5.2Использование встроенных функций

Вэтом разделе Вы освоите:

sалгоритм работы Мастера функций;

sвозможности использования встроенных функций различных категорий.

&Для использования функций в формулахExcel используют Мастер функций. Мастер функций предоставляет список всех функций, распределен-

ных по категориям, и позволяет в диалоговом режиме выбрать любую из них и задать ее аргументы.

Запускать Мастер функций можно следующими способами:

·командой меню Вставка/Функция;

·одноименной кнопкой ;

Рис. 5.10 Раскрывающийся список кнопки [Автосумма]

· набрать и на клавиатуре.

Запись функции включает имя функции(например, СУММ) и ее аргумен-

ты (ссылки на ячейки, число, текст, логические значения или пустой аргумент),

в круглых скобках. Между именем функции и списком аргументов не должно быть пробела. Ссылки должны быть введены только латинскими символами.

Работа с Мастером функций осуществляется по следующему алгоритму:

· позиционировать курсор в место вставки формулы;

34

·запустить Мастер функций;

·в окне Мастера функций из нужной категории выбрать функцию;

·в открывшемся окне Аргументы функции (рис 5.11) ввести аргументы;

Рис. 5.11 Окно Аргументы функции

· нажать [OK], завершая ввод функции.

Примечание. Под полями аргументов приводится краткое описание выбранной функции. Более детальное описание можно получить, нажав гиперссылку Справка по этой функции, которая находится в левом нижнем углу окна (см. рис.5.8).

В качестве аргументов могут применяться другие функции, которые мож-

но ввести вручную с клавиатуры или выбрать из раскрывающегося списка поля имен ячеек (см. рис.5.1).

Редактировать введенную функцию можно вручную в строке формул либо,

используя Мастер функций. Для этого необходимо сделать активной ячейку с формулой и вызвать Мастер функций одним из приведенных выше способов.

В Excel функции сгруппированы по категориям. Рассмотрим примеры ка-

ждой из них.

5.2.1 Финансовые функции

& Финансовые функции позволяют производить различные финансовые расчеты. Их использование дает возможность вычислять: величину амортиза-

35

ции актива, рассчитанную различными методами; сумму платежей процентов по инвестиции; проценты, выплаченные за определенный инвестиционный пе-

риод; внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств и др.

Рассмотрим функцию АПЛ(нач_стоимость;ост_стоимость; время_эксплу-

атации), возвращающую величину амортизации (падения стоимости) актива за один период, рассчитанную линейным методом, как разность между начальной и остаточной стоимостью актива, деленной на количество временных периодов его эксплуатации.

Задание 1. На основании данных таблицы на рис. 5.12 рассчитать амортиза-

цию оборудования за 1 год линейным методом, используя встроенную функ-

цию АПЛ.

Рис. 5.12 Таблица с исходными данными задания

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Создайте рабочую книгу Амортизация и сохраните ее в папке Excel.

·На листе 1 создайте таблицу, приведенную на рис.5.9.

·Рассчитайте амортизацию оборудования, с помощью функции АПЛ:

мул;

- в окне Мастер функций в списке Категория выберите Финансовые, в

списке Выберите функцию – АПЛ и нажмите [ОК].

- в окне Аргументы функции (рис. 5.13) введите аргументы:

Нач_стоимость – B3, Ост_стоимость – C3, Время_эксплуатации – D3 и

нажмите [ОК].

Примечание. Ссылки вводить только щелчком мыши по соответствующим ячейкам! Что-

36

бы окно Мастер функций не закрывало обзор таблицы, его можно сворачивать кнопками в строках аргументов.

Рис. 5.13 Аргументы функции АПЛ

·В ячейке E3 установите формат Числовой, число десятичных знаков – 2.

·Используя автозаполнение, скопируйте введенную в Е3 формулу в ячейки E4

и Е5 (рис. 5.14).

Рис. 5.14 Таблица с результатом выполнения задания

· Сохраните книгу Амортизация.

5.2.2 Функции даты и времени

& Функции даты и времени позволяют вносить в документы значения даты и времени в автоматическом режиме, преобразовать дату и время из дру-

гих форматов в число и др.

Рассмотрим использование безаргументной функциюСЕГОДНЯ, возвра-

щающую текущую дату.

Задание 2. Ввести дату создания документа на Лист1 книги Амортизация.

37

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·В ячейку А12 введите текст: Дата составления:.

·В ячейке В12 вызовите Мастер функций, в категории Дата и время выбери-

те функцию Сегодня и нажмите [ОК].

· В появившимся окне Аргументы функции нажмите [ОК].

5.2.3 Математические функции

& Математические функции служат для выполнения математических расчетов. Их использование позволяет: вычислять суммы различных выраже-

ний, осуществлять операции по округлению числа разными методами, выпол-

нять операции с матрицами, вычислять промежуточные итоги в списке или базе данных и др.

Рассмотрим использование функцииСУММЕСЛИ, которая суммирует содержимое ячеек, удовлетворяющих указанным критерием.

