Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
10
Добавлен:
27.02.2016
Размер:
458.24 Кб
Скачать

6

ЗАДАНИЕ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ № 7.2

ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

Создайте новую книгу с именем ПР № 7.2 Фамилия.

Напечатайте на первом листе в первой строке ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 7.2

во второй строке – свою фамилию, инициалы и вставьте дату и время,

в третьей строке напечатайте: Тема занятий: Фильтрация данных.

Задание 1. Выполните на втором листе книги практические задания: см. ниже «Тема 7 п.7.5 Фильтрация данных»

Задание 2. Выполните практические задания: п. 7.5 «Расширенный фильтр»

Полученную книгу сохраните в личной папке, а затем скопируйте ее в папку control группы.

Тема 7. Фильтрация данных

ЦЕЛЬ: изучить технологию работы со списками; получить практические навыки фильтрации данных

7.5 Фильтрация данных

В табличном процессоре имеются фильтры, которые существенно упрощают выполнение некоторых операций с данными в таблицах: ввод новых данных, удаление записей из списка, поиск информации.

Преимущество применения фильтров по сравнению с формой данных состоит в том, что результат запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и сразу же использовать в вычислениях. При фильтрации записи, которые не соответствуют заданному критерию, скрываются, но порядок их расположения остается прежним.

Функция автофильтра.

Функция автофильтра позволяет производить отбор записей непосредственно в рабочем листе. При этом можно задать ряд критериев отбора. Чтобы воспользоваться функцией автофильтра, нужно выделить любую ячейку внутри списка, а затем выбрать пункты меню Данные, Фильтр, Автофильтр – в ячейках, в которых отображены заголовки столбцов, появляются кнопки.

После установки автофильтра в качестве критерия можно использовать содержимое любой ячейки, кроме заголовков столбцов. Чтобы задать критерий отбора, нужно щелкнуть на кнопке в заголовке соответствующего столбца – раскрывается список. Список содержит пункты (Все), (Первые 10…), (Условие…), и данные, которые содержатся в выбранном столбце, причем, повторяющиеся данные отражаются только один раз и отсортированы по возрастанию. Если щелкнуть на одном из элементов списка, кроме первых трех, названных выше, система выводит только те записи, которые отвечают заданному критерию. В строке состояния при этом выводится сообщение о том, сколько записей, отвечающих заданному условию, найдено в списке.

Чтобы вернуть весь список, нужно в раскрывающемся списке выбрать пункт (Все) или выбрать пункты меню Данные, Фильтр и сбросить флажок у пункта Автофильтр.

С помощью элемента (Первые 10…) можно создать новый список, который состоит из нескольких самых больших или самых малых значений содержимого по выбранному полю. Этот критерий действует только относительно числовых данных и дат. После выбора данного элемента открывается диалоговое окно «Наложение условия по списку» (рис. 7.5). В нем в первом поле можно задать число записей, которые следует включить в отобранный список (по умолчанию – 10). Во втором поле указывается, какие величины следует включить в список (наибольшие или наименьшие). Третье поле содержит два элемента – элементов списка и % от элементов списка. Если выбирается первый из них, то в создаваемый список включается количество записей, указанное в первом поле. Если же выбирается второй, то включается указанный процент записей от всего списка, отвечающих условию, заданному во втором поле.

Рисунок 7.5 – Диалоговое окно Наложение условия по списку

Третий элемент (Условие…) позволяет задавать пользовательские критерии для фильтрации данных. Щелчок на этом элементе открывает диалоговое окно «Пользовательский автофильтр» (рис. 7.6).

В этом окне отображается имя столбца, по которому будет задаваться фильтр, и четыре поля со списками. В полях слева вводятся необходимые операторы сравнения (равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно и т. д.). В полях справа – значения содержимого ячеек выбранного столбца. Условия, записанные в первой и второй строках можно соединить переключателем И (логическая функция И) или переключателем ИЛИ (логическая функция ИЛИ). В выражение пользовательского автофильтра можно использовать обобщающие символы * (звездочка) и ? (знак вопроса), назначение которых описывалось выше.

Рисунок 7.6 – Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

Практическое задание. Создайте и сохраните новую книгу под именем ПР № 7.2 Фамилия в своей папке. Скопируйте таблицу Список сотрудников из ПР № 7.1 . Опробуйте работу автофильтра, задавая различные вышеописанные критерии.

Расширенный фильтр

При применении расширенного фильтра критерии фильтрации задаются в рабочем листе. В этом случае в диалоговом окне при активизации функции расширенного фильтра указывается диапазон ячеек, который содержит используемые в качестве критериев данные. Достоинство этого способа состоит в том, что пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых критериях и имеет возможность при необходимости быстро их изменить.

