СТБ № 6.38

Требования

Государственного стандарта Республики Беларусь

СТБ 6.38-2004

по делопроизводству

Введение

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В 1997 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон «О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях». Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы (далее — документы), относящиеся к Унифицирован­ной системе организационно-распорядительной документации,— поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформ­лению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Общая характеристика реквизитов документов

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

Рис.1 Схема расположения и размеры реквизитов.

При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:

1 — Государственный герб Республики Беларусь;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и дру­гих органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 — код документа по [3];

5 — наименование вышестоящей организации;

6 — наименование организации;

7 — наименование структурного подразделения;

8 — почтовый адрес отправителя;

9 — коммуникационные и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — регистрационный индекс;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания;

15 — гриф ограничения доступа;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — отметка об исполнителе;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входя­щих документов);

32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки ор­ганизационно-распорядительной документации и бланков, приме­няемых при их оформлении.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроиз­веденными на нем реквизитами, содержащими постоянную инфор­мацию, и местом, отведенным для переменной.

Организации независимо от формы собственности разрабаты­вают бланки, которые используются при подготовке организацион­но-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания доку­ментов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упро­щает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу докумен­та, для изготовления всех следующих страниц используют стандарт­ные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм). Выбор формата бланка при изго­товлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих даль­нейшее тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и ниж­нее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей блан­ка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо про­водить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответ­ствующие только документам данного вида. В СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного ва­рианта расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посе­редине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по гори­зонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе— каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе — начало и конец каждой строки реквизита центруются т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Каждая организация должна разрабатывать и применять ус­тановленные стандартом виды бланков организационно-распоряди­тельных документов — общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться такие распорядитель­ные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых лис­тах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

Допускается изготовление специальных бланков для кон­кретных видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год

На бланках конкретных видов документов используются все ре­квизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», ко­торый печатается прописными буквами без разрядки (пробелов меж­ду буквами) и в кавычки не заключается.

Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

(Эмблема)

Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Наименование вышестоящей организации

Найменне арганiзацыi Наименование организации

ЗАГАД ПРИКАЗ

_________№________

Месца складання або выдання Место составления или издания

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные орга­ны и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (да­лее — гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут раз­рабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным располо­жением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Угловой штамп содержит те же реквизиты, что и бланк документа.

Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей

арганiзацыi организации

Найменне арганiзацыi Наименование организации

Найменне структурнага Наименование структурного

падраздзялення подразделения

Паштовы адрас Почтовый адрес

Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные

Камерцыйныя даныя Коммерческие данные

________№___

На №____ ад ___

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной поли­графии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хра­нится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учет­ные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в орга­низации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используются ре­квизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) по­мещают на бланках документов и угловых штампах организаций в со­ответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Пре­зидента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядо­чении изготовления и использования бланков документов с изображе­нием Государственного герба Республики Беларусь».

Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 2).

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994г. «О политических партиях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-3 с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «Об обществен­ных объединениях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005г. №36-3 с изменениями и дополнениями политиче­ские партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмбле­му— условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юри­дических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февра­ля 1993 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. № 319-3 «О товарных знаках и знаках обслуживания».

Зарегистрированное согласно установленному порядку изобра­жение эмблемы (товарного знака) организации помещается на блан­ках организаций в соответствии с учредительными документами (ус­тавом, положением об организации).

Организации государственной формы собственности могут по­мещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наиме­нование организации». Организации негосударственной формы собственности при про­дольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) органи­зации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм.

При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой стро­ки реквизита «Наименование организации».

Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управ­ления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Об­щегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классифи­катору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентяб­ря 1995 г. № 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа про­ставляется только на унифицированных документах, названия форм ко­торых включены в ОКУД.

Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При на­личии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, долж­но соответствовать наименованию, установленному правовым актом (ус­тавом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Пример:

Министерство здравоохранения Республики Беларусь (Минздрав)

Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Авто­ром документа может быть структурное подразделение организации. На именование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом. Пример:

Витебский областной исполнительный комитет

Отдел по архивам и делопроизводству

Если документ подготавливается совместно двумя и более ор­ганизациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наимено­вания организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации). Пример:

Министерство финансов Министерство по налогам и сборам

Республики Беларусь Республики Беларусь

При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк.

Почтовый адрес отправителя (реквизит 8). На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помешают юридический или почтовый адрес — адрес фактического месторасполо­жения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее — Правила), утвержденными Постановлением Совета Мини­стров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.

Пример:

ул. Якуба Коласа, 15, 211400. г. Полоцк, Витебская обл.

Коммуникационные и коммерческие данные (реквизит 9) по­мещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: теле­графный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автома­тической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т. д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

Название вида документа (реквизит 10). Вид документа оп­ределяется его назначением и содержанием. Название вида докумен­та должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) — дата его принятия, для утверждаемого до­кумента (план, отчет, инструкция, положение) — дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или ут­верждающее документ непосредственно при подписании. При подго­товке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Регистрационный индекс (реквизит 12) создаваемых и полу­чаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемо­го классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д).

Если регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, то 4 — индекс структурного подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 — по­рядковый регистрационный номер письма.

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступаю­щие от других организаций и физических лиц документы, требую­щие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых све­дений о документе в регистрационные формы, присвоении докумен­ту соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного индекса свидетельст­вует о том, что он включен в информационный массив организации.

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего доку­мента (реквизит 13) включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Документы направляют в адрес организаций, их структурных под­разделений, конкретным должностным или физическим лицам. От точного написания адресата (реквизит 16) зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

При направлении документа в вышестоящие органы не допуска­ется его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это опре­делено поручением вышестоящего органа.

Если документ адресуется организации, то указывают ее наиме­нование в именительном падеже.

При направлении документа одного содержания в несколько одно­родных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример:

Республиканские органы государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однород­ных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.

Пример:

Руководителям республиканских органов государственного управления

На документах, направляемых в республиканские органы государст­венного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последую­щими адресатами не проставляется.

Если документ является ответом, первым адресатом следует ука­зывать автора инициативного письма независимо от значимости ос­тальных адресатов.

При направлении документа одного содержания более чем в че­тыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляет адреса, наименования орга­низаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе. Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.

Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юри­дического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчест­во — для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код;

название отделения почтовой связи; название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений).

При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат».

Пример:

Министерство юстиции

Республики Беларусь

ул. Коллекторная, 10

220084, г. Минск

При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Пример:

Ковалевой А. И.

д. Гриневичи, 5

223138, п/оКрайск

Логойский р-н

Минская обл.

Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор института

Подпись А. И. Новиков

23.06.2005

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наиме­нование должности лица, утвердившего документ, включается пол­ное наименование организации. Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Министр юстиции

Республики Беларусь

Подпись А. В. Ветров

25.06.2005

При утверждении документа несколькими должностными лица­ми грифы утверждения располагают на одном уровне. Пример:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