30.Требования к заполнению трудовой книжки.

31.Требования к оформлению личной карточки (форма № Т2).

32.Оформление личных дел.

33.Классификация и структура деловых писем.

34.Построение основного текста делового письма.

35.Правила оформления делового письма и его структура.

36.Нормы и особенности официально-делового стиля.

37.Употребление специальной лексики.

38.Употребление заимствованных слов.

39.Употребление сокращений.

40.Употребление слов с «универсальным» значением.

41.Употребление языковых формул.

42.Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

43.Составление и отправка писем через электронную почту.

44.Средства оргтехники, используемые на автоматизированном рабочем месте специалиста и руководителя.

45.Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

5.2. Примеры вопросов и заданий к контролю остаточных знаний студентов

1.В кратком протоколе могут отсутствовать позиции текста: А) выступили, постановили; Б) слушали, выступили; В) постановили; Г) повестка дня; Д) выступили.

2.При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции:

А) конверты всегда уничтожают, в дело подшивают только документы;

Б) конверты уничтожают, кроме корреспонденции с грифом «конфиденциально»;

В) конверты не уничтожают, они всегда подшиваются в дело; Г) конверты уничтожают, кроме корреспонденции с отметкой

«лично»; Д) конверты не уничтожают, если на самом документе недостаточ-

но информации об авторе или характере документа.

153

3.В личное дело сотрудника не подшиваются: А) копии документов об образовании; Б) личный листок по учету кадров; В) выписка из приказа об увольнении;

Г) выписка из приказа о предоставлении отпуска; Д) выписка из приказа о приеме на работу.

4.Должностные инструкции сотрудников фирмы хранятся: А) 5 лет; Б) 10 лет; В) 75 лет;

Г) 3 года после замены новыми; Д) до минования надобности.

5.При поступлении в учреждение не регистрируются:

А) запросы; Б) справки;

В) циркулярные письма; Г) рекламные письма; Д) постановления.

6. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки: А) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – направление в дело; Б) прием– первоначальнаяобработка– предварительноерассмотрение–

рассмотрениеруководителем– исполнение– направлениевдело; В) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – отправка; Г) оформление документа – подписание – регистрация – согласова-

ние – утверждение – отправка.

7. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:

А) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;

Б) прием– первоначальнаяобработка– предварительноерассмотрение– рассмотрениеруководителем– исполнение– направлениевдело;

В) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – отправка;

Г) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

154

Д) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.

8.Документ может содержать: А) 2 адресата; Б) не более 4 адресатов;

В) неограниченное количество адресатов.

9.В письмах используются следующие формы изложения: А) от первого лица множественного числа; Б) от первого лица единственного числа; В) от третьего лица единственного числа; Г) от второго лица единственного числа.

10.Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

А) общий бланк; Б) бланк приказа; В) бланк письма;

Г) бланк конкретного вида документа.

11.Профессионализмы – это …

А) форма профессионального просторечия; Б) слова, обозначающие новые понятия и предметы;

В) слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии и когда слово становится неофициальным заменителем термина;

Г) устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в областях специальной лексики.

12. Под документооборотом понимается ...

А) движение документов в учреждении с момента их создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело;

Б) движение документов в учреждении с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело;

В) общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год.

155

13.Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) относится к группе классификаторов…

А) информации об управленческих документах, видах деятельности, экономических и социальных показателях;

Б) информации об организационных структурах; В) о населении и кадрах.

14.Максимальный набор реквизитов, используемых в соответствии

сГОСТ Р 6.30-2003 в управлении, составляет ...

А) 30 элементов; Б) 29 элементов; В) 31 элемент.

15. В качестве «адресата» могут выступать ...

А) организации; Б) структурные подразделения организации; В) физические лица;

Г) юридические лица.

5.3. Тесты для самопроверки

Тема 1. Документ и системы документации

1. Документ – это:

a)материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой и изобразительной информации;

b)зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

c)бланк формата А4;

d)стандартный лист бумаги, содержащий какую-либо информацию.

