ПускПрограммыMicrosoft OfficeMicrosoft Office Аccess
В окне среды Access в первой (верхней) строке слева расположено название окна, а справа - кнопки управления окном (Свернуть, Восстановить, Закрыть).
Во второй строке расположены главные команды среды Access, а в третьей - инструменты стандартных операций (то есть операций, свойственных всем программным продуктам корпорации Microsoft); эти инструменты все вместе образуют панель инструментов Стандартная.
В зависимости от режима работы состав панелей и главных команд или инструментов, которые содержатся в них, может быть изменен пользователем или самостоятельно (по умолчанию) компьютером.
Назначение каждой кнопки панели инструментов Стандартная можно определить с помощью пояснения, которое выводится на экран через 1 - 2 секунды после расположения указателя мыши на инструменте.
В нижней части окна находится строка текущего состояния, в котором находится среда Access.
5.3.2. Справа на экране выводится панель области задач, с помощью которой выполняется обращение к соответствующим режимам работы. Обратить внимание на тот факт, что некоторые записи области задач подчеркнуты и имеют синий цвет. Таким способом отображаются гиперссылки - команды, которые способствуют переходам по скрытым адресам к нужной пользователю информации.
Для обращения к справочной системе выполнить команду
СправкаСправка: Microsoft Office AccessОглавление
Через несколько секунд в области задач выводится окно с содержанием справочной системы. Пользователям следует самостоятельно усвоить методы управления поиском необходимых сведений с помощью справки. После ознакомления со справочной системой вернуться к начальному состоянию области задач нажатием в верхней строке слева цветной кнопки Домашняя страница.
5.3.3. Для начала работы в нижней частиПанели задачнажать ЛК мыши на гиперссылкеСоздать файл- на экран выводится следующее окно диалога. В областиСозданиеисполнить командуНовая база данных- на экран выводится окноФайл новой база данныхдля указания места расположения файла будущей базы данных. В полеПапканажать кнопку списка (обозначена стрелкой-треугольником) - выводится перечень носителей информации.
Выполнить команду Локальный диск(C:)- в информационных полях выводится каталог дискаС:. Открыть папку с названием группы, а затем папку пользователя,названиекоторой будет отображено в полеПапка. В полеИмя файла: удалить все символы, напечататьфамилиюпользователя, нижнюю черточку, буквыСБД,нижнюю черточку, цифру1(например,Иванов_СБД_1) и нажать кнопкуСоздать- на экран в среде Access выводится первичное окно (рис. 5.2) будущей базы данных.
Рис. 5.2. Окно базы данных MS Access.
Внимание!Не рекомендуется без необходимости передвигать выводимые на экран и присоединять их к панелям инструментов. Иногда при этих избыточных действиях теряется вся наработанная пользователем информация. Авторами пакета программ MS Officce определены и предоставлены оптимальные места расположения окон и их размеры.
Задание 5.4.Изучить способы создания таблиц в базе данных.
5.4.1. Для создания таблиц с данными необходимо в первичном окне базы (рис. 5.2) данных нажать ЛК мыши на объектеТаблицы.Справа, в поле списков выводится перечень способов создания таблиц. Для начала создания таблицы следует нажать ЛК мыши на одном из трех способов.
Способ Создание таблицы с помощью мастерапредусматривает выбор из предложенных списков (рис. 5.3) встроенных распространенных таблиц для делового и личного применения. Недостатком этого способа является ограниченность выбора.
Способ Создание таблицы путем ввода данных(рис. 5.4) требует непосредственного ввода данных в стандартную таблицу. Этот способ вызывает некоторые сложности с указанием типов полей и их названий.
Рис. 5.3. Окно создания таблиц с применением Мастера.
Рис. 5.4. Окно ввода данных в таблицу.
Способ Создание таблицы в режиме конструкторапредусматривает создание таблиц путем указания (рис. 5.5) имен полей, типов данных и свойств полей. Этот способ наиболее приемлемый - он способствует точному отображению информации и не ограничивает количество и качество данных.
Рис. 5.5. Окно конструктора таблиц.
5.4.2. Пользователям необходимо создать шесть таблиц, которые составляют базу данных системы контроля безопасности движения. Первой обрабатывается таблицаИнформация,которая состоит из 23 полей, сокращенные (для уменьшения ширины поля) названия которых приведены в первой строке табл. 5.1.
