Разработка |
|
|
|
Согласование |
|
|
Подписаниедокумента |
|||||
проектадокумента |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Исполнение |
|
|
Направлениенаисполнение |
|
|
Регистрация документа |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Помещениедокумента в дело |
|
|
Принятиерешения о дальнейшем |
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
использовании |
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дальнейшее |
|
|
Передача |
|
|
Уничтожение |
|
||||
|
использование |
|
|
вархив |
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 10. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами
Выдачаивозвратконфиденциальныхдокументовдолжнысвоевременно отражатьсявжурналеучетаивыдачиконфиденциальныхдокументов.
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ, поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
-проверить наличие конфиденциальных документов;
-определитьконфиденциальные документыдляархивногохранения;
-определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем организации.
145
В случае утери конфиденциального документа руководителем организации создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем организации принимается решение о привлечении к ответственности лиц, виновных в утрате конфиденциального документа.
4.2. Методические указания студентам по выполнению контрольной работы
4.2.1. Общие рекомендации
Задания контрольной работы составлены таким образом, что студент имеет возможность при самостоятельном изучении дисциплины продвигаться от общих правил составления и оформления документов к созданию и оформлению конкретных видов управленческой документации, возникающихвпроцессеразработкиипринятияуправленческихрешений.
Контрольная работа отражает темы дисциплины, которые необходимо изучить для ее выполнения. Выполнение контрольной работы предусматривает письменный ответ на теоретический вопрос и разработку конкретного вида документа, представляемого на бланке соответствующего формата.
Разрешается использовать бланки как реально существующих предприятий (организаций, фирм), так и несуществующих.
Номер варианта контрольной работы соответствует последней цифре номеразачетнойкнижкистудента. Так, например, десятыйвариантконтрольной работысоответствуетцифренольвокончанииномеравашейзачетки.
Каждый вариант контрольной работы состоит из четырех заданий. Каждое задание состоит из десяти вопросов. Нумерация вопроса содержит две цифры: первая отражает номер задания, вторая – номер варианта и соответствует номеру вопроса внутри задания.
Таблица выбора варианта контрольной работы
№ варианта |
Задание 1 |
Задания 2 |
Задание 3 |
Задание 4 |
контрольной |
||||
работы |
|
|
|
|
1 |
1.1 |
2.1 |
3.1 |
4.1 |
2 |
1.2 |
2.2 |
3.2 |
4.2 |
3 |
1.3 |
2.3 |
3.3 |
4.3 |
4 |
1.4 |
2.4 |
3.4 |
4.4 |
5 |
1.5 |
2.5 |
3.5 |
4.5 |
6 |
1.6 |
2.6 |
3.6 |
4.6 |
7 |
1.7 |
2.7 |
3.7 |
4.7 |
8 |
1.8 |
2.8 |
3.8 |
4.8 |
9 |
1.9 |
2.9 |
3.9 |
4.9 |
10 |
1.10 |
2.10 |
3.10 |
4.10 |
146
При выполнении контрольной работы следует соблюдать следую- |
1.3. Перечислите существующие в организации бланки и дайте их |
|
щие правила: |
краткую характеристику. Приведите примеры форматов для оформле- |
|
- на титульном листе указать номер варианта контрольной работы и |
ния документов. |
|
номер зачетной книжки; |
1.4. Составьте общий бланк организации и бланк для письма. При- |
|
- сохранять последовательность представления заданий; |
ведите реквизиты, которые отличают эти бланки друг от друга. |
|
- организационно-распорядительные документы (ОРД) оформлять в со- |
1.5. Опишите порядок адресации документов. Правильно оформите |
|
ответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. |
реквизиты адресата: |
|
Унифицированная система организационно-распорядительной документа- |
- адресуйтеписьмо наимядиректорашколы №257 МакарычевойТ. Д. |
|
ции. Требования к оформлению документов: |
- адресуйте письмо в структурное подразделение (центральную |
|
- указать литературу, которая была использована при выполнении |
бухгалтерию) АО «ТД ГУМ»; |
|
контрольной работы; |
- адресуйте письмо на имя частного лица. |
|
- выполнять работу на листах бумаги формата А-4 (210 × 297 мм) с |
1.6. Перечислите требования, предъявляемые при составлении и |
|
обязательным соблюдением полей и нумерацией страниц; |
оформлении текста документа. |
|
- при оформлении работы использовать только компьютерные тех- |
1.7. Проанализируйте образцы бланков служебных документов из |
|
нологии документирования; |
ГОСТ Р 6.30-2003. Определите реквизиты, входящие в состав различ- |
|
- представлять контрольную работу в срок, соответствующий кален- |
ных бланков. |
|
дарномуграфику учебного процесса, до началаэкзаменационнойсессии; |
