Цель занятия: Приобретение теоретических и практических навыков составления и оформления деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках.

Вопросы для обсуждения:

1.Каковы особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах?

2.Каковы особенности оформления деловой корреспонденции на французском языке?

3.Каковы особенности оформления деловой корреспонденции на немецком языке?

Практические задания:

1.Составьте письмо-ответ президенту Российско-американской торго-

вой палаты Анне Джонсон (адрес: The Marketplace – Tower II, 3025 South Packer Road Suite 735, Aurora. Colorado 80014, USA 303-745-0757 FАХ303- 745-0776). Вписьмеукажитевашиусловиясотрудничества.

2.Составьте письмо-просьбу коммерческого предприятия «Стиль» французской фирме «Ives Roche» о поставке мужских и женских косметических средств.

3.Составьте информационное письмо коммерческой фирмы «Шик» немецкойфирме«Шварц» овозможностипродаживодоэмульсионнойкраски.

4.Составьте письмо предприятия ООО «Олвико» господину Хьюстону в Лондон (Фэрокс Банк) с напоминанием выполнить заказ на поставку компьютера «ОРТIМА 133». В случае невыполнения заказа следует выразитьпросьбуовозвращениинаправленных денежных средств.

Занятие 7

Тема занятия: Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Цель занятия: Закрепление теоретических знаний по вопросам организации работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения: изучение основных элементов нормативно-методической базы конфиденциального делопроизводства, рассмотрение правил создания, учета и порядка обращения с конфиденциальными документами.

Вопросы для обсуждения:

1.Что такое конфиденциальное делопроизводство?

2.Какие документы относятся к конфиденциальным?

3.В чем заключается особенность оформления реквизитов в конфиденциальных документах?

25

4.Каковы особенности работы с входящими конфиденциальными документами?

5.Каковы особенности создания исходящих конфиденциальных документов?

3.3. Содержание самостоятельной работы

Большую часть документов студент должен выполнять на домашнем компьютере или во время, отведенное для самостоятельной работы в компьютерном классе.

Результатом самостоятельной работы студентов должна являться папка документов, оформленных в дело по правилам организации документооборота, представляемая каждым студентом до зачетной недели (или группой студентов по усмотрению преподавателя).

26

4. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕОБЕСПЕЧЕНИЕДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

4.1. Конспект лекций

Тема 1. Документ и системы документации

Документирование: основные понятия и термины. Терминоло-

гия документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации набумагеилииномносителе, обеспечивающийееюридическуюсилу.

Результатом документирования является документ.

Определение термина «документ» дано в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная инфор-

мация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранениянанемречевой, звуковойилиизобразительнойинформации.

Вуправленческой деятельности документ выступает и как предмет,

икак результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

Впланировании – посредством подготовки различных планов.

Вучете – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации.

Вруководстве – изданием распорядительных документов.

Ворганизации – организацией документов.

Винструктировании – в виде методических указаний, инструкций.

Вконтроле – путем сбора сведений в письменном виде и т. д. Таким образом, документация используется аппаратом управления

в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. В связи с тем, что ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату, они отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

27

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации, где найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

Виды документов и их классификация. Все документы по отра-

жаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим, административным вопросам, то есть по вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: приказы, протоколы, акты, письма и т. п. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

-по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий и от частных лиц);

-по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

-по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности; трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

-по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенныйсрок, инесрочные, длякоторыхсрокисполнениянеустановлен;

-по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, иличные, касающиесяконкретноголицаиявляющиесяименными;

-по виду оформления – подлинные (составленные надлежащим образом и в первый раз), копии (повторное воспроизведение подлинника, засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом), выписки (отражение того или иного раздела документа), дубликаты (выдаются в случае утери владельцем подлинного документа и имеют одинаковую юридическую силу с подлинником);

-по средствам фиксации – письменные, графические, кино-, фотодокументы и т. д.

Состав нормативно-методической базы документирования управленческой деятельности. Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности – это совокупность за-

конов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и исполь-

28

зования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства.

Нормативно-методическая база документирования управленческой деятельности включает в себя:

1.Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации.

2.Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.

3.Правовые акты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера.

4.Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.

5.Государственные стандарты на документацию.

6.Унифицированные системы документации.

7.Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

8.Государственную систему документационного обеспечения управления.

9.Нормативные документы по организации управленческого труда

иохране труда.

10.Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственные стандарты на документацию. Стандартизация в соответствии с Законом Российской Федерации «О техническом регулировании», принятым 27.12.2002 г., – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

- качества продукции, работ, услуг; - экономии всех видов ресурсов и т. п.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

29

К нормативным документам по стандартизации относятся:

-ГОСТы;

-применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;

-правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-стандарты отраслей (ОСТы);

-стандарты предприятий (СП).

ГОСТы разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение.

Все государственные стандарты объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Стандартизация документов – это также форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Унифицированные системы документации. Унификация доку-

ментов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унифицированные системы документации – это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Работа по унификации включает:

•разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

•внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

•ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

30

•разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

•разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

В настоящее время действует 8 унифицированных систем документации:

1. унифицированная система банковской документации;

2.унифицированная система организационно-распорядительной документации;

3.унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

4.унифицированнаясистемаотчетно-статистическойдокументации;

5.унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

6.унифицированная система документации по труду;

7.унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

8.унифицированная система внешнеторговой документации. Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ве-

домствами, которым поручена эта работа.

По мере необходимости в массив унифицированных форм документов вносятся изменения и дополнения.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и соци-

альной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управленияисодержится вунифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, документов по их разработке, ведению и внедрению,

31

а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодиро-

ванию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.

Классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

С точки зрения содержания классификаторы делятся на три группы:

1.Классификаторы информации об управленческих документах, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

- общероссийский классификатор стандартов (ОКС); - общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- общероссийский классификатор единиц измерения (ОКНИ) и др.

2.Классификаторы информации об организационных структурах:

-общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

-общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

-общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

-общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

-общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

-общероссийский классификатор информации о населении и др.

Тема 2. Управленческая документация

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Требования к составлению и оформлению докумен-

тов. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положе-

32

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать); другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом; третьи выполняют учетную функцию и т. д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

01. Государственный герб Российской Федерации. Описание Го-

сударственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021). По закону Государственный герб Российской Федерации представляет собой «четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентами. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона».

Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в частности, федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства) имеют право на одноцветное изображение Государственного герба на геральдическом щите.

Изображение герба помещают на верхнем поле документа.

35

02.Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования) помещают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей, республик, автономных образований и др.) и муниципальных образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

По действующему законодательству о местном самоуправлении муниципальные образования (города, районы, сельские населенные пункты) имеют право иметь собственные гербы, и органы власти и управления муниципальных образований имеют право помещать на бланках документов изображение собственного герба – герба муниципального образования.

03.Эмблему организации или товарный знак (знак обслужива-

ния) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение эмблемы и порядок ее использования устанавливаются нормативными актами.

Порядок разработки, регистрации и использования товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товара».

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают, если на бланке помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле документа или слева от наименования организации.

04.Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России. Госстандарт России. Минэкономики России. М., 1993).

Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскомуклассификаторуоргановвласти иуправления(ОКОГУ).

Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.

36

Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

05.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц

ипредоставления содержащихся в нем сведений утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица. Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием.

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.

ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита. ОГРН указывается в составе справочных данных и только в бланках писем.

06.Идентификационный номер налогоплательщика/код при-

чины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».

ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:

- код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);

- порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);

37

- контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (С).

Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об организации.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе или положении). Наименование организации должно включать:

▪сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

▪указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т. д.);

▪собственное индивидуальное название организации;

▪сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

▪наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги. В этом случае наименование организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающихравноеположение, располагают на одном уровне.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке распола-

38

гают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09.Справочные данные об организации. Этот реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает в себя: почтовый адрес, номер телефона, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в такой же последовательности, как и в реквизите «Адресат».

10.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

11.Дата документа. В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов.

_________________ № ___________

Дату документа оформляют арабскими цифрами. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

▪ цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц,

год: 05.04.2003;

▪ словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Нужно иметь ввиду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

12.Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный

39

номер – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

Регистрационный номер состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа вклю-

чает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита:

На № _________________ от ___________

Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

14.Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административ- но-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место составления или издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование (за исключением случаев создания документа не в месте нахождения организации).

В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.

При продольном расположении реквизитов бланках место составления или издания документа указывается по середине строки между датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

15.Адресат. Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

40

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в да-

тельном падеже, например:

Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В. А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В. М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н. В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

41

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725, установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

▪наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица);

▪название улицы, номер дома, номер квартиры;

▪название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

▪названиеобласти, края, автономногоокруга(области), республики;

▪страна (для международных почтовых отправлений);

▪почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской Федерации, в Конституционный Суд Российской Федерации и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

16. Гриф утверждения документа. Отдельные документы получаю юридическую силу после утверждения. Утверждаются организацион- но-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ОАО «Ростекстиль»

Личная подпись В. А. Степанов дата

42

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

АО «Электронные технологии» Личная подпись Л. В. Кузнецов дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 02

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция. Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки исполнения документа, называется резолюцией.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

43

Допускается оформление резолюции на специальных бланках для резолюций, изготавливаемых на бумаге формата А6.

18.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовокдолженбытьсогласованснаименованием видадокумента.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19.Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа справа.

Реквизит «Отметка о контроле» означает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ.

20.Текст документа – основная содержательная часть документа.

Всоответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф

44

и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей, В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

Втексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Вдокументах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Вдокументах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Всовместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

Вдокументах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

Вписьмах используют следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

45

21. Отметка о наличии приложения используется в сопроводи-

тельных письмах. Данный реквизит размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметкуоналичииприложенияоформляютследующимобразом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на З л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз., только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251

Если приложением является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: … (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

46

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, исокращенное– надокументе, оформленномнабланке); личная подпись; расшифровкаподписи(инициалы, фамилия), например:

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длин-

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответ-

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем, если нормативными правовыми актами не установлен иной способ подписания.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, чтоонвременно исполняетобязанностидолжностного лица:

И. о. генерального директора А. М. Линев При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки

«Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа – реквизит, свидетельствую-

щий об экспертизе документа в другой организации и ее согласии с содержание документа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 № 430–162

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2003 № 10

24. Согласование документа внутри организации оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

48

Руководитель юридического отдела

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается руководителем организации.

