Глава 8

Системы организации коллективной работы

2. Предупредите пользователей о недопустимости пересылки со­общения без согласия отправителя. Особого внимания требует пересылка сообщений электронной почты, на которую распро­страняется право адвоката не разглашать полученную от клиента информацию.

3. Категорически запретите использование в электронной почте непристойных или унижающих человеческое достоинство заме­чаний о сотрудниках и клиентах.

4. Объясните сотрудникам, что к материалам, охраняемым автор­ским правом, относится не только текст, но и рисунки, видео- и аудиозаписи и предупредите их о внимательном распростране­нии подобных материалов.

5. Утвердите процедуры, касающиеся обработки жалоб на неумест­ные или оскорбительные сообщения. Требуйте, чтобы сотрудники безотлагательно сообщали о получении оскорбительных сообще­ний. Серьезно и тщательно анализируйте каждый подобный слу­чай, чтобы избежать возможных обвинений в том, что компания осознанно допускает или дает согласие на распространение оскорбительных сообщений.

6. Чтобы обеспечить конфиденциальность, важные сообщения электронной почты, передаваемые за пределы компании, следу­ет обязательно шифровать.

7. В особо важных областях деятельности ограничьте число сотруд­ников, имеющих право отправлять сообщения по электронной почте за пределы компании, или разработайте процедуры пред­варительного просмотра сообщений до того, как они будут пере­даны за пределы компании.

Несколько слов о спаме

Ни один разговор об электронной почте не проходит без упо­минания о спаме. Термин спам (spam) ведет свое происхождение от старого скетча американской комик-группы Monty Python Flying Circus, в котором посетители ресторана, пытающиеся сделать заказ, вынуждены слушать хор викингов, воспевающий мясные консервы.

Применительно к электронным сообщениям под спамом понима­ется: • Массовая рассылка почтовых сообщений пользователям, не

выразившим желание получать подобную корреспонденцию.

Причем нет разницы, коммерческая ли это реклама или просто

полезная, по мнению отправителя, информация.

187

Автономные системы автоматизации предприятия

ЧАСТЫ1

• Индивидуальные сообщения, тематика которых не имеет к адре­сату прямого отношения.

• Подписка человека на список рассылки без его ведома или желания.

• Помещение в конференцию, дискуссионный лист, гостевую книгу сообщений, не имеющих отношения к заданной тематике или со­общений прямой рекламы (если это не разрешено установлен­ными там правилами).

Чем же так плох спам? Зачастую пользователи просто не об­ращают внимания на сетевую рекламу, удаляя такие сообщения из своих почтовых ящиков. На самом деле пагубность таких рассылок заключается в том, что спамеру (рассылающему спам) это практиче­ски ничего не стоит, зато дорого обходится всем остальным как полу­чателю спама, так и его провайдеру. Большое количество рекламной корреспонденции может привести к излишней нагрузке на каналы и почтовые серверы провайдера, из-за чего обычная почта, которую, возможно, очень ждут получатели, будет проходить значительно мед­леннее. Спамер практически ничего не платит за то, что передает по­чту. За все расплачивается получатель спама, оплачивающий своему провайдеру время, затрачиваемое на получение непрошенной кор­респонденции с почтового сервера.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Некоторая «цифровая размерность» спама

На приходящий спам все реагируют по-разному. Некоторые активно принимают меры по дальнейшему его прекращению - таких 36 %, но большинство - 43 % просто удаляют из своего почтового ящика не­нужные сообщения.

Что же приходит без приглашения на электронный ящик? Первое место по популярности занимают различные предложения о покупке тех или иных товаров - 78%, далее идут предложения о заработке в Интернет - 70%. Менее распространены рассылки, содержащие порнографию - 31%.

По некоторым прогнозам, к 2005 году средний пользователь Интер­нета в развитых странах будет получать 1600 рекламных писем в год, т. е. 4 письма в день, что составит примерно четверть всей корре­спонденции.

