... на посаду...”, або „з обійманої посади на посаду...”.Як і в заяві про приймання на роботу, укладач чітко зазначає посаду із зазначенням назви структурного підрозділу, дату, форму працевлаштування (у разі потреби), додаткові умови працевлаштування (у разі потреби), мотивацію. Мотивацією у цьому випадку може бути здобуття необхідної освіти, підвищення кваліфікації тощо.

Заява про звільнення з роботи за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду (див. додаток 3.4). Її пишуть на трафаретному бланку, або чистому аркушу паперу, обов'язково вказуючи причину звільнення (за власним бажанням, із виходом на пенсію... ).

За аналогічною схемою складаються і інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є певні особливості у написанні деяких реквізитів:

Заяву про надання відпустки можна оформлювати на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку (додаток 3.5). У тексті такої заяви обов’язково зазначають: вид відпустки (основна, додаткова, дату початку та закінчення відпустки та її тривалість (з ...по терміном на ….), мотивацію (у разі потреби).

Питання про надання відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток, який першочергово виступає підставою для заяв про надання працівникові основної відпустки. Особливо важливою змістовною складовою є мотивація в заявах про надання додаткових відпусток – без збереження заробітної плати, навчальної, по догляду за дитиною тощо. Така заява підвереджується оригіналами чи копіями документів, які є підставою для її надання. Так заява про надання навчальноївідпустки містить посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Цей документ подають на розгляд разом із заявою.

Заява про надання матеріальної допомоги, санаторно-курортної путівки тощо також має бути належним чином вмотивована.

У заяві про зміну прізвища укладач вказує попереднє прізвище та нове (обов’язково за паспортом).

Схема руху заяви:

Складання документа		Віза керівника відділу		Резолюція директора		Складання наказу		Дія

Резюме

Резюме як особовий документ, що є виразником знань, умінь, навичок потенційного працівника, є одним з уніфікованих способів безпосереднього представлення особи керівництву, підприємства, організації, установи чи опосередковано через служби працевлаштування, кадрові агентства, предметом діяльності яких є добір та формування штату працівників.

Резюме – це стислий виклад фактів із життя автора із його самооцінкою моральних і ділових якостей (додаток 3.1).

Його ще називають „CV” („сі-ві”, „curriculum vitae”, що латиською мовою означає „шлях життя”). Правильно організований маркетинг, реклама власного „я”, вміння показати себе дасть змогу реалізувати найважливіша дію резюме – привернути увагу до пошукача роботи.

Практичний досвід розгляду особових документів свідчить, що їх укладачі не приділяють належної уваги оформлюванню цього документа. Помилковість такого ставлення до своєрідного засобу самомаркетингу на ринку праці може звести нанівець реалізацію кінцевої мети складання резюме – переконати роботодавця в тому, що укладач є тією людиною, яка зможе прекрасно виконати цю роботу.

Якщо подавач резюме звертається стосовно конкретної посади (за оголошенням), то документ має бути зорієнтовано саме на цю посаду. Навіть найкраще резюме не може бути складено раз і назавжди.

Наріжним принципом для складання резюме має стати розуміння того як сприйме резюме роботодавець, а саме: що може запропонувати пошукач роботи? Тому, звертаючись до роботодавця, укладач повинен підкреслювати не те, що хочете одержати і що цікавить його особисто, а чим він можете бути корисний підприємству, чому саме він є найкращим кандидатом на цю вакансію.

Одне слово: резюме має буди складено з дотриманням принципу пропозиції („на”!”), а не прохання або вимоги (дай!)

Основні вимоги до хорошого резюме

Стиль та принципи складання резюме

На сьогодні не існує єдиних правил написання резюме, проте досить широко розроблені різні поради і рекомендації. Виокремлюють два основні стилі написання резюме: європейський (британський) та американський. Європейський (британський ) стиль написання резюме передбачає внесення до резюме відомостей про дату народження, сімейний стан тощо. Американський „стандарт” ці відомості виключає. Відмінним є і спосіб викладу інформації в резюме: європейський – з дотриманням хронології викладу інформації про освіту, досвід роботи, американський стиль викладу передбачає зворотній хронологічний порядок опису досвіду роботи та освіти.