2. Делопроизводство – это:

a)система хранения документов;

b)составление документов;

c)документирование и организация работы с документами.

3. Дубликат документа – это:

a)повторное воспроизведение подлинника, засвидетельствованное

вустановленном порядке соответствующим должностным лицом;

b)отражение какого-либо раздела документа;

156

c) документ, выдаваемый в случае утери владельцем подлинного документа и имеющий с ним одинаковую юридическую силу.

4.Укажите, какие системы документации выделяют: a) функциональные и отраслевые;

b) отраслевые и межотраслевые;

c) функциональные и межотраслевые.

5.Все документы по отражаемым в них вопросам делятся на следующие группы:

a) документы по общим, административным вопросам; b) документы по функциям управления;

c) отраслевые документы; d) нормативные документы.

6.По содержанию выделяют следующие виды документов:

a)простые и сложные;

b)внутренние и внешние;

c)индивидуальные, трафаретные и типовые;

d)подлинные, копии, выписки и дубликаты.

7.Что из перечисленного относится к группе классификаторов информации об организационных структурах:

a) ОКПО; b) ОКС;

c) ОКОНХ; d) ОКСО.

8.Что из перечисленного относится к группе классификаторов информации о населении и кадрах:

a) ОКПО; b) ОКС;

c) ОКОНХ; d) ОКСО.

9.ОКП – это:

a)общероссийский классификатор промышленности;

b)общероссийский классификатор продукции;

c)общероссийский классификатор предприятий.

157

10.Нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту и утверждаемый компетентными органами – это:

a) сертификат; b) стандарт; c) лицензия; d) инструкция.

11.Укажите, что из перечисленного предшествует стандартизации: a) сертификация;

b) лицензирование; c) унификация.

12.С какой целью осуществляется стандартизация:

a)обеспечение безопасности продукции, работ и услуг;

b)обеспечение технической и информационной совместимости продукции;

c)обеспечение качества продукции, работ и услуг.

13.Сколько унифицированных систем документации действует в настоящее время:

a) 6; b) 7; c) 8; d) 9.

14.Что входит в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

a) классификаторытехнико-экономическойисоциальнойинформации; b) документы по разработке классификаторов, их ведению и вне-

дрению;

c) службы, осуществляющие работы по классификации и кодированию технико-экономической информации.

15.Что представляют собой трафаретные документы:

a)документы, содержаниекаждогоизкоторыхимеетсвоиособенности;

b)документы, часть которых заполняется машинным способом, а часть заполняется вручную при составлении;

c)документы, созданные для группы однородных предприятий.

158

Тема 2. Управленческая документация

1.Чемопределяетсясоставуправленческихдокументовворганизации:

a)функциями организации;

b)порядком решения управленческих вопросов;

c)нормативными актами;

d)объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

2.Назовите форматы бумаги, разрешенные для оформления деловых документов:

a)А1;

b)А3;

c)А4;

d)А5.

3.Вкакихслучаяхприводятсокращенноенаименованиеорганизации:

a)если она является автором документа;

b)если оно закреплено в учредительных документах;

c)если у организации имеются филиалы, территориальные отделения, представительства.

4.Укажите номер реквизита «Отметка о заверении копии»:

a)23;

b)24;

c)25;

d)26.

5.Является ли номер счета организации в банке обязательным элементом реквизита 09:

a)да;

b)нет.

6.Документ может содержать:

a)2 адресата;

b)не более 4 адресатов;

c)неограниченное количество адресатов.

7.В каком случае инициалы адресата указываются перед фамилией:

a)при адресовании документа должностному лиц;

b)при адресовании документа физическому лицу.

159

8.В каких документах изложение текста осуществляется от третьего лица единственного числа:

a) в документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации;

b) в документах коллегиальных органов; c) в совместных документах;

d) в протоколах.

9.В качестве адресата могут выступать:

a)организации;

b)структурные подразделения организации;

c)физические лица;

d)должностные лица.

