Для организации эффективного контроля
Установлениенеобходимо:стандартов, т.е. конкретных целей, которые необходимо достичь в определенное время. Показатели
устанавливаются в процессе планирования.
Получение информации о ходе реализации
подконтрольного процесса.
Сопоставление достигнутых результатов с установленными
стандартами. Очевидно, что для каждого стандарта
необходимо установить масштаб (предел) допустимых отклонений. При нахождении значений показателей процесса в установленных пределах, процесс можно считать
нормальным.Принятие решений.
Виды контроля по
времени их
Предварительный контроль - осуществляется до фактическогопроведения:начала контролируемых процессов.
Текущий, оперативный контроль - производится в ходе реализации процесса (выполнения работ). Обратная связь как способ осуществления текущего контроля в биологических и организационных (социальных) системах.
Заключительный контроль - производится после выполнения работы.
Задачи контроля:
получение исходной информации для планирования аналогичных работ в будущем;
измерение результативности и принятие мотивирующих воздействий;
Характеристики
эффективного
стратегическая направленность
контроля
контроля;ориентация на результаты;своевременность;гибкость;
простота и экономичность;
Ситуации для анализа: Ситуация 1
На предприятии Сердюка, в результате проведения «мозговой атаки», было принято следующее решение. 1.Сделать новую упаковку для соды и продавать ее как средство для впитывания запахов в холодильнике.
В рекламе предприятие дает потребителям простой рецепт использования средства – открыть пачку соды, поставить в холодильник, и запах уйдет.
2.Лимонную кислоту, помимо прямого ее использования, можно применять для очистки спирали электрочайников.3.Значительную часть фруктовых концентратов для продления жизненного цикла перевести на региональные рынки Украины, используя оптовиков и открывая торговые точки в отдаленных от районных
центров местах. Было открыто 36 новых торговых точек. Также были заключены договора на поставку с оптовыми торговцами. Время показало, что такие меры привели к значительному росту продажи товаров.
Расширение регионов по поставкам продукции потребовало перераспределения и делегирования полномочий. При создании торговых предприятий Сердюк стремился внедрить свою проверенную систему менеджмента. Руководители этих предприятий соглашались с навязанной им системой менеджмента. В целом предприятие Сердюка улучшило свои конкурентные позиции на глобальном ринке. Однако время от времени какое-то торговое предприятие делает неправильные шаги и отстает. Сердюк верил в эффективность внедренного на предприятиях менеджмента. На практике все было иначе. Чтобы навести порядок, Сердюк созвал совещание руководителей региональных предприятий. Выяснилось, что каждый руководитель создал свою систему менеджмента. Были также большие отличия в стиле менеджмента. В результате обсуждения было принято решение:
1.Для унификации работы региональных предприятий разработать единые стандарты контроля, которые руководители должны применять в соответствии с местными условиями.
2.Руководителям рекомендовано ограничивать расходы, не связанные непосредственно с выполнением функций работниками предприятий.
3.О серьезных отклонениях от стандартов руководители региональных предприятий должны докладывать в центральный офис.
Задания для анализа
1.Отыщите в действиях Сердюка различные формы контроля. 2.Обьясните, как каждое решение имеет отношение к системе контроля?
3.Определите,какие стандарты необходимо внедрить в систему предприятий для осуществления эффективного контроля. 4.Обьясните причины, по которым руководители региональных предприятий отказались от предложенного Сердюком менеджмента.
Ситуация 2
Механизм контроля в фирме «Укртелеком» В фирме «Укртелеком» центральным элементом системы финансового контроля является бюджет.
Процесс формирования бюджета начинается с разработки пятилетнего плана. Этот план - очень детальный. Значительное внимание в нем уделяется возможному состоянию рынков и конкуренции. Он составляется в форме балансового отчета с указанием возможных прибылей и убытков.
Затем на основании пятилетнего плана менеджеры отделений разрабатывают детализированные бюджета своих отделений. Особое внимание они уделяют возможным доходам и расходам, обеспечивающим выполнение пятилетнего плана. Для того, чтобы обеспечить сопоставимость данных по различным отделениям, руководство фирмы «Укртелеком» требует, чтобы во всех отделениях бухгалтерская отчетность и расчет производственных издержек велись в сопоставимой
форме. После того как формирование пятилетнего плана и детализированных бюджетов завершено, бюджеты становятся основными контрольными документами организации. Процедура контроля включает проведение ежемесячных и ежеквартальных обзорных совещаний на уровне правления отделения, на которых реально проведенная деятельность и достигнутый уровень издержек сопоставляется с запланированными показателями. При возникновении отклонений соответствующие менеджеры должны быть готовы объяснить их причины. Система контроля служит также инструктивно-справочной системой для тех, кто участвует в выработке решений. В рамках бюджетов отделений устанавливаются лимиты капитальных вложений. Руководители отделений могут принимать решения об инвестициях в пределах сумм, указанных в бюджете, и в пределах очень небольших сумм, если соответствующие затраты в бюджете не указаны. Для больших капитальных затрат по крупным проектам, а также по направлениям, отсутствующим в бюджете, необходимо согласие руководства более высокого уровня.
Тесты
1.Содержание какого понятия отражает следующее определение - вид управленческой деятельности, который характеризуется однородностью целей, действий или объектов их приложения - это?
2. В каком виде может реализовано в процессе управления управляющее воздействие?
3. Какие из ниже перечисленных функций относятся к специфическим функциям управления?
4. Какие из перечисленных функций менеджмента базируются на потребностях и интересах работников?
5.На каком этапе процесса контроля создается модель управления организацией?
6.В процессе какого контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты?
7.Цель функции контроля состоит:
8.Составными элементами контроля на предприятии есть:
9.Объектами производственного контроля на предприятии являются:
Задания для практических занятий
Сравните термины Менеджмент и Управление;
Объясните важность контроля ;
Скажите какой, по вашему мнению, принцип контроля самый важный? Ответ поясните;
Охарактеризуйте контроль как одну из главных функций процесса управления;
Найдите отличия между контролем в частных и государственных предприятиях