Елементи формальної організації

Явище бюрократії пов’язане з поняттям формальної організації, як способу здійснення службової діяльності на основі регламентації посадових статусів, зв’язків між підрозділами установи і дотримання встановлених посадових нормативів.

Діяльність формальних установ здійснюється завдяки цілеспрямованому формуванню стандартних, безособових зразків поведінки їх працівників, що охоплює:

Розподіл праці в установі –на основі спеціалізації встановлюється перелік посад. Функціональні обов’язки посадовців не дублюють одна одну, а доповнюють інші. Посади утворюють структуру влади в установі.

Систему комунікації.Засоби і канали комунікації мають забезпечити проходження ділової інформації як зверху-вниз (передача наказів, розпоряджень, завдань), так і знизу-вверх (звіти підлеглих), а також по горизонталі (обмін думками, консультації).

Нормативні регулятори.Нормативи діяльності установи скеровані на реалізацію планів її роботи, координацію зусиль службовців, які в ній працюють (норми і зразки службової поведінки, програми діяльності, принципи і форми заохочення і стягнення).

«Закони» бюрократії Паркінсона

Закони Паркінсона– емпірично виявлені соціально-психологічні закономірності, що проявляються в діяльності бюрократичних інституцій.

Сіріл Норткот Паркінсон (нар. 1909 р.) – англійський соціолог, політолог, економіст. В 1955 році анонімно опублікував працю «Як замінити одного службовця сімома» в британському щотижневику «Економіст» («The Economist»), в якому подав свої спостереження за діяльністю британських державних установ. В 1957 році в Бостоні виходить його книга «Закони Паркінсона, або дорогою прогресу» («Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress»).

Твір написаний з притаманною для британців іронією, бо існування в бюрократичних установах лише формально підпорядковане раціональнимправилам, швидше тут існують особливі «ігрові» бюрократичні правила, працівники тут говорять одне, а думають інше. За фасадом дисциплінованості, наукоподібності приховується показуха, застій, брехня, паразитизм, корумпованість і абсурдність. На думку С. Паркінсона, людина наївно може сподіватися, що такі інституції очолюють благородні й мудрі керівники. Це, як вважав дослідник, – плоди людської фантазії, в формальних соціальних установах не завжди вдається добитися передбачених законом прав, апелювати лише до раціонних аргументів.

С. Паркінсон описав низку соціальних закономірностей, яким підпорядкована діяльність бюрократичних інституцій. Вони, на думку автора, проявляються в переважній більшості формальних установах – державних органах влади, органах судочинства, правоохоронних структурах, навчальних установах, дослідницьких інститутах і т.п. Подамо їх коротку характеристику.

Закономірності «Зростаючої піраміди».

• Чим більше виділити часу на виконання завдання, тим виконавці більше не встигатимуть.

• Будь-яке завдання службовці бюрократичних установ збільшують в об’ємі до такої межі, щоб затратити весь відпущений на нього час.

• Чиновники створюють один одному роботу.

• Чиновники помножують своїх підлеглих. Якщо чиновник нарікає на перевантаження, то він наполягатиме на розширенні штату, проситиме як мінімум двох підлеглих, які конкуруючи між собою, стримуватимуть одне одного.

Закономірності «Принципів відбору кадрів».

• Так званий «британський» принцип добору кадрів робить акцент: - на соціальних «зв’язках» особи-претендента; - важливість батьків особи-претендента; - наявність так званої «хватки» – вміння виплутуватися з нестандартних ситуацій; - «родинність» обраної професії (як для військових спеціальностей).

• Так званий «китайський» принцип добору кадрів робить акцент на витривалості, знанні класичної літератури, літературних здібностях особи-претендента.

• Щоб впоратися з надлишком претендентів на вакантну посаду вимоги до них слід встановлювати настільки «жорстко», щоб на вакантну посаду зголосився лише один претендент. Якщо на конкурс із заміщення посади зголосяться двоє і більше претендентів, то критерії відбору були надто легкими.

Закономірності визначення «найвагоміших осіб установи».

• Авторитетні особи установи відрізняються одягом, запізнюються на урочисті зібрання на 5–10 хв., довго не затримуються на спільних заходах.

Закономірності «Життєвого циклу установи».

• Установи ростуть, розвиваються і помирають як рослини, а з їх насіння виростають нові паростки установ. При більшій кількості працівників за 19–21 особу такі бюрократичні установи втрачають результативність.

Закономірності «Соціальної порожнечі».

• Агресивність людини (керівництва, посадовця, групи, організації тощо) наростає доти, поки не зустріне адекватну агресивну відсіч іншої сторони (колег, підлеглих, інших організацій).

Закономірності «Занепаду установи».

• Установа занепадає не сама-по-собі, її вади хтось плекає, заохочує, її виродження було комусь корисним.

• Ознакою занепаду установи є поява в ній на керівних посадах осіб, які не здатні давати конструктивні результати, пхають свого «носа» в чужі справи і мають завищені владні амбіції. Такі функціонери згодом прориваються до керівництва і наполегливо усувають тих працівників, які є здібнішими за них. Внаслідок такої «кадрової політики» в колективі залишаються «безхребетні» працівники, які не відважуються суперечити керівництву і можуть виконувати лише рутинну малотворчу працю. Установа від тепер приречена на занепад.

Закономірності «Волевиявлення представницьких установ».

• Під час голосування за одне з двох альтернативних рішень в бюрократичних установах завжди бракує компетентних осіб, які свідомо знають переваги і недоліки цих альтернатив. Тому рішення буде прийняте таке, до якого схилять некомпетентних в даному питанні посадовців.

С. Паркінсона, вивчаючи статистичні звіти, зауважив, що загальна кількість людей, зайнятих у бюрократичних установах зростала щороку на 5–7% безвідносно до обсягів роботи. Кількість працівників збільшувалася навіть тоді, коли роботи ставало менше.

На думку дослідника, неможливо добитися збільшення ефективності роботи від певних адміністративних органів, збільшуючи чисельність їх штатів. Бюрократична установа з певним обсягом співробітників стає повністю неефективною. У такому випадку є абсолютним розбазарюванням бюджетних коштів фінансувати її діяльність. Єдиний вихід – це закрити таку установу, розпустити її працівників. Натомість організувати з нових працівників меншу інституцію, яка на початкових етапах своєї роботи даватиме більшу продуктивність.