10.В каком падеже указывают должность лица, которому адресован документ:

a) в именительном; b) в дательном; c) в родительном; d) в винительном.

11.Языковые формулы – это:

a)стандартные языковые обороты, используемыевнеизменном виде;

b)слова, обозначающие новые понятия и предметы;

c)устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в областях специальной деятельности.

12. С какой целью используются языковые формулы в документах:

a)для обеспечения точности и однозначности понимания текста адресатом;

b)для подчеркивания официального характера документа;

c)для повышения информативности документа;

d)для сокращения времени на подготовку текста и его восприятие.

13.Являются ли универсальные слова многозначными: a) да;

b) нет.

14.Укажите свойства управленческой информации:

a)адресность;

b)краткость текста;

160

c)официальный характер;

d)точность изложения.

15. На характер управленческой документации оказывает влияние:

a)организация документооборота в организации;

b)количество и характер взаимосвязей с другими организациями;

c)повторяемость управленческих действий и ситуаций.

Тема 3. Правила составления

иоформления основных документов

1.Учредительный договор содержит:

a)характеристику предмета, целей и принципов деятельности организации;

b)должностной и численный состав организации;

c)права и обязанности учредителей;

d)состав и компетенцию органов управления;

e)срок действия и порядок прекращения договора.

2.Какие разделы указываются в правилах внутреннего трудового распорядка:

a) общие положения;

b) рабочее время и его использование; c) внутриобъектный режим.

3.Является ли приказ обязательным к исполнению для всех работников данной организации:

a) да; b) нет.

4.Укажите стадии подготовки распорядительного документа:

a)изучение существа вопроса;

b)подготовка проекта документа;

c)согласование документа;

d)подписание;

e)утверждение.

5. Как излагается текст распорядительной части распорядительных документов:

a)в просительной форме;

b)в повелительной форме;

c)в указательной форме.

161

6.На каком бланке оформляются распорядительные документы: a) на общем бланке;

b) на бланке письма;

c) на бланке конкретного вида документа.

7.Укажите состав реквизитов распорядительных документов:

a)герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании;

b)герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись (подписи), гриф утверждения;

c)наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись(подписи), отметкиосогласовании;

d)герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

8.Распорядительные документы вступают в силу: a) после их утверждения;

b) с момента их подписания; c) после их согласования; d) после их опубликования.

9.Что излагается в констатирующей части акта: a) основание для составления акта;

b) цели, задачи и существо работы, проделанной составителями ак-

та, ее результаты; c) рекомендации.

10. Укажите виды справок:

a)с информацией о фактах и событиях служебного характера;

b)выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

c)внешние;

d)внутренние.

162

11.С какого предлога должен начинаться заголовок к тексту докладной записки:

a) «на»; b) «для»;

c) «о», «об».

12.На какие части делится текст акта:

a)введение, констатирующая часть;

b)введение, выводы;

c)введение, констатирующая часть и выводы;

d)введение, распорядительная часть и выводы.

13.Как оформляются докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения:

a) машинописным способом; b) на простом листе бумаги.

14.Каким образом может составляться докладная записка:

a)по инициативе работника; b)по указанию руководства; c)по графику.

15.Для какой категории работников организации, как правило, не составляется должностная инструкция:

a)рабочие;

b)служащие;

c)руководители.

16.Резюме – это:

a)краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место;

b)описание основных этапов трудовой деятельности, составленное претендентом на вакантное место;

c)информация в хронологическом порядке представлений претендентанавакантноеместоосвоем жизненномпутиипрофессионализме.

17. Чтоявляетсяоснованием дляизданияприказаоприеменаработу:

a)устное распоряжение руководителя организации;

b)письменное распоряжение руководителя организации;

c)подписанное руководителем организации заявление о приеме на работу.

163

18.Какие реквизиты являются обязательными для личного заявления о приеме на работу:

a) адресат; b) адресант;

c) наименование вида документа; d) заголовок к тексту;

e) текст; f) подпись; g) дата.

