Содержание

Введение 4

1. Экономическая информация 5

2. Основные понятия баз данных 8

3. Базы данных в MS Excel 12

Задания к лабораторным занятиям 1 – 4. 19

4. Microsoft Access 28

Задания к лабораторным занятиям 5 – 6 43

4.1. Понятие запроса к базе данных 54

Задания к лабораторным занятиям 7 – 13 71

4.2. Формы 92

4.3. Общие сведения об отчетах 95

4.4. Экспорт данных и объектов базы данных 97

Задания к лабораторным занятиям 14 – 15 100

5. Задания для самостоятельной работы 104

Список рекомендуемой литературы 110

Введение

Лабораторный практикум составлен в соответствии с учебной программой курса «Технологии организации, хранения и обработки данных», ориентирован на студентов экономических специальностей и поэтому материал излагается с акцентом на экономическую интерпретацию решения задач.

Лабораторный практикум предназначен для получения навыков работы с табличным процессором MS Excel в области управления списками и системой управления базами данных MS Access в направлении создания пользовательских приложений.

В лабораторном практикуме кратко изложен необходимый теоретический материал по вопросам экономической информации и теории баз данных. Приведены упражнения и задания для самостоятельной работы студентов по следующим темам:

• работа со списками MS Excel:

• отбор данных (автофильтр, расширенный фильтр);

• функции баз данных;

  • создание приложений средствами MS Access:

• создание таблиц и схемы данных;

• создание запросов;

• создание форм и отчетов.

При подготовке настоящего лабораторного практикума использовалась учебная литература, представленная в списке рекомендуемой литературы, а также материал, накопленный в результате педагогической работы авторов на факультете экономики и управления Гродненского государственного университета имени Янки Купалы.

1. Экономическая информация

Информация – совокупность данных, которые являются объек­том сбора, передачи, обработки и хранения.

Экономическая информация – информация, характеризую­щая производственные отношения в обществе.

Экономическая информация используется при реализации функций управления на всех уровнях (предприятием и экономи­кой государства в целом или их отдельными звеньями).

Особенности экономической информации, влияющие на организацию автоматизированной обработки, следующие.

1. Экономическая информация специфична по форме представле­ния и отражается в виде первичных и сводных документов.

2. Экономическая информация объемна. Оптимальное управление экономическими процессами невозможно без достаточной информации о них. Совершенствование управления сопровождается увеличением информационных потоков (требует возрастающей производительности средств обработки и каналов связи).

3. Экономическая информация циклична. Для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (созданные программы обработки информации используются многократно).

4. Экономическая информация отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. При этом используются количественные величины, цифровые значения (эти данные удобно обрабатывать).

5. Экономическая информация специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические операции (например, сортировка или отбор), а результаты представляются в виде текстовых документов, таблиц, диаграмм и графиков (позволяет ограничиться кругом программных средств).

Основные требования, предъявляемые к экономической информации: корректность; ценность; оперативность; точность; достоверность; устойчивость; достаточность.

Корректность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Ценность (или полезность) информации проявляется в том случае, если она способствует достижению стоящей перед потребителем цели. Ценность информации – свойство относительное: одна и та же информация имеет разную ценность для различных потребителей. С течением времени ценность информации, как правило, уменьшается – она устаревает.

Оперативность отражает актуальность информации для проведения расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Точность определяет допустимый уровень искажения как исходной, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.

Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Достоверность измеряется вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра не отличается от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.

Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности. Устойчивость информации определяется выбранной методикой ее отбора и формирования.

Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимально необходимый объем сведений для принятия правильного решения. Неполная информация снижает эффективность принимаемых пользователем решений. Избыточность обычно снижает оперативность и затрудняет принятие решения, но зато делает информацию более устойчивой.

Структурные элементы экономической информации

Экономические показатели описывают простые и сложные сущности. Каждая сущность (предмет, процесс, явление, объект) имеет определенные свойства (например, вес, габариты, цену).

Совокупность сведений, отражающих какую-либо сущность, называют информационной совокупностью либо составной единицей информации.

Обычно информационная совокупность имеет иерархическую структуру. Например, «Данные о поставщике» включают «Ф.И.О.», «Адрес», «Номенклатуру товаров», «Условия поставки». «Адрес» предполагает «Почтовый индекс», «Город».

Степень детализации информационной совокупности конечна. Неделимая далее на смысловые единицы информационная совокупность получила название «реквизит». При описании информационных систем используют синонимы термина «реквизит»: «слово», «элемент данных», «атрибут», «поле».

Реквизиты (документов) – совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие которых лишает сделку или документ юридической силы; обязательные данные, предусмотренные действующими правилами или законами для документов, без которых документы не могут служить основанием для современных операций.

Хотя реквизит является основным элементом экономической информации (дата, сумма, наименование и т.д.), он, взятый отдельно, не имеет экономического смысла.

Различают два вида реквизитов: реквизит-признак и реквизит-основание. Если реквизит описывает качественное свойство информации (например, время или место действия, Ф.И.О. исполнителя), то его называют реквизит-признак. Если же реквизит представляет количественную характеристику (например, объем продукции в штуках, цена в рублях), то его называют реквизит-основание.

При обработке информации основания подвергаются арифметическим операциям, а при помощи признаков осуществляют поиск информации, ее сортировку, выборку и т.д.

Сочетание одного реквизита-основания с соответствующими ему реквизитами-признаками образует показатель.

Показатель – качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту (предмету, процессу, явлению), имеющая экономический смысл. Это информационная совокупность наименьшего состава, достаточная для образования самостоятельного сообщения или документа.

Например, совокупность «десять пачек чая "Липтон"» состоит из реквизита-основания «десять» и трех реквизитов-призна-ков: «пачка», «чай» и «Липтон». Эта совокупность имеет экономический смысл и поэтому является показателем.

Совокупность логически связанных реквизитов, имеющая юридическую силу, называется документом.