1.8. Составьте бланк служебного письма туристической фирмы |
|
- в случае возврата проверенной, но незачтенной работы студент дол- |
«АДВИТ», расположенной по адресу: 125174, Москва, ул. Бабушкин- |
|
жен внести исправления в соответствии с замечаниями проверяющего и |
ская, д. 35, корп. 2, тел./факс 471-38-70, 471-76-18. |
|
повторно сдать на проверку. При повторном рецензировании обязательно |
1.9. Приведите правила оформления реквизитов, гриф согласова- |
|
предоставлятьвозвращенныйвариантработы сзамечаниями; |
ния, заголовок к тексту, подпись. Представьте примеры. |
|
- контрольные работы, выполненные без соблюдения указанных |
1.10. Приведите правила оформления реквизитов: запись о наличии |
|
правил, а также выполненные не своего варианта, на проверку не при- |
приложений, резолюция, печать. Представьте примеры. |
|
нимаются. |
Задание 2 |
|
Итоговой формой контроля является зачет. К зачету допускаются |
||
студенты с зачтенными преподавателем контрольными работами. |
Темыдисциплины, которыенеобходимоизучитьдлявыполнениязадания |
|
4.2.2. Методические указания и задания |
||
Тема 3. Составление и оформление основных документов. |
||
на выполнение контрольной работы |
Тема 4. Организация документооборота. |
|
Задание 1 |
Вопросы задания |
|
Темыдисциплины, которыенеобходимоизучитьдлявыполнениязадания |
2.1. Напишите докладную записку на имя руководителя АО «Вым- |
|
пел» о командировании в г. Белгород старшего инженера планово- |
||
Тема 1. Документ и системы документации. |
экономического отдела Добролюбова П. В. с 00.00.00 сроком на 5 дней |
|
Тема 2. Управленческая документация. |
для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование систе- |
|
Вопросы задания |
мы заключения хозяйственных договоров». |
|
2.2. Укажитеошибкивформированиидокумента. Отредактируйте текст. |
||
1.1. Опишите систему документационного обеспечения управления |
|
|
предприятием (организацией, фирмой). |
Руководителю авторемонтного салона Пискареву |
|
1.2. Дайте определение документа. Какие виды документов вам из- |
|
|
вестны? |
|
|
147 |
148 |
Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Контрольные испытания отремонтированных машин часто требуют задержки слесарей и шоферов на сверхурочную работу. Мы подчас сталкиваемся с трудностями по оформлению сверхурочных в бухгалтерии. Поэтому вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие мер по вышесказанному.
Начальник мастерской Н. И. Смирнов
2.3.Составьте акт о списании товарно-материальных ценностей на основе приказа начальника департамента от 00.00.00 № _______ «О проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей». В акте установлено, чтонеподдаются ремонтуине могутбытьреализованыпоименованные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета.
2.4.Напишите проект приказа по АО «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаны следующие недостатки:
- в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы;
- в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности;
- в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику поремонтуоргтехники неподтвержденаактамиовыполненииработ.
2.5.Составьте проект указания об организации дежурства в праздничные дни в Рождественские праздники с 31 декабря по 10 января.
Предложить зам. директора по АХЧ организовать дежурство сотрудников на время праздников. 31.12.2008 до 17.00 проверить и опечатать все служебные помещения. Представить на утверждение график дежурства до 31 декабря.
2.6.Составьте и оформите резюме для представления этого документа в организацию (предприятие, фирму), где собираетесь занять конкретное рабочее место (с повышением).
2.7.Составьте и оформите заявление о приеме на работу. Вынесите резолюцию от имени руководителя организации (предприятия, фирмы)
иоформите должным образом.
2.8.Составьте протокол заседания профсоюзного комитета по вопросу выделения материальной помощи преподавателю Викторову Н. К., в связи с тяжелым материальным положением. Выступивший член профкома сообщил, что согласно акту проверки материального положения преподавателя Викторова Н. К. он нуждается в материальной помощи в размере … рублей.
149
2.9.Опишите и представьте блок-схему работы с входящими документами в Вашей организации (предприятии, фирме).
2.10.Опишите и представьте блок-схему работы с исходящими документами в Вашей организации (предприятии, фирме).
Задание 3
Темыдисциплины, которыенеобходимоизучитьдлявыполнениязадания
Тема 5. Систематизация документов.
Тема 6. Современные способы и техника создания документов.
Вопросы задания
3.1.Какие классификационные признаки используются в Вашей организации для систематизации документов?
3.2.Что такое номенклатура дел? Необходимость и специфика ее создания.
3.3.Основныеправилаформированияиоформлениядокументоввдела.