19.Что в России является основным документом о трудовой деятельности человека:

a) приказ о приеме на работу; b) трудовая книжка;

c) личная карточка работника.

20.На каких работников ведутся трудовые книжки:

a)на работников, проработавших в организации свыше 5 дней;

b)на работников, проработавших в организации свыше 1 года;

c)на всех работников с момента написания заявления о приеме на работу;

d)на работников, проработавших в организации свыше 15 дней.

21.Предъявляется ли трудовая книжка при оформлении на работу по совместительству:

a)да;

b)нет.

22.Записываются ливзыскания сработникавеготрудовуюкнижку:

a)да;

b)нет.

23.Ведутся ли трудовые книжки на сезонных и временных работников, а также нештатных работников:

a)да;

b)нет;

c)ведутся при условии, что они подлежат государственному и социальному страхованию.

24.Кто подписывает первую страницу трудовой книжки:

a) руководитель организации;

164

b)лицо, ответственное за их выдачу;

c)юрист;

d)сам работник.

25. Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику:

a)в день увольнения;

b)после трудоустройства на новое место работы или постановки на учет в центр занятости;

c)по первому требованию работника.

26.Каким образом указываются фамилия, имя и отчество работника на первой странице трудовой книжки:

a) фамилия полностью, а имя и отчество – инициалами; b) фамилия полностью, а имя и отчество – сокращенно;

c) фамилия, имя и отчество работника указываются полностью.

27.Кому адресуется подготовленное руководителем структурного подразделения представление о переводе работника:

a) руководителю организации; b) начальнику кадровой службы;

c) начальнику юридической службы; d) работнику.

28.В личное дело не включаются:

a)личное заявление;

b)копии приказов о приеме и увольнении работника;

c)копии приказов о переводе по службе;

d)автобиография работника.

29.Вкакойсрокпроизводится заполнениетрудовойкнижкивпервые: a) не позднее трех дней со дня приема на работу;

b) не позднее недельного срока со дня приема на работу; c) не позднее месячного срока со дня приема на работу.

30.Какое количество экземпляров личной карточки (форма Т-2) заполняется на каждого работника организации:

a) один; b) два; c) три.

165

Тема 4. Организация документооборота

1. Документооборот – это:

a)движение документов в организации с момента получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или направления на хранение в дело;

b)движение документов между организациями;

c)движение документов между организацией и органами государственной власти.

2.Какова основная задача документооборота:

a)быстрота в движении документов;

b)максимизация документопотока;

c)прямоточность в движении документов.

3.Внутренние документы регистрируются:

a)в день создания;

b)в день подписания;

c)в день утверждения.

4.Укажите правильную последовательность стадий, которые проходят внутренние документы в процессе подготовки:

a)подготовка проекта документа;

b)перепечатка;

c)передача адресату;

d)подписание;

e)согласование;

f)визирование.

Тема 5. Систематизация документов

1. В номенклатуру дел включаются:

a)вседелаорганизации, журналырегистрации, справочныекартотеки;

b)все входящие, исходящие и внутренние документы организации;

c)дела и документы организации, которые относятся к работе с кадрами в организации.

2. Какое из ниже приведенных утверждений является верным:

a) номенклатура дел разрабатывается после создания организации и действует бессрочно;

166

b)номенклатура дел разрабатывается после создания организации и ежегодно переутверждается;

c)номенклатура дел разрабатывается после создания организации и переутверждается один раз в пять лет.

3. Что включает в себя полное оформление дела:

a)переплет дела;

b)нумерация листов;

c)составление листа-заверителя;

d)описание документов, хранящихся в деле;

e)оформление реквизитов обложки дела.

Тема 6. Современные способы и техника создания документов

1.Чтоотносится ксредствам электронного копирования документов: a) ризограф;

b) шредер; c) ксерокс; d) сканер;

e) франкировальная машина.

2.Автоматический ввод текста на ПК осуществляется с помощью: a) ризографа;

b) ксерокса; c) сканера;

d) франкировальной машины.

