Документ предоставлен КонсультантПлюс

"Главная книга.by", 2014, N 20

Расчеты с работниками по хозяйственным расходам

Е.Ю.ГУЗОВА,

специалист центра

бухгалтерской аналитики

ООО "ЮрСпектр"

Подписано в печать 10.10.2014

Работникам могут выдаваться денежные средства под отчет для приобретения товаров (работ, услуг) (далее - товары) в интересах организации. Рассмотрим, как следует отражать в бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами по хозяйственным расходам (далее - хознужды).

О размере базовой величины см.: системы семейства "КонсультантПлюс" / Справочная информация / Расчетные индикаторы и калькуляторы / Минимальная заработная плата. Базовая величина / Размер базовой величины в Республике Беларусь.

Выдача аванса на хознужды

Как правило, работники обеспечиваются авансом на хознужды путем выдачи им наличных денег или передачи банковских корпоративных карточек, полученных к счету организации. Выдача наличных осуществляется из кассы организации за счет денежных средств, полученных на эти цели с расчетного счета в обслуживающем банке по чеку или заявлению на получение наличных, либо за счет наличных денег, поступивших в кассу в рамках реализации товаров (работ, услуг) или возврата денег, ранее полученных со счета и выданных из кассы. С помощью корпоративных карточек работники могут снять со счета наличные деньги для расчетов за товары или произвести оплату в безналичном порядке <1>. Банк может отразить указанные операции по счету позже дня снятия (оплаты) <2>. Полагаем, что работник, которому выдана корпоративная карточка, считается обеспеченным авансом на хознужды в момент списания денег со счета. Документом, подтверждающим проведение операций по счету организации, к которому получена корпоративная карточка, и наличие остатка по нему, служит выписка по счету <3>.

Наличные деньги выдаются под отчет работникам при условии полного отчета по ранее выданным суммам <4>.

НА ЗАМЕТКУ

Денежные средства, полученные работниками под отчет на хознужды, должны использоваться по целевому назначению <5>.

Размер аванса, выдаваемого наличными деньгами, определяет руководитель организации (подразделения) или лицо, им уполномоченное (далее - руководитель организации), в пределах допустимого размера расчетов наличными деньгами между организациями: в общей сумме не более 100 базовых величин в день в целом по организации <6>.

Срок, на который выдаются наличные денежные средства, также определяет руководитель организации в пределах установленных законодательством сроков, включая день выдачи (снятия со счета с помощью корпоративной карточки) <7>:

- не более 3 рабочих дней - если расходы производятся в месте нахождения организации (подразделения);

- не более 10 рабочих дней - если расходы производятся вне места нахождения организации (подразделения);

- до 30 рабочих дней - если сумма авансов не превышает одну базовую величину в целом по организации (подразделению).

Наличные деньги выдаются подотчетным лицам на основании расходного кассового ордера (РКО). Если в один день имеется несколько получателей аванса на хознужды, то может быть оформлена платежная ведомость с приложением РКО на общую сумму <8>.

О порядке заполнения расходного кассового ордера см.: Коржовник И. Заполняем расходный кассовый ордер // Главная книга.by. 2014. N 9.

Руководитель организации должен определить порядок получения, распределения, учета и использования корпоративных карточек <9>.

Целесообразно разработать локальный нормативный правовой акт, регулирующий порядок расчетов с подотчетными лицами по хознуждам: выдачу и расходование аванса, использование корпоративных карточек, возврат неиспользованных средств.

Отметим, что аванс на хознужды может быть предварительно не выдан либо выдан в сумме меньшей, чем нужно. Допускается при необходимости использование личных денег работников для приобретения ими товаров в интересах организации в пределах законодательно установленного размера (не более 100 базовых величин в день в целом по организации) <10>. Возмещение работникам использованных личных денег осуществляется путем выдачи необходимой суммы из кассы организации или перечисления на счета работников (с их согласия), к которым имеются личные карточки (далее - перевод на личную карточку) <11>.

Для учета расчетов с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, а также по личным денежным суммам, израсходованным для приобретения товаров в интересах организации, применяется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" <12>.

Учет выдачи аванса

Ситуация 1. /Условие/ 2 сентября 2014 года работнику парикмахерской из кассы организации на основании РКО выдан аванс (600000 руб.) на срок два рабочих дня для приобретения за наличный расчет необходимых для работы инструментов. Выданные денежные средства ранее были получены на эти цели в банке по чеку. В соответствии с договором на расчетно-кассовое обслуживание комиссия банка за снятие денег с расчетного счета на хознужды - 2% от суммы (условно).

