3 Документация и делопроизводство на ас
Своевременное обеспечение информацией всех звеньев аппарата управления и производства есть непременным условием эффективной работы предприятия. Информацию разделяют на недокументированную и документированную. Недокументированная информация передается в виде устных или визуальных сообщений: непосредственно, по телефону, с помощью видеотерминальных устройств и т.п.. Документированная информация передается в виде документов.
Каждый документ предназначен для фиксирования определенных сведений, которое есть элементами — реквизитами документа. Это - название документа, дата и место его складывания, должность и фамилии лиц, которые его подписали, резолюция, гриф утверждения, пометка о контроле, визе, тексте. Совокупность реквизитов называется формуляром документа. Количество реквизитов для многих документов строго ограниченная. Отсутствие или неправильное указание любого реквизита делает документ недействительным.
Определенные разновидности документов, имеют типичные формуляры. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в суровой последовательности.
В управлении производством невозможно обойтись без широкого использования документированной информации, так как она имеет ряд очень важных свойств, которые отсутствуют в недокументированной информации: возможность сохранения и многоразового использования, передачи и тиражирование.
Документированная информация в отличие от недокументированной значительно меньше подвержена изменениям и потерям. Однако документирование информации требует больших затрат времени и средства. Цикл принятия и выполнение решений становится более продолжительной. В связи с этим не рекомендуется использовать документированную информацию, если в этом нет необходимости.
Документ определяется как материальный объект, который содержит в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, который имеет соответственно действующему законодательству правовое значение.
Существуют определенные правила оформления документов, которые коротко можно сформулировать в так.
1. Текст документа должен быть четким, коротко, точно и правильно освещать вопрос и факты и не должен допускать разных толкований.
2. Для сокращения объема документа целесообразно разделить его на части с хорошо сформулированными заголовками и строить по принципу постепенного раскрытия содержания материала.
3. Для сокращения объема текстов в документах рекомендуется применение телеграфного стиля и типичных текстов, распределение текста на четкие структурные части; при этом сокращается объем текста за счет исключения переходов от одной фазы к другой. Для ответа рекомендуется также использовать листы-оригиналы. В этом случае ответ пишется на свободном участке оригинала, а отправителю присылается его копия.
4. Для лучшего восприятия материала в отчетных документах целесообразно информировать только относительно отклонений, опуская показатели, которые отвечают задачам и нормам.
Большое количество документов имеет индивидуальный текст. Однако очень часто производственные ситуации повторяются, и для их описания можно пользоваться типичными текстами, которые могут заранее фиксироваться на бланках. Часть текста, которая изменяется, дополняется от руки или на компьютере. Применение типичных текстов разрешает сократить время составления документа в 3-5 раз, а затраты на унификацию текстов окупаются за 1,5-2 года. На АС делопроизводство ведет административно-хозяйственный отдел или канцелярия.