3.Факсимильная связь – это:

a)процесс получения копии на чувствительных к воздействию света материалах;

b)процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста;

c)процесс получения бумажной копии документа с электронного носителя.

4. Какой шрифт является основным при оформлении документа с помощью ПК:

a)Times New Roman 12;

b)Times New Roman 14;

c)Arial 12;

d)Arial 14.

167

Тема 7. Деловые и коммерческие письма

1.Какогородабланкииспользуютсядляофицильно-деловойпереписки: a) бланк письма организации;

b) бланк письма структурного подразделения; c) бланк письма должностного лица.

2.Формуляр – это:

a)разновидность делового письма;

b)совокупность реквизитов официального письма;

c)языковая формула, используемая в деловом письме.

3.Где располагается постскриптум:

a)в конце письма после подписи;

b)в конце письма перед подписью;

c)в конце письма на одном уровне с подписью.

4.На каком деловом письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»:

a)письмо-просьба;

b)сопроводительное письмо;

c)информационное письмо;

d)письмо-ответ.

5.Какие деловые письма обычно составляют на бланке формата А5:

a)письмо-просьба;

b)сопроводительное письмо;

c)информационное письмо;

d)письмо-ответ.

6.Договорное письмо является разновидностью:

a)письмо-просьба;

b)письмо-ответ;

c)письмо-напоминание;

d)сопроводительное письмо;

e)письмо-подтверждение;

f)письмо-приглашение.

7.Кто подписывает гарантийные письма:

a)руководитель организации;

b)заместитель руководителя организации;

168

c)главный бухгалтер;

d)уполномоченное руководителем организации должностное лицо.

8. Что является датой письма:

a)дата составления;

b)дата подписания;

c)дата отправления.

Тема8. Правилаиформыперепискисзарубежнымипартнерами

1.Укажите, как будет восприниматься дата 06.07.2008 в США: a) 7 июня 2008 г.;

b) 6 июля 2008 г.

2.Количество знаков в строке в почтовом адресе при осуществлении переписки с иностранными партнерами не должно превышать:

a) 31; b) 32; c) 30; d) 35; e) 33.

3.Если письмо адресуется иностранной организации, то:

a)сначала указывается ее название, а затем почтовый адрес;

b)сначала указывается ее почтовый адрес, а затем название;

c)сначала указывается ее форма собственности, а затем название.

4. Что значит сокращение «с.с.»:

a)отметка о копиях письма;

b)отметка о наличии приложений;

c)отметка об исполнителе;

d)отметка о том, что письмо подписано сотрудником от имени руководителя.

5.Что значит сокращение «р.р.»:

a)отметка о копиях письма;

b)отметка о наличии приложений;

c)отметка об исполнителе;

d)отметка о том, что письмо подписано сотрудником от имени руководителя.

169

6.Каким образом должен быть оформлен реквизит «Адресат» если письмо направляется должностному лицу:

a)фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес;

b)должность, фамилия, название фирмы, почтовый адрес;

c)название фирмы, почтовый адрес, фамилия, должность;

d)название фирмы, почтовый адрес, должность, фамилия.

7.Как оформляется второй и последующий листы документа в зарубежной практике:

a)на специальной бумаге с напечатанным типографским способом

вверхнем правом углу названием организации.

b)на специальной бумаге с напечатанным типографским способом

вверхнем левом углу названием организации.

c)на обычном листе стандартного формата без дополнительных записей.

Тема 9. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий,

ипрочая корреспонденция

1.Информационное письмо – это:

a)письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера;

b)письмо, в котором адресату сообщается об отправке каких-либо документов или материальных ценностей;

c)письмо, в котором содержится информация, запрошенная ранее адресатом.

2.Для какого вида официально-делового письма характерно использование трафаретов:

a)письмо-просьба;

b)информационное письмо;

c)письмо-напоминание;

d)сопроводительное письмо;

e)письмо-подтверждение;

f)письмо-приглашение.

3.Каков максимально допустимый объем текста телеграммы:

a)200 слов;

b)300 слов;

c)400 слов.

170