25. Оттиск печати. Так же как и подпись, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Необходимостьзаверениядокументапечатью, какправило, устанавливается нормативными актами. Для установления определенного порядка заве-

49

рения документов печатью необходимо, чтобы инструкция по делопроизводству организации содержала в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

26. Отметка о заверении копии. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образомзаверена. Заверениятребуюттакжевыпискииздокументов.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать, например:

Верно

Дата Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по

усмотрению организации.

27.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Жуков

92445 67

28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

50

29.Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30.Идентификатором электронной копии документа является от-

метка(колонтитул), проставляемая влевомнижнем углукаждойстраницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, датуидругиепоисковыеданные, устанавливаемыеворганизации.

Бланки и форматы документов. Формуляр-образец как модель уни-

фицированнойформыдокумента. Документыизготавливаютнабланках. Бланк – стандартный лист бумаги, на котором отображается посто-

янная информация и отведено место для переменной.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20мм – левое;

10мм – правое;

20мм – верхнее;

20мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа.

Бланки документов могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

51

-флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Бланки разрабатываются для организации в целом, ее структурных подразделений, должностных лиц. В первом случае реквизит «наименование организации» включает только официальное название организации, во втором – наименование организации и название структурного подразделения, в третьем – название организации и наименование должности лица илинаименование территории иназваниедолжностного лица.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц применяются в том случае, если руководитель подразделения и должностное лицо имеют право издавать документы.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

-общий бланк;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском(слева) инациональном(справа) наодномуровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации изложены в ГОСТ Р 6.3097 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»:

52

«1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

2.Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее – организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

4.Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме(карточке, журнале), приэтомиспользуютсяследующиереквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа;

- наименование организации – поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия

иинициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;

-расписка в получении;

-примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

5.Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

6.Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

7.Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за

53

учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

8.Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

9.Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

10.Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации».

Требования к текстам документов. Язык и стиль документа.

Разновидностью языка, предназначенного для общения в сфере управ-

ления, является официально-деловой стиль.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Участниками делового общения являются органы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники.

Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать в процессе управленческой деятельности, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего все информационные потоки организации имеют устойчивый характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

Специфика делового общения выражается в том, что независимо от того, кто является непосредственным составителем документа, официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом.

Другой важной характеристикой является адресность информации. Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает.

Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций.

54

Другая характерная особенность делового общения – тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения.

Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающей из условий делового общения:

-официальный характер;

-адресность;

-повторяемость;

-тематическая ограниченность.

В деловом общении рассмотренные свойства управленческой информации и предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, выражены в языке и стиле документа.

Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка.

Основные черты официально-делового стиля:

-нейтральный тон изложения;

-точность и ясность изложения;

-лаконичность, краткость текста.

Стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Требования к текстам документов касаются употребления специальной лексики, неологизмов, заимствованных слов, слов с «универсальным» значением языковых формул и т. п.

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.

Термин – устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в областях специальной деятельности.

Профессионализмы — слова, возникающие в 2-х случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии и когда слово становится неофициальным заменителем термина. Область употребления профессионализмов – устная речь. Использование их в деловой документации крайне нежелательно.

55

Профессиональная жаргонная лексика – это форма профессионального просторечия. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предметы, делятся на 2 группы: неологизмы, ставшие терминами, и неологизмыпрофессионализмы или слова профессионального жаргона.

Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи (например, телефакс).

Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи (например, вместо «санирование» – «оздоровление»).

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Использование заимствованной лексики во многих случаяхвызываеттрудности(например, «пролонгировать» вместо«продлить»).

Если для обозначения предмета существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.

Особенности делового стиля — употребление так называемых универсальных слов – слов с неопределенным значением.

Универсальные слова являются многозначными.

Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова в описательной части текста.

Языковые формулы – стандартные языковые обороты, используемые в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи: «Сообщаем, что ...», «Считаем целесообразным ...».

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Подготовка текстов документов с использованием компьютер-

ного пакета программ Microsoft Office. Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения»,

56

-учредительный договор,

-структура и численность аппарата управления,

-штатное расписание,

-правила внутреннего распорядка,

-положение о структурных подразделениях организации,

-должностные инструкции работников и др.

Любой организационно-правовой документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационноправовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовой документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют до отмены или замены новыми. Особенностью организационно-правовых документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации предприятия.

59

Воформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, его регистрационный номер, дата, место издания, заголовок к тексту, текст, визы согласования, гриф утверждения, если предприятие частное, указать, кем оно зарегистрировано. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственнохозяйственная и коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности разделы в тексте изменяются, добавляются. После текста ставится подпись руководителя.

Учредительный договор содержит характеристику предмета, целей

ипринципов деятельности организаций, права и обязанности учредителей, состав и компетенцию органов управления, срок действия и порядок прекращения договора.

На основе устава организации разрабатывается ее структура, указываются структурные подразделения, определяется штатная численность, указываются должности, количество штатных единиц.

Вштатном расписании закрепляется должностной, численный состав организации иуказывается фонд заработной платы. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 (формаТ-3 вальбомеформпервичнойучетнойдокументации).

Вштатном расписании фиксируются сведения:

-структурное подразделение (наименование и код);

-профессия (должность);

-количество штатных единиц;

-оклад (тарифная ставка);

-надбавки;

-месячный фонд заработной платы;

-примечания.

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В правилах внутреннего трудового распорядка организации ука-

зываются следующие разделы:

-общие положения;

-порядок приема, перевода и увольнения служащих;

-основные обязанности служащих;

-основные обязанности администрации;

-рабочее время и его использование;

60

-поощрение за успехи в работе;

-взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

-внутриобъектный режим;

-организация работы.

Этот документ обсуждается на собрании трудового коллектива и утверждается руководителем организации.

Положения – это нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, одного органа, структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях.

Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Текст положения об организации включает следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права.

5.Руководство.

6.Взаимоотношения и связи.

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8.Реорганизация и ликвидация.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на положения о структурных подразделениях; положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих, так и специализированных; положения о временных органах.

Структура текста положения о подразделениях (службах) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

61

3.Функции.

4.Права.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, местосоставления, заголовокктексту, подпись, грифутверждения.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкциииздаютсятакжевцеляхразъясненияиопределенияпорядка применениязаконодательныхактовираспорядительныхдокументов.

Инструкции четко очерчивают круг вопросов и указывают должностных лиц, на которых распространяются эти инструкции.

К инструкциям предъявляют повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Они пишутся простыми короткими предложениями. Текстинструкцииразделяетсяпоопределеннойлогическойсхемена части: разделы; подразделы; пункты; подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера.

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в нем рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается». Текст излагается от третьего лица в безличной форме.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является право-

62

вой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители». Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Оформление договоров и контрактов. Договор – наиболее устой-

чивая во времени правовая форма. Ее история насчитывает тысячелетия. Возможность применения договоров на протяжении столь длительного периода объясняется тем, что речь идет о гибкой правовой форме, в которую могут облекаться различные по характеру общественные отношения. Несмотря на изменение её социальноэкономического содержания, сама по себе конструкция договора, как порождение юридической техники, остается неизменной.

С течением времени расширялся состав возможных участников договора: наряду с физическими лицами (гражданами) в этой роли стали выступать коллективные образованияорганизации, наделенные правами юридического лица. Все более многообразными становились предусмотренные в законодательстве виды договоров, усложнялись комбинации элементов, используемых при конструировании конкретного договорного правоотношения.

Сам термин «договор» имеет три разных значения: определенный вид правоотношений, связывающих конкретных лиц; основания возникновения правоотношений; документ, в котором зафиксированы важнейшие параметры соответствующего правоотношения.

Успех предпринимательской деятельности во многом определяется умением сотрудников предприятий оперативно и компетентно составлять договоры и контракты, связанные с различными видами работ. Для того чтобы составляемые документы были правильно оформлены юридически (организационно и экономически) и тем самым исключали бы возможность различных потерь и просчетов, необходимо знать некоторые общие положения и требования при их подготовке.

Договоры и контракты являются практически самой обширной группой документов, применяющейся во многих областях деятельно-

63

сти предприятия, и представляют собой специфические документы, оформляющие различные хозяйственные и другие отношения.

Договор (контракт) в своей основе имеет два источника: трудовое и гражданское законодательство, т. е. нормативное регулирование оформления договоров и контрактов осуществляется Гражданским кодексом РоссийскойФедерациииТрудовым кодексомРоссийскойФедерации.

ВТрудовом кодексе РФ рассматривается только один вид договора – трудовой договор (оформление коллективного договора регламентируется законом РФ от 11 марта 1992 года «О коллективных договорах и соглашениях»). В кодексе дается определение термина «трудовой договор», законодательно закрепляются основы оформления договора, освещаются вопросы, связанные с действием и расторжением договора.

ВГражданском кодексе дается наиболее широкое определение договора. Практически все разделы и главы части первой Гражданского кодекса имеют прямое отношение к регулированию договора. В ГК выделен подраздел 2 раздела III (главы 27–29), специально посвященный общим положениям о договоре. В этом подразделе сосредоточены нормы, представляющие собой общие правила, направленные на регулирование всех гражданско-правовых договоров. Эти правила характеризуются довольно высокой степенью абстракции и носят обобщенный характер. Детальное же регулирование договорных отношений должно осуществляться применительно к отдельным видам договорных обязательств (купля-продажа, аренда, подряд, перевозка, страхование и т. п.), которые являются предметом части второй ГК.

Таким образом, договора, заключение которых регламентируется различными отраслями права, имеют свои особенности в оформлении

испецифику применения.

Гражданско-правовые договоры

Гражданско-правовые договоры являются наиболее распространенными и многочисленными. Наиболее широко используются договоры именно в гражданском праве – отрасли, регулирующей построенные на началах равенства имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения между различными организациями (государственными и негосударственными), а также гражданами. Все вопросы, связанные с гражданско-правовыми договорами нашли законодательное оформление в Гражданском кодексе Российской Федерации.

В ГК РФ перечислены 25 видов обязательств, которые оформляются посредством договора. Для каждого вида договора указываются свои нормы оформления. Для некоторых видов договоров указываются также подвиды, имеющие свои особенности. Например, купля-продажа

64

может оформляться договором розничной купли-продажи, договором поставки товаров, договором поставки для государственных нужд, договором энергоснабжения, договором контрактации, договором продажи недвижимости, договором продажи предприятия.