Перед началом ввода значений в окне Конструктора пользователю следует определить тип данных каждого поля табл. 5.1.
В Access используются следующие типы полей:
1) Текстовый- тип данных, предназначенный для хранения неформатированного текста объемом до 255 символов;
2) Поле Мемо- специальный тип данных для сохранения больших текстов (до 65535 символов); физически эта информация хранится не в поле таблицы, а в другом месте базы данных; в поле хранится лишь ссылка на место хранения текста; однако для пользователя это скрыто и поэтому не имеет существенного значения;
3) Числовой- тип данных для хранения чисел; по умолчанию этот тип используется для целых чисел; если необходимо работать с вещественными числами, то в нижней части окна конструктора в строкеРазмер поляотмечают свойствоОдинарное с плавающей точкойилиДвойное с плавающей точкой;
4) Дата / время- тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;
5) Денежный- тип данных для хранения денежных сумм; этот тип аналогичный типуЧисловой, но для типаДенежныйесть особенности округления денежных сумм и отображения символа денежной единицы рядом с числом;
6) Счетчик- специальный тип для уникальных данных с автоматическим наращиванием; используется для порядковой нумерации; поля этого типа заполняются автоматически;
7) Логический- используется для хранения логических данных типаДа/Нет;
8) Поле объекта OLE- специальный тип данных для хранения мультимедийных данных;
9) Гиперссылка- специальное поле для хранения адресов объектов Интернета; при обращении к значениям этого поля автоматически осуществляется вызов браузера и обновление отображения объекта.
5.4.3. В окне конструктора таблиц (рис. 5.5) в первую (верхнюю) ячейку столбцаИмя поляввести название первого поля таблицыИнформация, во вторую ячейку - название второго поля; и так все 23 параметра (названия полей) табл. 5.1. Для переходов по ячейкам столбца используется нажатие ЛК мыши в нужной ячейке, или нажатие клавиш [] либо []. Тип данных каждого поля автоматически указан справа в ячейках столбцаТип данных,но для всех данных одинаковый -Текстовый, что является ошибочным. Необходимо определить и исправить типы всех 23 параметров следующими действиями:
1) нажать ЛК мыши в соответствующем ячейке столбца Тип данных- правее выводится кнопка списка;
2) нажать кнопку списка - выводится список типов полей;
3) нажать ЛК мыши на названии нужного типа.
4) перейти к другой ячейке и выполнить аналогичные действия.
5.4.4. После завершения работы необходимо в строке заголовка окна Конструктора нажать кнопкуЗакрыть- на экран выводится диалоговое окно с запросом о сохранении; ответить утвердительно, то есть нажать кнопкуДа. Далее на экран выводится окно для ввода названия создаваемой таблицы. Следует удалить предложенное название и напечатать названиеИнформация, а после этого нажатьОК- выполняется возвращение к первичному окну базы данных, в котором указано название созданной таблицы.
Следует иметь в виду, что программа Access настолько совершенна, что не требует выполнения специальныхкоманд для сохранения изменений и текущего состояния. После нажатия кнопкиЗакрытьи ответов на вопросы в диалоговом окне результаты всех действий автоматически сохраняются в ядре программы.
5.4.5. Открыть созданную таблицу двойным нажатием ЛК мыши на названии таблицы - открывается окно этой таблицы с пустыми ячейками. Пометить ячейку первого поля первой записи и ввести с помощью клавиатуры текст, который отображен в табл. 1.1 (во второй строке первого поля). Для переходов по ячейкам строки используется нажатие в нужной ячейке ЛК мыши, или нажатие клавиш[]либо[].
5.4.6. Аналогично создать и заполнить данными пять других таблиц базы данных. Окончательно первичное окно базы данных СБД будет иметь вид, показанный на рис. 5.6.
Рис. 5.6. Первичное окно базы данных СБД.
Обратить внимание на тот факт, что в данной работе таблицы базы данных СБД создаются с одной записью, то есть рассматривается сокращенное количество записей с целью экономии времени на ввод реального количества данных. Этих записей достаточно для ознакомления с построением структуры базы данных, присвоением таблицам имен, указанием типов данных и вводом данных в ячейки записей.
5.4.7. Для закрытия базы данных и сохранения результатов работы следует нажать кнопкуЗакрытьв строке заголовка Access (самая верхняя строка). Созданная база данных автоматически будет сохранена в файле с названиемИванов_СБД_1.