5.4Работа с таблицей как с базой данных

Вэтом разделе вы научитесь:

sсортировать данные таблицы, рассматриваемой как база данных;

sработать с базой данных на основе формы;

sфильтровать данные базы по различным критериям;

sподводить частные и общие итоги по полям базы данных;

sсоздавать сводные таблицы для анализа информации базы данных;

sиспользовать базу данных для создания писем с целью их рассылки.

&Табличный процессор Excel позволяет работать с таблицей как с базой данных. Базы данных предназначены для хранения больших объемов структу-

рированной информации и выполнения с ней операций:

·ввода, просмотра и редактирования;

·сортировки и фильтрации;

·подведения итогов с использованием статистических функций;

·создания сводных таблиц для анализа данных.

База данных (список) в Excel – это специально организованная таблица.

Ее строки называются записями, а столбцы – полями. В этой таблице первая строка должна содержать имена полей. Между ней и последующими строками не должно быть пустых строк.

Работу с базой данных(БД) предоставляет пункт меню Данные. Перед обращением к нему необходимо выделить одну из ячеек диапазона, занимаемо-

го таблицей с базой данных.

5.4.1 Создание базы данных

Задание 1. Создать базу данных Продажи за 1-й квартал (рис. 5.33).

57

менно по трем полям, а также установки параметров сортировки.

Если записи имеют одинаковые значения по нескольким полям, выбирает-

ся несколько полей (до трех) для сортировки в соответствующих раскрываю-

щихся списках: Сортировать по, Затем по и В последнюю очередь, по (рис. 5.34). В этом случае база данных сортируется по первому полю. Затем записи,

имеющие одинаковые значения первого поля, сортируются по второму полю. И

наконец, записи, имеющие одинаковые значения первых двух полей, сортиру-

ются по третьему полю

Рис. 5.34 Окно Сортировка диапазона

Задание 2. Выполнить сортировку записей БД в алфавитном порядке значений поля Менеджер, а записи о каждом менеджере – в алфавитном порядке значе-

ний поля Товар.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Выделите любую ячейку поляМенеджер и выберите командуДанные/

Сортировка. В открывшемся окне (рис. 5.32) задайте требуемую сортировку:

- в группе Сортировать по оставьте заданное по умолчанию поле

Менеджер и переключатель в положении по возрастанию;

- в группе Затем по выберите из раскрывающегося списка полеТовар и

оставьте переключатель в положении по возрастанию;

59

- оставьте переключатель Идентифицировать диапазон данных пов

положении подписям (первая строка диапазона). Нажмите [ОК].

· Проанализируйте результат сортировки.

5.4.3 Работа с базой данных на основе формы

& Форма – это шаблон на экране, позволяющий работу с БД. В форме отображаются названия и значения полей текущей записи. В ней можно:

·просматривать записи;

·перемещаться по полям записи и редактировать их значения;

·добавлять записи в БД;

·удалять записи из БД;

·выбирать записи из БД по условию. В условиях для числовых полей можно использовать знаки операций сравнения: = (равно), < (меньше), > (больше), <=

(меньше или равно), >= (больше или равно), <> (неравно). В условиях для текстовых полей можно использовать шаблоны с символами* (любая последовательность символов) и ? (любой один символ). Если условия задаются в нескольких полях записи, то они объединяются логическим «И».

Задание 3. Используя форму, выполнить следующие операции с БД: 1) добавить в БД новую запись:

½Зенько О.Н. ½ноутбуки½ март½17000½

2)выбрать из БД запись о продажах менеджером Мороз А.И. дисков в январе и удалить ее;

3)выбрать из БД записи о продажах с суммой, больше или равной 500 тыс. р.;

4)выбрать из БД записи о менеджерах, фамилии которых начинаются с буквы

«М».

60

которой отображена первая запись БД, вида, как на рис. 5.35:

Рис. 5.35 Вид формы для работы с БД

· Нажмите в форме [Добавить] и введите значения полей добавляемой записи,

указанные в задании. Закройте форму кнопкой [Закрыть]. Обратите внимание

на появление новой записи в БД.

· Откройте форму, как это вы делали выше. Для поиска в БД нужной записи нажмите [Критерии]. Затем задайте условие отбора записи: в поле Менеджер

наберите значение Мороз А.И., в поле Товар – диски, в поле Месяц – январь.