Основными документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт – документ, представляющий собой соглашение о регулировании отношений, освещает следующие вопросы: характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Заключение договора может происходить путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит из стороны по договору (ст. 434 ГК РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составлявшей проект.

Составными частями контракта являются:

-название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

-дата, место составления, номер;

-наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);

-предмет контракта;

-условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

-условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

-порядок сдачи-приема выполненных работ;

-ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

-гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

-переход права собственности и риски;

-порядок разрешения споров;

-юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

-подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

65

- печати фирм-контрагентов.

Более высокой степенью сложности по сравнению со сделкой внутреннего характера отличается внешнеторговый договор. Внешнеторговый контракт должен более детально и строго формулировать условия договора. Контракт внешнеторговой купли-продажи – это, как правило, многостраничный документ. Он обычно содержит вводную часть, реквизиты сторон (юридический адрес и банковские реквизиты), следующие основные условия: предмет договора, цена, срок поставки, способ упаковки товара, условия оплаты, приемка по качеству и количеству, гарантии качества поставляемого товара, базисные условия поставки или права и обязанности сторон, санкции за просрочку поставки, санкции за неисполнение договора, освобождение от ответственности, порядок вступления в силу, цессия (уступка) договора, порядок и правовые последствия расторжения договора и т. д.

Текст внешнеторгового контракта необходимо оснащать значительно более широким набором гарантий исполнения той или иной стороной своих договорных обязательств, нежели текст контракта между физическими или юридическими лицами одной и той же государственной принадлежности (например: залог, задаток, аванс, банковская гарантия и т. п.).

Наименования сторон в договоре, страны их принадлежности, должны быть точными, без сокращений. Недопустимо использовать различного рода сокращения и аббревиатуры, если только это не общепризнанные наименования. При идентификации договаривающихся сторон точно указывают фирменные наименования, под которыми партнеры зарегистрированы в торговом (государственном) реестре страны принадлежности; их правовое положение (организационноправовая форма), включая номер и тип лицензии на данный вид деятельности, юридический и фактический адреса. Контракт должен быть пронумерован. Договор подписывается уполномоченными лицами, их подписи скрепляются печатями.

Трудовые контракты и договоры

Особенности составления и оформления трудовых договоров (контрактов) будут рассмотрены в разделе «Правила составления и оформления документов личного происхождения».

Правила составления и оформления основных распорядительных документов: приказа и распоряжения

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управ-

66

ления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания и пр.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решенияосновныхоперативных задач, стоящих передданныморганом.

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Приказы по основной деятельности рассматривают вопрос произ- водственно-хозяйственной и других важнейших направлений деятельности организации. Именно поэтому к их оформлению предъявляют строго определенные требования: при подготовке проекта приказа соблюдать обязательный состав реквизитов и их оформление. Визирование. После подписания приказа его необходимо зарегистрировать, передать копии приказа или выписки из него исполнителям и проконтролировать исполнение.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам ин-

67

формационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдениекоторыхобеспечиваетюридическую подлинностьдокумента.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание при этом следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта выше-

68

стоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, онаможетотсутствовать, еслинетнеобходимостидаватьразъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами:

«ПОСТАНОВЛЯЕТ» («ПОСТАНОВИЛ») – в постановлении; «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») – в решении; «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжении; «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4.

В состав реквизитов входят: герб или эмблема, наименование учреждения – автора; наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок, текст, подпись(подписи), отметкиосогласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Правила составления и оформления основных справочноинформационных документов: акта, справки, протокола, служебной, докладной и объяснительной записок

Справочно-информационные документы содержат, как правило,

текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, об-

69

работка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса – необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

-акт;

-протокол;

-служебная записка;

-справка и др.

Справочно-информационные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся событий имеются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта. Перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица).

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста необязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также необязательна).

70

Завершают текст акта подписи. Акт подписывает председатель комиссии и все его составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол – это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной или иной деятельности, включая принятые по их итогам (результатам) решения.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организации следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов, а такжепротоколы договорного типа– протоколыразногласий, протоколы согласованияразногласий, протоколысогласования ценыидр.

Обязательность протоколирования мероприятий определяется в соответствии с требованиями законодательных, нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных документов, указаниями руководства предприятия.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания совета директоров и др.)

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарьнесетответственность правильностьзаписейвпротоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлении на заседании, краткий – только фамилии выступающих и краткую запись о теме выступления. Ре-

71

шение о том какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола является: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросомуказывается фамилиядокладчика суказанием егодолжности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Вразделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах даются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступлениявскобках делать отметку: «Текст доклада прилагается».

Вразделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости послефамилиивыступившегоуказываетсяегодолжность.

Вразделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывают-

72

ся количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты. Участник совещания или заседания может представить особое мне-

ние по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступившие должны визировать протокол, визы проставляются налевомполедокумента, науровнезаписивыступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Отдельные виды протоколов (протоколы заседания технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и некоторые другие) утверждаютсяруководителеморганизациииливышестоящегооргана.

Служебная записка – это краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. Общее функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного предприятия.

Служебные записки могут готовиться в инициативном порядке, во исполнение требований руководящих документов (указаний руководства предприятия), а также в ответ на поступившие ранее документы.

Выделяют следующие виды служебных записок:

▪докладные записки;

▪объяснительные (пояснительные) записки, обычно выполняющие параллельно функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам делового общения;

▪информационные записки, или меморандумы;

▪аналитические записки;

▪записки ad hoc, подготовленные по конкретному информационному поводу;

▪записки о состоянии дел за период времени.

Сведения о функциональном назначении перечисленных документов представлены на рис. 2.

Рассмотрим более подробно докладную и объяснительную записки. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Док-

73

ладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Рис. 2. Особенностифункционального назначенияслужебныхзаписок

Докладными записками информируют руководителя о ходе работы. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление данного вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю записку составитель.

74

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно, объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Это справки о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т. п.

Правила составления и оформления документов личного происхождения

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д.

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

На каждого работника предприятия ведется личное дело. Состав личного дела обычно таков:

75

-внутренняя опись документов дела;

-личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

-трудовой договор;

-личный листок по учету кадров (анкета);

-аттестационные листы;

-заявления сотрудника о перемещениях;

-представления руководства при перемещениях, выдвижении, зачислениях в резерв;

-дополнениякличномулисткупоучетукадров(дополненияканкете);

-автобиография;

-копии документов об образовании;

-характеристики или рекомендательные письма;

-выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;

-копии наградных листов;

-карточки учета поощрений и взысканий;

-фотографии;

-результаты медицинского обследования;

-карточка формы № Т-2;

-копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества.

Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» личные дела рядовых работников предприятия должны находиться на временном хранении в этом предприятии в течение 75 лет, а руководителей – постоянно.

Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих документов (рис. 3).

Резюме – краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. Резюме позволяет руководству организации предварительно ознакомиться с соискателем и должно включать следующую информацию о соискателе: место проживания (адрес), дату и место рождения, гражданство, семейное положение, образование, опыт работы, дополнительные сведения.

76

Рис. 3. Последовательность документирования при приеме на работу

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Личное заявление – документ, подлежащий всем процедурам делопроизводства, вплоть до хранения в личном деле работника в течение установленного времени. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Но при его составлении следует помнить о требованиях стандарта по минимальному числу реквизитов, по соблюдению формата листа, по размеру полей. Обязательными элементами (реквизитами) этого документа являются:

-адресат – кому адресован документ, от кого требуется какое-то действие, решение;

-адресант – автор документа, от кого документ, кто высказывает пожелание, требование, просьбу, кто хочет, чтобы адресат произвел какие-то действия. В организациях, где люди занимают определенные рабочие места, исполняют должностные обязанности, обязательно указывается должность адресанта и адресата;

77

-название документа, заголовок, чтобы было ясно, к какой группе относитсядокументикакаягруппаправилопределяетработусдокументом;

-текст – изложение сути, причины обращения к кому-то и ожидаемого результата;

-подпись – этот реквизит удостоверяет подлинность документа, показывает, кто именно его отправил;

-дата создания документа, подтверждающая его актуальность, устанавливающая исходную временную точку, начало взаимодействия.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудовогодоговоралицо, поступающеенаработу, предъявляетработодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор

заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховоесвидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подле-

жащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специаль-

ных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Вотдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

78

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

▪место работы (с указанием структурного подразделения);

▪дата начала работы;

▪наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

▪права и обязанности работника;

▪права и обязанности работодателя;

▪характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

▪режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

▪условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностногоокладаработника, доплаты, надбавкиипоощрительныевыплаты);

▪виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, слу-

79

жебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1)на неопределенный срок;

2)на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящимКодексом иинымифедеральнымизаконами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания.

80

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно, и хотя не существует типовой формы автобиографии и составляется она от руки, в ней должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Основные реквизиты автобиографии: название документа; имя, отчество и фамилия автора; число, месяц и год рождения; сведения о родителях с указанием фамилии, имени, отчества, года их рождения и места их работы; образование (место и время обучения) и полученная специальность; перемещения по работе; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения супруги (супруга), детей и места их работы (учебы); домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии и личная подпись.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляют администрация и общественные организации предприятия по просьбе работника, по запросу других организаций. Форма характеристики может быть применена и при разработке рекомендательного письма работнику.

Характеристика обычно включает следующие данные:

-наименование вида документа;

-вводную часть, включающую основные анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, в котором работает сотрудник, стаж его работы на предприятии);

-основной текст, где указываются деловые качества работника, мо- рально-психологические качества, личностные особенности, проявляющиеся по отношению к трудовым обязанностям, общее отношение к тру-

81

ду, этапы профессионального роста, наличие наград, коммуникативные навыки, т. е. умение взаимодействовать, сотрудничать, руководить;

-завершающуюфразу «Характеристика данадля предъявленияв...»;

-ссылку на дату и номер протокола заседания общественной организации, еслихарактеристикаутверждаетсяэтойобщественнойорганизацией;

-подпись руководителя предприятия и, если в составлении характеристики участвует общественная организация, подпись руководителя общественной организации;

-печать, заверяющую подпись руководителя.

