Ukr_mova

2.8.5.Різні типи листів

7.Зважаючи на Ваш запит від... (дата), хочемо запропонувати Вам...

Ця пропозиція є найвигіднішою (найбільш прийнятною) з усіх можливих.

8.Дякуємо за Ваш запит і повідомляємо, що якість наших товарів цілковито відповідає зразкам, які Ви отримали від нас (міжнародним нормам).

9.У відповідь на запит пропонуємо Вам додаткове (незначне, оптове, передбачене, відсоткове, збутове) зниження в обсязі... %. Ця пропозиція чинна упродовж... місяців від дня отримання листа.

10.Рахунок ми оформимо за цінами, що встановляться на момент відвантаження товару. Оплату належить здійснити у формі безвід-

кличного акредитива.

Відповідь — відмова на запит

1.На жаль, ми змушені повідомити, що зараз у нашому розпорядженні немає продукції, яка Вас зацікавила. Натомість ми можемо запропонувати Вам...

2.Через зміну ситуації на ринку ми більше не виготовляємо вироби, що Вас зацікавили. Ми неодмінно повернемося до Вашого запиту і найближчим часом зможемо зробити Вам взаємовигідну пропозицію.

3.Нині, на жаль, ми не отримуємо сировини, яка необхідна для виготовлення товару, що зацікавив Вас. Тому найближчим часом ми не зможемо задовольнити Вашого прохання.

4.Шкода, але ми не можемо надати Вам пропозицію безпосередньо, оскільки фірма... (назва) є генеральним агентом поширення наших товарів у Вашій країні.

5.Просимо з розумінням поставитися до того, що ми не готові зробити Вам вигідну пропозицію.

6.На превеликий жаль, через страйки нині ми не можемо зробити Вам пропозицію, що передбачає негайне постачання... (назва товару). Будь ласка, надішліть Ваш запит повторно через... місяців. Сподіваємося, що тоді ми зможемо здійснювати постачання, дотримуючись погодженого графіка.

Пропозиція, що відрізняється від предмета запиту

1. У відповідь на Ваш запит від... (дата) стосовно постачання... (назва товару) повідомляємо, що, на жаль, ми не можемо задовольнити Ваше прохання. Натомість можемо запропонувати... (назва товару).

445

2.8.3. Етикет ділового листування

2.Надсилаємо Вам зразки... (назватовару), що певною мірою відрізняються від замовлених Вами. Були б щиро вдячні, якби Ви повідомили, чи влаштовує Вас їхня якість.

3.На жаль, сьогодні ми можемо постачати Вам лише товари звичайної якості.

4.Ваше замовлення ми зможемо виконати тільки за умови, якщо Ви замовите... одиниць товару однієї моделі.

5.Шкода, але ми не можемо прийняти Ваших умов оплати і пропонуємо інші: оплату готівкою зі зниженням в обсязі... %; оплату без зниження з відстроченням на... днів; оплату впродовж... місяців.

6.У разі, якщо Ви наполягатимете на Ваших умовах оплати, ми не зможемо задовольнити Ваш запит.

7.Цим повідомляємо, що ми постачаємо товари лише за безвідкличним акредитивом.

8.Повідомляємо, що оплата здійснюється через інкасо проти представлення документів на відвантаження та сертифіката якості.

9.Оплата має здійснюватися через банк країни-продавця проти подання рахунка і транспортних документів.

10.Наші умови оплати такі: 1/3 вартості оплачується під час оформлення замовлення, 1/3 — після завершення робіт і 1/4 — під час пред'явлення коносамента.

Лист-підтвердження

Це - різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів, матеріальних цінностей.

Наприклад:

Підтверджуємо одержання Вашого листа від 26. 01. 2010 № 105/02—17 зі списком потрібних Вам будівельних матеріалів, що додається до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари,

Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови.

446

2.8.5.Різні типи листів

Зповагою...

Шановні...!

Підтверджуємо отримання товарів, які ми замовляли (№ 186-С від... дата). Кількість відвантаженого товару відповідає накладній, а якість — зразкам, які ми отримали минулого місяця.

З повагою...

Вельмишановний пане.../ На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь

у науковій конференції, що відбудеться...» (дата і місце). Вашу доповідь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції.

Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період...

Реєстрація учасників конференції проводитиметься ... (дата і час) у приміщенні... (назва, адреса). З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо за пропозицію взяти участь у створенні проекту та подальшому спорудженні металургійного комплексу в... (назва міста).

Офіційно підтверджуємо свою згоду на виконання проектних робіт, будівництво комплексу й підготовку персоналу до експлуатації підприємства.

Наша комісія готова прибути на переговори у зручний для Вас час. Зі щирою до Вас пошаною...

Шановні колеги!

Офіційно підтверджуємо домовленість, якої ми досягли в листі від... (дата). Бронювання: номерів з... по... (дата) на одну особу і номерів на дві особи вартістю...; конференц-зали на... осіб з... по... (дата) вартістю... за день.

Харчування:

обід о 12.30 на... осіб, вартість враховує також оплату за надані послуги. Оплата: у гривнях.

