Номенклатура дел и формирование дел

Номенклатура дел

ДЕЛО - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности

2

Номенклатура дел –

документ многоцелевого

назначения

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.

Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

3

Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел бывают трех видов:

индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения);

примерные;

типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности

организаций.

Примерная номенклатура дел носит

рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

5

Правила составления номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения.

Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.

Номенклатура дел составляется в трех экземплярах:

первый экземпляр – неприкосновенный хранится в структурном подразделении;

второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации;

третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

6

Формирование дел

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня.

Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

Документы включаются в дело только в одном экз.

В дело можно подшить не более 200-250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома.

В дело формируются документы одного календарного года.

7

Составление заголовков дел

Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел.

Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.

Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов.

Например,

8

Группировка документов

Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:

Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида

– приказов, протоколов и т.д.

Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.

Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.

Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.

Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.

9

Систематизация

документов

Внутри дела документы систематизируются в:

вопросно-логическом (предусматривает размещение документов в последовательности решения вопроса),

хронологическом (переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом),

алфавитном (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов),

нумерационном порядке (в нумерационном порядке группируются квитанции, накладные и т.д.).

10