Основой расширенного фильтра является множество критериев, для которых в начало таблицы следует вставить несколько пустых строк и в первую из них скопировать строку с заголовками столбцов.

Для рассматриваемого примера в начало таблицы вставить четыре пустые строки и в первую скопировать заголовки столбцов (рис. 7.7).

Ячейки вставленных строк представляют собой область ввода критериев фильтрации. В этой области под заголовками соответствующих столбцов можно вводить критерии фильтрации. Критерии фильтрации можно объединять с помощью операторов конъюнкции И и дизъюнкции ИЛИ. Оператор ИЛИ реализуется введением критерия в разные строки области критерия, а оператор И – в одной строке в разных столбцах. При задании критериев могут использоваться операторы сравнения, описанные ранее, за исключением оператора равно (=).

Рисунок 7.7 – Список с расширенным фильтром

Используя операторы сравнения, можно в критериях задавать интервалы значений фильтруемых данных. При этом, если нужно задать двусторонний интервал (что соответствует использованию конъюнкции), следует в области критериев образовать столбец с именем того столбца, по которому строится критерий.

Чтобы выполнить фильтрацию, нужно в соответствующие ячейки ввести критерий, выделить любую ячейку в пределах списка, а затем выбрать пункты меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр… – открывается диалоговое окно «Расширенный фильтр» (рис 7.8), а список обрамлен бегущей штриховой рамкой.

Рисунок 7.8 – Диалоговое окно Расширенный фильтр

Если в данном окне в области Обработка активизирован переключатель фильтровать список на месте, после фильтрации на месте списка остаются только отфильтрованные записи. Если же активизирован переключатель скопировать в другое место, то доступным становится поле Поместить результат в диапазон. Адрес этого диапазона в пределах текущего листа можно задать с клавиатуры либо выделить непосредственно в списке.

В поле Исходный диапазон отображается диапазон списка, который будет подвергнут фильтрации (по умолчанию – весь список). При необходимости его можно изменить.

В поле Диапазон условий следует ввести диапазон клеток, содержащих необходимые критерии фильтрации. При этом в этот диапазон следует включить и заголовки соответствующих столбцов из области критериев.

Например, из списка нужно выбрать все записи о сотрудниках, фамилии которых начинаются на П. Чтобы решить эту задачу, нужно предварительно записать в ячейке под заголовком Фамилия в области критериев П* (здесь звездочка означает, что интерес представляют все фамилии, начинающиеся с П). Затем, как описывалось выше, открыть диалоговое окно «Расширенный фильтр» и в поле Диапазон условий ввести абсолютный адрес блока клеток, включающих заголовок столбца и сам критерий. Затем щелкнуть на кнопке ОК – на экране появиться результат фильтрации (рис. 7.9)

Рис. 7.9. Результат фильтрации списка по заданному критерию

Второй пример. Пусть нужно отфильтровать записи о сотрудниках, занимающих должность Продавец и имеющих оклад 125 грн. Чтобы решить эту задачу, нужно в одну строку в соответствующие ячейки ввести данные критерии поиска и открыть окно «Расширенный фильтр». В поле Диапазон условий ввести диапазон ячеек, которые включают ячейки с критериями фильтрации. Выделенный диапазон должен включать только смежные ячейки. По несмежным ячейкам фильтрация не производится. Поэтому, если критерии находятся в несмежных ячейках, нужно выделять диапазон, содержащий все промежуточные смежные ячейки. При этом эти смежные ячейки должны быть пустыми (кроме ячеек с заголовками).

Третий пример. Пусть нужно отфильтровать записи о сотрудниках, у которых Оклад меньше 200 грн ИЛИ превышает 300 грн. В этом случае в первую ячейку для этого критерия следует записать <200 а в ячейку под ней – >300.

В результате фильтрации в списке должны остаться записи, у которых в столбце Оклад записаны данные меньше 200 или больше 300.

Четвертый пример. Пусть нужно отфильтровать записи о сотрудниках, у которых Оклад не меньше200 грн И не больше 400 грн. Как и во втором примере, здесь используется логический оператор И, но в отношении содержимого одного столбца таблицы. Поэтому область критериев нужно дополнить еще одним столбцом с заголовком Оклад. Затем в ячейку первого из этих столбцов следует записать условие >=200, в ячейку второго столбца – <=400.

В результате фильтрации в списке должны остаться записи, включающие этот диапазон значений по столбцу Оклад.

Практическое задание. Освоить методику применения фильтра к списку. Составить различные комбинированные варианты критериев фильтрации.