4

3. Форматирование данных

Изучаемые понятия: Типы данных, установка типа данных (в т. ч. с использованием панели инструментов), дополнительные форматы, выравнивание, объединение ячеек, автоподбор ширины, центрирование по выделению, ориентация текста, перенос по словам, шрифтовое оформление, обрамление, заливка ячеек, увеличение и уменьшение разрядности, хранимые и отображаемые значения, форматирование по образцу, автоформатирование, поиск и замена данных, использование шаблонов, изменение форматов представления данных в Панели управления Windows.

Теоретические сведения

1. Установка размеров, шрифтов, числовых форматов, обрамления и выравнивания

Внешний вид данных, видимых в ячейках Excel называется форматом данных. Для установки формата данных необходимо вы­брать команду Формат ячеек меню Формат или, щелкнув на ячейке правой кнопкой мыши, выбрать из контекстного меню команду Формат ячейки. (Еще один вариант: комбинация клавиш Ctrl+1).

Стандартные форматы упорядочены по категориям. Для их вы­бора в диалоговом окне Формат ячейки надо выбрать вкладку Число. Сначала требуется указать категорию формата, а затем установить па­раметры справа от списка категорий. Если среди стандартных форма­тов нет подходящего, можно создать пользовательский числовой формат.

Чтобы отображать данные	Выберите категорию на вкладке "Число"
Не используя специальные средства	Общий
С разделителями групп разрядов, с выровнен­ными разрядами и специальным выделением для отрицательных чисел	Числовой
С выровненными разрядами, символами валют и специальным выделением для отрицатель­ных чисел	Денежный
С выровненными разрядами и символами валют	Финансовый
Как даты, время суток или время суток и даты одновременно	Дата
Как время суток	Время
В процентах от 1	Процентный
С дробями	Дробный
В научной нотации E+	Экспоненциальный
Как текст или обрабатывать числа как текст	Текстовый
Как почтовый индекс, телефонный или табель­ный номер	Дополнительный

На закладке Выравнивание можно выровнять текст (данные) по вертикали или по горизонтали, организовать автоподбор ширины, включить перенос текста по словам, развернуть текст вертикально.

Среди различных способов выравнивания следует отметить часто встречающийся вариант центрирования данных по группе ячеек. Так, часто приходится располагать заголовок таблицы по ее центру (т. е. по центру нескольких ее столбцов). Для этого обычно текст на­звания набирают в первой ячейке строки заголовка, затем выделяют все ячейки в строке заголовка, объединяют их в одну и центрируют название по этой объединенной ячейке. Для выполнения этой опера­ции объединения и центрирования на панели инструментов формати­рования предназначена кнопка (объединить и поместить в центре).

При этом на закладке Выравнивание в окне формата ячейки ав­томатически устанавливается флажок Объединение ячеек.

Для отмены описанного действия надо снять этот флажок опций.

Изменить шрифт, размер или цвет текста можно на закладке Шрифт.

На закладке Граница устанавливаются вид и ширина линий об­рамления, при этом следует учесть, что по умолчанию Excel выводит сетку ячеек на экран, но не на печать. Чтобы границы ячеек были видны при печати, их необходимо установить с помощью форматиро­вания. При установке обрамления границами добивайтесь, чтобы не­обходимый результат был виден в окне установки границ на приве­денном образце.

Наконец, вкладка Вид позволяет установить узор и цвет фона ячейки.

Многие опции форматирования могут быть установлены без вы­зова диалогового окна форматирования – например, с помощью кно­пок панели инструментов Форматирование. В частности, они позво­ляют установить денежный, процентный и числовой формат, увели­чить или уменьшить разрядность числа, выбрать границы, цвет фона и шрифта, способы выравнивания данных и параметры шрифтового оформления.

Замечание. Не забывайте контролировать состояние ячейки в мо­мент вызова окна форматирования. Если в ячейку не был завершен ввод данных (например, не нажата клавиша Enter), то из всех вкладок форматирования доступна останется только одна – настройка шрифтов.

2. Хранение и отображение данных

Независимо от количества отображаемых разрядов числа хра­нятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 зна­чащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули (0). Для просмотра более точного значения результата вычислений увеличьте разрядность данных. (Например, воспользовавшись кнопками панели инструментов форматирования).