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

Содержание операций	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Поступили в кассу организации денежные средства	50	51	600000
Уплачена банку комиссия (600000 руб. x 2%)	76	51	12000
Выданы из кассы организации работнику денежные средства в подотчет	71	50	600000
Отражена в составе управленческих расходов комиссия банку <*>	26	76	12000

--------------------------------

<*> Учитывается при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)).

Ситуация 2. /Условие/ Работник вспомогательного производства для приобретения запчастей к автомобилю организации использовал корпоративную карточку. Ранее на счет, к которому получена корпоративная карточка, были перечислены с текущего расчетного счета 3000000 руб. С помощью карточки работник 1 сентября 2014 года снял со счета 600000 руб., 2 сентября в безналичном порядке оплатил запчасти стоимостью 1896000 руб.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

Содержание операций	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Переведены денежные средства с текущего расчетного счета на счет, к которому получена карточка	51-2 <*>	51-1 <*>	3000000
Сняты со счета наличные деньги с помощью карточки	71	51-2 <*>	600000
Оплачены товары в безналичном порядке с помощью карточки	71	51-2 <*>	1896000

--------------------------------

<*> Открыт субсчет.

Использование денежных средств на хознужды

Для подтверждения использования денежных средств на хознужды работники обязаны представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (далее - авансовый отчет) с приложением в качестве доказательства приобретения товаров следующих документов <13>:

- кассового чека (его копии, заверенной руководителем организации), содержащего номер, наименование организации, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи, наименование, количество и цену товара, сумму, идентификатор кассира. При отсутствии в кассовом чеке перечисленных сведений к нему нужно приложить товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров, с указанной информацией;

- квитанции о приеме наличных денежных средств <14>;

- других документов, удостоверяющих расходы по приобретению товаров в соответствии с законодательством.

В качестве подтверждения совершения операций при использовании корпоративной карточки работник прилагает к авансовому отчету кассовый чек и карт-чек (их копии, заверенные руководителем) либо подтвержденную банком выписку по счету <15>.

Авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию работником <16>:

- получившим наличные деньги, в том числе с использованием корпоративной карточки, - не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы;

- использовавшим корпоративную карточку, в том числе частично со снятием наличных для оплаты товаров, - не позднее 15 рабочих дней с даты проведения безналичной оплаты (исключая день оплаты).

Работники, которые израсходовали личные наличные деньги для приобретения товаров в интересах организации, для их возмещения представляют авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня приобретения товаров (исключая день приобретения) <17>.

Как правило, при реализации товаров по розничным ценам соответствующая сумма налога на добавленную стоимость включается в цены и в документах, выдаваемых при приобретении, не выделяется. Сумма НДС, выделенная по требованию покупателей в установленном порядке (указывается ставка и сумма НДС, заверенная печатью (штампом) продавца и подписью главного бухгалтера (уполномоченного лица)) в документах, представляемых продавцами товаров, принимается организациями к вычету в общеустановленном порядке <18>.

Товары, приобретенные работниками, следует отражать в бухучете в общеустановленном порядке на дату оформления авансового отчета <19>.

Возврат неиспользованного остатка аванса

Неиспользованные наличные деньги, полученные работниками под отчет на хознужды (в том числе с использованием корпоративной карточки), должны быть возвращены организации в срок, предусмотренный для представления авансового отчета (указанный выше). Работники возвращают остаток в кассу (впоследствии возможно использование этих средств для проведения текущих операций, в том числе для расчетов с подотчетными лицами на цели хознужд) или на расчетный счет организации <20>.

При осуществлении безналичных расчетов с использованием корпоративной карточки неизрасходованные суммы остаются на счете, к которому выдана данная карточка.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи имущества" в качестве недостачи денежных средств (далее - недостача). Сумма недостачи может быть удержана из зарплаты работников на основании распоряжения руководителя организации или перенесена в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" для последующего взыскания с них. Задолженность по недостаче, учтенная на счете 73, может быть погашена работниками путем внесения денег в кассу или на расчетный счет организации либо путем удержания из зарплаты (в добровольном порядке) <21>.

