Составление и отправка писем через электронную почту в локаль-

9.

Каковы требования к изготовлению, учету, использованию и хра-

ной вычислительной сети.

нению бланков с воспроизведением Государственного герба Россий-

Тема 10. Организация работы с документами,

ской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации?

10. Какие межстрочные интервалы применяются при оформлении

содержащими конфиденциальные сведения

реквизитов?

Организация конфиденциального делопроизводства. Состав норма-

11. Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроиз-

тивно-методической базы конфиденциального делопроизводства. Роль

водстве?

и место конфиденциального делопроизводства в обеспечении защиты

12. Какие размеры полей используются в документах?

конфиденциальной информации.

13. Какие способы применяются при оформлении дат?

Создание и учет конфиденциальных документов, порядок обраще-

14. Как оформляются в документах таблицы и выводы?

ния с конфиденциальными документами.

Занятие 2

Схема прохождения документа при создании, регистрации и визи-

ровании, передача конфиденциальных документов внутри организа-

Тема занятия: Составление и оформление основных документов.

ции. Схема прохождения входящих и исходящих конфиденциальных

Цель занятия: Закрепление теоретических знаний по вопросам со-

документов.

ставления и оформления основных документов и практическое приме-

3.2. Содержание практических занятий

нение полученных знаний в процессе разработки некоторых видов ор-

ганизационно-правовых,

распорядительных,

справочно-

Занятие 1

информационных документов и документов личного происхождения.

Тема занятия: Документ и системы документации. Управленческая

Вопросы для обсуждения:

документация.

1.

Какие документы относятся к организационным?

Основная цель занятия: Закрепление теоретических знаний по во-

2.

В чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в

просам документирования управленческой деятельности: изучение ос-

организационных документах?

новный элементов нормативно-методической базы документирования

3.

Когдаорганизационныедокументыприобретаютюридическуюсилу?

управленческой деятельности, рассмотрение правил оформления рек-

4.

Как строится текст в организационных документах?

визитов, закрепленных ГОСТ Р 6.30-2003.

5. Как долго действует организационный документ? Можно ли вно-

Вопросы для обсуждения:

сить изменения в текст организационного документа?

6.

Какие сведения должны содержаться в тексте учредительных до-

1. Что такое документ и каковы его функции?

кументов?

2. Что такое делопроизводство и документированное обеспечение

7.

С какой целью создаются типовые и примерные организацион-

управления?

ные документы?

3. Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?

8.

Какова структура текста положения об организации?

4. Что такое «система документации» и «унифицированная система

9.

В чем состоит различие таких документов, как штатное расписа-

документации»?

ние и структура, штатная численность?

5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в дело-

10. Почему должностная инструкция не составляется для категории

производстве?

служащих «руководители»? Что должно содержаться в тексте каждого

6. Каково назначение ГОСТ Р 6.30-2003?

раздела должностной инструкции?

7. Каков состав реквизитов, определяемых ГОСТ Р 6.30-2003?

11. Какие виды организационно-распорядительных документов от-

8. Что представляет собой бланк документа?

носятся к распорядительным?

12. Почему распорядительныедокументыотносятсякправовымактам?

13. Когда распорядительные документы вступают в силу?

11

12

14.

Какразличаются посфередействияраспорядительныедокументы?

- занесение записей в трудовую книжку и личную карточку;

15.

Что является основанием для распорядительного документа?

- заявление об увольнении (докладная или служебная записка на-

16.

Как строится текст распорядительного документа?

чальника подразделения об увольнении работника с указанием основа-

17.

Какие органы принимают постановление?

ния или причины);

18.

В какой форме издаются совместные распорядительные доку-

- приказ об увольнении;

менты?

- занесение записей в трудовую книжку и личную карточку.

19.

По каким вопросам издают распоряжения и указания?

Задания для составления приказов по основной деятельности пред-

20. Какиедокументыотносятсякгруппесправочно-информационных?

21.

На каких бланках оформляются справочно-информационные

приятия:

документы?

1. Составьте приказ по строительной организации о срыве сроков

22.

Какие бываютвидыпротоколовичемониотличаютсядруготдруга?

сдачи дома по причине несвоевременного выполнения работ по элек-

23.

Как оформляется внешняя докладная записка?

тромонтажу. Причиной приостановления работ явилось то, что агент

24.

Что входит в состав кадровой документации?

по снабжению электроматериалами не вышел на работу, в связи с чем

25.

Какая документация используется при приеме на работу?

предприятие не получило в установленный срок 300 метров кабеля. В

26.

Какими документами оформляется перевод работника?

распорядительной части приказа необходимо дать указание начальни-

27.

