Глава 3. Этапы планирования и роль информации в планировании

Целеполагание

Целеполагание отражает присущую менеджменту целесообразность и целенаправленность управления организацией для достижения общей цели ее деятельности путем формирования и реализации множества взаимосвязанных целей, определяемого их функциональной полнотой, иерархической подчиненностью и временной связностью достижения конкретных результатов.

Целями организации называют конкретные конечные состояния организации или желаемый результат ее деятельности, которого стремится добиться группа людей (администрация и персонал), работая вместе.

Цели разрабатываются менеджерами высшего звена управления в ходе планирования деятельности организации и доводятся ее членам. Этот процесс является эффективным механизмом определения (формулирования) возможного желаемого результата и координирования работ в организации для его достижения. Цели организации дают возможность ее членам (администрации и персоналу в целом) знать, к чему они должны стремиться в настоящем и будущем. Сложные организации, к которым относится предприятие, имеют определенное множество целей.

Анализ достижения целей.

Грамотная постановка целей определяет будущее организации. Цель должна быть поставлена четко и ясно, как правило, в показа­тельной форме. Этап постановки целей и задач связан с предвари­тельным анализом и прогнозами на будущее.

Изначально поставленные цели и задачи в процессе труда могут подвергаться корректировке. На деятельность организации влияют изменяющиеся факторы внешней и внутренней среды: курсы валют, уровень инфляции, взаимоотношения с конкурентами, клиентами, государством, психологический климат и мотивация в коллективе, организационная культура и т.д. Данные факторы обусловливают получение реальных результатов работы, которые могут отличаться от поставленных целей в лучшую или худшую стороны.¹²

Изначально поставленные цели и задачи в процессе труда могут подвергаться корректировке. На деятельность организации влияют изменяющиеся факторы внешней и внутренней среды: курсы валют, уровень инфляции, взаимоотношения с конкурентами, клиентами, государством, психологический климат и мотивация в коллективе, организационная культура и т.д. Данные факторы обусловливают получение реальных результатов работы, которые могут отличаться от поставленных целей в лучшую или худшую стороны.

Искусство менеджера заключается в анализе оптимистических и пессимистических прогнозов и предсказании негативных тенденций в экономике, на рынках и в коллективе. Поставленные цели и задачи должны быть реалистичными.¹³

Для планирования необходимо собирать и обрабатывать так называе­мую вторичную информацию.

Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от связанных с решением исследуемой проблемы. Не­зависимо от того, достаточна ли она для решения, ее низкая цена и относи­тельно быстрая доступность требует, чтобы первичные данные не собира­лись до завершения тщательного поиска вторичной информации. Чтобы оценить ее общую ценность, исследователь должен сопоставить ее досто­инства и недостатки.

Вторичная информация подразделяется на внутреннюю и внешнюю.

К внутренней информации относятся бюджеты, данные о запасах, счета прибылей и убытков, счета клиентов, сбытовые данные, результаты предыдущих исследований.

Бюджет любого предприятия основывается на прогнозах сбыта и плановых расходах на каждый товар или услугу в течение года. Бюджет, бюджетные цели являются хорошими источниками вторичной информации.Данные по сбыту зачастую используют как показатели успешной деятельности предприятия. Проводя анализ продаж, классифицирующийся по времени суток, дням недели и отдельным продуктам, маркетологи могут измерить результативность деятельности.

Счета о прибылях и убытках содержат информацию по достигнутому уровню прибыли, благодаря которой определяются успешные направления деятельности предприятия, а также достоинства и недостатки работы маркетингового отдела.

Что касается внешней вторичной информации, то фирма прибегает к ней в том случае, когда внутренней вторичной информации не хватает. Основные источники такого вида информации - правительственные и неправительственные органы.

Как и внутренняя, внешняя информация имеет свои плюсы и минусы.

Положительные моменты:

- точность определенной задачи;

- известная методология сбора и обработки информации;

- возможность определения степени надежности;

- отсутствие противоречивых моментов.

Негативным является следующее:

- сбор информации иногда занимает слишком много времени, что может задержать процесс деятельности;

- значительные капиталовложения;

- подход предприятия к сбору информации может иметь определенные ограничения;

- ограниченность фирмы в сборе информации.

В процессе определения пропорций производства значительную роль играет сбор вторичной (как внутренней, так и внешней) информации.¹⁴