188

Электронные п бумажные документы

Документ является основным способом представления инфор­мации на любом предприятии. Эффективность управления пред­приятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное использо­вание накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифи­цировать. Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место при­вязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху ИТ, когда документы создаются (или переводятся в элек­тронный вид), управление ими осуществляется электронным спосо­бом. Электронный документ является единицей информации в систе­мах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри ИС предприятия относят к внутрен­нему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особен­ностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особен­ности электронного документооборота. Причем эти правила должны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного доку­ментооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине или Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой под-

189

Автономные системы автоматизации предприятия ЧАСТЬ II

писи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом про­бивают себе «жизнь».

Отсутствие атрибутов, аналогичных атрибутам бумажных до­кументов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных до­кументов. Основными реквизитами являются дата и электронная циф­ровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, которые создают по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведут реестр сертификатов.

Что дает электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота обе­спечивает более эффективное управление документов за счет ав­томатического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется меха­низм их выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных доку­ментов и удешевляется их хранение.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Цифровые аргументы

По данным журнала ASAP, ежегодно в мире появляется около 6 млрд. новых документов. Так, только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,5 трлн. различных документов. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 году только около 30 % корпоративной информации останется в бумаж­ном виде, а 70 % информации будет храниться в электронном виде.

По данным Siemens Business Services:

• ЗО % времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;

190

Гпэва 9 Электронный документооборот и управление контентом

• 6 % документов безвозвратно теряются;

• каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

• при использовании электронного документооборота производи­тельность труда персонала возрастает на 20-25 %;

• стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже, чем бумажных.

Секретарь-референт тратит до 75 % своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45 % рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 50 % времени.

от лскпа до edms

Специалисты по вычислительной технике помнят, как в 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, потому что «натыкались» на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чув­ство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Но самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.

А в это то же время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, которые называют Electronic Docu­ment Management Systems [EDMS). Сегодня эти системы являются час­тью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (document and content technologies).

Последние 5-6 лет наблюдается интерес к электронному доку­ментообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства организаций, имеющих информационные системы.

Использование же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, осуществляемые через до-

191

Автономные системы автоматизации предприятия ЧАСТЫI

кументы, т. е. электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронного документооборота - не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать следующие системы:

• электронный архив. Поддерживают средства полнотекстового по­иска и хранения данных;

• workflow-системы. Рассчитаны на обеспечение движения доку­ментов по заранее заданным маршрутам (жесткая маршрутиза­ция) с учетом иерархического построения организации;

• системы, ориентированные на накопление знаний. Это гибрид­ные системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих;

• системы коллективной работы. Их основная задача - обеспечить совместную работу людей над документами.

Особенности CDMS-систем

Как правило, EDMS-системы - это клиент-серверные программы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интер­фейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции или расширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересыл­ки факсов и др. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, MAPI и др.

Как правило, EDMS-системы имеют двух- или трехуровневую архитектуру, а их главное назначение - обеспечить целостность до­кументов и их четкую классификацию, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой систе­мы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспе­чивающего доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкрет­ным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.

Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов (рис. 9.1). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество

192

г^авгГэ Электронный документооборот и управление контентом

уровней вложения при хранении документов не ограничено - один и тот же документ может входить в несколько папок и полок за счет при­менения механизма ссылок.Любой документ в EDMS-системе харак­теризуется определенным набором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и др.). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атри­бутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.

Рис. 9.1. Хранение документов по папкам

Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединя­ют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов документов используются системы управления реляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MS SQL Server, обеспечивающие поиск документов по атрибутам, а для хранения непосредственно со­держимого документов - файл-серверы Windows, NetWare, UNIX или собственные хранилища.

Полнотекстовая индексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами.

Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы долж­ны обеспечивать и маршрутизацию документов (рис. 9.2). В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация докумен­тов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут

13 — 4-1529

193

Автономные системы автоматизации предприятия

ЧАСТЬЇЇ

прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.

Рис. 9.2. Каждый документ перемещается от сотрудника к сотруднику по указанному маршруту

В EDMS-системах реализованы надежные средства разграниче­ния полномочий и контроля за доступом к документам (рис. 9.3). Если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в до­кумент, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирова­ния. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.

