Тема 6. Управление закупками

6.1. Основные функции и методы управления закупками

Главной целью логистического менеджмента закупок является надежное и качественное обеспечение производственных подразделений предприятия материальными ресурсами (МР), необходимыми для выполнения заданной производственной программы и заказов потребителей. Кроме того, необходимо решить проблему МОВ (Make-or-Buy – «сделать или купить»). Сущность ее состоит в выборе одной из альтернатив: сделать комлектующее изделие с помощью ресурсов фирмы и не зависить от колебаний рыночной конъюнктуры или купить его у специализированных поставщиков, которые гарантируют высокое качество МР по разумным ценам. Преобладающая часть отечественных и зарубежных компаний принимают решение купить. Решение в пользу «сделать самому» принимается в том случае, когда потребность в комплектующем изделии постоянна и достаточно велика, есть квалифицированный персонал и соответствующее оборудование.

К основным логистическим функциям, реализуемым в цикле управления закупками, относятся:

1.Планирование потребности в МР − определение вида, объема и срока закупки МР, времени их оплаты, а также планирование условий поставок − цен, лизинговых и авансовых платежей, скидок, условий кредита, доставки МР и частоты закупок (разовые, регулярные или эксклюзивные).

2.Выбор стратегии и метода закупок.

3.Исследование рынка закупок с целью определения потенциальных поставщиков, а также затрат на приобретение и доставку необходимых МР.

4.Оценка потенциальных поставщиков, разработка политики коммуникации (установление контактов) и выбор оптимального поставщика.

5.Подготовка и размещение заказов на закупку у конкретных поставщиков на основе разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, выбор каналов движения МР от поставщика к потребителю.

6.Формирование бюджета и финансового плана закупок материалов с последующим контролем их реализации.

7.Осуществление закупок − оплата, погрузка и доставка МР от поставщика на склад предприятия с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами.

8.Сопутствующий сервис (приемка, тарирование, складирование, хранение, транспортировка к цехам, участкам и рабочим местам).

9.Контроль запасов МР и своевременности их пополнения.

10.Контроль поставок и оценка выполнения условий договоров по количеству, цене и качеству МР, срокам и параметрам сервиса поставок.

Второстепенными функциями в управлении закупками являются:

–устранение потерь при доставке МР, потерь от брака в производстве готовой продукции;

41

–максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов;

–транспортировка возвратной тары;

–исключение промежуточного складирования и минимизация уровня запасов МР на складах предприятия.

Реализация каждой функции сопровождается определенными затратами. Общие издержки закупочной деятельности складываются из затрат на выполнение всех операций логистического цикла управления закупками:

Сзд = Сзак + Смр + Ссер ,

где Сзак - затраты на обработку заказов потребителей; Смр − издержки на приобретение и доставку МР; Ссер − сервисные затраты.

Оптимизация общих затрат в данном цикле – главная цель менеджмента закупок.

На первом этапе управления закупками логистический менеджер выбирает эффективную стратегию и оптимальный метод закупки. К основным стратегиям закупок относятся:

1.Стратегии поиска материальных ресурсов в зависимости от количества поставщиков − один, два, или множество поставщиков.

2.Стратегии, учитывающие объект закупки − закупка отдельных элементов или комплектов МР.

3.Стратегии, в зависимости от географической зоны охвата − локальные или глобальные закупки.

4.Стратегии, учитывающие время поставки:

а) JIT (Just In Time) − закупка МР к моменту их непосредственного использования, требующая надежных поставщиков, которые обеспечивают фирму материальными ресурсами высокого качества в указанный срок. При реализации данной стратегии поставки с избытком или недостатком практически исключаются, поскольку рассчитывается оптимальный объем заказа. Поставщики должны использовать стандартную тару и упаковку, обеспечивающие сохранность МР;

б) стратегия форвардной сделки − приобретение МР вперед с отсрочкой поставки, в результате которой фирма страхует себя от возможного повышения цен на материальные ресурсы в будущем;

в) стратегия осреднения цены − закупки осуществляются с фиксированными в году интервалами (например, раз в квартал) по цене средней за интервал. Это наиболее распространенная стратегия закупок в России.

