Создание отчетов
Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. Они позволяют отображать на экране и печатать информацию с любой необходимой степенью детализации.
В данной работе рассматривается формирование отчетов с помощью Мастера отчетов двух типов– детальных и по сгруппированным данным.
Создание детального отчета
Access содержит средства, позволяющие представить отчет в хорошо оформленном и легко читаемом виде. Детальный отчет содержит ту же информацию, что и таблица или запрос, но в нем имеются и дополнительные элементы: заголовок отчета, верхний и нижний колонтитулы.
Самый быстрый способ создать отчет – использовать Мастер отчетов. Эта программа размещает поля отчета и представляет данные в одном из выбранных вами стиле. После создания отчета вы можете переделать его по своему желанию в режиме Конструктор.
Опишем основные элементы отчета. Их расположение показано на рис. 1.
Рис. 1. Элементы детального отчета.
Заголовок отчета (№ 1 на рис. 1) расположен в верхней части левой страницы и обычно включает в себя имя отчета и ткущую дату.
Верхний колонтитул (№ 2 на рис. 1) расположен в верхней части каждой страницы отчета и содержит заголовок столбцов таблицы.
Область данных (№ 3 на рис. 1) расположена между верхним и нижним колонтитулами и содержит записи запроса, выбранного в качестве базового.
Нижний колонтитул расположен в нижней части каждой страницы отчета. Часто он содержит номер страницы.
Область примечаний (№ 4 на рис. 1) отчета расположена в самом конце отчета. В ней содержатся, например, итоговые суммы по колонкам таблицы.
Сформируем отчет о покупателях из Липецка и Саратова. Запрос на выборку таких покупателей из БД вы сделали ранее.
Для создания Отчета выполните следующие действия:
|
1 |
Выделите объект, для которого создается отчет: это может быть таблица или запрос |
|
2 |
Выберите вкладку Создать. Отчет |
|
3 |
У вас появился отчет, который можно редактировать, используя инструменты с вкладки Формат |
Можно создать отчет с помощью Мастера отчетов.
|
1 |
Выберите режим создания отчета – Мастер отчетов. |
|
2 |
Выберите Запрос «Липецк и Саратов». |
|
3 |
В окне Создание отчетов Мастера для выбора отображаемых в отчете полей выберите поля Имя и Рейтинг. Поле Номер служит для связи таблиц в базе данных, и, будучи выданным в отчете, не является информативным для человека |
|
4 |
Перенос этих полей в состав нового отчета осуществляется так – в области Доступные поля: выберите поле Имя и нажмите на кнопку со знаком > это поле переместиться в область Выбранные поля, затем перенесите поле Рейтинг |
|
5 |
Для перехода к следующему шагу диалога нажмите кнопку Далее >. |
|
6 |
Следующий шаг Диалога предлагает задание уровней группировки данных из выбранных полей. Например, задание группировки по Рейтингу приведет к тому, что в отчете будут представлены группы покупателей имеющих одинаковый рейтинг, а сами рейтинги будут располагаться либо по возрастанию, либо по убыванию значения.
В нашем случае Уровни группировки задавать не будем!!! |
|
7 |
Нажмите кнопку Далее > для перехода к следующему шагу создания отчета. |
|
8 |
Выберите в списке полей сортировку по имени покупателей (справа от поля имеется кнопка направление сортировки, при нажатии, на которую изменяется направление сортировки). Проверьте направление сортировки должно быть по возрастанию нажмите кнопку Далее > |
|
9 |
В следующем шаге предлагается выбрать вид макета будущего отчета и ориентация листа бумаги для его размещения. Из предложенных мастером макетов отчета чаще всего используются отчеты "В столбец" и "Табличный". Выберите макет отчета "В столбец", Ориентация листа бумаги – книжная. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку Далее > |
|
10 |
Параметры следующего шага позволяют выбрать в списке стиль оформления отчета. Различные стили влияют на расположение и количество обрамляющих линий в отчете, внешний вид отчета в столбец не меняется – названия полей слева, в столбце справа от них выводятся данные этих полей. Выберите в списке любой стиль и нажмите Далее > |
|
11 |
В последнем окне Мастера задайте имя нового отчета "Покупатели в Липецке и Саратове (в столбец)" остальные параметры оставьте без изменений и нажмите кнопку Готово. |
Рис. 2. Окно создания нового отчета.
Лабораторная работа №6