Характеристика составляется в двух экземплярах, при ее оформлении на втором экземпляре ставятся визы непосредственного руководителя работника, т. е. руководителя подразделения, в котором работает характеризуемый, и руководителя ячейки общественной организации в данном подразделении, если она есть.

Трудовая книжка является в России основным документом о трудовой деятельности человека.

Вст. 66 Трудового кодекса указывается, что «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».

16 апреля 2003 г. вышло Постановление Правительства Российской Федерации № 225 «О трудовых книжках», которое утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжка и обеспечения ими работодателей».

Всоответствии с Правилами трудовые книжки нового образца вводятся с 1 января 2004 года, но согласно постановлению правительства «имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат».

Новые трудовые книжки с 1 января получат лишь те, кто впервые будет принят на работу.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших в организации свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Запись о такого рода работах может быть сделана в трудовую книжку работника администрацией организа-

82

ции по основному месту его работы, если при этом работник предъявит соответствующую справку с места дополнительной занятости.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их жительства, а уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема наработу. Причем работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовыекнижкиработникам, принимаемым наработувпервые.

Записи в трудовых книжках ведутся на государственном языке российской Федерации, а на территории республик в составе Российской Федерации, установивших свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этих республик, что позволяет работнику, не владеющему или плохо владеющему русским языком, проверить сделанные в трудовой книжке записи.

В пункте 5 Правил указывается, какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку при ее заполнении.

Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например: военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.

Сведения об образовании (общем, профессиональном и т. д.) записываются только на основании надлежаще заверенных документов: аттестата, удостоверения, диплома и т. д.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе трудовой книжки) заверяет правильность внесения сведений.

Первую страницу (титульный лист трудовой книжки) подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Порядок изменения записей на титульном листе трудовой книжки также детально расписан в инструкции. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на

83

внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменения, дополнения на первой странице (титульном листе трудовой книжки) записей о полученном новом образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнением соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

ВПравилах и Инструкции определен порядок внесения записей о работе.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Особое внимание Правила обращают на выдачу трудовой книжки при увольнении: «Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении».

«Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником».

Вразделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточностей или неправильных записей не допускается, а изменение записи производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Трудовые книжки являются документом строгой регистрации.

Перевод работника на другую должность осуществляют на осно-

вании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости) временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов.

Разработана унифицированная форма представления о переводе,

которая включает в себя следующие реквизиты: - наименование структурного подразделения; - наименование вида документа; - дату; - регистрационный номер;

- место составления; - адресат;

84

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись.

Например:

ЗАЯВЛЕНИЕ

01.06.2007

Прошу перевести меня на должность _________________________

_________________________________________________________

Наименование должности

_________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

в связи __________________________________________________

Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4. В адресате заявления о переводе на другую должность заявительуказывает занимаемую имдолжность.

Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность.

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформ-

ляетсянатрафаретномбланке, выполненномтипографскимспособом:

Подпись__________________________________________________

Расшифровка подписи

Согласен предоставить отпуск с______________________________

Дата

Виза руководителя структурного подразделения

Очередной отпуск был использован по_________________________

Дата

Очередной отпуск может быть предоставлен на__________ рабочих дней с ________по _____________________________________________

Работает с_________________________________________________

Начальник отдела кадров__________________ Дата______________

Подпись

Информация перенесена на машинный носитель_________________

Подпись, дата

А в небольших организациях заявление о предоставлении отпуска составляется, например, следующим образом:

Директору ОАО «Восход» А. Е. Серову

ЗАЯВЛЕНИЕ

01.06.2007

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т. п., должны содержать в тек-

сте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т. п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.

86

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителямдисциплиныит. п. оформляютсяприказамиполичномусоставу.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т. п.

Вприказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Втексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину перевода и размер оплаты труда. Текст приказа о переводе должен соответствовать требованиям ТК РФ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы.

После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма № Т-2 или в личное дело).

Увольнение работника организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (согласно ТК РФ).

Основанием для издания приказа по личному составу является заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении обязательно указывается причина увольнения работника.

После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке и в трудовой книжке.

87

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу (приложение 5).

Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Прием на работу и переводы на другую работу», IV – «Аттестация», V – «Повышение квалификации» и VI – «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п.

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Тема 4. Организация документооборота

Организация документооборота. Под документооборотом пони-

мается движение документов в учреждении с момента их получения

88

(входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело.

Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборотавучреждении(организации, предприятии).

Основные принципы организации документооборота:

-прохождение документов должно быть оперативным;

-каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключитьилиограничитьвозвратные перемещения документов;

-порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутнотехнологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы

сполученными документами.

Входящийдокументопоток. Входящийдокументопотоксоставляют:

-документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

-документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичнуюотчетно-учетнуюдокументациюиразличногородазапросы;

-документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

-жалобы и заявления граждан.

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях) либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на рис. 4.

89

Внутренний документопоток. Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

При этом важным элементом документооборота всех видов документов является их регистрация.

Регистрация документов – это фиксация даты создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрациядокументовнеобходимадлярешенияследующихзадач:

-учет количества документов;

-обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

-обеспечение возможностиведения контроля исполнения документов;

-обеспечениепоискадокументоввинформационно-справочныхцелях. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполне-

ния и дальнейшего использования в справочных целях (организацион- но-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы организации регистрирует служба документационного обеспечения управления. Документы специальных (функциональных) систем документации регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе документационного обеспечения управления на этих документах ставится только дата поступления. Службой документационного обеспечения управления разрабатывается переченьдокументов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Регистрационныйиндексвходящихиисходящихдокументоввключает:

-порядковыйномерв пределах регистрируемогомассивадокументов;

-индекс по номенклатуре дел.

91

Регистрационные индексы присваиваются входящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

-автор (корреспондент);

-название документа;

-дата документа;

-индекс документа;

-дата поступления документа (для входящих документов);

-индекс поступления документа (для входящих документов);

-заголовок документа или его краткое содержание;

-резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

-срок исполнения;

-отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

-номер дела.

Учет объема документооборота. В целях определения:

▪условного объема обрабатываемой документной информации;

▪интенсивности труда сотрудников;

▪составления Табеля документов;

▪планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления;

▪технологической оснащенности процессов работы с документами;

▪сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов

для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуетсяподсчетчислаполученныхисозданныхдокументов.

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом.

Нормативно-методическими разработками архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

▪сведения об объеме документооборота, как правило, занижены изза несовершенной методики их сбора;

▪сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

92

▪ сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задач: с какой целью собираются сведения, какой хронологический период и какая глубина проведения учета необходимы, каково будет их дальнейшее использование.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса – по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службыДОУдоводятся досведенияруководствадляпринятиярешений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временной период, формы представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по документационному обеспечению управления организации.

Организационное построение службы делопроизводства. Суще-

ствует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т. д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных

93

(расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организацийиспользуютсмешанную формуорганизацииделопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

•снизить стоимость делопроизводственных операций;

•улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и,

вчастности, внедрить его нормирование;

•обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

•использовать прогрессивные и производительные технические средства;

•обеспечитьединствоорганизационногоиметодическогоруководства. В современных условиях полностью централизовать делопроизвод-

ственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т. д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказомруководителя учреждения.

Тема 5. Систематизация документов

Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Составление заголовков дел и установление сроков хра-

нения дел. Номенклатура дел. Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи

94

справок социального и служебного характера – сохранены. Таким образом, важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком-этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2003 год» и т. п.).

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов

иучета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородной по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств Российской Федерации, утверждаются их руководителями.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми

иведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Вноменклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения.

95

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления, второй используется в службе документационного обеспечения управления в качестве рабочего. Третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организацииивводитсявдействиес1 январяследующегогода.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив – текущий, ведомственный или государственный.

Оформлениеделвключает комплексработпоихтехническойобработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений приметодической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление лист-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела,

96

включенного в него, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Архивное хранение документов и дел. Архивный фонд является частью документального фонда организации. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

В соответствии с Положением от 28 декабря 1998 г. и Федеральным законом РФ «Об архивном деле в РФ» № 125 от 22 октября 2004 г. Государственная Федеральная архивная служба России (Росархив) «является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела».

Федеральная архивная служба России через территориальные архивные органы и государственные архивы имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности необходимые материалы о работе их архивов и об организации документов в делопроизводстве.

Среди других задач Росархива и всей архивной службы:

-координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и документационного обеспечения управления;

-определение как госучреждений – источников комплектования, так и видов документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ;

-ведение централизованного учета документов Архивного фонда;

-осуществление контроля за сохранностью и использованием этих документов;

-организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов и текущей работе по документационному обеспечению управления.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроковхранениядолжны быть сохраненыворганизации:

▪дозавершенияустановленногосрокаивыделенияихкуничтожению; ▪ до сдачи дел на государственное хранение; ▪ до ликвидации организации.

97

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего иобособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включаются не только пленки для фото-, видео и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения – раз в 5 лет, для конфиденциальных документов – ежегодно, следует проводить проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Тема 6. Современные способы и техника создания документов

Средства оргтехники, используемые на автоматизированном рабочем месте специалиста и руководителя. Осуществление доку-

ментационного обеспечения управления связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных – внедрение в практику деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

98

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в т. ч. и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации – с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и

К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложнымисистемамиисредствамипередачиинформации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства связи и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника – это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Классификация средств организационной техники для совре-

менных офисных технологий. Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков.

В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и

99

системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям, как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.

Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники

1.Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов:

1.1.Ручные пишущие средства.

1.2.Пишущие машинки.

1.3.Диктофонная техника.

1.4.Печатающие устройства для персональных компьютеров.

2.Средства копирования и тиражирования документов:

2.1.Средства электрофотографического копирования.

2.2.Средства ризографии.

3.Средства микрографии.

4.Средства физической обработки носителей документов:

4.1.Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины

(фольдеры).

4.2.Конвертовскрывающие машины.

4.3.Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

4.4.Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).

4.5.Машины для уничтожения документов (шредеры).

5. Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов, связи и коммуникаций:

5.1.Пневматическая почта.

5.2.Средства и системы стационарной и мобильной телефонной

связи.

100

5.3.Средства и системы телеграфной связи.

5.4.Средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи.

