Номенклатура дел и формирование дел

Номенклатура дел

ДЕЛО - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности

Номенклатура дел –

документ многоцелевого

назначения

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, позволяющая распределять документы после их исполнения в дела и определяющая систему хранения документов в учреждении.

Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Изучая структуру организации, номенклатуру дел используют как справочный материал.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел бывают трех видов:

индивидуальные (для определенной фирмы, функционального подразделения);

примерные;

типовые.

Типовые и примерные номенклатуры дел, составляются для однородных по характеру деятельности

организаций.

Примерная номенклатура дел носит

рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

Правила составления номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется для каждого функционального подразделения фирмы лицом, ответственным за ведение делопроизводства с привлечением ведущих специалистов подразделения.

Согласовывается с архивом и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.

Номенклатура дел составляется в трех экземплярах:

первый экземпляр – неприкосновенный хранится в структурном подразделении;

второй экземпляр – передается в службу ДОУ организации;

третий экземпляр – используется для формирования дел и поиска необходимого документа.

Формирование дел

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня.

Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

Документы включаются в дело только в одном экз.

В дело можно подшить не более 200-250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома.

В дело формируются документы одного календарного года.

Составление заголовков дел

Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел.

Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа.

Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов.

Например,

Группировка документов

Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:

Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида

– приказов, протоколов и т.д.

Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.

Авторский признак – в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). Например, Материалы предметных комиссий, Материалы проверок Комитета труда и занятости.

Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.

Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.

Систематизация

документов

Внутри дела документы систематизируются в:

вопросно-логическом (предусматривает размещение документов в последовательности решения вопроса),

хронологическом (переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом),

алфавитном (по фамилиям авторов или по алфавиту названий учреждений-корреспондентов),

нумерационном порядке (в нумерационном порядке группируются квитанции, накладные и т.д.).