этом выясняется, что при решении сложных задач на основе количест венных показателей трудно выработать однозначные рекомендации по выбору конкретной альтернативы. Конечный результат работы на пятом этапе — вынесение суждения о предпочтительности альтерна тив, предложенных системными аналитиками лицу, принимающему решение по данной проблеме.
Шестой этап — оценка альтернативы лиц, принимающих реше ния, на основе информации, предоставленной аналитиками и допол нительной (субъективных суждений, мнений акционеров и т. п.). При этом используются результаты аналитических расчетов различных вариантов, рисков, а также личный опыт лиц, принимающих реше ния, и их интуиция. Появляется суждение этих лиц о предпочтитель ности вариантов достижения целей. Если такой управленец сомнева ется в выборе наилучшей альтернативы и возможности эксперимен тальной проверки, организуются оценка эффективности решения и получение дополнительной информации на основе эксперимента.
Седьмой этап — окончательное принятие и оформление решения. Структура, содержание решения и особенности его последующей ре ализации определяются уровнем управленческой иерархии, где оно принято, культурой принятия решений и управления в целом.
Восьмой этап — реализация управленческого решения. Количество этапов, операций и процедур определяется слож
ностью, типом решаемой проблемы.
3.1.2.УЧЕТ ОСОБЕННОСТЕЙ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Важность информации в процессе принятия решения определя ется уже тем, что в известном смысле сущность деятельности орга нов управления заключается в ее переработке. Достижение необхо димого для принятия решения информационного обеспечения — за дача аналитических и специальных служб предприятия. Организо вывать информационное обеспечение процесса принятия решения в системе управления, представляющей сложную иерархическую структуру, целесообразно по результатам информационного анализа [35] и исходя из принципов информационной логистики.
168
Системно8информационный анализ ориентирован на информаци онный анализ процессов управления. В нем информация рассматри вается как средство достижения цели при обязательном учете ее цен ности.
Информационный подход к большим системам позволяет в наибо лее абстрактном виде представить их как иерархические структуры (схема 3.3), на нижнем уровне которых находятся объекты (цехи, участки технологического процесса), для управления которыми предназначена данная система управления. На высших уровнях раз мещаются органы управления, связанные с объектами управления и между собой потоками различной информации.
Логистический подход позволяет организовать информационный поток данных, сопровождающий материальный поток, с помощью внедрения информационной логистической системы на предприя тии.
Информация, циркулирующая в системе между различными формами управления и объектами, может проявляться в трех фор мах: 1) осведомляющей, поступающей от объектов управления к ор ганам управления (Ио); 2) управляющей, проходящей в обратном направлении (Иу); 3) преобразующей (информации стратегического уровня, изменяющей алгоритмы, программы, планы, — Ипст).
Схема 3.3. Иерархическая вертикаль управления
169
На вход органа управления подается осведомляющая информа ция от внешней среды (Иовн), управляющая информация от внешней среды (Иувн), управляющая (Иуст) и осведомляющая (Иост) инфор мация от высшего органа управления.
Из органа управления выходят потоки управляющей информа ции (Иу) на подчиненные объекты, информации, оповещающей выс ший орган управления (Ио) и внешнюю среду (Иовн), т. е. взаимодей ствующие организации.
Для принятия управленческого решения необходимо, чтобы в со ответствующие органы управления поступала только информация с необходимыми количественными и качественными свойствами и, в первую очередь, со смысловыми и ценностными характеристиками.
Управленческие решения требуют обработки персоналом управ ления различных информационных потоков:
Ип.р = (Ио; Иовн; Иувн; Иуст; Иост; Ипст),
где Ип.р — информация о принятии решения.
Такое разнообразие информации, используемой при принятии решения, требует, с одной стороны, ее классификации, определения количественно качественных характеристик, соответствующих ме тодов управления информационными потоками в системе управле ния в процессе принятия решения. С другой стороны, необходима специальная организация информационного обеспечения.