5.5.Локальные (офисные) вычислительные сети.

5.6.Средства и системы оперативно-диспетчерской связи.

6. Офисная мебель и оборудование.

Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, применяемой для создания и обработки документов.

1. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов

К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, печатающие устройства и графопостроители для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.

Часть текстовой и табличной документации изготавливается на

пишущих машинках.

Общие требования к пишущим машинкам сводятся к следующему: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокоекачествоизготавливаемыхдокументов, надежностьвработе.

Долгое время среди критериев оценки пишущих машинок находился такой показатель, как количество одновременно изготовляемых копий. Однако существующая в настоящее время практика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование документов пишущими машинками при наличии малогабаритных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различных систем является нерентабельным и малооперативным.

По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих машинок практически остановилось. Прогнозируется, что по мере падения стоимости компьютерной техники некоторые модели электронных пишущих машинок уйдут с рынка. Останется спрос на машинки, имеющие интерфейс с персональным компьютером, поскольку машинка любого типа абсолютно незаменима при необходимости регулярной работы с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим способом.

101

Однако в силу ряда причин останутся востребованными и механические пишущие машинки. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов (подходят практически любые сорта бумаги и отечественные красящие ленты). Если важна конфиденциальность при подготовке документов, лучше пользоваться механической пишущей машинкой, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера.

Характерной особенностью электронных пишущих машинок является модульная конструкция, которая позволяет на основе базовой модели выпускать модификации с изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять запросы различных групп потребителей.

Вотличие от механических электронные пишущие машинки компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало чем отличается от работы на компьютере. Машинки имеют как постоянную, так и оперативную память. Многие электронные пишущие машинки оснащены жидкокристаллическим однострочным или полностраничным дисплеем.

Для сокращения процесса изготовления подлинников документов известно применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машинке или персональном компьютере. Стенография за счет условного изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить этот процесс. Однако помимо двух человек – диктующего и стенографистки, автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стенографистке, так и в процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.

Всвязи с этим представляется наиболее оптимальным использование такогосредствасоставленияиизготовлениядокументов, какдиктофон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний и т. д. Воспроизводить запись можно либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

Принтер – самое распространенное средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же

102

задачу – обеспечивают вывод твердой копии документа из вашего компьютера.

Несмотря на все это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей.

Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Известно, что матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати и часто они применяются в небольших офисах для печати деловых бумаг. Однако крупные фирмы стараются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах, потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных, известных на сегодня принтеров. Матричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветнаяпечать, крометого, качество печатипадает помере износа ленты.

Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству печати лазерных принтеров, а бюджет позволяет приобрести только матричный. К счастью, есть возможность не сталкиваться со всеми вышеназванными трудностями при печати на матричных принтерах, получать распечатки типографского качества. Все это можно сделать, если приобрести струйный принтер.

Струйные принтеры малогабаритные (кроме моделей фирмы НР с горизонтальными лотками) и почти бесшумные. В большинстве предусмотрен режим энергосбережения. Габаритные размеры моделей лазерных принтеров со скоростью печати 4–6 стр./мин. лишь немного превышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8–12 стр./мин. крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги. Многие из них отвечают требованиям стандарта Energy Star

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах.

2. Средства копирования и тиражирования документов

Средства копирования и тиражирования документов (средства репрографии и оперативной полиграфии) – это совокупность машин,

103

предназначенных для факсимильного копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии. К наиболее распространенным средствам репрографии в офисе относятся средства электрофотографии, термографии (только в составе других устройств, например, аппарата факсимильной связи). Особняком стоят средства ризографического копирования.

Практически не используются в офисе средства фотокопирования, светокопирования, а также процедуры оперативной полиграфии, если только их применение не обусловлено производственной деятельностью фирмы.

Впроцессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал, посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию) и копия.

Внастоящее время в качестве средств репрографии практически повсеместно применяются аппараты электрофотографического копирования, использующие в основном технологию электрографии в том или ином варианте. Ксерографическое копирование – разновидность процесса электрофотографии, было изобретено в 1938 г. американским инженером Честером Карлсоном. Название процесса копирования известно в нашей стране благодаря компании ХЕRОХ – пионера освоения советского, а затем российского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая процедура копирования независимо от фирмы – производителя аппарата и технологии копирования именуется «ксерокс».

Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирование. На электрографической аппаратуре можно получать копии и с микрофильмов. К преимуществам также относится возможность выполнения дополнительных операций по обработке копий (сортировка и подборка листов, печать обложки, брошюровка и т. п.), электронный монтаж документа из фрагментов нескольких исходных, выборочное копирование и пр. К недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость аппаратуры и расходных материалов (картриджей), особенно для персональных копиров.

Термографическое копирование – процесс получения копий, осно-

ванный на применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действием инфракрасных лучей. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным (переносным) методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию. В настоящее время этот процесс как самостоятельный не применяется в офисной практике.

104

Термоспособ, в основном, используется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм, а также, при отсутствии других средств репрографии, для оперативного полистового копирования документов. Качество получаемой при этом копии – низкое и она не подлежит длительному хранению вследствие выцветания термобумаги.

Светокопирование (диазокопирование) относится к ранее широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации – чертежей. При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и свето(диазо)копировальная бумага или пленка, чувствительная к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий; получении позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.

Фотокопирование (техническая фотография) – процесс получения копий на чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра. Способ применяется для копирования текстовых и графических документов, позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствует дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов, требующего применения жидких химикатов и проводящегося в затемненных помещениях. Эти факторы практически исключают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности.

Ризография – это метод получения изображений на материале копии, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкойинформации, помещеннойнафизическом носителе.

Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.

Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на два этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать. Сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация используется термоголовкой для создания трафарета на специальном носителе – мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. Только после этого ризограф делает первый контрольный оттиск. Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. Необходимо отметить, что чем выше тираж, тем более он экономичен. Затраты на по-

105

лучение 15–25 копий с одного оригинала на копире практически одинаковы, однако при тираже свыше 100 копий ризограф дает выигрыш по стоимости уже в 2–3 раза, а при тираже более 500 оттисков – в 6–8 раз. Практически все модели ризографов позволяют получать многоцветные копии. Специально разработанный компьютерный интерфейс позволяет использовать его как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Интерфейс не только расширяет возможности ризографа, но и обеспечивает пользователю доступ к современным графическим и текстовым редакторам, программам макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Симбиоз ризографа и компьютера представляет собой современный издательский комплекс.

3. Средства микрографии

Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тиражирования документов, и до недавнего времени такая классификация соответствовала действительности. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы ее можно назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но, тем не менее, факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой (тиражирование, получение увеличенных копий) связана с чисто копировальными процессами. Микрография – эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи микрографии фиксируют практически любую документную информацию.

Если проанализировать техническую сущность микрографии, нетрудно заметить, что этот процесс представляет собой сочетание фотографии и репрографии (то есть копировальных процессов).

Типовая схема процесса микрофильмирования заключается в следующем:

1.Подготовка информации (документов) к микрофильмированию.

2.Съемка материала на специальных камерах.

3.Фотохимическая обработка (проявление и фиксирование микропленки).

4.Контроль качества съемки и проявки (при неудовлетворительном качестве производится повторная съемка).

5.Копирование микроформ в необходимых количествах.

6.Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям.

7.Изготовление(принеобходимости) бумажныхкопийсмикрофиш.

8.Сканирование микроформ для передачи по техническим каналам связи и компьютерным сетям удаленному пользователю.

106

Микрографическими архивами широко пользуются государственные структуры, государственные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки, государственные архивы, научные и проектные учреждения, страховые компании, военные ведомства и т. д. Гарантированный срок хранения информации на микрографическом носителе без потери качества, без специальных требований к условиям хранения и при невозможности несанкционированного внесения изменений составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сотни раз. Новые образцы оборудования значительно расширили возможности работы с микроформами, сделав их практически сопоставимыми по оперативности с электронными носителями. В результате микрографические хранилища оказались сегодня наиболее дешевыми, надежными и удобными. Любые данные микрографического носителя могут быть оперативно переведены в электронную форму, а данные, записанные в электронном виде, могут быть перенесены на микрографические носители, минуя бумажную форму представления. Правительства многих стран мира, в том числе и России, законодательно утвердили подлинность документов, снятых на микрофильм, а их юридическая сила приравнена к оригиналу.

4. Средства обработки документов

Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов (за исключением программирования работы самих устройств). В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее эффективное использование.

Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами (биндеры), термопереплетные машины (термобиндеры), резаки для бумаги настольного исполнения.

Некоторые из этих средств можно применять и в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем они являются технической базой финишных (финишерных) операций процесса копирования и тиражирования документов.

Для повышения сроков сохранности документов применяются ламинаторы, наносящие на поверхность листа документа различные покрытия. Если другие средства обработки документов могут использоваться не только в отношении документов, т. е. листов бумаги с нанесенной на них

107

информацией, но и в отношении чистых листов бумаги (например, бумагорезальные устройства, сшиватели и т. п.), то применение ламинаторов целесообразно только вотношениизаконченных документов.

Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняют его от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышают его механическую прочность.

Нанесение защитной пленки на документ осуществляется наклеиванием его на поверхность (холодный процесс) либо термическим скреплением его с поверхностью (термическое закрепление). Этот способ получил наиболее широкое распространение, поскольку он обеспечивает более прочное скрепление пленки с материалом носителя, высокую химическую и механическую стойкость покрытия.

В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленочных материалов. Выбор материалов определяется особенностями использования документа (необходимостью сохранить гибкость или придать ему твердость), а также сроком службы этого материала. Защитные пленки с течением времени деформируются (например, могут потрескаться) и теряют прозрачность (мутнеют). Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.

Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде документы служат потенциальным источником неприятностей и способны причинитьсерьезныйфинансовый, моральныйиликакой-либодругойущерб.

Решением перечисленных проблем становится использование шредеров – уничтожителей бумаги. Английским словом «шредер (шредер)» называется устройство для уничтожения документов. Если фирма или банк заботятся о конфиденциальности своей деятельности, то шредеры должны быть необходимой частью оборудования офиса.

Главными характеристиками шредеров являются уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении документа, и производительность устройства. Уровни секретности определяются немецким стандартом DIN 32757, принятым в январе 1995 г.

Существуют специализированные шредеры, например, для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.