Отметим, что для погашения задолженности по недостаче наниматель вправе отдать распоряжение о ее удержании из зарплаты работника при условии, что он не оспаривает основание и размер удержания. При этом распоряжение может быть отдано не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата остатка аванса. Удержание производится с учетом ограничений, установленных трудовым законодательством <22>.

В случае если в установленные законодательством сроки работники не представили документы и отчеты о расходовании полученного в подотчет аванса, не сдали его неизрасходованные остатки, то такие денежные суммы признаются доходом работников для целей исчисления подоходного налога при условии, что в пределах 30 дней со дня истечения срока представления авансового отчета (возврата неиспользованного остатка аванса) (далее - 30-дневный период) руководитель организации не отдал распоряжения об удержании задолженности по ним. Указанные суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения 30-дневного периода.

Исчисленная сумма подоходного налога удерживается организацией за счет любых денежных выплат работникам <23>. В случае погашения работниками задолженности удержанная организацией сумма подоходного налога засчитывается в уплату предстоящих платежей этого налога либо возвращается работникам за счет общей суммы исчисленного налога или за счет собственных средств организации (с последующим возмещением этих расходов за счет общей суммы налога) <24>.

На основании решения руководителя организации сумма задолженности работника по недостаче, учтенная на счете 73, может быть списана в прочие расходы по текущей деятельности. Такие расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль <25>. Для работника эта сумма признается доходом, из нее исчисляются подоходный налог и страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах <26>.

Учет использования аванса и возврата его неизрасходованного остатка

Ситуация 3. /Условие/ Исходные данные ситуации 1.

3 сентября работник парикмахерской представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового и товарного чеков на сумму 540000 руб. (в том числе НДС 90000 руб.), подтверждающих приобретение инструментов, и вернул в кассу организации неиспользованный остаток аванса 60000 руб. (600000 - 540000), который был в этот же день сдан в банк.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

Содержание операций	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Приобретены инструменты (540000 - 90000)	10	71	450000
Отражен НДС	18	71	90000
Принят к вычету НДС	68	18	90000
Отражен возврат работником неиспользованного остатка аванса	50	71	60000
Сданы денежные средства в банк	51	50	60000

Ситуация 4. /Условие/ Исходные данные ситуации 2.

3 сентября работник вспомогательного производства представил в бухгалтерию авансовый отчет. В качестве документов, подтверждающих приобретение материалов, приложены квитанция о приеме наличных денежных средств на сумму 480000 руб., кассовый чек и карт-чек на сумму 1896000 руб. (в том числе НДС 316000 руб.).

В установленный срок (не позднее 23 сентября) работник не вернул неиспользованные наличные деньги - 120000 руб. (600000 - 480000). Руководитель организации в течение последующих 30 дней не отдал распоряжения об удержании задолженности из зарплаты работника. Сумма невозвращенного остатка аванса на основании решения руководителя (по согласованию с работником) списана в ноябре в прочие расходы по текущей деятельности. Зарплата работника, начисленная за ноябрь, - 6300000 руб.

Выплата зарплаты, уплата подоходного налога и страховых взносов не рассматриваются.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

Содержание операций	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Сентябрь
Учтены приобретенные запчасти за наличные деньги	10	71	480000
Учтены приобретенные запчасти за безналичный расчет (1896000 - 316000)	10	71	1580000
Отражен НДС	18	71	316000
Принят к вычету НДС	68	18	316000
Списан остаток аванса, не возвращенный работником в установленный срок	94	71	120000
Отнесена на работника сумма недостачи	73	94	120000
Ноябрь
Начислена зарплата работнику <*>	23	70	6300000
Отражена в составе прочих расходов по текущей деятельности сумма задолженности работника по невозвращенному остатку аванса <**>	90-10	73	120000
Удержан подоходный налог из зарплаты и невозвращенного остатка аванса (без учета налоговых вычетов) ((6300000 руб. + 120000 руб.) x 12%)	70	68-4	770400
Удержан страховой взнос в ФСЗН из зарплаты и невозвращенного остатка аванса ((6300000 руб. + 120000 руб.) x 1%)	70	69	64200
Начислены страховые взносы в ФСЗН на зарплату <*> (6300000 руб. x 34%)	23	69	2142000
Начислены страховые взносы в ФСЗН на невозвращенный остаток аванса <***> (120000 руб. x 34%)	90-10	69	40800
Начислены страховые взносы в Белгосстрах на зарплату <*> (6300000 руб. x 0,6% (условно))	23	76-2	37800
Начислены страховые взносы в Белгосстрах на невозвращенный остаток аванса <***> (120000 руб. x 0,6% (условно))	90-10	76-2	720

--------------------------------

<*> Учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 130 НК).

