Організація носіїв аналітичної інформації
Управлінські інформаційні системи повинні відповідати такому принципу як "Документарность". Що розуміється під принципом документарности? У фінансовому обліку, як і будь-кому другом будь-яка зміна стану даних в базі даних повинна вироблятися на підставі документів. Тут під документом розуміється широкий круг дозвільних,. паперів, що підтверджують. Так в бухгалтерському обліку навіть існує термін "первинка", тобто кожна операція виконувана в обліку має аналог з реального світу первинного документу.
Застосування принципу документарности дає можливість в автоматизованій системі прослідкувати і проконтролювати отримання будь-яких результатів у зворотний бік, аж до первинних документів. Це дозволяє уникати внесення недостовірних даних, даних тих, що навмисно спотворюють облік, несанкціонованих змін.
Наприклад, на підприємстві в результаті процедур внутрішнього аудиту виявлена помилка і необхідно внести зміни в залишки рахунків. Виробити зміну залишків безпосередньо в базі "руками програмістів" можна. Але оскільки на підставі попередніх періодів обліку були сформовані документи як внутрішньої, так і зовнішньої звітності, а зараз ще додаються звітні документи, які готуються для власників підприємства і, які безпосередньо не беруть участь в оперативному управлінні підприємства, таке втручання рано чи пізно буде виявлено. Ще сумніші наслідки це матиме. якщо не буде документально підтверджена обгрунтованість внесення таких змін.
Управлінські інформаційні системи відповідають принципу документарности будуються таким чином. Оператори при введенні даних в середовищі АРМ завжди мають справу з електронними аналогами первинних документів. Кількість таких електронних документів відповідаю типу первинних документів. В цілях зменшення надмірності електронні документи можуть логічно групуватися, але в групі є додаткові характерні ознаки які потрібні для віднесення конкретного екземпляра електронного документу до первинного.
Оскільки в житті може мати місце поява нової форми первинного документу, управлінська інформаційна система повинна мати механізми для зміни існуючих і створення нових типів електронних документів.
Важливою особливістю управлінських інформаційних систем є персоніфікація оператора, що сформував документ системи, а також фіксація дати і часу його створення, модифікації. особливо слід зазначити питання видалення електронних документів з системи. Тут повинен виконуватися принцип, якщо первинний електронний документ "прив'язаний" хоч би до однієї господарської операції, то з системи він не може бути видалений. З системи можуть бути видалені тільки документи, які оператор ввів, але з якихось причин (помилка, розпорядження про відміну операції). він не проводився в систему, тобто не прив'язаний до залишків рахунків і майна.
Виходячи з принципу документарности управлінські інформаційні системи повинні мати ряд властивостей по відношенню до електронних первинних документів, які циркулюють в системі. Для того, щоб була можливість гнучко працювати і не ставити оператора в жорсткі рамки, часто дуже незручний з практичної точки зір, електронні документи повинні мати таку властивість як статус документу.
Статус документу визначає його стан відносно здійсненої обробки в системі. Можна розрізняти наступні статуси електронного документу : збережений, проведений оперативно, проведений остаточно.
Що кожен із статусів означає?
Збережений. Цей статус привласнюється електронним первинним документам. які оператор ввів в систему і більше з ними нічого не робив. При цьому статусі документ можна безперешкодно видалити з систем. Цей режим корисний, для оптимізації завантаження операторів роботою. Оператор може працювати не лише в темпі вступу документів, але знаючи характерні операції добового, тижневого, місячного графіка роботи підприємства завчасно готувати документи в системі. залишаючи їх в статусі "Збережений". При цьому оператор може це робити під час мінімальних потоків робіт. Надалі, при настанні моменту часу можливості подальшої обробки цього документу, він перевизначає статус цього документу і система автоматично виробляє необхідні процедури обробки.
Проведений оперативно. Цей статус означає, що документ потрапив в оперативні журнали. можна сформувати поточну звітність бухгалтера, але в бухгалтерський облік, тобто що впливає на величину залишків він ще не потрапив. Оператор може повернути документ в статус "Збережено" або продовжити його обробку і перевести в статус "Проведений остаточно". Цей режим дуже зручний коли аналітик обліку задається питанням: "А що, якщо"?. Тобто можна сформувати документ, провести оперативно, подивитися на отримані результати і, у разі незадовільної відповіді повернути стан системи в початковий стан.
Проведений остаточно. Цей статус означає, що документ пройшов усі стадії обробки і відбився в усіх регістрах обліку і об'єктах системи. Як правило документи повинні мати такий статус. Але в той же час оператор може відкотити документ з цього стану в стан "Проведений остаточно".