Задание 3. Используя данные таблицы Амортизация оборудования, вычис-

лить сумму остаточных стоимостей того оборудования, чья амортизация за год превышает 180 тыс. руб.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·В ячейку А14 введите и отформатируйте текст: Суммарная остаточная стоимость оборудования, чья амортизация >180 тыс. руб.:.

·В ячейке В14 вызовите Мастер функций, в категории Математические вы-

берите функцию СУММЕСЛИ и нажмите [ОК].

· В окне Аргументы функции введите аргументы: Диапазон – E3:E5; Кри-

терий – >180000; Диапазон_суммирования – С3:С5 (рис.5.15) и нажмите

[ОК].

· Для ячейки В14 установите формат Денежный.

38

Рис. 5.15 Аргументы функции СУММЕСЛИ

5.2.4 Статистические функции

& Статистические функции предназначены для выполнения статисти-

ческих операций. С их помощью можно вычислить статистические характери-

стики набора данных (среднее арифметическое значение, стандартное отклоне-

ние, дисперсию и др.); проверить статистические гипотезы и пр.

Рассмотрим использование функцииСЧЁТЕСЛИ, которая подсчитает число непустых ячеек, удовлетворяющих условию в форме числа, выражения или текста.

Задание 4. В таблице Амортизация оборудования подсчитать количество единиц оборудования, чья начальная стоимость больше2 млн. руб., используя функцию СЧЁТЕСЛИ.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· В ячейку А16 введите текст Начальная стоимость больше, в ячейку В16 –

2000000.

· В ячейке С16 вызовите Мастер функций, в категории выберите функцию

СЧЁТЕСЛИ и нажмите [ОК].

· В окне Аргументы функции введите аргументы: Диапазон – В3:В5, Кри-

терий – >2000000 (рис. 5.16) и нажмите [ОК].

39

форме функции ПРОСМОТР (рис. 5.17).

Рис. 5.17 Окно Мастер функций функции ПРОСМОТР

· В окне Аргументы функции введите аргументы: Искомое_значение – 2;

Просматриваемый_ вектор – А3:А5; Вектор_результатов – В3:В5 (рис.5.18)

и нажмите [ОК].

Рис. 5.18 Аргументы функции ПРОСМОТР

5.2.6 Функции категории Работа с базой данных

& Функции категории Работа с базой данных используются для анализа данных, содержащихся в базе данных (списке). С помощью этих функций мож-

но, например, подсчитать количество записей в базе данных; вычислить сумму значений, удовлетворяющих некоторому условию и др.

Примечание. Таблица, используемая в качестве базы данных, не должна содержать объединенных ячеек и пустых строк. В пределах столбцов должны быть данные одного типа.

Рассмотрим использование функции БСЧЁТ, которая подсчитает количе-

ство ячеек в столбце(поле) списка или базы данных(таблице, или её части с

41

шапкой), содержащих значения, удовлетворяющие заданным условиям. Если аргумент «поле» отсутствует, то функция БСЧЁТ подсчитывает количество строк в базе данных, отвечающих критериям.

Задание 6. В таблице Амортизация оборудования с помощью функции

БСЧЁТ подсчитать число единиц оборудования, чья амортизация за год пре-

вышает 180 тыс. руб., а время эксплуатации больше 2 лет.

Р е ко м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· Для задания критериев просмотра, скопируйте содержимое ячеек D2 и E2 и

вставьте его в свободные ячейки, например H2 и I2. В ячейки под ними H3 и I3

занесите условия как показано на рис. 5.19.

Рис. 5.19 Задание условий

·В ячейку А20 введите текст Амортизация за год >180 тыс. руб., ед. обор.

·В ячейке В20 вызовите Мастер функций, в категории Работа с базой данных

выберите функцию БСЧЁТ и нажмите [ОК].

· В окне Аргументы функции введите аргументы: База_данных – A2:E5;

Критерий – H2:I3 (рис. 5.20) и нажмите [ОК].

Рис. 5.20 Аргументы функции БСЧЕТ

42

5.2.7 Текстовые функции

& Текстовые функции предназначены для работы с текстовой информа-

цией. С их помощью можно определить длину, изменить регистр, вырезать нужную часть текстовой строки; объединить несколько строк в одну и др.

Рассмотрим использование функции СЦЕПИТЬ, которая объединяет не-

сколько (до 30) текстовых значений в одно. Аргументами этой функции могут быть текстовые строки, числа или ссылки ячейки.

Рис. 5.21 Аргументы функции СЦЕПИТЬ

· В окне Аргументы функции введите аргументы (рис. 5.21): Текст1 – A1,

Текст2 – пробел, Текст3 – составляет, Текст4 – пробел, Текст5 – Е3, Текст 6

– пробел, Текст 7 – рублей и нажмите [ОК].

Примечание. Вместо функции СЦЕПИТЬ для объединения текстовых значений можно использовать оператор &.

5.2.8 Логические функции

& Логические функции служат для выполнения стандартных логических

операций (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ) и ввода логических значений.

