МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра технологии сложнейших отраслей промышленности

Зачетная работа

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

Студентка

ФФБД, 2-й курс, ЗФП-1 В.И. Жук

Проверил

канд. хим. наук,

доцент В.В. Паневчик

МИНСК 2013

Содержание

1 Статьи из журнала и книги
1.1 «Личное дело (досье)» Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие/ В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха/ под ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008.– 318с	3
1.2 «Внутренняя опись документов личного дела» А.Е.Рыбаков, «Отдел кадров», 2006 г., № 10, с. 52	3
1.3 «Оформление документов личного дела: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров» А.Е.Рыбаков, «Отдел кадров», 2004 г., № 7, с. 80	4
1.4 «Автобиография, копии документов, заявления, резюме» Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие/ В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха/ под ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008.– 318с.	6
2 Самостоятельная работа (7 вариант)
2.1 Студенческие документы	10
2.2 Распорядительные документы
2.2.1. Приказы по основной деятельности	11
2.2.2. Приказы по личному составу	13
2.3 Справочно-информационные документы	14
2.4 Документы, входящие в состав личного дела	15
2.5 Деловое письмо	17
2.6 Переписка с иностранным корреспондентом	18

Личное дело (досье) представляет собой совокупность до­кументов, содержащих наиболее полные сведения о работни­ке и его трудовой деятельности. Срок хранения личного де­ла — 75 лет.

Нормативно-правовым актом, устанавливающим единые требования к личным делам работников организаций Рес­публики Беларусь является Инструкция о порядке формиро­вания, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция), утвержденная Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 26 мар­та 2004 г. №2.

Инструкция устанавливает порядок формирования, веде­ния и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности, за исключением личных дел уча­щихся учреждений образования.

Согласно Инструкции личные дела заводятся на руководителей и специалистов, научных работников, государствен­ных служащих, а также других работников в случаях, опре­деленных законодательством Республики Беларусь.

В соответствии с Инструкцией формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на ее руководителя.

В технологии работы с личными делами можно выделить две основные операции: 1) формирование и ведение личного дела, включая составление и оформление документов;

2) учет, использование и хранение личного дела, включая подготов­ку личного дела уволенного работника к передаче в архив ор­ганизации.

В личном деле документы группируются в такой последо­вательности: внутренняя опись документов личного дела; личный листок по учету кадров; дополнение к личному лис­тку по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (рас­поряжения, решения, постановления) о приеме па работу (назначении на должность).

Внутренняя опись документов личного дела.

Внутренняя опись составляется по установленной форме для учета документов личного дела. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах, индексах, номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, датах включения документов в личное дело.

Инструкцией установлена форма внут­ренней описи документов личного дела, за­головочная часть которой имеет следующий вид.

№ п/п

Название и заголовок документа

Дата документа

Индекс документа

Номера листов дела

Дата включе­ния документа в личное дело

Примечание

Внутренняя опись включает семь граф.

В графе 1 указывается порядковый но­мер, под которым документ включен в лич­ное дело.

Согласно п. 6 Инструкции под первым номером в описи всегда будет указан лич­ный листок по учету кадров, под вторым — дополнение к личному листку по учету кад­ров и т.д.

В графе 2 указывается название и заголо­вок документа.

Название документа — это обозначение его вида, которое оформляется на самом до­кументе. Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, например, приказ, протокол, автобиография, аттестационный лист, дип­лом, аттестат и т.д.

В графе 3 внутренней описи указывается дата документа.

Датой документа, как правило, является дата его подписания, для утверждаемых до­кументов — дата утверждения. Датой прото­кола является дата проведения протоколи­руемого мероприятия (собрания, заседания, совещания), акта — актируемого события.

В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах установлено два способа: словесно-цифровой и цифровой.

В графе 4 указывается индекс документа.

Регистрационный индекс — это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при его создании или получении который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, a также другими поисковыми признаками.

В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело. Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело, например: «18.09.2006».

В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника. Например, в графе «Примечание» может отражаться изъятие до­кументов из личного дела, замена подлинни­ков документов копиями и др.

Личный листок по учету кадров.

Личный листок по учету кадров заполняется по уста­новленной форме и является основным документом личного дела, содержащим перечень вопросов о биографических дан­ных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с на­чала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Рассмотрим правила заполнения:

На все вопросы личного листка по учету кадров даются исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет», не допускается прочеркивание строк. Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть записано: «не имею».

Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже, например: Нежная Арина Петровна.

Число, месяц и год рождения (дата рож­дения) в личном листке оформляются цифро­вым способом: 05.08.1962.

Наряду с цифровым способом оформ­ления дат в документах допускается приме­нять словесно-цифровой: 5 августа 1962 г. Согласно требованиям нормативных право­вых актов Республики Беларусь словесно-цифровой способ применяется только:

■ при оформлении документов высших органов государственной власти и управления;

• финансовых документов;

• актов законодательства (дат издания/при­нятия актов, дат, содержащихся в их текстах).

Место рождения указывается в соответст­вии с административно-территориальным деле­нием на момент рождения, например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.

В строке «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Рос­сийская Федерация и т.п.

В строке «Образование» указывается уро­вень полученного работником образования в соответствии с Законом Республики Беларусь от 29 октября 1991 г. № 1202-ХИ «Об образова­нии в Республике Беларусь» (в редакции Зако­на от 19 марта 2002 г. № 95-3). Напомним, что ст. 7 этого Закона основное образование в Рес­публике Беларусь включает в себя 7 уровней:

• дошкольное;

• общее базовое;

• общее среднее;

• профессионально-техническое;

• среднее специальное;

• высшее;

• послевузовское.

В строке «Какими языками владеете» отражается знание языков (как государствен­ных, так и иностранных), а также уровень владения языками, например: белорусским, русским, английским — владею свободно, польским — читаю и могу объясняться.

В строке «Ученая степень, ученое зва­ние» указывается присвоенная степень или звание.

В строке «Какие имеете труды и изобре­тения» перечисляются опубликованные науч­ные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: список научных трудов (изобрете­ний) прилагается.

В строке «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются преды­дущая трудовая деятельность, а также пере­рывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различ­ные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности. Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книж­ки работника, а также иных документов, под­тверждающих периоды работы.

В строке «Семейное положение» указы­ваются данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (заму­жем), разведен (разведена), вдовец (вдова). После этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каж­дого члена семьи)

В графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес прожива­ния и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеи­вается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписыва­ется составителем с указанием даты заполне­ния. Изменения и дополнения в личный лис­ток по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в сведениях, произошед­шие в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образова­ния, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, предназначенный для отражения изменений в трудовой и личной жизни работника, происшедших после заполнения им личного листка по учету кадров.

Форма дополнения к личному листку, приве­денная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной формы соответствующего документа, вклю­ченной в УСОРД. Дополнение к личному лис­тку представлено в виде соединения таких форм представления унифицированного текс­та, как анкета (соответствующая информация отражена в коде этого документа по ОКУД — 050) и таблица.

Автобиография — документ, содержащий краткое изло­жение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Автобиография составляется ра­ботником собственноручно, разборчиво в произвольной фор­ме от первого лица без исправлений и помарок на листе бума­ги формата А4. В автобиографии обязательно указываются фамилия, имя, отчество (если изменялись, то указать прежние).

Полностью приводятся дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.), а также следующие сведе­ния:

• какое получено образование, какие учебные заведения, где и когда окончены, специальность по образованию;

• дан­ные о трудовой деятельности — периоды работы, места рабо­ты, должности, место работы в настоящее время, занимае­мая должность;

• информация об общественной работе, учас­тии в выборных органах;

• отношение к воинской службе и воинское звание, когда и в качестве кого работник проходил службу;

• наличие правительственных и других наград и по­ощрений;

• данные о семейном положении, совместно прожи­вающих родственниках.

Наименования организаций, уч­реждений, названия населенных пунктов, на которые ссыла­ется автор, приводятся в том виде, в каком они значились на момент события.

При составлении автобиографии особое внимание следует обратить на те вопросы, которые не нашли детального отра­жения в личном листке по учету кадров, например о причи­нах изменения места работы, профессии и т.д.

Автобиография подписывается составителем и датирует­ся. Автобиографии не заверяются подписями должностных лиц и печатями.

Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке. Согласно п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.) помещаются в личном деле работника вслед за автобиографией.  В зависимости от уровня (ступени) полученного образования Законом установлены следующие виды документов об образовании:

• общее базовое - свидетельство об общем базовом образовании;

• общее среднее - аттестат об общем среднем образовании;

• профессионально-техническое образование с получением общего среднего образования - диплом о профессионально-техническом образовании с присвоением соответствующей квалификации;

• профессионально-техническое образование без получения общего среднего образования - аттестат о профессионально-техническом образовании с присвоением соответствующей квалификации;

• среднее специальное образование - диплом о среднем специальном образовании с присвоением соответствующей квалификации;

• высшее образование - диплом о высшем образовании.