Каков состав документации, используемой при увольнении ра-

ку отдела снабжения о принятии мер в случае отсутствия работника,

ботника?

находящегося в его подчинении; руководителю, отвечающему за план

28.

Каковы особенности оформления приказов по личному составу?

ведения строительства, – об оформлении необходимых документов о

Практические задания:

переносе сроков сдачи объекта.

2. Составьте проект приказа по факту возгорания складского хозяй-

1. Разработайте положения о планово-экономическом отделе, отде-

ства на предприятии вследствие замыкания проводки, в связи с чем ор-

ле маркетинга, отделе сбыта, финансовом отделе и

ганизация понесла ущерб в размере 100 тысяч рублей, а сторож полу-

2. Разработайте должностные инструкции: работника планово-

чил интоксикацию угарным газом. В распорядительной части приказа

экономического отдела, работника отдела маркетинга, экономиста по

дайте указание о выяснении причины происшедшего и исправлении

труду и т. п.

допущенных ошибок.

3. Составьте два приказа по основной деятельности предприятия.

3. Напишите проект приказа по организации, занимающейся реали-

4. Составьте несколько справочно-информационных документов.

зацией детского питания, по поводу акта на взыскание штрафа в разме-

5. Составьте полный комплект документов личного происхождения,

ре 50 тысяч рублей, составленного Торговой инспекцией в связи с об-

учитывающих прием на должность, перевод внутри организации,

наружением в продаже пюре с повышенным содержанием консерви-

увольнение с оформлением записей в трудовой книжке.

рующих веществ. В распорядительной части следует указать должно-

Комплект включает следующие документы:

стному лицу, отвечающему за проверку сертификатов, о необходимо-

- резюме;

сти принять меры по недопущению данной ситуации в дальнейшем.

- заявление;

4. Составьте приказ по мясокомбинату о запуске в течение двух ме-

- анкета (автобиография);

сяцев нового цеха по производству полуфабрикатов. В распорядитель-

- трудовой контракт;

ной части дайте указание на необходимость составления штатного рас-

- приказ о приеме;

писания, проведения набора специалистов, организации обучения.

- запись в трудовой книжке;

5. Составьте проект приказа по созданию отдела маркетинга и рек-

- оформление личной карточки и личного дела;

ламы на предприятии. Дайте распоряжение о наборе на конкурсной ос-

- заявление о переводе (докладная или служебная записка началь-

нове специалистов по данному направлению, составлении положения

ника подразделения о переводе работника на другую должность);

об отделе и должностных инструкций, внесении изменения в штатное

- приказ о переводе;

13

14

расписание, расчете заработной платы, обеспечении материально-

ме «Технологии и экономика». Премия выдается из фонда материаль-

технической базы для работы отдела.

ного поощрения в размере 50% ежемесячного должностного оклада.

6. Составьте проект приказа по мясокомбинату о нерациональном ис-

14. Составьте приказ об обязательном прохождении курсов по повы-

пользовании отходов костей после среза мяса на производство. В распоря-

шению квалификации секретарей ОАО «Промм» в период с 17.05.2008 по

дительной части дайте указание должностным лицам найти потребителей

17.08.2008 поадресу: г. Тольятти, ул. Коммунистическая, д. 25.

данной продукции, установить цену, наиболее удовлетворяющую покупа-

15. Составьте приказ директора предприятия о премировании всех

телей, установитьграфикотпускаитранспортировкипродукции.

работников финансово-экономического отдела, стаж работы которых в

7. Составьте проект приказа по работе сети продуктовых магазинов

ЗАО «Вымпел» превышает 25 лет. Премия выдается из фонда матери-

о планировании открытия филиала в городе Сызрани. Дайте указание

ального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада.

об изучении рынка сбыта в данном регионе, предоставлении информа-

16. Составьте приказ о премировании работников планово-экономичес-

ции о конкурирующих фирмах, выяснении среднего уровня заработка

кого отдела за досрочную разработку плана по сбыту продукции. Премия

потребителей; укажите должностных лиц, отправляемых в этот город с

выдается в размере 40% ежемесячного должностного оклада из фонда

конкретными заданиями и сроками исполнения; распорядитесь о про-

материального поощрения.

ведении финансовых расчетов на реализацию этого мероприятия.

17. Составьте приказ о результатах ревизии финансово-хозяйствен-

8. Составьте приказ генерального директора ЗАО «Кормет» об из-

ной деятельности в 2008 г. в ОАО «Волгателеком». В констатирующей

менении графика работы служащих отдела бухгалтерии. В констати-

части укажите на необходимость обеспечения целевого расходования

рующей части укажите на производственную необходимость и наличие

средств федерального бюджета и эффективного использования вне-

докладной записки начальника отдела. В распорядительной части об-

бюджетных средств, а также пресечения нарушений в финансово-

ратите внимание на организацию сверхурочной работы в субботние

хозяйственной деятельности. В распорядительной части обратите вни-

дни и предложения по их оплате.