Если классификация информации решается теоретически, то организация информационного обеспечения предусматривает практическую организационную деятельность. Особенно сложна для практики разработка механизма функционирования системы информационного обеспечения. Наиболее разработан теоретичес ки и апробирован на практике механизм, создаваемый с использо ванием программно целевого подхода. Так, чтобы учесть сложные информационные связи, возникающие между органами управления иерархической системы управления, необходимо:
•проанализировать показатели информационных потоков, цирку лирующих в системе управления;
•привести информационные характеристики в соответствие с об щим (интегральным) критерием, соответствующим цели управ ления организации.
170
Первую задачу можно решить, построив математическую мо дель, основанную на применении аппарата линейных стохастичес ких сетей (схема 3.4). Время цикла управления согласно этой моде ли определяется как среднее время пребывания сообщения в сети массового обслуживания и представлено в виде ориентированного графа. Узлами графа служат службы (специальные рабочие груп пы, эксперты, привлекаемые к организации информационного обеспечения) органов управления, а дугами — информационные потоки, циркулирующие между ними. Узлы — службы аппарата уп равления (схема 3.4, 1—4) — характеризуются производитель ностью, а дуги — интенсивностью передачи сообщений в единицу времени.
Информационные потоки могут определяться на основании ана лиза документопотока, циркулирующего между службами, органом управления высшего уровня и объектом управления, а также между органами управления взаимодействующих организаций. При необхо димости анализа информационных потоков внутри органа управле ния (лицами, принимающими решения и службами аппарата управ ления) на место органа управления высшего уровня (см. схему 3.4) следует поставить лицо, принимающее решение.
Схема 3.4. Модель циркуляции информации в службах (группах
исследуемого уровня иерархии управления
171
Вторая задача — оптимизация информационных характеристик потоков информации в системе управления — может быть решена на ложением “дерева целей” данной системы на построенную модель. Это позволяет выявить, какой и сколько должно быть информации в той или иной службе в соответствии с целью и решаемыми ею задачами.
Выработка решения — важный и сложный процесс в управлении организациями. Как и всякий процесс, в котором участвует человек, он имеет объективную и субъективную стороны. Объективная сто рона — это реально существующая совокупность связей и обстоя тельств, характеризующих фактическое состояние управляемого объекта и внешних условий. Субъективная — отражение объектив ного и реального в сознании человека и принимаемых на этой осно ве решений. Исходя из последнего, любое решение, принятое чело веком, субъективно. Однако это не означает, что подобные решения не могут быть правильными и оптимальными. Чем лучше подготов лены лица, принимающие решения, тем полнее они воспринимают и отражают в своем сознании объекты.
Изучая вопросы информационного обеспечения принятия реше ний, необходимо четко разграничивать такие понятия, как “данные”, “сведения”, “информация”. Сообщения о фактах (реальных, предпо лагаемых, выдуманных), зарегистрированные с помощью датчиков или иных средств, независимо от того, поступили они потребителю или нет, называются данными. Сообщения, соотнесенные с какой либо областью деятельности, классифицированные по некоторому признаку, — сведения. Сообщения, необходимые и служащие для ре шения проблемы или задачи, — информация. Следовательно, инфор мация — это все сведения, полезные для решения конкретной проб лемы. Если сведения бесполезны, то они являются шумом, если вредны — дезинформацией.
Объем обрабатываемой информации должен быть оптимальным. Если информации мало, то принятие решения будет осуществляться, как установлено ранее, в условиях неопределенности; если информа ции много, то управляющая система не сможет ее переработать. Пе реработка информации требует от лица, принимающего решение, способности и умения отбирать из массы поступающих сведений важную и полезную информацию. Используя полученную информа цию, руководитель должен уметь прогнозировать обстановку и ее развитие, т. е. обладать развитыми рефлекcивными навыками, спо
172