Достоинством EDMS-систем является реализованная в них воз­можность автоматического отслеживания версий документов (поль­зователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмо­тра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операци­онными Windows, UNIX и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.

194

Проблемы выбора и внедрения

Постепенно компании приходят к необходимости выбора систе­мы документооборота. И вот именно на этом этапе нужно тщательно подойти к вопросу выбора. На сегодняшний день существует множе­ство EDMS-систем, наиболее распространенные из которых пред­ставлены в табл. 9.1. Скорее всего, нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степени соответствуют отечествен­ной бизнес-практике. Второй важный момент - возможность развития системы через ее масштабируемость и поддержку со стороны раз­работчика.

Большинству отечественных предприятий впервые придется вне­дрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлением наших людей. Объяснение достаточно тривиально. Наши люди не хотят развиваться, переучиваться, менять свой стиль работы и ментальность. Кроме того, они бояться быть уличенными в лени и некомпетентности. Ведь правильно оформленный документ практически невозможно скрыть или придержать для исполнения. «Неразобранные» электронные документы всегда будут перед гла­зами вышестоящего начальника, наблюдающего за действиями со­трудников на расстоянии даже не выходя из своего кабинета. Эти преобразования вряд ли многим придутся по душе. И, тем не менее, идти вперед не просто надо, а жизненно необходимо. А чтобы быть в курсе всех событий, связанных с электронным документооборотом, посещайте, например, популярный Web-ресурс (http ://www.docflow-jy), который посвящен этой тематике.

із*

195

Автономные системы автоматизации предприятия __[рАСТьТ

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ ___^

Бумажных документов не уменьшается!

Внедрение электронного документооборота обычно не сокращав использование бумаги в организации, а даже увеличивает. Во-пеи- вых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, поэтому общее количество «рождае­мых» организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силу привычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не только за компьютером. Объясняется это тем, что с бумаж­ным документом работать более «эргономично». В-третьих, карман­ные компьютеры из-за маленького экрана не вполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрия принтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.

Управление контентом

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслежи­вания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повтор­ного использования и компиляции. Потенциально доступность инфор­мации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможность анализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ЕСМ), а реализующие ее системы - Content Management Systems (CMS).

На русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят как «управление корпоративным содержанием», хотя есть и другие предложения перевода, например, «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией».

ИТ-менеджеры, опрошенные Gartner, по приоритетности в 2003 году поставили ЕСМ на второе место - вслед за безопасностью. От­куда такой неожиданный рост интереса к этой концепции?

Так как на предприятиях накопилось огромное количество элек­тронных документов, то для работы с ними нужна взаимосвязанная система. Каждый сотрудник предприятия хранит свои документы в виде файлов и электронной почты. При этом вся бизнес-логика со­держалась в головах людей, которые работают с документами. На­копленные массивы электронной информации являются ценнейши интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Кроме того, что их нужно сохранять, они должны быть легко доступны.

200

Электронный документооборот и управление контентом faaBajJ_ •-

Чем же «документ» отличается от «контента»? Чаще всего до-мент создается в формате некоторого офисного приложения, на-пимер MS Word. После его утверждения, он, например, публикуется а сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF-формат для даль­нейшего распространения. Для потребителя информации это один и тот же документ (его суть и смыл одни и те же), а для классической системы управления документами - три разных. Таким образом, по­является новое качество: «информация-контент» отделяется от «доку­мента-формы». Пока дискуссия о приоритете содержания (контента) над формой (документом) носит акддемический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» - практически одно и то же. Это дает все основания, что основой ЕСМ является система управления документами, но только основа...

На сам же деле, концепция ЕСМ - это результат конвергенции систем управления документами и информацией на Web-сайтах, средств автоматизации бизнес-процедур, коллективной работы и управления знаниями. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и воз­можности анализа информации.

Для анализа важны не только показатели в виде окончательных цифр (назовем это четкой информацией). Это могут быть, например, данные из отчетов о продажах, измеряемые в сотнях тысяч долларов. Гораздо интереснее использовать для нужд бизнеса и так называе­мую «размытую» (назовем ее нечеткой) информацию, которая нахо­дится в текстовых документах, электронных таблицах, на Web-страни-Цах, в сообщениях электронной почты.