Для просмотра отобранной записи нажмите в форме [Далее].

· Для удаления найденной записи нажмите в форме[Удалить]. В появившемся

записей – в поле Сумма, тыс.р. наберите >=500, а затем просматривайте ото-

бранные записи, нажимая [Далее]. По завершении просмотра закройте форму.

· Откройте форму и нажмите в ней[Критерии]. В поле Менеджер наберите букву М, а затем просматривайте отобранные записи, нажимая [Далее]. По завершении просмотра закройте форму.

61

5.4.4 Использование автофильтра

& Автофильтр позволяет выбрать из БД и отобразить на экране для про-

смотра только те записи, которые отвечают заданным критериям. Он выполня-

ется по команде Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате к имени каждого поля добавляется кнопка списка, например, . Раскрыв список у поля, можно задать условия фильтрации:

·первые 10 – для отбора n наибольших или наименьших значений;

·по условию – для отбора по операции сравнения и логическим операциям «И»

Задание 4. Используя автофильтр, выберите записи БД:

1)о продажах флэшек;

2)о продажах ноутбуков менеджером Мороз А.И.;

3)по условию:

1000 < Cумма, тыс. р. < 15000

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Задайте автофильтр. Для этого сделайте активной любую ячейку БД и выберите команду Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате справа от имен полей БД появятся кнопки раскрытия списка.

·Выберите записи БД о продажах флэшек. Для этого раскройте список для поля Товар и выберите в нем значениефлэшки. Проанализируйте результат

62

·Выберите записи БД по условию:

-раскройте список для поля Сумма, тыс. р. и выберите Условие.

-в появившемся окнеПользовательский автофильтр сформируйте условие отбора записей, как это показано на рис. 5.36 и нажмите [ОК].

Рис. 5.36 Задание условия отбора записей в окне Пользовательский автофильтр

· Проанализируйте результат автофильтра и отмените результат фильтрации.

5.4.5 Использование расширенного фильтра

& Расширенный фильтр позволяет задавать для поиска данных в БД бо-

лее сложные критерии, чем в автофильтрах.

Примеры условий отбора в расширенном фильтре:

· несколько условий для одного поля:

Менеджер Записи о менеджере Мороз А.И. или Брель Л.В.

Мороз А.И.

Брель Л.В.

· одно условие для нескольких полей (условия связаны по функции «И»):

63

· разные условия для разных полей:

· один из двух наборов условий для двух полей:

· более двух наборов условий для одного поля:

В качестве условия отбора можно использовать и значение, являющееся результатом расчета по формуле.

Расширенный фильтр выполняется с помощью команды Данные/ Фильтр/

Расширенный фильтр. При его создании задается:

·диапазон ячеек, занимаемый БД, в котором будет осуществляться поиск;

·диапазон области критериев поиска, которая должна быть предварительно сформирована пользователем на рабочем листе;

·диапазон результатов поиска (область результатов).

Данные области могут быть расположены на одном листе книги, на разных листах книги, в разных книгах.

Задание 5. Используя расширенный фильтр, выберите записи БД о менедже-

рах, у которых фамилии начинаются с буквы «Б» и были продажи товара в фев-

рале.

64

листе диапазон А1:D15 и нажмите кнопку [Развернуть] в окне Расши-

ренный фильтр-Исходный диапазон для возврата к исходному окну;

- в поле Диапазон условий укажите диапазон ячеек с условиями отбора

(F1:G2), выделив его мышью на листе;

- в поле Поместить результат в диапазон укажите диапазон ячеек для размещения результата фильтрации. Для этого выделите мышью на листе ячейки первой строки диапазона результатов и несколько строк под ними,

например, А17:D27, предположительно достаточных для отображения ре-

зультата фильтрации;

·поставьте флажок Только уникальные записи и нажмите [ОК].

·Проанализируйте результат расширенного фильтра.

·Переименуйте Лист1, дав ему имя Фильтр.

5.4.6 Получение частных и общих итогов

& Часто в таблицах требуется подводить промежуточные(частные) и об-

щие итоги с помощью различных операций. Для этого используется команда

Данные/Итоги. В результате ее выполнения в таблицу вставляются итоговые строки.