5. Средства внутриофисной и внеофисной транспортировки документов

Обмен информацией (коммуникация) – одна из трех основных функций офиса. Применение средств коммуникационной техники в офисных технологиях связано с реализацией функции передачи дан-

108

ных, необходимостью осуществлять обмен информацией в той или иной форме как со структурными подразделениями офиса, так и с внешней по отношению к офису средой. В соответствии с этим выделяются средства и системы внутриофисной и внеофисной транспортировки документов.

Электронные и иные коммуникации приобретают в современном деловом мире все большее значение. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие предпринимательских фирм, банковских структур, государственных предприятий, других организаций

иих сотрудников без современных средств телекоммуникации исвязи, без информационных и компьютерных сетей. Без наличия таких средств никакой персонал офиса не может обеспечить оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место.

Всистемах административного управления информация передается как путем транспортировки документов курьером или с помощью пневматической почты, так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Системы пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов документов как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания трубопровод прокладывается над подвесными потолками. Транспортировка между передающими и приемными устройствами (станциями) происходит по трубопроводу в герметичных капсулах со скоростью 5–8 м/сек.

Несмотря на широкое применение средств электронной передачи информации оборот оригинальных документов сохраняется. Не каждая организация имеет возможность полностью перейти на электронный документооборот. Это связано с проблемами как технического, юридического, так и психологического характера. Пневмопочта – это простой

иэффективный способ ускорить передачу оригиналов документов и одновременно освободить персонал от ненужного хождения. Таким образом, пневмопочта является дополнением к электронным средствам передачи информации, а применение специальных разветвителей – стрелок позволяет создавать систему любой конфигурации и формы.

Ручная и механизированная транспортировка документов явля-

ется весьма распространенным способом передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и объем доставляемой информации не всегда могут удовлетворить пользователя. Поэтому для оперативной передачи электронных документов используют средства и системы автоматизированной передачи информации по техническим каналам связи.

109

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. К настоящему времени телефонная сеть превратилась в наиболее разветвленную глобальную систему коммутационных узлов, терминалов и линий связи, которая охватывает все страны и насчитывает около миллиарда абонентов. Помимо обмена речевыми сообщениями она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты.

Телефонная сеть общего пользования, обслуживающая абсолютное большинство абонентов России, представляет собой систему узлов коммутации, которая строится с соблюдением иерархических принципов. На нижнем уровне располагаются индивидуальные абоненты, которые соединяются с узлом связи по радиальному принципу, на верхнем — узлы автоматической коммутации, связанные по принципу «каждый с каждым». На остальных уровнях обычно используется смешанный тип соединения. Поэтому образуемая линия связи между абонентами может включать соединения как в пределах одного уровня, так и между соседними уровнями. По мере движения снизу вверх расширяется обслуживаемая коммутационным узлом зона и снижается их число.

Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонная связь играет важную роль в фирмах, офисах и т. п. Так, для большинства фирм телефон является своеобразной визитной карточкой, поскольку первые контакты со смежниками и заказчиками чаще всего осуществляются по телефону. Удобство соединения и сервисные возможности телефона – а они во многом определяются эксплуатируемой офисной АТС – формируют первое впечатление об имидже фирмы, а это немаловажно.

Однако далеко не все знают о возможностях телефонных систем, о тех сервисных услугах, которые предоставляет или может предоставлять своим абонентам система телефонной связи.

Телефонную связь можно разделить на:

•телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);

•внутриучрежденческую телефонную связь.

Особыми видами телефонной связи являются мобильная связь, видеотелефонная связь.

Факсимильная связь – процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста. Основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут быть тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т. п. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.

110

В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи осуществляются точно таким же образом, как и при обычной телефонии. В зависимости от количества поступающей и отправляемой корреспонденции для факсимильной связи выделяют либо отдельный телефонный канал, либо используют один и тот же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных сообщений, переключая режим работы аппарата.

Факсимильный аппарат функционально состоит из следующих основных частей, объединенных в одном корпусе:

•сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги

иввод его в электронную часть аппарата;

•приемо-передающей электронной части (обычно модем), обеспечивающей передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента;

•принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги. Выпускаемые в настоящее время факсимильные аппараты отличаются способом воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей способностью. По способу воспроизведения изображения (по типу используемого принтера) факсимильные аппараты делятся на термографические, струйные и лазерные.

Для организации факсимильной связи используют факсимильные аппараты (телефаксы) и каналы связи: чаще всего телефонные каналы. Телефакс — это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или переданного с помощью телефакса. Однако термин «факс», используемый для обозначения факсимильного аппарата, пока рассматривается как жаргонный.

Факсимильная связь не только намного быстрее обычной почты или курьерскойдоставки, онапочтивовсехслучаях ещеинамногодешевле.

Кроме традиционных однофункциональных устройств в офисах можно встретить так называемые многофункциональные центры (мультифаксы). Название «многофункциональный» говорит само за себя – это устройство, которое совмещает в себе несколько функций. Как правило, это функции принтера, аппарата факсимильной связи, копировального аппарата, сканера и факс-модема, т. е. устройств, наиболее часто используемых для работы в офисе. Набор функций может быть различен, в зависимости от модели центра и фирмыпроизводителя. О популярности и потребности многофункциональных

111

центров в средних и малых офисах свидетельствует увеличение спроса на этот тип оборудования.

Наряду с телефонной сетью в России существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети. Телеграф является исторически первым видом электрической связи, позволившим радикально сократить время передачи внутренних и международных сообщений.

В настоящее время в России телеграфная сеть охватывает практически всю ее заселенную часть. Пока во многих случаях она обеспечивает более надежную, чем телефонная, передачу сообщений и нередко является единственным доступным видом связи для удаленных от промышленных центров районов.

К числу телеграфных сетей относятся:

•внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);

•внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (АТО);

•международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;

•международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире.

Через систему абонентского телеграфа сообщения могут быть направлены в телеграфную сеть общего пользования и таким образом адресованы любому частному лицу. Специальной службой центрального телеграфа обеспечивается также пересылка телеграмм из сети общего пользования в сеть абонентского телеграфа.

Концепция электронного офиса. Компьютерные технологии обеспечения управленческой деятельности: интегрированный па-

кет программ Microsoft Office. Таким образом, можно сделать вывод, что традиционная техника составления и оформления документов уходит в прошлое. Персональный компьютер стал основным и незаменимым средством не только составления, но и организации рациональной

иоперативной работы с ними. Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т. п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности Word, Ехсеl, Ассеss

идр. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программ-

112

ных возможностей и создание новых средств автоматизации информа- ционно-документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычный текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например: бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.

Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Ехсеl и Ассess. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым, обеспечивая и контроль за исполнением документов (исполнительской дисциплины), и контроль за движением документов. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас не является сложной задачей, она по плечу практически любому грамотному пользователю.

Электронная почта (е-mail) объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией:

-е-mail можноиспользоватьдлябыстрой иудобнойпересылкифаксов. При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Некоторые информационные службы обеспечивают распечатку сообщений электронной почты и их доставку с помощью обычной почты;

-электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т. е. всем, что может храниться в памяти компьютеров;

-электронная почта может использоваться и самими программами: контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояние курса акций, погоды и т. п.;

113

-в личной жизни электронная почта является средством общения между людьми, средством информирования о наличии товаров, услуг, передачи рекламной информации и т. д. С ее помощью получают необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена в компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet.

Локальная электронная почта применяется обычно в рамках одного офиса. При этом используют такие пакеты программ, как Microsoft Mail, Novell Group Wise. Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и информационное обеспечение управления.

Глобальные системы являются частью глобальных информационных сетей: CompuServe, America Online, Internet, а также системы электронных досок объявлений (ВВS). Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы не выходя из дома, если ваш домашний компьютер связан с головным компьютером вашей организации.

Внастоящее время имеется также в наличии достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документацион- ногообеспеченияуправления:

-системы управления документами (класса Documentum, Workflow, Groupware; в частности, к последнему классу относится система БОСС-референт);

-справочно-информационные системы (Консультант Плюс);

-комплексные системы (например, предназначенные для автоматизации работы службы управления персоналом, такие как БОССкадровик) и др.

Тема 7. Деловые и коммерческие письма

Классификация и структура деловых писем. Переписка – обоб-

щенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требова-

114

ние, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные или деловые письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письмасопровождаютматериальныеценностивпутиит. д.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащихсредствомобщениямеждупредприятиями, частнымилицами.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

1)письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

2)письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

3)независимо от содержания письмо должно быть изложено офи- циально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях – разъясняющие и дополняющие материалы.

Реквизиты письма и их расположение. Для переписки использу-

ются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

Поскольку официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, то для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресате: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Дляофициальногописьмарекомендуетсяследующийсоставреквизитов: 1. ГербРоссийскойФедерации(длягосударственныхпредприятий) (01).

115

2.Эмблема организации (или товарный знак) (если нет герба) (03).

3.Код предприятия по ОКПО, если он есть (04).

4.Наименование организации (полное или сокращенное) (08).

5.Справочные данные об организации (09).

6.Дата документа (11).

7.Регистрационный номер документа (12).

8.Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах) (13).

9.Адресат (15).

10.Заголовок к тексту (18).

11.Текст (20).

12.Отметка о наличии приложений (21).

13.Подпись (22).

14.Отметка об исполнителе (фамилия и телефон исполнителя) (27). Могут быть также указаны инициалы машинистки и количество эк-

земпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Совокупность реквизитов официального письма называется форму-

ляром.

Стандартные фразы и выражения. Текст письма должен быть ло-

гичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Взависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основнуючасть(доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательство) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

Взаключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т. д.).

Взависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем …) или от первого лица

116

единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю …). Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату:

Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин Орлов! Уважаемый Дмитрий Сергеевич! Уважаемые господа!

В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости: «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т. е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных.

Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформляемое на бланке формата А4 должно иметь заголовок к тексту:

Опредоставлении отчета

Овыполнении договорных обязательств

Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на которое дается ответ: На № _____ от _________.

Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, но не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не ставится. При рассылке писем типового содержания большому количеству адресатов оформляется список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме в этом случае адрес указывают обобщенно.