Світовим досвідом напрацьовано також два різні типи структурування інформації в резюме – хронологічний (зворотно-хронологічний) і функціональний (за основними досягненнями). Функціональний використовується рідко. Він передбачає групування діяльності за основними напрямами, виокремлення найбільш яскравих професійних досягнень. Його можна рекомендувати тим, хто хотів би відволікти увагу від хронологічної послідовності, скажімо, якщо:

претендент на посаду певний час не працював, або дуже часто змінював місце роботи;

якості, які потрібні для цієї вакансії, найкраще були зафіксовані достатньо давно, а подальша діяльність була далекою від тієї, на яку претендує укладач.

Хронологічний передбачає виклад трудової діяльності укладача в хронологічному порядку, найчастіше – зворотно-хронологічному, тобто починаючи з останнього місця роботи – до витоків трудової діяльності. В Україні він став практично загальноприйнятим.

Обсяг та структура резюме

За традицією, що склалася на сьогодні, найкраще резюме займає одну легку для сприймання сторінку з презентацією життєвих фактів. За свідченням практиків, односторінкове резюме, логічно організоване, написане в гарному стилі, дозволяє читачеві вибрати найкращі сторони з трудової діяльності працівника, його знань, умінь та навичок. Таке резюме в середньому сприймається читачем за 30 секунд. Як виняток, у разі подання докладного викладу життєвих фактів, резюме може бути оформлено на двох сторінках. Таке резюме називається двосторінковим стандартним резюме. Перед тим, як зробити вибір односторінкового чи двосторінкового резюме подавач має зважити на вагомість фактів, які мають бути викладені у двосторінковому резюме.

Пам’ятайте: надто стислі резюме не містять повноти викладу інформації, справляють негативне враження на роботодавців. Кількасторінкові резюме, відсутність чіткої логічної послідовності, бідний стиль викладу також засвідчують непрофесійне складання та оформлення резюме.

Якщо укладач резюме не може виокремити, скажімо, з 20-річного терміну трудової діяльності, основні факти біографії, охарактеризувати професійні вміння, то доречно у цьому випадку буде скористатися послугами кадрових агентств, бюро працевлаштувань. Фахівці допоможуть дати об’єктивну оцінку його професійної діяльності роботи, а спеціально проведені тестові та інші форми оцінки зможуть схарактеризувати й особисті якості працівника.

Якщо все ж таки резюме має бути двосторінковим, то його подавач має оформити на другій сторінці додатки до резюме, де, скажімо, можна докладно відтворити історію попередніх робіт. Але для цього автор повинен зацікавити читача поглянути на другу сторінку, у протилежному разі вибір двосторінкового резюме не буде виправданим.

Таблична форма резюме (зліва проставляється дата, а справа від неї подія) дає змогу досить швидко опрацювати подані в ньому факти та дати попередню оцінку кандидату.

У різних країнах по-різному визначають порядок розташування складових резюме.

Назва виду документа „РЕЗЮМЕ”, „CURRICULUM VITAE” вживати не варто. Заголовком у такому разі буде сприйматися ім’я по батькові, прізвище укладача. Зрозуміло і так, що це коротка інформація про пошукача роботи. Наявність фото у резюме не обов’язкова, проте можлива, коли посада, яку хоче обійняти подавач резюме, передбачає відповідні зовнішні дані.

Анкетні дані (дата народження, сімейний стан, адреса, контактні телефони, адреса електронної пошти) бажано подавати на початку резюме, проте меншим шрифтом. Наші роботодавці звикли до традиційних анкет, листків обліку кадрів, де ці відомості обов’язкові.

Бажана робота (мета) фіксує, яку роботу, а іноді і на яких умовах, може і хоче виконувати претендент на посаду. Те, на що претендує укладач резюме засвідчує, яким фахівцем він себе вважає. Подальші розділи мають обґрунтувати ці наміри.

Досвід роботи подають у зворотному хронологічному порядку із зазначенням дат, місця роботи, а основне – функцій і досягнень працівника. Цей розділ особливо важливий. Одна крайність – перетворити цю частину резюме у витяг із трудової книжки (дати, назви установ, посади – і більше нічого). Такі резюме зустрічаються досить часто, а їх укладачі не розуміють цього недоліку. Друга крайність – надлишок деталей та подробиць, через які резюме стає багатосторінковим. Для осіб із великим трудовим стажем можна рекомендувати подання досвіду роботи за останні 8-10 років, а решту – одним чи кількома узагальненими записами.

Пам’ятай: до кожного з повідомлень про трудову діяльність подають по 4-6 пунктів про вміння, навички, виконувані роботи.

