2.2 Автоматизація роботи з документами складної структури

• Закладинка (закладка) - це іменований покажчик для фрагменту тексту, таблиці або малюнка, клітки або діапазону кліток в таблиці або будь-яку місце в документі. Спочатку закладинка створюється, а потім використовується для швидкого пересування або для організації посилань на неї у полях та формулах. Також Word використовує закладинки для створення перехресних посилань та предметного покажчика.

Створення закладинки:

1. Помістити курсор у місце вставки закладинки (або виділити фрагмент документа, якому потрібно присвоїти ім’я)

2. Виконати команду Вставка/Закладка

3. Ввести ім’я закладини.

4. Натиснути кнопку Добавить.

Для переходу до закладини можна використовувати команду Вставка/Закладка або Правка/Перейти і вибрати ім’я закладини.

Закладини можна використовувати у розрахунках аналогічно з іменами діапазонів в Excel. Закладинка означає місце розташування числа. Наприклад, щоб підрахувати загальну суму рахунку, необхідно створити закладки для позначення статтєй витрат (Товар1, Товар2, Товар3 і т.д.). поміститу курсор там, де буде знаходитись сума. Вибрати Таблица/Формула. У поле Формула ввести вираз з використанням ім’ям заклади нок: = Товар1+Товар2+Товар3, потім натиснути ОК. При зміні значень окремих чисел необхідно виділити поле з підсумками і натиснути F9, щоб поновити формулу.

• Виноски (сноски) – за допомогою виносок у документ можна включити додаткову інформацію. Виноски поділяються на звичайні і кінцеві. Звичайні виноски позначаються номером і містять текст, який розташовується вкінці сторінки. Кінцеві виноски позначаються номером і містять текст, який розташовується наприкінці документа.

Створення виноски:

1. Помістити курсор точно у позицію вставки виноски.

2. Вибрати команду Вставка/Сноска. В області Вставить сноску вибрати Оычную або Концевую.

3. В області Нумерация залишити варіант Автоматическая, щоб використовувати стиль нумерації за замовчуванням. Щоб використовувати інший стиль нумерації потрібно вибрати Параметры.

4. Ввести текст виноски у відповідному вікні.

5. клацнути мишею у робочій області, щоб повернутися у документ і залишити вікно виносок на екрані або клацнути на кнопці Закрыть, щоб закрити вікно виносок і повернутися у документ.

• Перехресні посилання (перекрёстные ссылки) – полегшують користувачам орієнтацію доступ до інформації в документі і навіть у інших документах. Перехресні посилання звичайно містять наступну інформацію: текст, який вводиться і інформацію про перехресне посилання, яку додає Word. Наприклад, текст стандартного типу “Див. також стор.” І потім вставити посилання на відповідний заголовок або номер сторінки. Для організації перехресних посилань можна використовувати заголовки, абзаци, закладини, виноски, формули, малюнки і таблиці. Щоб створити перехресне посилання на об’єкт, його спочатку треба створити.

Створення перехресного посилання:

1. Ввести пояснюючий текст, наприклад “Див. також стор.”. помістити курсор точно у позицію вставки посилання. Вибрати команду Вставка/Перекрёстная ссылка.

2. У списку Тип ссылки вказати відповідний тип, після чого у списку Вставить ссылку на вказати відповідний варіант типу даних для вставки у документ.

3. Якщо потрібно встановити посилання у вигляді гіперпосилання, то вибрати Вставить как гиперссылку.

4. в залежності від вибраного типу, вибрати елемент.

5. повторити пункти 1-4 для всіх посилань, які необхідно додати. Після завершення роботи клацнути на кнопці Закрыть.

Предметний покажчик (предметный указатель). У предметному покажчику наводиться список тем (термінів), які присутні у документі (найчастіше використовується у книгах), разом із посиланнями на номери сторінок, яка містить відповідну інформацію. Створення предметного покажчика умовно поділяється на етапи: помітку елементів і його безпосереднє створення. Після помітки елементів покажчика необхідно зібрати їх в один список (звичайно у кінці документа).

Помітка елементів:

1. Виділити слово, вибрати команду Вставка/Оглавления и указатели.

2. Клацнути на вкладниці Указатель. Клацнути на кнопці Пометить, щоб вивести на екран вікно діалога Определение элемента указателя (або натиснути комбінацію Shift+Alt+X).

3. Помітити всі елементи покажчика (пп1-2).

Створення покажчика:

4. Встановити курсор у місце вставки предметного покажчика (звичайно у кінці документа).

5. Вибрати команду Вставка/Оглавления и указатели.

6. У списку Вид вибрати варіант оформлення покажчика. В області Образец можна побачити приклад оформлення.

7. Встановити прапорець “Заголовки для букв с акцентами”.

8. Встановити прапорець “Номера страниц по правому краю”.

9. Щоб розташувати покажчик більше ніж у двох колонках, необхідно задати їх кількість у полі Колонки.

10. У полі Заполнитель можна вибрати тип заповнювача.

11. Натисніть кнопку ОК.

• Зміст (содержание). Зміст звичайно розташовується на початку або вкінці документа і включає основні заголовки і номери сторінок, де вони розташовані. Перед тим, як створювати зміст, необхідно застосувати відповідні стилі до кожного заголовка, який буду включено у нього.

Створення змісту, якщо використовуються стандартні стилі Word:

1. Відформатувати заголовки відповідними стилями.

2. Встановити курсор у місце вставки змісту (звичайно на початок документа).

3. Відключити виведення на екран недрукованих символів, у т.ч. кодів полів. (Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Например, значением поля { INCLUDETEXT "c:\\Letters\\Письмо Владимиру.doc" } является текст письма. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей.Для переключения из режима отображения кодов полей в режим отображения значений полей и обратно нажмите клавиши SHIFT+F9. Для отображения и скрытия всех кодов полей в документе используйте клавиши ALT+F9.)

4. Вибрати команду Вставка/Оглавления и указатели. Вибрати вкладнику Оглавления.

5. У списку Вид вибрати варіант оформлення. В області Образец буде відображено зразок оформлення.

6. Встановити прапорець Показать номера страниц.

7. У полі Уровни вказати необхідне значення для рівнів заголовків.

8. Вибрати стиль відповідного заповнення із списку.

9. Натиснути ОК для складання змісту.

Створення змісту, якщо використовуються нестандартні стилі Word:

1. Відформатувати заголовки відповідними стилями.

2. Встановити курсор у місце вставки змісту (звичайно на початок документа).

3. Відключити виведення на екран недрукованих символів, у т.ч. кодів полів.

4. Вибрати команду Вставка/Оглавления и указатели. Вибрати вкладнику Оглавления.

5. Клацнути на кнопці Параметры. У списку доступних стилів вибрати необхідні і вказати їх рівень

6. У списку Вид вибрати варіант оформлення. В області Образец буде відображено зразок оформлення.

7. Встановити прапорець Показать номера страниц.

8. У полі Уровни вказати необхідне значення для рівнів заголовків.

9. Вибрати стиль відповідного заповнення із списку.

Натиснути ОК для складання змісту.