Письма визируются составителем, руководителем подразделенияавтора, при необходимости дополнительно – руководителями заинте-

117

ресованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образцы вариантов деловых писем. Помимо того, что существу-

ют общие требования к оформлению писем, различные виды писем имеют некоторые особенности их составления.

Письмо-просьба

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятия, практически беспредельно.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с просьбой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа (Прошу ...), от первого числа множественного лица (Просим ...), от третьего лица единственного лица («дирекция просит ...» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются такие словосочетания: «Просим ...» «Вас проверить качество изготовления станков»

«включить в план изобретений»

«Прошу ...» «принять меры ...»

118

«сообщить данные о сроках поставки»

Письма-ответы (отказы)

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, приусловии, чтописьмо-просьбабыло составлено грамотно.

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

-повторение просьбы, на которую составляется ответ;

-обоснование причины отказа (если письмо-отказ);

-констатация отказа.

Вслучае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Вписьмах-отказах встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам ...»; «Ваше предложение не получило поддержки»; «считаем нужным сообщить Вам ...».

Сопроводительные письма

Составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать прямо в самом документе.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на формате А5. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п. Подобное письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, перевода, телеграммы, товаров и т. п.) либо о том, что ранее

119

составленный документ остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Тема8. Правилаиформыперепискисзарубежнымипартнерами

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Технологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация»

(ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1)форматы бумаги, используемые для документов (ИСО 216:1975);

2)межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

3)формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков, и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439;1990).

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1)сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.;

120

2)ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3)дату (date);

4)«внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5)указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

6)вступительное обращение (Solution);

7)заголовок к тексту (Subject Line);

8)основной текст письма (Body of the Letter);

9)заключительная форма вежливости (Complementary close);

10)подпись (Signature);

11)указание на предложение (Enclosure);

12)указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

1. Сведения об отправителе

На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

2. Ссылки на индексы отправителя

В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела.

Ссылка может иметь такой вид:

▪In your please refer to EL/KD/15621 (в Вашем ответе просим ссы-

латься на E1УКД/15621);

▪Kindly mention Ex 16/1716 (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе) и т. п.

3. Дата письма

Проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт: ИСО 8601:1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникнуть ошибки при её толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.

121

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно – цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяца в английском языке пишутся с заглавной буквы.

4. Адресат («внутренний адрес»)

Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адресата должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превы-

шать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180:1993 содержатся лишь рекомендации при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1)наименование адреса (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходство, Ее Величество;

2)имя (имена), фамилия, приставка к имени:

▪имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

▪фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

▪приставка к имени, например: старший, младший;

3) занятие, функция, по адресу (через):

▪определенное занятие (например: инженер, судья, нотариус);

▪по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением(например, поадресуЭйсиБраунБовери; поадресусемьиСмит);

4) пункт доставки:

▪вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);

▪название улицы (например: Станционная авеню, Станционная улица, Станционная площадь, станцияВиктория, станция Лаймстрит);

▪идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажаиликвартиры(например, 27/307, подъезд№27, 4-йэтаж, квартира№7);

122

▪название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

▪название села, местечка, деревни, квартала, региона (Тикхилл, Доклендз, Ерхэм, Кэдмен, Сохо);

▪почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

▪общая доставка;

5)почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

▪ почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15,2 HB 120);

▪ номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога Беллинзона Аироло; KIA – отправка на сортировочный участок);

▪ название учреждение доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6)название территории или провинции и/или название страны:

▪название региона, графства, района, кантона и т. д. (например: Техас, Йоркшир, Уэльс);

▪название страны назначения (например: Швейцария, США, Великобритания, Франция).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Mr. Waiter EGGERS Mr. Costas MAVRIKIS 3040 Idaho Ave NW 81 Pine Brook Dr Apt#621 LARCHMONT N. Y. 10538 Washington B. C. 20016 USA

USA

Mr. Adam SIPERINGHAM Mr. Erin SIMPERINGHAM

37 Franklin Road 127 Salisbury Road

Freemans Bay CAMOERDOWS NSW 2050

AUCKLAND AUSTRALIA

NEW ZEALSND

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1)название организации;

2)указание на род деятельности или изделия (например: фирма по гражданскомустроительству, общая трастовая компания, продажа семян);

123

3)название отдела или подразделения организации (например: отдел внешней торговли, отдел цветных метанов, общий отдел);

4)пункт доставки;

5)почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6)название территории или провинции и/или название страны. Последние три элемента при написании адреса юридические лица

указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указываются ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company 3 12 Sixth Avenue

New York, N. Y. 11011 USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывается его фамилия, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. R. Black Chairman, A. Smith and Ch., Ltd London SWL 75 C England

Если адресат мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister (господин). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. (эсквайр), которое ставится после фамилии. Например:

E. F. White, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown Mr. A. White

Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress (госпожа) или Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones Miss G. Black

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то приадресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лицаникогданепишутсяпослефамилии, авсегдапередней.

124

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например: E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук) A. B. Smith, M. P. (Member of Parliament – член парламента) G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, тоадресатобозначаетсяследующимобразом.

The Chairman Председателю компании

A. Smith & Co., Ltd A. «Смит энд Ко. Лимитед»

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор – распорядитель, Secretary – Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль (и ).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R. S. Jones, Р. С. Джонсу,

Chairman, A. Smith &Co., Ltd председателю компании

«А.Смит энд Ко. Лимитед»

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется. При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус» 34-41 Крейг роуд Бостон БЛ 4 8ТФ ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо отправляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

5. Указание на конкретное лицо «К сведению»

Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило кон-

125

кретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. p. Cooper,

или

Attention of: P. Cooper,

или

For the Attention of Mr. P. Cooper.

Вместо фамилии лица может быть указано должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager Attention – Sales Department

6. Вступительное обращение

В деловых письмах используются следующие обращения:

▪«Уважаемые господа» – к организации в целом: Dear Sirs Gentlemen (в США);

▪«Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam;

▪«Уважаемый господин Смит» – к мужчине: Dear Mr. Smith;

▪«УважаемаягоспожаСмит» – кзамужнейженщин: Dear Mrs. Smith;

▪«УважаемаягоспожаСмит» – кнезамужнейженщине: Dear Miss Smith;

▪«Уважаемая госпожа Смит» – к женщине, если не известно ее семейное положение: Dear Ms. Smith;

▪«Дорогой Джон» – человеку, которого вы хорошо знаете, или дру-

гу: Dear John.

Менее официально выглядят обращения: «Уважаемый г-н Джон»

(Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставятся запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

7.Заголовок к тексту письма

Включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении доставок», «О заполнении договора».

8. Основной текст письма

Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н ...») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

126

…Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о …(… We are writing to inquire about …);

Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …) и т. д.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться таким словам:

Мы хотим сообщить … (We would advise …);

С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);

Имеемчестьсообщить Вам, что… (We bed to inform you that …)ит. д. Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you pleas tell me …)

Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …)

Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …) и т. д.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of (date) …);

Мы получили ваше письмо (дата) … (We have received your letter of (date) …) и т. д.

В деловой переписке используются следующие выражения: Очень любезно с Вашей стороны … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас …

(May I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим за Ваш большой вклад в … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help …)и т. д.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за … (We must apologize for …);

Мы извиняемся за … (We apologize for …);

Мыоченьогорченыиз-затого, что… (We are extremely sorry for …);

Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …) и т. д.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Будуждатьвашответ… (I look forward to receiving your soon reply …); С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you

…) и т. д.

127

В значительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна бо-

лее подробная информация (Please,do not hesitate to contact me if you need any further information) и т. д.

9. Заключительная формула вежливости

Вкачестве заключительной фразы в письмах к организациям ис-

пользуются такие выражения: Yours faithfully, Yours truly, Yours very, Faithfully yours, Truly yours, Best wishes.

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

ВАнглии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely Dear John Best wishes.

Вданных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

10. Подпись

В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости, фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely Mr. S. Basuki Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает … фирмы по поручению руководства. Например:

For a Smith and Co., Ltd D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р. р.» – «за», «от имени» или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского»per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

128

11. Отметка о наличии приложений

В письмах зарубежных респондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывается их количество. Например: 2 Enclosures.

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

12. Указания на рассылку копий письма

В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с. с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, от делает пометку

«без копий» (without copies).

13. Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается с букв P.S. (от латинского post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

14. Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см. от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Например:

Continuation Sheet No …

Под название фирмы, поставляющей письмо, указывается организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green

Messrs. A. Smith and Co., Ltd 12 May 2004

Continuation Sheet No

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа вни-

129

зу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное «Cont`d (Countd)», что означает «име-

ется продолжение».

Тема 9. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий,

и прочая корреспонденция

Образцы вариантов деловых писем, связанных с проведением периодических мероприятий. Помимо того, что существуют общие требования к оформлению писем, существует корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, которая имеет некоторые особенности составления.

Письма-сообщение

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письмасообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного – двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что … Доводим до Вашего сведения, что …

Считаем необходимым поставить Вас в известность о …

Информационные письма

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственными организациями или организациями определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

130

Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря, но в целом принято, что информационное письмо подписывает руководитель предприятия.

Письмо-напоминание

Следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо, как правило, состоит из 2-х логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания.

Водном и том же письме выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

Вписьмах-напоминанияхчастовстречаютсяследующиесловосочетания:

«Напоминаем, что …

всоответствии с …Вы должны ...»

«Напоминаем Вам, что ...

Ваша задолженность по оплате составляет … Срок оплаты истекает ...»

Письмо-извещение

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение – отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит«Адресат» оформляется обобщенно или неоформляется вообще.

131

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письма-приглашения

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письмаизвещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т. п.

Могут адресоваться конкретному лицу, либо нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанныетипографским способомтексты-приглашения, такитрафареты.

Письмо-предложение

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческойдеятельностииспользуется каккоммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об орга- низации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-поздравление

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно – два предложения, та и достаточно развернутыми. В последнем случае в письмепоздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразде-

132

лению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Вписьмах-поздравленияхиспользуются следующие ключевыефразы: Поздравляем Вас в связи с … Искренне поздравляем Вас с …

Примите наши искренние поздравления в связи с … Сердечно поздравляем Вас с … и т. п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водянымизнаками, имеющейбольшуюплотностьит. д.