Фірма:... (назва). Додаток: проспект засідання.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1.Ми із вдячністю підтверджуємо одержання Вашої пропозиції від...

(дата).

2.Вдячні Вам за повторну інформацію щодо Вашої спеціальної пропозиції.

3.Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що...

447

2.8.3. Етикет ділового листування

4.Міністерство освіти і науки України підтверджує, що...

5.Із вдячністю підтверджуємо одержання Вашого запиту й хочемо запевнити, що ми зацікавлені в установленні взаємовигідної співпраці з Вами.

6.Повідомляємо, що Ваше замовлення ми отримали... (дата) і відразу

жрозпочали виготовлення... (назва товару).

7.Ми впевнені, що вчасне виконання Вашого замовлення від... (дата) стане початком взаємовигідної співпраці між нашими фірмами.

8.На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення...

9.Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено й відправлено без затримки відповідно до Вашого коносамента.

10.На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти офіційне замовлення на...

11.Просимо Вас із належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення й у визначений (погоджений) термін надати (надіслати) нам зразки.

12.Експедиторське агентство щойно підтвердило прибуття 25 (двадцяти п'яти) ящиків...

Супровідний лист

Це - службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів, їх детальне описання, зазначаючи кількість аркушів тощо. Заголовок до тексту супровідного листа слід починати словами: «Про надіслання...» або «Про направлення...». Наприклад:

Про надіслання списку будівельних матеріалів

У зв 'язку з початком будівництва нового корпусу університету, запланованого на 2009-2010рр.,

надсилаємо Вам список потрібних нам будівельних матеріалів. Дотдаток: на 2 арк. у 2 прим.

Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про наявність додатків.

Шановні добродії!

Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам усі необхідні документи:

448

2.8.5. Різні типи листів

Додаток:

1. Рахунок-фактура на 1 арк. в 2 прим.

2.Страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик на 1 арк. в 2 прим.

3. Повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на розпорядника з бланковим індосаментом і з позначенням «фрахт оплачено» на суму... на 3 арк. в 2 прим.

Просимо підтвердити їх отримання. Залишаємося з повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1.На Ваше прохання надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару.

2.Для того щоб Ви мали повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект.

3.Надсилаємо Вам робочі креслення.

4.Додаємо перелік нашої нової продукції.

5.Надсилаємо Вам страхові бланки, необхідні для того, щоб подати заяву про страховий випадок.

6.Надсилаємо Вам страховий сертифікат.

7.На Ваше прохання надсилаємо перелік страхових тарифів на повітряні перевезення вантажів.

8.Додаємо також інформаційний бюлетень, у якому Ви зможете прочитати про умови лізингу

9.Брошура, яку ми додаємо до листа, містить інформацію про суми надбавок і знижень. У додатку описано також переваги укладення довгострокового контракту.

10.Надсилаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких минув.

11.Просимо переглянути останній каталог наших товарів і повідомити, які із пропонованих позицій Вас зацікавили.

12.Сподіваємося, що Ви зацікавитеся...

13.На Ваше прохання надсилаємо список референтів, які можуть надати Вам потрібну (докладну) інформацію про якість наших товарів.

14.Розраховуємо на початок переговорів (співпраці) між нашими фірмами.

15.Будемо раді налагодженню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

449

2.8.3. Етикет ділового листування

16. Дозвольте запропонувати Вам переглянути рекламні проспекти й каталоги, в яких представлені останні зразки виробленого нашою фірмою обладнання.

Лист-прохання

Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Наприклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою...

Шановні панове!

Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакету такі цінні папери:... акцій за ціною ...Ліміт чинний до... (дата). Цінні папери необхідно зняти і нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок.

З пошаною...

Шановні панове!

Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у... (назва країни). Вважаю за необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні| гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі:... (дата) о... годині.

Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовують Вас дата і час зустрічі. Залишаюся з пошаною...

Шановні...!

Нещодавно ми збудували овочепереробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для перероблення овочів.

Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготерміновий кредит на суму 200 000 двісті тисяч) гривень. Додаємо до листа необхідні документи:

договір на придбання обладнання;

450

2.8.5. Різні типи листів

техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Оскільки ця проблема потребує негайного розв'язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше.

З повагою...

Шановні панове!

Один із наших клієнтів зробив запит на постачання великої партії... (назва товару). На жаль, у нашому асортименті цього виробу немає, і ми хотіли б попросити Вас зробити нашому клієнтові відповідну пропозицію, а також надіслати копію листа нам.

За Ваші послуги просимо нарахувати комісійні в розмірі... %.

Будь ласка, повідомте, чи зможете Ви відвантажити замовлені товари і чи згодні із запропонованими нами комісійними.

Щойно одержимо від Вас позитивну відповідь, негайно повідомимо адресу нашого клієнта. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю між нашими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні...!

Нас зацікавила нова продукція, яку Ви рекламуєте, тому будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам докладну інформацію та ілюстрований рекламний каталог.

Будемо раді співпрацювати з Вами. З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1.Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтвердити, розглянути)...

2.Просимо при нагоді надіслати нам рекламні матеріали.

3.Просимо передати нам через Вашого представника рекламні проспекти й каталоги, що презентують Ваші нові товари.