Появление поставщиков средств управления контентом не за­ставило себя ждать. Это InterLeaf (www.interleaf.com, пакет BladeR-unner), Interwoven (www, inter woven .com, пакет TeamSite), NetObjects (wvwTietobiects.com. пакет Collage), Vignette Corp. (www.vignette.com, пакет StoryServer, Vignette V/7). Сюда следует отнести и продукты от IBM [Content Manager 8.0) и Microsoft CMS 2002. Эти пакеты предназна­чь' ^не Л^ля организации хранения и маршрутизации документов, а Аля подготовки Web-контента и организации доступа к нему. Для этого Редусмотрен обширный пользовательский инструментарий, в том еле текстовые редакторы и авторские Web-инструменты.

о 2002-2003 гг. российской компанией Xanadu Group было выпу­щено 3 продукта этого класса: MatrixWalks Basic, MatrixWalks Standard

201

Автономные системы автоматизации предприятия

Edition и MatrixWalks Enterprise Edition (www.matrixwalks.ru). С помощью этой системы компании могут интегрировать информационные пото­ки и бизнес-процессы как внутри собственной организации, так и на межкорпоративном уровне, управлять ими, направлять персонифи­цированную информацию пользователям, осуществлять постоянный мониторинг и оптимизировать передачу данных в онлайновом режи­ме. В качестве источников информации могут выступать ERP-, SCM-или CRM-системы, системы автоматизации продаж, новостные ленты дискуссионные форумы, базы данных и файловые системы. Встроен­ные средства описания бизнес-процессов позволяют пользователю самостоятельно проектировать и контролировать жизненный цикл документов. Технологически MatrixWalks представляет собой Web-ори­ентированную систему для работы через Web-браузер.

Заслуживает внимания еще одна российская система управле­ния контентом: «ContentRight» (www.contentright.ru). Главное ее предна­значение заключается в управлении информационным содержанием Web-служб различного уровня сложности. Основа системы - Web-ориентированная технология ArtPublishing.

202

срункипи бухгалтерских программ

Кто стоит в длинной очереди на прием к налоговому инспектору, кто переворачивает кипы хозяйственных документов, непрерывно от­слеживает постоянные изменения в отечественной законодательной базе, кто в «предбалансовую пору» работает без выходных? Бухгал­тер! Ни для кого не секрет, что сегодня бухгалтер в нашей стране -больше, чем бухгалтер.

В условиях переходной экономики бухгалтерский учет имеет первостепенное значение для предприятий всех форм собствен­ности и размеров. Бухгалтерский учет обеспечивает регистрацию, сохранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выпол­нением одних и тех же арифметических действий, подготовкой раз­нообразных отчетных и платежных документов и переносом чисел из одних документов в другие.

Чтобы преодолеть эту рутину, бухгалтеру нужен компьютер и соответствующее ПО. Программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение пред­приятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные систе­мы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сфор­мированными реквизитами предприятия. Именно с систем бухгалтер­ского учета в Украине началась автоматизация предприятий. Бухгалтерские системы должны уметь: безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

производить накопление итогов и исчисление процентов произ­вольной степени сложности;

203

Автономные системы автоматизации предприятия ЧАСТЬ II

• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бух­галтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользова­теля. В зависимости от особенностей учета на предприятии, БД могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соот­ветствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Краткое представление популярных бухгалтерских программ

ЮБухгалтерпя 7.7

ІС.Бухгалтерия (www.lc.ru) - это самая распространенная бух­галтерская программа (рис. 10.1). Она позволяет автоматизировать все разделы бухгалтерского учета: операции по банку и кассе, учет валютных операций основных средств, нематериальные активы, ма­териалы, учет товаров, услуг и производства продукции, расчеты по заработной плате, взаиморасчеты с организациями, дебиторами, кредиторами и подотчетными лицами, расчеты с бюджетом, другие разделы бухгалтерского учета. Также обеспечивает развитые сред­ства ведения учета: одновременная работа с несколькими планами счетов, многомерный и многоуровневый аналитический учет, много­уровневые планы счетов, количественный учет, многовалютный учет, учет по нескольким предприятиям, сложные проводки.