Если существует необходимость использовать в вычислениях значения, выводимые на экран (т.е., по сути, округленные), устано­вите флажок Точность как на экране в группе Параметры книги в меню Сервис / Параметры (вкладка Вычисления). Однако помните, что это приведет к изменению точности вычислений и что после та­кого округления возврат к исходной точности будет невозможен!

По умолчанию нулевые значения представлены в ячейках в виде нулей. Для вывода на экран нулевых значений листа в виде пустых ячеек или для скрытия нулей необходимо изменить соответствующий параметр (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Вид, снять флажок Нулевые значения). Для отображения нулевых значений фла­жок надо восстановить.

Можно скрыть нулевые (или любые) значения в выделенном диапазоне ячеек; для этого надо установить для этих ячеек специаль­ный формат представления данных.

3. Автоформатирование таблиц

Для форматирования целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего отдельные элементы – например, название строки или столбца, общие итоги или подробные данные – применяется автоформат.

Автоформат – это встроенный набор форматов, таких, как раз­мер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно быстро приме­нить к диапазону данных. Microsoft Excel автоматически определяет уровень данных в выделенном диапазоне и соответственно применяет форматирование. При этом для различных элементов таблицы исполь­зуются отдельные форматы.

Для применения автоформата выделите диапазон, который нужно отформатировать, в меню Формат выберите команду Автоформат и укажите нужный формат из списка.

Для частичного применения автоформата нажмите кнопку Параметры и снимите флажки для форматов, которые не нужно применять.

4. Условное форматирование

Условный формат – это формат (например, узор ячейки или цвет шрифта), который Microsoft Excel автоматически применяет к ячейке, если выполняется указанное условие.

Условное форматирование обычно используется для выделения результатов вычисления или других значений. Например, если вычис­ленные значения превышают некоторую величину, то требуется вы­делить его одним цветом, в противном случае – другим. Если значение ячейки изменилось и больше не соответствует необходимым свойствам, Microsoft Excel временно скрывает форматы, выделяющие это свойство. Условные форматы остаются до тех пор, пока их не удалят, даже если ни одно из свойств не соответствует данным, и определен­ные форматы ячеек не выводятся на экран.

Для установки условного формата выделите ячейки, формат ко­торых необходимо изменить, и в меню Формат выберите команду Условное форматирование.

Чтобы в качестве условия форматирования использовать значе­ния выделенных ячеек, выберите параметр Значение, операцию срав­нения и введите значение в необходимое поле. Ввести можно задан­ное значение или формулу, но перед формулой необходимо поставить знак равенства (=).

Если выбор форматирования зависит не от выделенных ячеек, надо выбрать параметр Формула и в поле справа ввестие формулу. Формула должна принимать логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

После указания условия форматирования надо нажать кнопку Формат и выбрать шрифтовое оформление, обрамление и заливку. Выбранные форматы будут применены, только если значение ячейки будет отвечать поставленному условию или если формула примет значение ИСТИНА.

Можно указать до трех условий. Для добавления условия на­жмите кнопку А также.

Если из всех указанных условий истинными окажутся сразу не­сколько, то применяется только тот формат, который соответствует первому истинному условию.

Если ни одно из заданных условий не принимают истинного значения, то формат ячеек остается прежним. По сути, существующий формат можно использовать для определения четвертого условия.

Для удаления условия служит кнопка Удалить.

5. Копирование форматов

Форматы (обычные и условные) можно копировать в другие ячейки. Для этого нажмите кнопку Формат по образцу , а затем выделите ячейки, которые должны иметь тот же формат.

Совет. Для копирования формата выбранной ячейки или диапа­зона ячеек в несколько мест дважды щелкните кнопку Формат по образцу. Когда копирование закончится, снова нажмите эту кнопку для отключения копирования.

Можно воспользоваться для копирования форматов и механиз­мом автозаполнения: выделив отформатированную уже ячейку, ухва­тите ее маркер заполнения и протяните его правой кнопкой мыши. Из появившегося контекстного меню выберите Копирование формата.