Функції відділу кадрів

Забезпечення раціональної організації роботи з документами з особового складу у процесі виконання управлінських дій в установі покладається на:

• директора (заступника директора) з кадрових питань, якому безпосередньо підпорядковується відділ кадрів;

– начальника відділу (сектора) кадрів, який очолює цей самостійний структурний підрозділ і підпорядковується керівнику підприємства. Чисельність працівників відділу (сектора) кадрів встановлюються залежно від чисельності працівників установи з розрахунку 1 працівник відділу на 50 працюючих. Якщо чисельність працівників в установі більша, як 100 осіб, створюється відділ кадрів, при меншій чисельності – сектор кадрів.

– інспектора з кадрів, який за відсутності спеціальної кадрової служби, при чисельності працівників установи 20-50 осіб, організовує кадрову роботу. Для нього це є основна діяльність

– посадову особу (секретаря керівника, діловода, одного з працівників бухгалтерії), відповідальну за ведення кадрової документації. Виконується разом з іншими службовими обов’язками при чисельності працівників до 20 осіб.

Відділ (сектор) кадрів проводить:

– формування штату працівників відповідної кваліфікації (джерела забезпечення кадрами; оцінювання кандидатів за первинними документами; запрошення на попередню співбесіду; бесіда при прийманні на роботу);

– оформлення прийняття, переведення, переміщення і звільнення працівників;

– організацію обліку особового складу і звітності по кадрах, облік військовозобов’язаних (оформлення та ведення особових справ; укладання трудового договору; оформлення та ведення трудових книжок; підтвердження інформації, пов’язаної з роботою працівника, довідками з особового складу тощо, передання документів з особового складу на архівне зберігання;

– облік робочого часу (складання табелю обліку робочого часу; облік, заповнення та реєстрація листків непрацездатності; підрахунок стажу роботи (неперервного та загального; оформлення відпусток і здійснення контролю за їх наданням; оформлення відряджень);

– організацію та управління кадрами (складання організаційної структури установи (розрахунок кількості працівників, визначення потреби в робочій силі); складання штатного розкладу, посадових інструкцій, опису робочих місць; організація робочого місця; оформлення; облік статистичних даних; складання та оформлювання наказів з питань організації та управління, виконання роботи по плануванню і організації різних форм підвищення кваліфікації працівників, облік спеціалістів, які завершили навчання;

• розроблення на підставі чинних нормативно-правових актів внутрішніх нормативних документів з особового складу установи і їх затвердження наказами керівника.

Склад кадрової документації

Відмінною рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу покладена в основу фондів особистого походження.

Особовий документ – документ, що посвідчує особу власника, його права, обов’язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього.

Документ особового походження; особовий документ; особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи документів:

- особисті та особові документи працівників;

- організаційно-розпорядчі документація;

- первинно-облікова документація.

До групи особистих і водночас особових документів працівників належатьпаспорт, трудовакнижка, військовий квиток, дипломи, свідоцтва, атестати та інші документи, які юридично підтверджують відомості, котрі працівники повідомляють про себе. Цей перелік продовжують посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особовими є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустки, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про приймання на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника – атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Документація з особового складу представлена в ДК-010-98 класами:

ОРД (підкласами 0203 „Документація з управління кадрами” та 0204 „Документація з оцінки трудової діяльності”);

„Первинно-облікової документації” (підкласами 0301 „Облік особового складу”, 0302 „Облік використання робочого часу”).

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. З-поміж складу ОРД з особового складу виокремлюють а ті ж різновиди, що є у загальному діловодстві:

- інструкції, правила;

- розпорядчі (накази, розпорядження);

- доповідні та пояснювальні записки тощо.

Первинно-облікова документація з особового складу виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і подальше оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з особового складу, групу первинної облікової документації поділяють на дві взаємопов'язані групи: первинні (початкові) облікові документи та похідні (повторні) облікові документи.

Первинні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення – забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково контрольної та звітної роботи кадрів. До цієї підгрупи облікових документів належать: спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнальні форми реєстрації облікових відомостей (вказівні списки, книги обліку та інше). Вище зазначена підгрупа документів є найбільшою за обсягом і поділяється на документи: з обліку приймання, переведення та звільнення працівників; що фіксують заробітну плату, щодо службової атестації та присвоєння звань, категорій тощо; які відображають рівень освіти працівників; щодо зарахування та резерву кадрів; документи з пенсійною забезпечення; про нагородження, присудження державних премій тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації передбачає такі стадії: документування трудових правовідносин працівників з підприємствами, організаціями; ведення особових справ та трудових книжок працівників, ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

У практичній діяльності підприємств загальний масив документації з особового складу групують на:

Документи особового походження (заява, автобіографія, анкета (кадрова), особовий листок з обліку кадрів) тощо. Цю групу документів складає та заповнює сам працівник;

Розпорядчі документи, які фіксують приймання, переведення, звільнення працівників, їх відрядження, надання відпусток тощо;

Офіційні документи з обліку кадрів (особова картка, особова справа, алфавітна книга);

Документи, що підтверджують трудову діяльність працівників (трудова книжка).