Эта программа предоставляет возможности ввода, хранения и печати любых первичных документов (платежных поручений и других банковских документов, счетов и счетов-фактур, складских докумен­тов и т. д.) В ней предусмотрен как ручной ввод бухгалтерских опера­ций, так и работа «от документа» с автоматическим формировани­ем проводок по различным разделам учета. Программа позволяет формировать и выводить на печать разнообразные отчеты за любой период, с расшифровкой (детализацией), по синтетическому и ана­литическому учету и другие. Кроме того, в поставку входит большое количество типовых форм бухгалтерской и налоговой отчетности, а также обеспечивается обмен данными с другим системами через файлы формата ТХТ или DBF и средств интеграции OLE, OLE Automa­tion и DDE.

204

Поставляется в двух выпусках:

• однопользовательском (версии Базовая и Стандартная);

• многопользовательском (ПРОФ) (простая сетевая версия и вер­сия SQL).

Базовая версия отличается невысокой ценой и простотой в использовании. В ней имеется возможность подключения и редак­тирования пользователем печатных форм первичных документов, а шаблоны печатных форм поставляются в виде отдельных файлов с расширением MXL и могут быть изменены пользователем с помощью встроенного редактора таблиц.

Стандартная версия в полном объеме поддерживает Типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерии 7.7, содержащую стандартный план счетов, набор справочников, документов и отчетов. Стандартная версия также полностью поддерживает конфигурацию, выпускаемую для автоматизации учета в бюджетных организациях и конфигурацию «Войсковая часть». По сравнению версией ПРОФ в Стандартной вер­сии имеются некоторые ограничения:

• может быть использован только один план счетов;

• количество субконто для каждого счета (т. е. количество разрезов аналитики по каждому счету) не может быть более 3;

205

часть м

Автономные системы авторизации предїїр^иТ

уровень иерархии элементов справочников не может превышать четыре;

• не поддерживаются «сложные проводки», то есть проводки, имею­щие один счет дебета и несколько счетов кредита или наоборот;

• не поддерживается «разделитель учета» - средство, позволяющее в одной информационной базе вести бухгалтерский учет по не­скольким предприятиям. Разумеется, существует возможность с помощью Стандартной версии вести учет по нескольким предпри­ятиям на одном компьютере в отдельных информационных базах. Существует две версии многопользовательской Бухгалтерии 7.7

Версии ПРОФ: обычная сетевая (нормально работает примерно при десяти активных пользователях) и версия для SQL. В сетевой версии и версии для SQL многопользовательский режим обеспечивается одно­временная работа нескольких пользователей с одной информацион­ной базой, автоматическое обновление информации на экране при изменении ее другими пользователями, мониторинг работы пользова­телей, защита от изменений редактируемых объектов.

ПнФо-Бухгалтер

В стандартную версию программы Инфо-Бухгалтер (www.ib.ru)входит около 260 бланков бухгалтерской отчетности, передача на магнитных носителях данных о начислениях сотрудникам и по персо­нифицированному учету в программу пенсионного фонда «Оазис», автоматическое формирование справок о доходах физических лиц за год и печать их на специальных бланках, предоставляемых налого­вой инспекцией.

Эту программу отличает удобство использования, максимальная автоматизация работы бухгалтера, полный набор отчетных документов, возможность ведения бухгалтерского учета нескольких предприятий с помощью одной программы, совместимость с наиболее популярны­ми складскими программами, легкость настройки на особенности бухгалтерского учета, непрерывное совершенствование программы. Программа Инфо-Бухгалтер позволяет формировать дерево счетов до девятого уровня в глубину. Для любого из субсчетов возможно ве­дение как суммового, так и количественно-суммового аналитического учета, а также использование как средней, так и фиксированной цены на единицу товара по этим субсчетам. В программе Инфо-Бух­галтер данные вводятся как непосредственно в журнал хозяйственных операций, так и путем заполнения первичных документов.

206