4.Ми не виявили помилки в нашому останньому рахунку від... (дата). Будемо вдячні, якщо Ви проведете повторну перевірку.

5.Просимо відвантажити замовлені товари відразу після їх виготовлення.

6.Будемо Вам вельми вдячні, якщо Ви...

7.Будь ласка, якомога швидше телеграфуйте нам відповідь.

8.Просимо Вас уважно вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умовах угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь.

9.Будемо раді, якщо Ви погодитеся співпрацювати з нами.

451

2.8.3. Етикет ділового листування

10.Відповідно до п. 1 нашого договору просимо Вас...

11.Будьте ласкаві, оплатіть рахунок найближчим часом (терміново, без зволікань).

12.Ми будемо дуже вдячні, якщо Ви погодитеся продати нам свої товари на пробній основі.

13.Будемо Вам зобов'язані, якщо Ви розглянете наші поправки до...

14.Просимо надіслати Ваші пропозиції та рекомендації до...

15.Коли буде нагода, просимо Вас повідомити всі вихідні дані.,.

16.Просимо ознайомити нас із технічними характеристиками...

(назва товару).

17.Чи не могли б Ви повідомити ціни на... (назва товару)?

18.Нам було б приємно дізнатися...

19.Зробіть ласку, поверніть заповнені страхові документи.

20.Просимо негайно повернути один примірник підписаного до-

говору.

21.Просимо уважно перевірити доданий контракт.

22.Просимо підтвердити свій приїзд на нараду.

23.Якщо Вас влаштовують наші умови, телеграфуйте, будь ласка, відповідь про готовність підписати контракт між нашими фірмами. Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

24.Просимо якомога швидше (найближчим часом) розглянути наші пропозиції та повідомити про своє рішення.

25.Просимо Вас звернути особливу увагу на...

26.Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

27.Насамперед просимо повідомити, які заходи могли б допомогти Вам подолати ці труднощі.

28.З огляду на труднощі, що виникли, просимо відрядити до нас кількох досвідчених фахівців, які могли б проконсультувати... Сподіваємося, що Ви не відмовите нам у допомозі.

29.Було б добре, якби Ви письмово підтвердили своє рішення.

30.Повідомте, будь ласка, які з рекламованих товарів зацікавили Вас.

31.Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нас про...

32.Переконливо просимо Вас зателефонувати нам.

33.Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите про своє рішення за першої ж нагоди.

34.Якщо ця пропозиція Вас не влаштовує, просимо зазначити при-

чину.

452

2.8.5.Різні типи листів

35.Для нас дуже важливо отримати докладну інформацію про фірму... (назва), оскільки ми хотіли б співпрацювати з нею.

36.Ви зробите нам неоціненну послугу, якщо надасте об'єктивну інформацію про компанію... (назва).

37.Оскільки ця інформація е дуже важливою для нас, будемо Вам вдячні за докладні пояснення.

38.Для підготовки докладного звіту про виконану роботу нам необхідні... Ми хотіли б одержати Вашу відповідь найближчим часом. Заздалегідь висловлюємо свою вдячність.

39.Вибачте за додаткові турботи. Чи не були б Ви настільки люб'язні, щоб надати нам письмові пояснення про...

40.Будемо вдячні, якщо Ваш представник приїде, аби виконати необхідну процедуру...

41.Просимо Вас дотримуватися всіх пунктів нашої угоди та виконувати замовлення клієнтів на належному рівні.

42.Просимо Вас уважно вивчити цього листа, прислухатися до наших порад і вжити всіх необхідних заходів, щоб розв'язати проблему, яка виникла.

43.Просимо уважно переглянути й перевірити усі списки оплачених рахунків.

44.Просимо надати нам... % зниження на постачання матеріалів та обладнання для будівництва (спорудження),., (назва об'єкта).

Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві... (назва об'єкта), що здійснюватиметься в період від... по... р.

Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою. З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

453

2.8.3. Етикет ділового листування

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас. З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо Вам за надіслані доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові внести їх до тексту договору.

Користуючись нагодою, ми хотіли б іще раз наголосити, м/о відповідно до проекту нашого договору про будівництво банку Підрядник перебирає цілковиту відповідальність за організацію та виконання всіх будівельних робіт.

Будівельні роботи виконуватимуться місцевими фірмами, які найматимуться на умовах субпідряду. Виконання робіт контролюватимуть висококваліфіковані фахівці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.

Просимо Вас якнайшвидше розглянути листа і, якщо у проекті договору більше немає пунктів, що викликали б у Вас сумніви, повідомити нас про готовність підписати договір між нашими підприємствами.

Сподіваємося на швидку відповідь. З повагою...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання - переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні панове!

Ми уважно вивчили Ваші зауваження та доповнення до проекту контракту про будівництво поліклініки в... році на умовах «під ключ».

На превеликий жаль, повинні повідомити, що не можемо погодитися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими причинами:

1. Запропоновані Вами 5% від вартості контракту на мобілізаційні витрати — сума, у 4 рази менша від зазначеної у проекті контракту, яка не може покрити наші витрати на підготовчі роботи.

454