Освіта. Чим більше пройшло часу після закінчення навчального закладу, тим менше місця ця частина має займати у резюме. Для випускників і студентів цю частину рекомендовано подавати перед досвідом роботи, за винятком тих випадків, коли студент одночасно навчається і працює. Можна відзначити участь у науково-пошуковій роботі, підкреслити дисципліни, які відповідають бажаній роботі тощо.

Додаткові відомості / навички. Сюди рекомендовано внести інформацію про:

володіння іноземними мовами (якщо це не „читаю і перекладаю зі словником”);

навички роботи з комп’ютером (бажано зазначити рівень користування та назви опанованих програм);

наявність водійських прав;

особистісні якості.

А загалом сюди може бути віднесено все, що підвищує рейтинг претендента на посаду.

Дата складання резюме. Зазначення дати в резюме додає йому чіткості та конкретності. Бажано, щоб резюме було датоване останніми числами. Проте дата резюме – елемент не обов’язковий. Укладачі більшості резюме її не подають, мотивуючи тим, що факсимільний апарат чи комп’ютер (при одержанні резюме електронною поштою) фіксують дату під час його відправлення.

Пам’ятайте: окремі структурні елементи можуть мати довільне розміщення. Це викликане тим, що з інформації подавача треба вирізнити основне, відповісти на запитання: „Що саме робить шукача роботи реальним претендентом на конкретну посаду?”. В однієї особи первинним може бути освіта, вторинним – кваліфікація, трудові досягнення, в іншої – навпаки.

Найважливіший ключовий елемент резюме подають після відомостей про бажану роботу та анкетних даних.

Резюме також може містити інформацію про:

кваліфікацію і досвід роботи;

громадську роботу;

членство в професійних об’єднаннях;

захоплення (у разі, коли це має відношення до роботи або ж воно є серйозним особистим досягненням);

проходження військової служби;

готовність до відряджень, зміни місця проживання;

згоду працювати ненормований робочий день;

рекомендації (від кого може бути одержаний відгук про роботу укладача резюме).

Виклад резюме має бути цікавим, ненав’язливим, легким для сприйняття. Не варто надто докладно описувати про свої захоплення. Роботодавцю це не потрібно, хіба що у тих випадках, коли робота стосується творчості, дизайну, графіки, мистецтва, це необхідна умова. Коротка характеристика особистісних якостей, наприклад, „енергійна”, „вимоглива до себе”, „відповідальна”, „маю організаторські здібності” тощо, можуть викликати додатковий інтерес до подавача резюме. Проте, перш ніж їх подавати, треба добре зважити, які ділові якості є основними для вакансії, на яку претендує автор резюме. „Хороший виконавець”, „охайний” засвідчують здатність особи бути виконавцем, а не приймати управлінські рішення, обіймаючи керівну посаду.

Стиль викладу має бути:

стислим;

конкретним;

активним. Для цього використовуйте „енергійні” дієслова, уникаючи пасивних конструкцій „брала участь”, „надавала допомогу” тощо;

вибірковим. Щоразу, подаючи резюме, обирайте саме ту інформацію, яка підпорядкована бажаній роботі (меті), зазначеній в резюме;

достовірним. Не включайте до резюме неправдиву інформацію, подбайте про правильне акцентування на необхідній для конкретного випадку інформації.

Практичні поради складачеві резюме

• визначте позитивні сторони своєї діяльності, навчання. Логічно вмотивуйте їх, доповнивши відомостями про кваліфікацію, додаткові навички, вміння;

• вирізніть з цієї інформації основні елементи, які роблять Вас як шукача роботи реальним претендентом на конкретну посаду;

• продумайте структуру резюме;

• накресліть план резюме;

• умотивуйте подані відомості дипломами, свідоцтвами, сертифікатами.

Зовнішній вигляд резюме

Типовим є резюме, оформлене на стандартному аркуші паперу високої якості. Відхилення від цієї вимоги трактуються по різному. Одні спеціалісти пов’язують відхилення від типової зовнішньої форми документа з простою недбалістю кандидата. Надто вишукана форма (якість паперу, зовнішні ефекти) – наявністю чи схильністю до ефектоманії.

Інша група спеціалістів не надає особливого значення кольору паперу, мотивуючи змінами цінностей поколінь. Мовляв, для молодого покоління колір паперу такого важливого значення не має. Та й до працевлаштування молоде покоління ставиться більш раціонально, тверезо.