До выполнения данной команды необходимо таблицу представить как БД и рассортировать ее по полю, при изменении значения которого надо подвести итоги. Затем следует указать:

·поле группировки данных – поле, по которому были рассортированы записи;

·операцию для подведения итогов;

·поля, по которым подводятся итоги.

Задание 6. Определить, на какую сумму продал товаров каждый менеджер

(подвести частные итоги) и на какую сумму продали товаров все менеджеры

(подвести общий итог).

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Скопируйте БД с листа Фильтр на Лист2 так, чтобы имя поля Менеджер

66

находилось в ячейке А1. Переименуйте Лист2, дав ему имя Итоги.

· Выполните сортировку записей БД наИтоги в алфавитном порядке значе-

ний поля Менеджер.

· Позиционируйте курсор на любую ячейку БД и выберите командуДан-

ные/Итоги. В открывшемся окне (рис. 5.38) оставьте без изменения установки

Excel по умолчанию, так как необходимо подводить итоги при каждом измене-

нии значения поля Менеджер – суммировать значения поля Сумма, тыс. р.

Нажмите [ОК].

Рис. 5.38 Окно Промежуточные итоги

·Проанализируйте полученный результат.

·Отобразите итоги в различных представлениях, используя панель управления итогами слева.

5.4.7 Создание сводной таблицы

& Сводная таблица (СТ) – это интерактивный отчет, в котором могут интегрироваться и анализироваться данные из источников: текущей БД; внеш-

ней БД; нескольких диапазонов; другой СТ.

С помощью СТ можно анализировать данные в различных разрезах, не создавая каждый раз новый отчет. В этом и заключается достоинство СТ. В СТ можно показывать данные, скрывая детали или, наоборот, со всеми подробно-

67

стями.

СТ состоит из четырех областей:

· строка – в ней отображаются значения поля, используемого в качестве заго-

ловков строк СТ;

· столбец – в ней отображаются значения поля, используемого в качестве за-

головков столбцов СТ;

·данные – в ней отображаются итоговые значения как результат выполнения нужной операции;

·страница – позволяет применить фильтр к данным СТ.

СТ на основе текущей БД создается с помощью командыДанные/ Свод-

ная таблица. В результате загружается Мастер сводных таблиц и диаграмм,

который за три шага приводит к созданию СТ.

Задание 7. Создать сводную таблицу, позволяющую проводить анализ продаж товаров менеджерами в различных разрезах.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Скопируйте БД с листа Фильтр на Лист3.

·На Листе3 позиционируйте курсор на любую ячейку БД и введите команду

Данные/ Сводная таблица.

· В открывшемся окне Мастер сводных таблиц и диаграмм (рис. 5.39) сфор-

мируйте сводную таблицу:

· на 1-м шаге работы Мастера в группеСоздать таблицу на основе данных,

находящихся оставьте переключатель в положениив списке или базе данных

Microsoft Office Excel; в группе Вид создаваемого отчета – в положении свод-

ная таблица и нажмите [Далее];

· на 2-м шаге работы Мастера Excel автоматически определит диапазон ячеек,

занимаемый БД, поэтому нажмите [Далее];

68

Рис. 5.39 Окна Мастера сводных таблиц и диаграмм – шаг 1 из 3

- на 3-м шаге работы Мастера нажмите[Макет]. В появившемся окне пе-

ретащите мышью (рис. 5.40):

Рис. 5.40 Окно Мастер сводных таблиц и диаграмм-макет

× кнопку [Менеджер] – в область Строка (значения поля Менеджер

будут заголовками строк сводной таблицы);

× кнопку [Товар] – в область Столбец (значения поля Товар будут за-

69

головками столбцов сводной таблицы);

× кнопку [Сумма, тыс.р.] – в область Данные (по умолчанию будут

суммироваться значения поля Сумма, тыс. р.);

Примечание. В области Данные можно выбрать другую операцию, выполняемую над значениями выбранного поля, открыв их перечень двойным щелчком мыши.

-кнопку [Месяц] – в область Страница (значения поля Месяц будут определять страницу сводной таблицы). Нажмите [ОК];

-оставьте переключатель в положении новый лист и нажмите [Готово].