Заявления. Заявления о приеме , переводе, увольнении оформляются в соответствии с унифицированными формами, входящими в УСОРД. Обязательные реквизиты заявления: название вида доку­мента; дата; номер документа; адресат; инициалы и фами­лия заявителя; должность заявителя; подпись.

При приеме на работу заявитель обязан указать домаш­ний адрес и номер телефона.

Впервые в личное дело введен новый документ — справ­ка-объективка, которая составляется в случае направления в вышестоящие инстанции документов определенных кате­горий работников при назначении на должность, представ­лении к награждению и др. В ней указываются фамилия, имя, отчество, дата и место рождения работника, сведения о месте работы и занимаемой должности в настоящее время, гражданстве, образовании, специальности по образованию, владении иностранными языками, наградах, ученой степе­ни, работе в прошлом.

Справка-объективка подписывается руководителем организации, датируется и заверяется пе­чатью организации.

В ряде ситуаций администрация организации выдает сво­ему работнику характеристику — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Он оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке и имеет следую­щие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристи­ку; имя, отчество, фамилия характеризуемого работника; собственно текст, подписи, печать.

Резюме — документ, содержащий автобиографические сведения с целью привлечь внимание работодателя к претен­денту и обеспечить его приглашение на собеседование. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более 1—2 минут, поэтому оно должно быть кратким, правдивым и не превращаться в подобие романа. В документе также отража­ют данные о том, что претендент может предложить работо­дателю, чем может быть полезен организации, почему он яв­ляется наиболее подходящим кандидатом на замещение дан­ной вакансии.

Резюме пишется в свободной форме. В то же время реко­мендуется следующая универсальная структура данного документа:

1) заголовок (фамилия, имя, отчество);

2) основные личные данные (адрес, телефон, дата и место рождения, гражданство, семейное положение);

3) цель в поиске работы (из формулировки цели должно быть ясно, какую работу и па каких условиях может и хочет выполнять претендент);

4) опыт работы (дается в обратном хронологическом по­рядке с указанием дат, мест работы, должностей, основных функций и достижений);

5) образование (чем больше времени прошло после окон­чания учебы, тем меньше эта часть должна занимать в резю­ме; могут содержатся данные об оценках и наградах, тех изу­ченных дисциплинах, которые соответствуют цели претен­дента, участии в исследовательских и других работах, свя­занных с учебой)

6) дополнительная информация (рекомендуется вклю­чать сведения о степени владения иностранными языками, навыках работы на ПЭВМ, желательно с указанием приме­няемых программных средств, о наличии водительских прав и личных качествах);

7) дата составления резюме (для придания документу чет­кости и конкретности; желательно, чтобы предоставляемое резюме всегда имело «свежую» дату).

Резюме может также включать:

• сведения об общественной деятельности;

• упоминание о хобби, если оно имеет отношение к рабо­те и его можно считать серьезным личным достижением;

• сообщение о военной службе;

• указание о готовности к разъезду и смене места житель­ства;

• указание о готовности к работе с ненормированным ра­бочим днем;

• сведения о рекомендациях;

• цели карьеры;

• личные достоинства;

• увлечения, свидетельствующие о широте интересов.

Председателю первичной профсоюзной

организации студентов БГЭУ

Барейша М.Ф.

Студентки гр. ЗФП-1

Факультета финансов и банковского дела

Ивановой Марии Степановны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Иванова Мария Степановна, прошу предоставить мне путевку в санаторий-профилакторий «Чайка» с 01.07.14. по 14.07.14, в связи с плохим состоянием здоровья.

25.11.2013 (подпись)

ТАВАРЫСТВА ОБЩЕСТВО

З АБМЕЖАВАНАЙ С ОГРАНИЧЕННОЙ

АДКАЗНАСЦЮ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

"Рост" "Рост"

(ТАА"Рост") (ООО"Рост")

ЗАГАД ПРИКАЗ

06.12.2013 №57-к

г.МIНСК г.МИНСК

Об освоении заказа на изделие Дюна-03-11

С целью освоения заказа на изделие Дюна-03-11 и расширения продаж,

ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

1.1.Заместителю директора по качеству Козловскому М.П. обеспечить организацию работ всех служб предприятия по освоению и внедрению в массовое производство изделия Дюна-03-11 в соответствии с графиком работ; передать исходную информацию в цех №3;получить от заказчика заключение по результатам изготовления опытной партии изделия Дюна-03-11.