3.4.Опишите, что собой представляет подготовка документов к передаче на архивное хранение. Укажите, каковы сроки хранения документов по личному составу.
3.5.Какие средства современной оргтехники используются при организации работы с документами и их назначение?
3.6.Дать характеристику компьютерных технологий организации хранения и поиска документационной информации.
3.7.Что собой представляют локальные сети и могут ли быть использованы (и насколько эффективно) для автоматизации документооборота?
3.8.Что собой представляет концепция электронного офиса?
3.9.Интернет как новое средство поиска и передачи необходимой информации.
3.10.Систематизация и обеспечение сохранности документной информации с учетом современных требований.
Задание 4
Темыдисциплины, которыенеобходимоизучитьдлявыполнениязадания
Тема 7. Деловые и коммерческие письма.
Тема 8. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.
150
Вопросы задания |
5. ТРЕБОВАНИЯ К УРОВНЮ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ, |
|
4.1. Приведите классификацию писем. Представьте наиболее часто |
|
ФОРМЫ ТЕКУЩЕГО И ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ |
употребляемые в деловых письмах стандартные выражения и обороты. |
5.1. Примерный перечень вопросов к зачету по дисциплине |
|
4.2. Каковы составные части делового письма и как они располага- |
||
ются на стандартном листе формата А4? Каковы основные требования |
1. Состав нормативно-методической базы документирования управ- |
|
к тексту письма? |
ленческой деятельности. |
|
4.3. Составьте письмо-приглашение выставочного центра «Экспо- |
2. Законодательство РФ в области документационного обеспечения. |
|
Бизнес» в АО «Квант» с предложением представить свою продукцию |
З. Государственные стандарты на документацию. |
|
на выставке с 00.00.00 по 00.00.00. |
4. Унифицированные системы документации. |
|
4.4. Составьте гарантийное письмо АО «Кедр» ОАО «Спутник» об |
5. Общероссийские классификаторы технико-экономической и со- |
|
оказаниипомощивустановке инакладкемашинвычислительного центра. |
циальной информации. |
|
4.5. Составьте сопроводительное письмо о направлении подписан- |
6. Государственная система документационного обеспечения управ- |
|
ного договора АО «Аякс» АО «Горизонт» № 00 от 00.00.00. |
ления. |
|
4.6. Составьте письмо-подтверждение Вашему партнеру относи- |
7. Основные положения по документированию управленческой дея- |
|
тельно тех договоренностей, которые были достигнуты в телефонном |
тельности. |
|
разговоре, с указанием всех необходимых реквизитов. |
8. Виды документов и их классификация. |
|
4.7. Каковы составные правила и формы переписки с зарубежными |
9. Правила оформления реквизитов 01–05. |
|
партнерами? Каковы основные требования к оформлению письма за- |
10. |
Правила оформления реквизитов 06–10. |
рубежным партнерам? |
11. |
Правила оформления реквизитов 11–15. |
4.8. Составьте письмо-ответ президенту Российско-американской торго- |
12. |
Правила оформления реквизитов 16–20. |
вой палаты Анне Джонсон (адрес: The Marketplace – Tower II, 3025 South |
13. |
Правила оформления реквизитов 21–25. |
Packer Road Suite 735, Aurora. Colorado 80014, USA 303-745-0757 FАХ 303- |
14. |
Правила оформления реквизитов 26–30. |
745-0776). В письме укажите ваши условия сотрудничества. |
15. |
Требования к бланкам документов. |
4.9. Составьте письмо-просьбу коммерческого предприятия «Сире- |
16. |
Составление и оформление организационно-правовых докумен- |
на» французской фирме «Ives Roche» о поставке мужских и женских |
тов: устав, положение. |
|
косметических средств. |
17. |
Составление и оформление организационно-правовых докумен- |
4.10. Составьте информационное письмо коммерческой фирмы |
тов: договор, контракт. |
|
«Шик» немецкой фирме «Шварц» о возможности продажи водоэмуль- |
18. Составление и оформление распорядительных документов: при- |
|
сионной краски. |
каз, распоряжение. |
|
|
19. |
Составление и оформление справочно-информационных доку- |
|
ментов: акт, справка. |
|
|
21. |
Составление и оформление справочно-информационных доку- |
|
ментов: протокол, служебная, докладная и объяснительная записки. |
|
|
22. |
Организация документооборота. |
|
23. |
Регистрация и учет документов в организации. |
|
24. |
Организация контроля за исполнением документов. |
|
25. |
Номенклатура дел. |
|
26. |
Формирование дел. |
|
27. |
Подготовка дел в архив, хранение документов. |
|
28. |
Документирование процессов движения кадров. |
|
29. |
Составление и оформление приказов по личному составу. |
151 |
|
152 |