На новом листе появятся: сводная таблица (рис. 5.41), список полей сводной таблицы, панель инструментов Сводные таблицы.

Рис. 5.41 Вид сводной таблицы

Задание 8. Пользуясь сводной таблицей, проанализировать суммы продаж:

1)в январе;

2)менеджером Мороз А.И. в январе;

3)дисков в 1-м квартале всеми менеджерами;

4)дисков и ноутбуков в феврале всеми менеджерами;

5)товара в 1-м квартале менеджером Брель Л.В.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора, указан-

ных в задании, и выбирайте требуемые значения.

Задание 9. Пользуясь сводной таблицей, проанализировать количество про-

даж:

1) товара в феврале всеми менеджерами;

70

2)дисков в январе всеми менеджерами;

3)товара менеджером Брель Л.В. в марте;

4)ноутбуков в 1-м квартале менеджером Бос Д.С.

5)флэшек менеджерами Мороз А.И. и Зенько О.Н. в 1-м квартале;

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Для анализа количества продаж в сводной таблице замените используемую статистическую операцию Сумма на Количество. Для этого сделайте активной любую ячейку области данных сводной таблицы и на панели инструментов

Сводные таблицы нажмите кнопку [Параметры поля]. В открывшемся окне

Вычисление поля сводной таблицывыберите операцию Количество и на-

жмите [ОК].

·Раскрывайте список у полей, задействованных в условиях отбора, указанных в задании, и выбирайте требуемые значения.

·Переименуйте лист со сводной таблицей, дав ему имя Свод.

·Сохраните книгу База данных.

5.4.8 Использование технологии слияния

& Часто офисным работникам требуется производить рассылку писем одинакового содержания многим адресатам. В этом случае можно информацию

об адресатах нужно поместить в таблицу БДExcel, а затем вставить ее в текст письма, подготовленный в текстовом процессоре Word, – и письма для рассыл-

ки готовы. Вставка информации об адресатах осуществляется в средеWord по технологии слияния командой Сервис/Письма и рассылки/Слияние.

Задание 10. В папке Excel создать документПисьма нижеприведенного со-

держания (рис. 5.42) для рассылки трем получателям:

Ильин Анатолий Петрович Лобач Дмитрий Николаевич Горгун Сергей Иванович

71

☼БелСофт

Уважаемый (ая) !

Сообщаем Вам, что 1 ноября 2011 г. в офисе компании состоится презентация новой версии автоматизированной бухгалтерской системы «Бухгалтерия -1С».

·Создайте рабочую книгу Получатели и сохраните ее в папке Excel.

·На Листе1 создайте таблицу БД (рис. 5.41):

Рис. 5.41 База данных Получатели

При этом имя поля Фамилия поместите в ячейку А1.

· Сохраните и закройте книгу Получатели.

· В Word создайте письмо, приведенное на рис 5.40, и сохраните его в доку-

менте с именемПисьма в папкеExcel. Символ логотипа компании( ☼ )

вставьте командой Вставка /Символ из шрифта Times New Roman. Можно вставить любой другой символ.

·В документе Письма установите курсор после слова Уважаемый (ая).

·С целью вставки в данную позицию значений полейФамилия, Имя, Отче-

ство созданной БД активизируйте Мастера слияния командой Сервис/Письма

и рассылки/Слияние. На экране в области задач откроется панель Слияние.

·Организуйте слияние, отвечая на запросы Мастера слияния:

-Этап 1 – выберите тип основного документа – письма и нажмите ссылку Далее;

72

- Этап 2 – выберите способ создания основного документа – Текущий до-

кумент и нажмите ссылку Далее;

- Этап 3 – выберите получателей –Использование списка и нажмите

ссылку Обзор;

-в окне Выбор источника данных выберите тип файловфайлы Excel(*.xls), выделите файл Получатели в папке и нажмите [Открыть];

-в окне Выделить таблицу нажмите [ОК], оставив выделенным Лист1$

(на нем находится таблица с информацией об адресатах);

- в окне Получатели слияния рассортируйте адресатов в алфавитном по-

рядке значений поля Фамилия, щелкнув по его заголовку, и оставьте за-

данных по умолчанию всех 3-х адресатов. Нажмите [ОК], закрывая окна, и

ссылку Далее;

- Этап 4 – в окне Создание письма щелкните по ссылке Другие элемен-

ты;

- в окне Добавление поля слияния оставьте переключатель в положении

Поля базы данных и при выделенном полеФамилия нажмите [Вставить].