Составление телеграмм, телексов и факсов. Основные сокращения, используемые при составлении телеграмм и телексов.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма – краткое алфавитноцифровое сообщение, подготовленное с соблюдением определенных правил для передачи либо переданное (принятое) по каналам электросвязи посредством присоединенных к ней телеграфных аппаратов.

Большинство телеграмм представляет собой сообщения информа- ционно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Порядок осуществления телеграфной связи регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 2 августа 1997 г. № 1108.

В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

Подаваемая отправителем телеграмма должна бытьчетко иразборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адресполучателя(условныйилиполный), текст(содержаниетелеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адресинаименованиеотправителя(помещается подчертой).

Телеграмма должнабытьнаписанавследующейпоследовательности: ▪ отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы катего-

рии «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

133

▪отметка о виде телеграммы;

▪адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

▪текст телеграммы;

▪подпись отправителя (по желанию отправителя).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя). Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре конкретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.

При отправке телеграммы в один город, но нескольким адресатам слово «Копия» не употребляется, но перед каждым адресом пишется название города.

Телеграммы могут быть адресованы:

▪на полный адрес;

▪на условный или сокращенный адрес;

▪до востребования;

▪на номер абонентского ящика;

▪в адрес войсковой части;

▪в адрес полевой части;

▪в адреса морских и речных судов;

▪на номер полученной телеграммы;

▪на номер абонентской установки сети АТ/Телекс.

Основные правила составления телеграмм:

1. Содержание телеграммы не должно быть громоздким. В соответ-

ствии с действующими правилами объем текста телеграммы не может превышать трехсот слов.

2. Телеграмма составляется по строго определенным правилам (в соответствии с назначением позиций формализованного бланка телеграммы, с использованием упрощенной лексики – опусканием союзов, предлогов, вводных слов и т. д.).

134

3.Включает чаще обычного словарные величины, пишущиеся сокращенно.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя).

Цифры в подаваемой телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также знак «скобка» могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб» соответственно), либо соответствующими символами.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс, «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.

4.Имеет четкую, никогда не нарушаемую структуру текста – адрес, текст (включая подпись отправителя), обратный адрес (не передается).

5.В служебной части телеграммы, располагающейся в пределах верхней четверти стандартного бланка, указываются:

▪служебный заголовок, содержащий сведения о пункте передачи телеграммы;

▪номер телеграммы – как правило, соответствующий исходящему кассовому номеру отправившего документ почтового отделения;

▪сведения о количестве слов в телеграмме;

▪сведения о дате и времени подачи документа;

▪оттиск календарного штемпеля, содержащего сведения: наименование оператора связи, пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, а также календарную дату.

Все перечисленные сведения, во-первых, используются для последующего учета документа, а также в процессе подготовки содержания ответных документов.

Телефонограмма – это краткое речевое сообщение, подготовленное

ссоблюдением определенных правил к передаче и (или) переданное (принятое) под запись по каналам электросвязи посредством присоединенных к ней телефонных аппаратов. Функциональное назначение телефонограммы состоит в обеспечении оперативного обмена сообщениями, содержащими сведения, в силу своей значимости требующим по тем или иным причинам документирования, то есть фиксации на бумажном и (или) электронном носителе.

Стандартная процедура подготовки содержания телефонограммы включает:

135

▪составление предварительного (чернового) варианта текста на отдельном листе бумаги;

▪внутреннее согласование (визирование) предварительного варианта текста;

▪оформление окончательного варианта текста документа в соответствующем журнале (книге);

▪заполнение служебных сведений – наименование адресата – предприятия (организации, учреждения), которому адресуется телефонограмма (соответствующего должностного лица, структурного подразделения), основной и резервный номер адресата, срок (дата и время), к которому должна быть завершена передача документа;

▪подписание телефонограммы уполномоченным должностным лицом предприятия;

▪присвоение телефонограмме исходящего номера.

Все перечисленные сведения располагаются на бланке телефонограммы.

Факсограмма – деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ, переданный (полученный) по каналам электросвязи посредством подсоединенных к телефонной линии факсимильных аппаратов (факсов, телексов).

Общий объем факсимильного сообщения, в соответствии с действующими правилами, не должен превышать пяти листов формата А4.

Подлежащие передаче по каналам факсимильной связи деловые документы должны быть воспроизведены четко, контрастно.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Передача по каналам факсимильной связи конфиденциальной связи не допускается.

Составление и отправка писем через электронную почту в ло-

кальной вычислительной сети. В настоящее время активно внедряются в практику делового общения такое средство письменной коммуникации как электронная почта и соответствующие документы, именуемые чаще всего сообщениями e-mail.

Сообщение e-mail – это краткое деловое письмо, переданное (принятое) по каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии и персональному компьютеру устройства модуляциидемодуляции сигналов (модема или факс-модема).

Деловое общение по каналам электронной почты становится все более распространенным. Но тем не менее, электронная почта (в силу ряда обстоятельств) пока продолжает оставаться в деловой переписке вспомогательным средством. Объясняется это тем, во-первых, что со-

136

общения e-mail и прилагаемые к ним электронные документы, несмотря на идентичность последних своим бумажным оригиналам (за исключением элементов содержания, оформляемых от руки – например, подписи), все еще не считаются обладающими юридической силой.

Во-вторых, с технологической точки зрения электронная почта представляет собой явление более сложное, поскольку, наряду с применением специальных технических средств, предполагает и применение средств программных – помимо программ-браузеров, предназначенных для путешествий по интернет-страницам, это еще и так называемые почтовые программы типа MS Outlook.

В-третьих, для обмена электронными письмами мы вынуждены прибегать к услугам посредников – в лице Интернет-провайдеров и служб доставки сообщений e-mail.

В-четвертых, электронная почта не бесплатна – даже в тех случаях, когда формально за доступ к сообщениям e-mail платить не надо. Это объясняется тем, что подключение к Интернету стоит пользователям значительных денег.

В-пятых, входящая электронная почта таит в себе вирусные опасности, грозящие компьютерам адресатов и хранящимся на них данным.

В-шестых, вместе с потоком ожидаемых деловых электронных писем пользователи получают большое количество так называемого спама – электронных сообщений рекламного содержания, простая сортировка которых (с последующим удалением) отнимает время.

Однако у электронной почты есть и свои преимущества:

-с ее помощью в течение считанных секунд на огромные расстояния передаются и принимаются значительные объемы информации;

-помимо передачи текстовой и статистической черно-белой графической информации, имеется возможность для обмена цветными фото-

ивидеодокументами, а также звуковыми материалами;

-электронная почта становится все более доступной – для обмена сообщениями e-mail, теперь возможен не только с ПК, но и с ноутбука, карманного компьютера или мобильного телефона, взаимодействующих с виртуальным пространством на основе беспроводных технологий.

Основные правила ведения электронной переписки предприятия:

1. Электронная корреспонденция используется только в тех случаях, когда это действительно необходимо.

2. Электронное сообщение должно быть информативным – то есть кратким, но при этом точным и актуальным.

3. Электронное сообщение должно быть посвящено какому-либо одному вопросу служебно-деловой деятельности и раскрывать его сущность доступным адресату языком.

137

4.Тема электронного сообщения, указываемая в соответствующем поле бланка, должна в точности соответствовать содержанию письма – для этого обычно достаточно двух-трех слов.

5.Электронное письмо не должно содержать ошибок. Грамматика, орфография, синтаксис и пунктуация должны быть безупречными.

6.Оформление электронного письма должно быть простым и изящным. Сообщение следует оформить так, чтобы не создавать адресату трудностей при получении (прежде всего, иметь возможно более малый объем в килобайтах). С другой стороны, при открытии сообщения оно должно производить благоприятное впечатление – в частности не содержать опечаток.

7.Приветствие, заключительная формула вежливости и подпись являются для электронного сообщения обязательными.

8.Необходимо избегать рассылки без надобности копии электронных сообщений.

9.До отправки электронного сообщения необходимо убедиться в том, что адрес получателя (в том числе и копии) указан правильно, в теме письма нет ошибок, обращение к адресату (по имени, имениотчеству, должности и т. п.) верно.

10.Тон электронного сообщения – вне зависимости от его тематической направленности – должен быть дружественным, приветливым,

вмеру учтивым.

11.Тексты наиболее важных, а также обстоятельных электронных сообщений необходимо готовить заранее, используя для этого стандартные возможности MS Outlook или текстового редактора Word.

12.Для оперативных ответов на некоторые электронные сообщения используются стандартные формулировки – их, при необходимости, можно присоединить к письмам в заранее заготовленном виде.

13.Необходимо всегда отвечать на электронные письма, адресованные вам лично или затрагивающие интересы предприятия, которое вы представляете. Это способствует укреплению деловой репутации.

14.При ответах адресату, прежде всего, направляется та информация, которая ему наиболее необходима.

15.Прикрепленные к электронному письму файлы необходимо предварительно архивировать – это заметно сокращает время отправления и получения сообщения.

Специфика функционального назначения сообщений e-mail допускает (наряду с традиционными словарными единицами) использование в их тексте некоторых англоязычных сокращений, предназначенных для обозначения наиболее распространенных словосочетаний и идиоматиче-

138

ских выражений и позволяющих при определенных обстоятельствах существенно рационализировать электронную деловую переписку.

Наиболее распространенные англоязычные сокращения для обозначения словосочетаний и идиоматических выражений, используемых в деловой электронной переписке:

Тема 10. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Организация конфиденциального делопроизводства. Роль и место конфиденциального делопроизводства в обеспечении защиты конфиденциальной информации. Под конфиденциальным докумен-

том, т. е. документом, к которому ограничен доступ персоналу, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом

139

оформленный носитель информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя или организации.

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет большое значение в достижении цели ее защиты. Порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства.

Всю информацию в организации можно разделить на две большие группы:

-открытую;

-с ограниченным доступом.

В свою очередь информация с ограниченным доступом (рис. 6) может быть:

-государственной тайной;

-конфиденциальной информацией.

Документы, содержащие ту или иную информацию с ограниченным доступом, подразделяются на секретные и конфиденциальные. При этом секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т. д. В настоящее время видов конфиденциальной информации насчитывается более 30. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе (рис. 7) конфиденциальные документы бывают:

▪нормативно-методические;

▪руководящие;

▪распорядительные;

▪информационно-справочные;

▪организационные;

▪финансово-бухгалтерские;

▪кадровые (по личному составу) КД.

Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. № 1.

140