Информатика. Методички. OpenOffice. Табличный редактор. Работа в ОО.Сalc

В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Экспорт в PDF (см. рис. 2.1) или в меню Файл выберите команду Экспорт (см. рис. 2.2).

В окне Экспорт перейдите в папку, в которой будет располагаться новый файл, при необходимости введите имя создаваемого файла, и нажмите кнопку Экспорт ( рис. 2.32).

Рис. 2.32. Экспорт файла в формат PDF

Экспорт в документ формата PDF можно произвести и в другом порядке. В меню Файл выберите команду Экспорт в PDF (см. рис. 2.2).

Во вкладках окна Параметры PDF ( рис. 2.33) настройте параметры создаваемого документа и нажмите кнопку Экспорт.

Рис. 2.33. Установка параметров экспорта В окне Экспорт (см. рис. 2.32) перейдите в папку, в которой будет

располагаться новый файл, при необходимости введите имя создаваемого файла, и нажмите кнопку Экспорт.

Закрытие файлов Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна

OpenOffice.org Calc. Можно также в меню Файл выбрать команду Закрыть

(см. рис. 2.2).

Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с OpenOffice.org в меню Файл следует выбрать команду Выход (см. рис. 2.2). Следует обратить внимание, что в этом случае будут закрыты все компоненты OpenOffice.org.

Если файл был изменен, но не сохранен, то при его закрытии появляется соответствующее предупреждение ( рис. 2.34).

Рис. 2.34. Закрытие файла с несохраненными изменениями Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми

внесенными на данный момент изменениями.

Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения изменений, внесенных в файл с момента последнего его сохранения.

Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.

Лекция 3. Работа с документом Структура документа

Документ OpenOffice.org Calc состоит из отдельных листов. Вновь создаваемый документ обычно содержит 3 листа. Листы можно добавлять в документ. Максимальное количество 256. Листы можно удалять. Минимальное количество листов в документе – один.

Листы в документе можно располагать в произвольном порядке. Можно копировать и перемещать листы, как в текущем документе, так и в другие документы и из других документов.

Каждый лист имеет имя. Имена листов в документе не могут повторяться.

Ярлыки листов расположены в нижней части окна OpenOffice.org Calc. Листы могут содержать таблицы, диаграммы, рисунки и другие объекты. Лист состоит из ячеек, объединенных в столбцы и строки.

Лист содержит 1024 столбца. Столбцы именуются буквами английского алфавита. Заголовок столбца содержит от одного до тр ех символов. Первый столбец имеет имя А, последний – AMJ.

Лист содержит 1048576 строк. Строки именуются арабскими цифрами. Каждая ячейка имеет адрес (ссылку), состоящий из заголовка столбца и

заголовка строки. Например, самая левая верхняя ячейка листа имеет адрес А1, а самая правая нижняя – AMJ1048576. Кроме того, ячейка (или диапазон ячеек)

может иметь имя.

Ячейка может содержать данные (текстовые, числовые, даты, время и т.п.) и формулы. Ячейка может иметь примечание (комментарий).

Просмотр документа Изменение режима просмотра листа

В OpenOffice.org Calc есть возможность выбрать режим отображения и просмотра листов документа. Для этого используют команды меню Вид и Окно, а также элементы строки состояния ( рис. 3.1).

Рис. 3.1. Инструменты для выбора режима отображения и просмотра документа

Выбрать режим просмотра листов можно в меню Вид ( рис. 3.1).

По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач OpenOffice.org Calc, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.

В режиме Разметка страницы ( рис. 3.2) в окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц.

Рис. 3.2. Отображение листа в режиме Страничный В меню Вид можно выбрать еще один режим просмотра – Во весь экран.

Этот режим обеспечивает скрытие большинства элементов экрана для увеличения видимой части документа ( рис. 3.3). При этом сохраняется ранее выбранный режим просмотра – Обычный или Разметка страницы.

Рис. 3.3. Отображение листа в режиме Во весь экран

Чтобы вернуться в исходный режим, следует нажать клавишу Esc или единственную кнопку панели инструментов Во весь экран (см. рис. 3.3).

Изменение масштаба отображения листа Изменить масштаб отображения листа можно перетаскиванием ползунка

линейки масштаба (см. рис. 3.1). Можно также пользоваться кнопкой со знаком

"+" (плюс) для увеличения масштаба или кнопкой со знаком "-" (минус) для уменьшения (см. рис. 3.1). Однократный щелчок по кнопке изменяет масштаб на 5%.

Можно установить произвольный масштаб с точность до 1% или подобрать наиболее удобный масштаб отображения документа.

Дважды щелкните мышью по числу, показывающему масштаб в строке состояния, или нажмите кнопку Масштаб в панели инструментов Стандартная, или в меню Вид выберите команду Масштаб (см. рис. 3.1).

В диалоговом окне Масштабирование и режимы просмотра ( рис.

3.4) выберите требуемые параметры.

Рис. 3.4. Настройка масштаба отображения документа Переключатель Оптимально используется для изменения размера

представления в соответствии с шириной или высотой выделенной области ячеек листа. При этом должно быть выделено не менее двух ячеек.

При установке переключателя По ширине и высоте на экране полностью отображается печатная страница таблицы листа, а при установке переключателя По ширине печатная страница отображается в полную ширину.

При установке переключателя По ширине страница отображается в полную ширину.

Переключатель 100 % обеспечивает отображение листа в соответствии с его действительными размерами.

Установив переключатель Произвольно можно в рядом расположенном счетчике указать любую допустимую величину масштаба. Минимальный масштаб отображения – 20 %, максимальный – 400 %.

Для выбора наиболее распространенных масштабов отображения можно щелкнуть правой кнопкой мыши по числу, показывающему масштаб в строке состояния (см. рис. 3.1) и выбрать необходимое значение в контекстном меню.

По умолчанию масштаб отображения изменяется одновременно для всех листов открытого документа. Для установки разных масштабов отображения для разных листов следует в меню Сервис выбрать команду Параметры и на странице OpenOffice.org Calc/Вид снять флажок Синхронизировать листы (

рис. 3.5).

Рис. 3.5. Установка независимых масштабов отображения листов Следует отметить, что изменение масштаба отображения листа никак не

сказывается на его параметрах и не влияет на печать. Одновременный просмотр различных частей листа Разделение листа

Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и/или по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из одной области большого листа в другую.

Наведите указатель мыши на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки ( рис. 3.6).

Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.

Рис. 3.6. Вешки разделения окна В процесс перетаскивания будет отображаться толстая черная линия,

показывающая, где произойдет разделение ( рис. 3.7).