<**> Не учитывается при исчислении налога на прибыль (п. 1.26 ст. 131 НК).

<***> Учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 2.10 ст. 130 НК).

Учет использования личных денег работника и их возмещения

Ситуация 5. /Условие/ 9 сентября 2014 года работник в интересах организации оплатил услугу по переводу с чешского языка документа, необходимого для представления в инспекцию МНС, наличными деньгами за счет личных средств. В установленный срок (не позднее 12 сентября) работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением квитанции о приеме наличных денежных средств на сумму 120000 руб. (в том числе НДС 20000 руб.). Использованные в интересах организации деньги возмещены работнику путем перевода на личную карточку.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

Содержание операций	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Отражена услуга по переводу документа <*> (120000 - 20000)	26	71	100000
Отражен НДС	18	71	20000
Принят к вычету НДС	68	18	20000
Переведены на личную карточку работника денежные средства в счет возмещения	71	51	120000

--------------------------------

<*> Учитывается при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 130 НК).

--------------------------------

<1> ч. 3 п. 6, п. 21, ч. 1 и 2 п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 N 107 (далее - Инструкция N 107); п. 2 Инструкции по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утв. постановлением Правления Нацбанка от 08.04.2003 N 72; п. 18 и 25, ч. 1 п. 26 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утв. постановлением Правления Нацбанка от 18.01.2013 N 34 (далее - Инструкция N 34).

<2> ч. 4 п. 38 Инструкции N 34.

<3> ч. 5 п. 38 Инструкции N 34.

<4> ч. 2 п. 36 Инструкции N 107.

<5> ч. 1 п. 36 Инструкции N 107.

<6> ч. 4 п. 34, п. 69, ч. 1 п. 74, п. 75 Инструкции N 107.

<7> ч. 3 п. 34 Инструкции N 107.

<8> ч. 1 п. 27 Инструкции N 107; приложение 3 к постановлению Минфина от 29.03.2010 N 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций".

<9> п. 19 Инструкции N 34.

<10> ч. 1 п. 38, п. 69, абз. 4 п. 73, ч. 1 п. 74, п. 75 Инструкции N 107.

<11> п. 27 Инструкции N 34.

<12> ч. 1 и 2 п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 N 50 (далее - Инструкция N 50).

<13> абз. 2, 3 и 10 п. 37 Инструкции N 107; п. 8 Инструкции о порядке продажи товаров из розничной торговой сети юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, утв. постановлением Минторга от 08.06.2005 N 22.

<14> см.: приложение к постановлению Минторга от 23.08.2011 N 34.

<15> абз. 4 п. 37 Инструкции N 107; абз. 16 п. 2, ч. 5 п. 38 Инструкции N 34.

<16> ч. 1 и 2 п. 35 Инструкции N 107.

<17> ч. 2 п. 38 Инструкции N 107.

<18> п. 4 ст. 105, п. 5 ст. 107 НК.

<19> п. 31, 39 - 41 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 N 133; ч. 3 п. 23, ч. 2 п. 27, ч. 2 п. 28, ч. 9 п. 32 Инструкции N 50; абз. 4 п. 2 Инструкции по бухгалтерскому учету налога на добавленную стоимость, утв. постановлением Минфина от 30.06.2012 N 41.

<20> ч. 3 п. 6 Инструкции N 107.

<21> ч. 3 п. 56, ч. 9 п. 57 Инструкции N 50.

<22> подп. 1) ч. 2 ст. 107, ч. 1 ст. 108, ст. 109 Трудового кодекса Республики Беларусь.

<23> п. 3.2, ч. 2 п. 8 ст. 175 НК.

<24> ч. 1 и 3 п. 3 ст. 181 НК.

<25> абз. 20 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 N 102; п. 1.26 ст. 131 НК.

<26> п. 1.1 ст. 153, п. 1.11 ст. 154 НК; абз. 2 ст. 2 Закона от 29.02.1996 N 138-XIII "Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь"; п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", утв. постановлением Совмина от 10.10.2003 N 1297.

Copyright: (C) ООО "ЮрСпектр", 2014

Исключительные имущественные права на данный

авторский материал принадлежат ООО "ЮрСпектр"

Документ предоставлен КонсультантПлюс