В соответствии с избранной стратегией определяют метод закупок. Сравнительный анализ методов закупок представлен в табл. 2.3.2.

Одним из главных критериев выбора оптимального метода закупок является принцип минимизации затрат на закупки МР и содержание складских запасов. Для его реализации логистический менеджер использует различные эконо- мико-математические и статистические методы (модели). Рассмотрим два основных метода.

42

Таблица 2.3.2

Сравнительный анализ методов закупок материальных ресурсов

Модель АНМ разработали американские ученые Arrow, Harris,Marshak. Она предназначена для определения оптимального объема поставки материалов и количества поставок в году. Данная модель базируется на принципе минимизации общих годовых затрат, которые складываются их постоянных (на закупку) и переменных (на обслуживание складских запасов МР). Функция общих затрат записывается в виде уравнения:

TC (Q) = M / QK +0,5×QP ×(r +1) /100,

где Р − цена единицы материала, ден. ед.; n − количество поставок в году, партий;

М - годовая потребность в материале, физ.ед.; К − постоянные расходы на приобретение партии материалов, ден.ед.;

Q − объем партии поставки материалов − это постоянное количество материалов, которое нужно закупать через равные промежутки времени, физ.ед.;

l − норма расхода на хранение материала, %;

r − альтернативная стоимость хранения материалов на складе, равная ставке банковского процента по депозиту, %.

В результате дифференцирования данной функции получают оптимальный объем поставки (или заказа) материалов:

Тогда количество поставок в году составит: n = M / Qопт .

В экономике давно известно правило В. Парето 20/80, согласно которому 20% объектов обеспечивает примерно 80% результата, поэтому управленческие ресурсы должны быть направлены на эти важные объекты. В логистике применяется более широкая трактовка данного принципа, на основе которого разрабо-

43

тана модель АВС-анализа. Сущность данного метода заключается в дифференциации всей номенклатуры закупаемых материалов по степени распределения их общей стоимости на группы А, В и С. В процессе АВС-анализа определяется количественная и стоимостная структура потребности в закупаемых материалах и выявляются резервы повышения эффективности закупочной деятельности, например, сокращение величины запасов материалов и снижение издержек, связанных с их хранением.

Результаты анализа графически представляют кривой распределения Лоренца (рис. 2.3.2). По оси Х показывают долю данного вида материала в общем числе закупаемых материала (%), по оси У − долю стоимостной оценки годовой отребности в каждом виде материала в общей стоимости всех закупаемых материалов (%).

Y,%

100

75

Рис. 2.3.2. Кривая распределения Лоренца

Анализ графика показывает, что:

1.В группу А входят материалы, количество видов которых невелико (до 15%), но на них приходится 60-75% общей стоимости закупаемых материалов. Это наиболее дорогие и значимые материалы с продолжительным циклом заказа, уровень запасов которых постоянно контролируют, поскольку их недостаток приводит к негативным финансовым последствиям. Закупки материалов данной группы осуществляются регулярно и в оптимальном объеме.

2.В группу В включаются материалы, количество видов которых составля-

ет 15-50% от общего числа закупаемых материалов, а доля в общей стоимости − около 20%. Запасы этих материалов подвергаются обычному ежемесячному контролю, поскольку имеют меньшую значимость в обеспечении бесперебойного снабжения производства. Закупки материалов данной группы осуществляются с фиксированным интервалом времени между заказами, как правило, один раз в месяц, в объеме, необходимом для выполнения производственной программы за этот период.

3. В группе С находятся материалы, количество видов которых велико (до 50%), а доля в общей стоимости небольшая (2-5%). Это дешевые, второстепенные материалы, объем закупок которых весьма значительный, поэтому контроль уровня их запасов проводится один раз в квартал.

44