1.2.Техническому директору Минеральному Ф.С. выпустить комплект технологической документации на изделие Дюна-03-11 на базе технической сертификации, разработанной для опытной партии изделия Дюна-03-11.

1.3.Начальнику цеха № 3 Шестакович Г.Д. оформить Решение о порядке изготовления и отгрузки опытных изделий и изделий массового производства Дюна-03-11; обеспечить изготовление 10 опытных изделий Дюна-03-11 в установленные сроки; обеспечить массовое производство изделий Дюна-03-11.

1.4.Главному бухгалтеру Галыгиной Н.С. утвердить цену и присвоить номенклатурный номер на изделие Дюна-03-11(в соответствии со служебной запиской №05-19).

1.5.Начальнику отдела снабжения Михайлову Н.Н. обеспечить поставку материалов и комплектующих изделий в необходимом количестве для массового производства изделия Дюна-03-11.

2. Ознакомить с данным приказом работников.

3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заместителя генерального директора Лужанкова К.В.

Генеральный директор (подпись) С.Н. Грач

Юрисконсульт (подпись) Е.И. Жуков 06.12.2013

С приказом ознакомлены: (подпись) К.В. Лужанков 06.12.2013 (подпись) М.П. Козловский 06.12.2013

(подпись) Ф.С. Минеральный

06.12.2013

(подпись) Г.Д. Шестакович

06.12.2013

(подпись) Н.С. Галыгина

06.12.2013

(подпись) Н.Н. Михайлов

06.12.2013

В дело 06-03 (подпись) 06.12.2013

РЕСПУБЛИКАНСКОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

«ЛЕГМАШ»

ПРИКАЗ

01.12.2013 № 128

г.Минск

По личному составу

1. ПРИНЯТЬ СТРЕЛАВНИКОВА П.Л. кладовщиком на склад готовой продукции 01.12.2013 с окладом согласно штатному расписанию с полной материальной ответственностью.

Основание: 1.Трудовой договор от 01.12.2013 №114(ст.405-406 ТК); 2. Заявление Стрелавникова П.Л.

2. ПЕРЕВЕСТИ ТЕМОШЕНКО С.А., мастера ремонтного цеха, на должность мастера инструментального цеха с 01.12.2013 с окладом 2500000 руб. в месяц.

Основание: 1. Трудовой договор от 01.12.2013 №115; 2. Заявление Темошенко С.А. о согласии (ст.30 ТК).

3. ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ ЮШКЕВИЧУ К.В., экономисту отдела кадров, и начислить премию за своевременное составление расходного плана.

Основание: 1. Докладная начальника отдела Роста П.П.(применение мер поощрения – ст. 193 ТК).

Директор (подпись) В.Н. Половой

Начальник отдела кадров (подпись) Н.Н. Жук

С приказом ознакомлены: (подпись) П.Л.Стрелавников

01.12.2013

(подпись) С.А.Темошенко

01.12.2013

(подпись) К.В.Юшкевич

01.12.2013

Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«Машиностроительный завод» Директор

АКТ В.П. Соколовский

25.11.2013 №240 (подпись)

г. Могилев 25.11.2013

О приеме продукции по качеству

Составлен комиссией:

Председатель комиссии – заместитель генерального директора П.П. Иванов

Члены комиссии:

1.Заместитель начальника управления внешнеэкономических связей по импорту и логистике М.В. Олейникова

2. Главный инженер М.И. Лосицкий

В соответствии с договором поставки № 481 от 07.11.2013 груз прибыл на станцию назначения в вагонах за поправленными пломбами станции отправления. При вскрытии в присутствии представителя незаинтересованной организации оказалось, что 8 шлифовальных кругов обколоты, так как лежали около стены вагона, были недостаточно пересыпаны опилками. Комиссия признала виновным поставщика и считает необходимым заменить поставленную продукцию.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для Поставщика и Покупателя.

Председатель комиссии (подпись) П.П. Иванов

Члены комиссии (подпись) М.В. Олейникова

Главный инженер (подпись) М.И. Лосицкий