Затем выделите Имя и нажмите [Вставить], выделите Отчество и на-

жмите [Вставить], а затем [Закрыть].

- в документе Письмо вставьте пробелы между словами Уважаемый(ая)

иполями «Фамилия», «Имя», «Отчество» и нажмите ссылку Далее;

-Этап 5 – просмотрите результат слияния(рис. 5.42). Нажмите ссылку Далее;

-Этап 6 – в окне Завершение слияния щелкните по ссылке Изменить часть писем;

-в окне Составные новые документы оставьте переключатель Объеди-

нить записи в положении Все и нажмите [ОК].

73

Рис. 5.42 Вид писем для рассылки

· Осуществите просмотр созданных писем на отдельных страницах, подготов-

ленных к печати, с помощью командыФайл/Предварительный просмотр.

Сохраните их файле Письма.

Задание 11. Представить преподавателю результаты работы в папкеExcel с

файлами База данных, Получатели, Письма.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Используя возможности сортировки, определить:

1)наилучшего менеджера в каждом месяце;

2)наилучшего менеджера по продаже каждого вида товара.

Задание 2. Используя форму БД отредактировать записи о менеджерах с -фа милиями, начинающимися с буквы «З», которые продавали диски, – в них за-

менить диски на калькуляторы.

Задание 3. Используя возможности автофильтра, показать продажу флэшек

или дисков.

74

Задание 4. С помощью расширенного фильтра отобрать записи:

1)о менеджерах, у которых были продажи на сумму или 350, или 500 тыс. р.;

2)о продажах в январе или о продажах на сумму более 2000 тыс. р.

Задание 5. Используя возможности подведения итогов, определить:

1)сумму продаж менеджерами каждого вида товара;

2)среднюю сумму продаж товара менеджерами в каждом месяце;

3)количество продаж каждым менеджером.

Задание 6. Создать сводную таблицу для анализа оплаты труда работников на основе базы данных нижеприведенной структуры. В БД ввести сведения о трех работниках, которым были произведены начисления(оклад, премия, надбавка за стаж, материальная помощь) в летний период года.

Ф.И.О. работника Вид начисления МесяцНачислено, тыс. р.

Задание 7. Создать наклейки на почтовые конверты для рассылки письма трем получателям по адресам:

Контрольные вопросы

1.Какой пункт меню Excel позволяет работать с таблицей как с базой данных?

2.Как называются столбцы и строки таблицы, представляющей собой базу данных?

3.Какую ячейку необходимо сделать активной, чтобы получить доступ к пунк-

ту меню Данные?

4.По скольким полям одновременно возможна сортировка записей базы дан-

ных?

75

5.Какие операции можно выполнять с базой данных, используя форму?

6.Как задается условие отбора записей при использовании автофильтра?

7.Какие диапазоны ячеек должен определить пользователь при создании рас-

ширенного фильтра?

8.Назовите операции, которые можно задавать при подведении частных и об-

щих итогов по полям БД?

9.Что должен указать пользователь при создании макета сводной таблицы?

10.Можно ли информацию об адресатах писем перед их созданием размещать

втаблице Excel как базе данных?

11.Какая команда Word используется для создания писем с целью их рассылки?

3.В таблице БД нижепредложенной структуры определить в качестве частных

итогов – количество открытых счетов всех типов по каждому филиалу и

общего итога – количество открытых счетов всех типов по всем филиалам банка. В БД предусмотреть информацию о4-х филиалах, в которых были открыты счета 3-х типов: карт-счета, текущие, депозитные.

Филиал банка Тип счета Количество открытых счетов за месяц

76

4.В таблице БД нижепредложенной структуры определить в качестве частных

итогов – минимальную прибыль магазина от продажи в каждом месяце и

общего итога – минимальную прибыль магазина от продажи за все месяцы.

6.В таблице БД нижепредложенной структуры выбрать сведения о работниках мужского пола заданного года рождения(имеющегося в БД), используя

расширенный фильтр. В БД предусмотреть информацию о работниках3-х

фирм мужского и женского пола.

77

78

79