мание главного бухгалтера на повышение требовательности к работни-

9. Составьте приказ директора ЗАО «Сервис» о выплате денежных

кам бухгалтерии в части ведения бухгалтерского учета и отчетности.

средств на командировочные расходы участникам Всероссийского фо-

Дайте задание работнику, отвечающему за работу бухгалтерии, на раз-

рума. Денежные средства должны быть выплачены из резервного фон-

работку мер по улучшению этой работы.

да оплаты труда в размере двухсот рублей в день и тысячи рублей на

18. Составьте приказ директора ОАО «Волгателеком» о премирова-

транспортные расходы.

нии работников финансового отдела за участие в разработке плана

10. Составьте приказ о внесении изменений в штатное расписание

технического перевооружения и реконструкции АТС-23. Премия выда-

ОАО «Пламя» в связи с передачей объекта на обслуживание во вневе-

ется из фонда материального поощрения в размере 1000 рублей.

домственную охрану.

19. Составьте приказ о премировании работников кадрового отдела

11. Составьте приказ генерального директора фирмы о лишении пре-

администрации Комсомольского района за эффективную работу по

мии за апрель 2008 года в размере 20% работников отдела маркетинга

разработке текущих и перспективных планов. Премия выдается из

Мишина А. В., Седова П. О. за ненадлежащее исполнение своих должно-

фонда оплаты труда в размере 30% должностного оклада.

стныхобязанностейинарушениеисполнительской дисциплины.

20. Составьте приказ о проведении ремонтных работ в здании

12. Составьте приказ генерального директора фирмы о наказании

управления в связи с выходом из строя системы вентиляции. В распо-

водителя Петрова А. В. на основании акта оценки повреждений авто-

рядительной части обратите внимание на порядок проведения подгото-

мобиля «ВАЗ-1110» гос. № Е909МВ в результате дорожно-

вительных работ, определите строгие сроки выполнения подготови-

транспортного происшествия. Наказание необходимо произвести пу-

тельных и ремонтных работ.

тем объявления строгого выговора и удержания из заработной платы

21. Составьте приказ генерального директора муниципального уни-

водителя денежной суммы в размере 5000 (пяти тысяч) рублей.

тарного предприятия «Производственное объединение коммунального

13. Составьте приказ директора ОАО «Хром» о премировании ра-

хозяйства г. Тольятти» о выделении денежных средств в размере 200

ботников финансово-экономического отдела Ивановой А. С., Курчатова

тыс. рублей на приобретение оргтехники для финансового отдела.

Я. К., Меньшовой Ю. И. и Соколова Е. Н. за участие в ежегодном фору-

15

16

34. Составьте приказ о наказании работников ОАО «Автокар». В

2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об

констатирующей части укажите на нарушение пункта 4.6. Правил

итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими

внутреннего трудового распорядка ОАО «Автокар» инженером-

ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на

экономистом производственно-экономического отдела Павловым В. В.

другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах

и инженером-технологом технологического отдела Качаловой М. Ю. В

с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов

распорядительной части укажите на недостаточный контроль за трудо-

заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о пре-

вой дисциплиной в своих коллективах начальников производственно-

мировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на

экономического и технологического отделов.

централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные дан-

35. Составьте приказ о проведении рекламной кампании ОАО «Ав-

ные укажите самостоятельно.

токар» в мае 2009 г. в связи с расширением выпуска новых видов про-

3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководите-

дукции и ее продвижении на новые рынки сбыта. В распорядительной

лю предприятия об утере Степановым Г. И. письма-запроса, посту-

части обратите внимание на повышение требовательности к информи-

пившего в адрес предприятия два месяца назад.

руемости потребителей о преимуществах качества и отличительных

4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнииб» Кемеровско-

свойствах рекламируемых товаров. Дайте задание отделу маркетинга

му предприятию ООО «Кристалл» о полном отказе от оплаты за по-

разработать план рекламной кампании.

ступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была зака-

36. Составьте приказ о проведении итоговой аттестации руководи-

зана. Остальные данные укажите самостоятельно.

телей и специалистов аттестационной комиссией в 2009 году в ОАО

5. Составьте объяснительную записку начальника отдела руководи-

«АВТОВАЗ».

телю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже

В констатирующей части укажите на неудовлетворительный ре-

оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны

зультат проведенной итоговой аттестации руководителей и специали-

главного механика.

