4. Види листів

За функціональними ознаками виділяють різновиди ли­стів: листи-попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення; листи-розпорядження тощо.

Супровідний лист - це офіційний лист, який супрово­джує основні документи, що надсилаються, та відтворює їхні вихідні дані.

Гарантійний лист - це офіційний лист, який підтверджує взяті зобов'язання і забезпечує їхнє виконання.

Лист-підтвердження - це такий різновид службового ли­ста, який посвідчує попередні угоди, домовленості чи деталі їх реалізації, містить повідомлення про отримання певного виду відправлення.

Лист-запит - це такий службовий лист, у якому вислов­люється прохання подати необхідну інформацію відносно предмета зацікавленості чи уточнити наявні відомості.

Лист-прохання - це такий лист, у якому висловлюється ввічливе звертання з метою домогтися певного результату, спонукати когось на певні дії.

Лист-нагадування - це офіційний лист, який розрахова­ний на відтворення в пам'яті партнера зобов'язань відносно виконання певних завдань, проведення заходів, оплати прострочених платежів та рахунків.

Рекламаційний лист - це такий різновид офіційного лис­та, в якому висловлюється реакція на порушення умов укла­деної угоди.

Рекомендаційний лист - це відгук про особу чи органі­зацію з метою визначення можливості рекомендувати їх для здійснення певних функцій.

Лист-запрошення - це різновид офіційного листа, в яко­му адресатові пропонується взяти участь у певному організо­ваному заході.

Лист-повідомлення – близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит.

Лист-вітання - це офіційний лист, у якому висловлюєть­ся поздоровлення з нагоди певної події.

Рекламний лист – різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Інформаційний лист – повідомляє адресата про певний факт чи захід.

Ініціативний лист – це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозиції, запит до адресата щодо вирішення певних питань.

Лист-відповідь за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати.

Зразки службових листів гарантійний лист

Голові Представництва

Мессе Дюссельдорф ГмбХ

Білому О.А.

Гарантійний лист

Наше підприємство_________(назва та види діяльності, основну увагу треба звернути на той напрям діяльності, який пов’язаний із тематикою виставки)

Просимо посприяти у видачі запрошення на виставку _________, яка відбудеться з____до____2010 року в м. Дюссельдорф, для таких працівників __________________________________________________________________ (ПІБ, посада, дата народження, серія та номер закордонного паспорта, ким виданий і коли)

Витрати на проїзд, проживання, медичне страхування та відкриття візи наше підприємство бере на себе.

Поїздка запланована з ___до___ (як правило, віза надається на період виставки, плюс 2 дні до та після виставки на дорогу)

______________________

Підпис керівника Печатка