3. Функциональные возможности программы microsoft outlook Назначение и функции программы

Программа Microsoft Outlook, входящая в состав офисного пакета MS Office, – это программа, предлагающая интегрированное решение по организации сообщений электронной почты, расписаний, задач, заметок, контактов и других данных и управлению ими. Реализованные в программе функции позволяют управлять взаимодействиями пользователей, объединенных в локальные вычислительные сети, организовывать деятельность пользователей, повышать эффективность совместной работы. По сути, она представляет собой электронный органайзер.

Microsoft Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

Система планирования дел и ведения переписки MS Outlook позволяет организовать:

• обмен электронными сообщениями, хранение и поиск нужных сообщений в специальных папках, вывод сообщений на печать;

• передачу файлов, созданных в других приложениях, и сопровождающих их пояснительных записок или сообщений;

• ведение электронного календаря, позволяющего планировать дела и представлять нужные данные в наиболее удобной форме — ежедневника, понедельного или помесячного планировщика;

• ведение личной адресной книги контактов, позволяющей хранить адреса, телефоны и иную информацию о лицах и организациях, с которыми приходится иметь дело;

• составление расписания встреч, совещаний и других событий;

• ведение журнала, в котором в хронологическом порядке автоматически фиксируются документы MS Office, с которыми осуществлялась работа, что позволяет отыскивать документы не по их местоположению на диске, их названию или содержанию, а просто по времени работы с документом;

• отслеживание происходящих событий и ведение дневника и др.

• создание заметок, которыми можно пользоваться примерно так же, как и обычной бумагой для заметок.

Версии программы на платформе Windows:

• Outlook 97;

• Outlook 98;

• Outlook 2000 (также известен как Outlook 9);

• Outlook 2002 (также известен как Outlook 10 или Outlook XP);

• Office Outlook 2003;

• Office Outlook 2007 (версии Windows ниже XP не поддерживаются;

• Office Outlook 2010.

Запуск программы и ее интерфейс

Для запуска программы выполните команды Главного менюПуск  Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Outlook 2003 или выполните двойной щелчок на ярлыке этой программы, расположенном на Рабочем столе.

Откроется главное окно программы (рис. 3.1). По умолчанию принято, что открывается страница «Outlook сегодня», на которой приводится обзор текущего дня. Здесь можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и число новых входящих сообщений. Нажатие кнопки Настройка «Outlook сегодня» приводит к открытию окна, где можно изменить вид этой страницы.

Окно программы включает стандартные для Microsoft Office элементы интерфейса:

• строку заголовка, содержащую название программы, имя открытой области переходов, а также стандартные кнопки управления окном;

• строку меню, содержащую названия групп команд, сгруппированных по функциональному признаку. Щелчок мышью по названию открывает меню следующего уровня;

• панели инструментов, включающие кнопки часто используемых команд. Добавление или удаление панелей с экрана осуществляется командами меню Вид  Панели инструментов;

• рабочее поле, в котором располагается Область переходов и Область просмотра.

Всего имеется 8 различных областей переходов: Почта, Контакты, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник, Список папок, Ярлыки.

Область переходов – это столбец в левой части окна MS Outlook, содержащий ярлыки или папки, находящиеся в одной из групп реализуемых функций и предоставляющие простой доступ ко всем частям программы, а также к средствам для совместного использования.

Можно настроить области переходов таким образом, чтобы отображалось большее или меньшее число кнопок или изменился порядок их отображения. Для этого используется гиперссылка Настроить текущее представление.

В области просмотра отображается содержимое выбранных папок. Эта область включена по умолчанию. Она включается также выбором в меню Вид пункта Область чтения, а затем – пункта Справа или Снизу.

В отличие от остальных приложений MS Office, в Outlook активно используются информационные службы — программные компоненты, обеспечивающие доступ к различным информационным ресурсам, которые нужно настраивать. Настройка интерфейса и параметров программы осуществляется:

• командами меню Вид;

• командами меню Сервис  Настройка и Сервис  Параметры;

• кнопкой Настройка кнопок в нижней части области поиска;

• переключателями Текущее представление в области поиска.

При настройке параметров открывается одноименное диалоговое окно (рис. 2), состоящее из ряда вкладок.

На вкладке Настройки щелчком по кнопке Параметры … (почты, календаря и т.д.) выбирается объект настройки. Открывается соответствующее диалоговое окно настройки параметров выбранной папки, например, Параметры календаря, в котором установкой флажков, выбором опций из раскрывающихся списков и т.п. устанавливаются необходимые параметры.

На вкладке Настройка почты осуществляется выбор и настройка учетных записей, задание настроек отправки и получения сообщений, управление удаленными соединениями и др.

На вкладке Сообщение выбирается формат для исходящих сообщений, выбираются шрифты и бланки, устанавливаются подписи для сообщений.

На вкладке Орфография устанавливаются опции проверки сообщений на наличие ошибок, выбираются подключаемые словари.

Опции вкладки Безопасность обеспечивают возможность шифрования передаваемых сообщений, снабжение сообщений цифровой подписью и др.

Вкладка Дополнительно обеспечивает настройку дополнительных параметров.