стов отдела кадров.

6. Составьте объяснительную записку о причинах несвоевременно-

В распорядительной части дайте задание аттестационной комиссии

сти представления информации о выполнении приказа директора. Ос-

составить протокол о проведенной итоговой аттестации руководителей

тальные реквизиты укажите самостоятельно.

и специалистов отдела кадров, провести повторную итоговую аттеста-

7. Составьте докладную записку начальника планово-экономического

цию в срок до 15.06.2009.

отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя

Назначьте на должность начальника бюро по работе со служащими от-

компьютерами.

делакадровспециалистасвысоким результатом итоговойаттестации.

8. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии за-

Задания для составления справочно-информационных документов:

вода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о резуль-

татах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На

1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И. П. глав-

заседании было принято решение об утверждении результатов инвен-

ному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бибичеву П. П. о произведенной Ти-

таризации и отнесении за счет заведующего складом недостачи вспо-

мошиной И. П. проверке выполнения приказа директора фирмы от

могательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сли-

00.00.0000 № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве

чительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заве-

базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны кон-

дующего складом.

кретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2009

9. Составить протокол общего собрания рабочих ОАО «Трансфор-

года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех

матор», на котором обсуждался вопрос о создании нового цеха по про-

пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномер-

изводству вспомогательных материалов, необходимых для основного

ной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтерии. Выявлено, что

производства. На собрании была заслушана информация исполнитель-

25 февраля было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды

ного директора о возможности создания нового цеха и перспективах

сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый

его работы. После обсуждения было принято решение поручить ис-

месяц установлен первого числа следующего месяца.

19

20

Вопросы для обсуждения:

лоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных

1.

Расскажите, в чем отличия официально-делового стиля от других.

стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2010 г.

2.

Приведите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

для треста «Запсибтрансстрой».

3.

Каковы структура формуляра и состав реквизитов делового

11. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводчес-

письма?

кой станции в областную администрацию о выделении средств из област-

Практические задания:

ного бюджета в сумме 150 млн руб. до начала реализации молодняка

птицы населению.

1.

Составьте письмо-извещение новосибирского ЗАО «Экосан» ке-

12. Составьте письмо-отказ производственного управления пасса-

меровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и

жирских перевозок новосибирскому производственному кооперативу

оборудования.

«Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государст-

Укажите причину отказа.

венным предприятиям персональных компьютеров по договорной стои-

13. Составьте письмо-просьбу новосибирского туристического цен-

мостииовозможностиприниматьзаказына составлениепрограмм.

тра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности ад-

3.

Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экс-

министрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2010

поцентр» с предложением посетить международную специализированную

г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий по-

выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов

ставки мебели для туристического комплекса в речкуновской зоне от-

в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне

дыха является встречная поставка леса.

выставочного комплекса на Красной Пресне.

14. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешне-

4.

Составьте гарантийное письмо ОАО «Экосан» ОАО «Прогресс»

экономических связей Российской Федерации о направлениях своей

об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей на-

деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2010 г.

сосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непо-

15. Составьте письмо-просьбу закрытого акционерного общества

средственно на площадке.

«Новосибирскмебель» в комитет внешнеэкономических связей адми-

5.

Составьте договорное письмо о подписании договора товарище-

нистрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т

ства «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных ма-

металла в связи с заключением контракта с Далянским объединением

териалов.

по международному сотрудничеству на строительство девятиэтажного

6.

Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» това-

общежития в Новосибирске. Согласно контракту оплата выполненных

риществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изго-

работ будет производиться российскими рублями и материалами.

товление бланков учета и отчетности.

16. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Но-

7.

Составьте письмо-ответ предприятия ОАО «Сайл» на просьбу

восибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику

строительной монтажной фирмы ЗАО»АлтИ» разработать проектно-

управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфарм-

сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

заводу 64 т сжиженного газа в течение 2009 г. Указанный объем учтен

8.

Составьте совместное письмо-ответ Областного управления

в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Ново-

здравоохранения и Управления финансов и налоговой политики адми-

сибирскгоргаз».

нистрации Новосибирского района о выделении дополнительных ас-

17. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидуум» в Комитет по

сигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи

внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого

жителям района.

леса в количестве 10 тыс. куб.

9.

Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопро-

Занятие 6

дукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделе-

нии ОАО автомашины «УАЗ-469» под сданное в 1995–1996 гг. зерно.

Тема занятия: Правила и формы коммерческой переписки с зару-

10. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетон-

бежными партнерами.

ных конструкций администрации области о выделении лимита на стек-

23

24