43

В рассмотренном ниже задании будут рассмотрены следующие логические

функции:

·ЕСЛИ – возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если – ЛОЖЬ;

·И – возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение

ИСТИНА и значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент – ЛОЖЬ.

Задание 8. Используя данные таблицы Амортизация оборудования принять решение о списании оборудования в том случае, если срок его эксплуатации превышает 3 года, а остаточная стоимость меньше 1,5 млн. руб.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· В ячейку F2 введите имя нового столбцаРешение о списании, да/нет, вы-

полните его обрамление, отрегулируйте ширину.

·В ячейке F3 вызовите Мастер функций, в категории Логические выберите функцию ЕСЛИ и нажмите [ОК].

·В окне Аргументы функции введите аргументы (рис. 5.22) и нажмите [ОК]:

-Лог_выражение – И(D3>3;С3<1500000)

-Значение_если_истина – да

-Значение_если_ложь – нет.

Рис. 5.22 Аргументы функции ЕСЛИ

44

· Скопируйте формулу из ячейкиF3в диапазон F4:F5 с использованием мар-

кера автозаполнения. Результат выполнения задания представлен на рис. 5.23.

Рис. 5.23 Таблица с результатом выполнения задания

5.2.9 Функции категории Проверка свойств и значений

& Функции категорииПроверка свойств и значенийиспользуют для проверки типа значения или ссылки; получения сведений о формате, местопо-

ложении или содержимом ячейки, наличии ошибок, определении их типа и др.

Рассмотрим использование функции ИНФОРМ. С ее помощью можно по-

лучить информацию о версии операционной системы, количестве свободной памяти, пути к текущему каталогу и др.

Задание 9. Получить информацию об объёме свободной памяти вашего ком-

пьютера, используя функцию ИНФОРМ.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·В ячейку А22 введите текст Объем свободной памяти в байтах.

·В ячейке В22 вызовите Мастер функций, в Проверка свойств и значений вы-

берите функцию ИНФОРМ и нажмите [ОК].

· В окне Аргументы функции введите аргументы: Тип_информации – дос-

тупнаяпамять и нажмите [ОК].

· Сохраните книгу Амортизация.

Задание 10. Представить преподавателю результаты работы в папкеExcel с

файлом Амортизация.

45

Задания для самостоятельной работы Задание 1. В таблице Амортизация оборудования выделить синим цветом остаточную стоимость меньше 1,5 млн. руб.

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

· В ячейке C5 выполните команду Формат/Условное форматирование и за-

дайте параметры, как показано на рис. 5.24 (для установки формата ячейки ис-

пользуйте кнопку [Формат]).

Рис. 5.24 Окно команды Условное форматирование

Результат выполнения команды приведен на рис. 5.25.

Рис. 5.25 Таблица с результатом выполнения задания 1

Задание 2. В таблице Амортизация оборудования закрасить красным цве-

том инвентарные номера оборудования с начальной стоимостью больше сред-

него значения.

Задание 3. Ввести в ячейках А5, В5 и С5 листа 2 книги Амортизация фами-

лию, имя и отчество работника соответственно(например, Иванов, Иван, Ва-

сильевич). В ячейке D5 получить эту же фамилию с инициалами(Например,

Иванов И.В.)

46

Р е к о м е н д а ц и и п о в ы п о л н е н и ю

·Перейдите на Лист2. Введите исходные данные в ячейки: в А5 – Иванов, в

В5 – Иван, в С5 – Васильевич.

·В ячейке D5 введите функцию СЦЕПИТЬ. При заполнении аргументов Текст3 и Текст5 используйте вложенные функцииЛЕВСИМВ(В5) и ЛЕВ-

СИМВ(С5) соответственно (рис 5.26).

Рис. 5.26 Аргументы функции СЦЕПИТЬ

Контрольные вопросы

1.Какие особенности синтаксиса функции можно выделить?

2.Назовите способы запуска Мастера функций в Excel.

3.Как можно перейти в таблице в режим отображения формул?

4.Назовите категории функций в Excel.

5.Какие типы данных могут быть использованы в аргументах функции?

6.Какие возможности предоставляет операция Условное форматирование? Как при её реализации могут быть применены встроенные функции?

Индивидуальные задания

1.Создать таблицу, приведенную на рис. 5.27, и заполнить в ней4 строки произвольными данными. В последнем столбце выполнить.

47

Сведения о реализации товара за январь

Рис. 5.27 Исходная таблица

2.Построить гистограмму, отображающую процент выполнения продавцами плана за январь.

3.Выполнить расчет в соответствии вариантом, заданным преподавателем из табл. 5.1.

Таблица 5.1

Задания для расчета

1В столбцах 3 и 4 вычислить итоговые суммы.

2Подсчитать число работников торгового предприятия.

3Рассчитать максимальную запланированную выручку.

4Рассчитать минимальную фактическую выручку.

5Проставить дату составления документа.

6Рассчитать минимальную запланированную выручку.

15ская выручка больше среднего значения и процент выполнения плана больше 100%.

48