- •Лабораторное занятие 11. Коллективная работа с документами
- •1. Особенности работы с главными и вложенными документами
- •1.1. Создание главного документа
- •1.2. Создание вложенных документов
- •1.3. Переход от главного документа к вложенным и обратно
- •1.4. Редактирование главного и вложенных документов
- •2. Коллективные исправления, примечания и версии
- •2.1. Выделение цветом
- •2.2. Добавление и изменение примечаний
- •2.3. Исправления
- •2.4. Работа с несколькими версиями одного документа
2.1. Выделение цветом
Выделение цветом призвано привлечь внимание к спорным местам рассматриваемого документа. Этот метод чаще всего применяется при работе с документом в электронном виде, хотя его можно использовать и при работе с обычным текстом. Он позволяет добавлять, удалять и заменять цвета выделенных областей, а также осуществлять их поиск.
В Word 2002 инструмент выделения цветом находится на панели инструментов Форматирование.
Выделить цветом можно как одиночный фрагмент или картинку, так и ряд фрагментов. Чтобы раскрасить один фрагмент, выделите его, раскройте список Выделение цветом и выберите нужный цвет. Если нужно выделить несколько фрагментов, то выберите нужный цвет, а затем поочередно выделяйте фрагменты. Отмена режима выделения цветом может быть осуществлена клавишей Esc. Если текст будет просматриваться несколькими людьми, позаботьтесь о том, чтобы каждому рецензенту соответствовал свой цвет.
Если привлечение внимания цветом больше не требуется, удалите выделение: выделите фрагмент или весь документ и в списке Выделение цветом выберите пункт Нет.
Если при работе с документом требуется перемещаться от одного цветного фрагмента к другому, воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить:
Откройте диалоговое окно командой Правка, Найти.
Разверните вкладку, нажав кнопку Больше.
Щелкните на кнопке Формат и выберите в списке пункт Выделение цветом.
Для перехода к следующему фрагменту нажимайте кнопку Найти далее. По окончании поиска закройте окно.
При необходимости можно выделить все цветные фрагменты документа, установив флажок Выделить все элементы найденные в, выбрав пункт Основной документ в списке расположенном под флажком, и нажав кнопку Найти все.
Можно изменить один цвет, встречающийся в документе, на другой или заменить все цвета выделенных фрагментов одним и тем же цветом. Чтобы изменить цвет нескольких фрагментов, можно воспользоваться диалоговым окном Найти и заменить:
Раскройте список Выделение цветом и выберите нужный цвет.
Раскройте диалоговое окно Найти и заменить командой Правка, Заменить и раскройте вкладку, нажав кнопку Больше.
Разместите текстовый курсор в поле Найти, щелкните на кнопке Формат и выберите в списке пункт Выделение цветом, предварительно удостоверившись в том, что в полях Найти и Заменить на нет текста.
Разместите текстовый курсор в поле Заменить на, щелкните на кнопке Формат и выберите в списке пункт Выделение цветом.
Щелкните на кнопке Заменить все. Затем щелкните на кнопке Ок в появившемся сообщении о количестве произведенных замен.
Закройте диалоговое окно.
Задание 4. Исследуйте механизм выделения цветом, выполнив все перечисленные выше операции с фрагментами документа Лекции.
2.2. Добавление и изменение примечаний
При совместной работе над документом примечания предназначены для размещения вопросов, предложений, замечаний и комментариев без изменения основного текста документа. Работая с документом, содержащим примечания, их можно вывести на экран в специальной области проверки, расположенной ниже рабочего окна, или в виде списков, расположенных справа или слева на полях документа.
Задание 5. Внесите в документ Лекции свое замечания, выполнив следующие операции:
Откройте документ Лекции в режиме разметки страниц.
Задайте имя рецензента:
откройте диалоговое окно Параметры командой Сервис, Параметры и перейдите на вкладку Пользователь;
укажите свою фамилию и инициалы в соответствующих полях вкладки и нажмите кнопку ОК.
Задайте свой цвет рецензирования:
По умолчанию программа автоматически назначает каждому рецензенту свой цвет для внесения изменений и комментариев. Эти цвета можно посмотреть, раскрыв список Показать на панели инструментов Рецензирование и выбрав пункт Рецензенты.
Если указанный цвет вас не устраивает, то его можно изменить, открыв диалоговое окно Исправления с помощью кнопки Параметры.
Добавьте в лекции 1 несколько примечаний:
установите текстовый курсор в нужное место;
на панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание;
введите текст примечания в выноску;
введенные примечания можно увидеть в области проверки, если нажать кнопку Область проверки на панели инструментов Рецензирование.
Добавьте в документ несколько примечаний от имени другого пользователя.
Просмотрите все созданные примечания:
откройте список Показать на панели инструментов Рецензирование;
установите в списке нужные флажки (например: Заметки и Все рецензенты).
Удаление примечаний. Примечания являются временными объектами. Рецензенты вставляют комментарии, автор их просматривает, производит нужные изменения в документе, и перед отправкой в печать примечания удаляются. Для удаление примечаний используются команды из списка Отклонить примечание на панели инструментов Рецензирование.