Різні позиції займають вчені і практики стосовно способу відтворення інформації у резюме – машинописного чи рукописного. Здебільшого підприємці надають перевагу стандартним машинописним варіантам, інші, особливо для посад більш високих ієрархічних рівнів, вимагають рукописний варіант (не менше 15 рядків) для проведення графологічної експертизи. Більш демократично налаштовані спеціалісти не заперечують можливість подання копії резюме. Традиційний же погляд на цю справу такий – тільки високоякісний друк, високоякісний папір, суворо регламентована витримана форма.

До комплексу документів може входити рекомендаційний лист, який одночасно виконує й функцію супровідного документа. Він сприяє ефективному поданню резюме, спрямовуючи увагу читача на позитивних сторонах трудової діяльності, професійних навичках, здібностях пошукача роботи, викликаючи інтерес до резюме.

Рекомендаційний лист може бути поданий кадровими агентствами чи окремими підприємствами, організаціями, установами.

Практичні поради укладачеві рекомендаційного листа:

Констатуйте факт та тривалість знайомства з рекомендованою особою, зазначивши її обійману посаду чи інший статус (студент, аспірант);

Намагайтесь поєднати стиль компанії і ділові та особисті якості конкретного адресата, якщо вони вам відомі, показати його фахівцем у цій сфері, згадавши про ключові проблеми, досягаючи цим самим мети – привернути і утримати увагу;

Пишіть про те, що цікавить співбесідника. Використовуйте, за нагоди, метод цитування з висловлювань адресата (якщо це можливо);

Пишіть коротко, стило, конкретно. У рекомендації важлива конкретика, а не узагальнення.

Пам'ятайте: важлива якість наданої інформації, а не кількість рядків. Кожна фраза повинна мати смислове навантаження.

Не включайте до рекомендації те, що не має безпосереднього відношення до рекомендації пошукача роботи, не дублюйте інформацію з резюме.

Оцініть претендента в порівнянні з іншими працівниками, за якими ви спостерігали під час роботи.

Якщо ж ви знаєте, що ваша рекомендація лише зменшить шанси подавача резюме, порадьте йому звернутися за рекомендаційним листом до іншої особи.

Ці листи відіграють велику роль у прийманні рішення про працевлаштування претендента на вакансію.

Порядок призначення на посади та звільнення з посад перших заступників, заступників голів та керівників апарату обласних і Севастопольської міської державних адміністрацій, а також заступника голови Київської міської державної адміністрації та керівника її апарату, затвержений Постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 р. № 2039 „Про внесення змін до порядків, затверджених постановами Кабінету Міністрів України від 29 липня 1999 р. № 1369 та від 13 грудня 2001 р. № 1658”, предбачає наявність уніфікованої форми рекоментаційного листа. Його формлюють у формі анкети за структурою:

РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ЛИСТ до подання щодо погодження призначення на посаду ________________________ (назва посади) Прізвище, ім'я, по батькові ____________________________________________________ Число, місяць, рік народження _________________________________________________ Громадянство _______________________________________________________________ Освіта, спеціальність _________________________________________________________ Науковий ступінь, вчене звання _______________________________________________ Посада, яку займає у даний час (з якого часу) ____________________________________ Досвід роботи на господарській роботі __________________________________________ Досвід роботи на державній службі _____________________________________________ Характеристика професійних якостей ___________________________________________ Оцінка рівня обізнаності із станом справ у відповідній галузі господарського комплексу (соціально-економічною ситуацією в регіоні)_____________________________________ Знання законодавства, що регламентує діяльність місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування _____________________________________________ Перебування у кадровому резерві ______________________________________________ Відомості про підвищення кваліфікації, стажування ______________________________ Державні нагороди та відомчі відзнаки _________________________________________ Чи обирався народним депутатом України, депутатом до місцевих рад ______________ Політична орієнтація _________________________________________________________ Сімейний стан _______________________________________________________________ Характеристика моральних якостей _____________________________________________ Відомості про стягнення ______________________________________________________ Відомості про перебування під слідством, судимість _______________________________ Посадові особи, які рекомендують кандидата для призначення на зазначену посаду_____ _____________________________________________________________________________ ___________________ ________________ ________________________ (посада керівника) (підпис) (ініціали та прізвище) _______ _______________ 200__ р.