2.5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів
|
Продовження. Початок на стор. 275 |
1 |
2 |
23 - Підпис |
Ректор підпис Ініціал (и), прізвище Головний |
|
бухгалтер підпис Ініціал (и), прізвище |
|
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають |
|
однакові посади, то їхні підписи розташовують на |
|
одному рівні: |
|
Заступник міністра освіти Заступник міністра і |
|
науки України культури і мистецтв |
|
України |
|
Підпис Ініцал (и), прізвищ Підпис Ініціал (и), |
|
прізвища |
|
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на |
|
документі, відсутня, то документ підписує особа, яка |
|
виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому |
|
обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка |
|
підписала документ (виправлення вносяться чорнилом |
|
або машинописним способом), наприклад: Виконувач |
|
обов'язків |
|
директора інституту підпис 1. Дмитренко |
|
Заступник |
|
голови адміністрації підпис С. Паламарчук |
|
Не дозволяється підписання документа з приймен- |
|
ником «за» або проставлянням правобіжної похилої |
|
риски перед назвою посади. Документи колегіальних |
|
органів підписують голова та секретар колегіального |
|
органу: |
|
Голова підпис Ініціал (и), прізвище |
|
Секретар засідання підпис Ініціал (и), прізвище |
|
Якщо документ (зазвичай акт) складає комісія, то його |
|
повинні підписати всі члени комісії. При цьому зазна- |
|
чають не посади, які вони обіймають, а їх статус у |
|
складі комісії: |
|
Голова комісії підпис А. В. Степаненко Члени |
|
комісії підпис Г. В. Дубчук |
|
підпис Н. Я. Совенко підпис К.М. Татарчук |
продовження на наст. стор.
2.5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів
продовження на наст. стор.
2.5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів
|
Продовження. Початок на стор. 275 |
1 |
2 |
|
|
27 - Відмітка про |
Нижче реквізиту «Підпис» (23); складається зі: слів - |
засвідчення копії |
Згідно з оригіналом; назви посади; |
|
особистого підпису особи, яка засвідчує копію; |
|
ініціалу (ів) і прізвища; дати засвідчення копії. |
|
Наприклад: |
|
Згідно з оригіналом |
|
Секретар Підпис Ініціал (и), прізвище |
|
12.02.2009 |
|
Інколи для надання копії юридичної сили її засвідчують |
|
відбитком печатки. Наприклад, готуючи пакет доку- |
|
ментів для подання до Пенсійного фонду з метою |
|
нарахування чи перерахування пенсії працівників |
|
установи, інспектор відділу кадрів повинен |
|
обов'язково засвідчити копію з розпорядчого |
|
документа про призначення працівника на посаду та |
|
копію трудової книжки відбитком печатки: Згідно з |
|
оригіналом |
|
Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик |
|
11.05.2010 |
|
|
28 - Прізвище |
На лицьовому боці в нижньому лівому кутку остан- |
виконавця і номер його |
нього аркуша документа без відступу від межі лівого |
телефону |
берега. Цей реквізит складається з: прізвища або |
|
прізвища, ім'я по батькові виконавця; номера його |
|
службового телефону. Наприклад: Матвієнко |
|
2167903 Матвієнко Галина Іванівна 2167903 |
|
|
29 - Відмітка про |
Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьового |
виконання документа і боку першого аркуша документа, містить такі |
направлення його до |
відомості: |
справи |
посилання на дату і номер документа про його вико- |
|
нання або стислу довідку про виконання; слова «До |
|
справи», номер справи, де документ буде |
|
зберігатися; |
|
назву посади виконавця; особистий підпис |
|
виконавця; розшифрування підпису; дату |
|
направлення документа до справи. |
|
|
|
продовження на наст. стор. |
2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
|
Продовження. Початок на стор. 275 |
1 |
2 |
|
|
Відмітка про виконання |
Наприклад: |
документа і |
Питання вирішено у телефонній розмові з П.П. |
направлення його до |
справи |
Самійленком 18.03.2010 До справи № 09-02 |
|
Секретар (підпис) Л. К. Пушка 19.03.2010 |
|
Відмітка може містити посилання на дату і номер |
|
документа, який було підготовлено у відповіді на |
|
виконуваний документ: |
|
Відповідь надіслано листом 07.04.2010 До |
|
справи № 02-06 Офіс-менеджер (підпис) А. М. |
|
Клименко 08.04.2010 |
|
Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над |
|
документом закінчено. |
|
|
ЗО - Відмітка про |
Відмітка вказує на місце зберігання документа в |
наявність документа в |
комп'ютері. Розміщується в центрі нижнього берега |
електронній формі |
лицьового боку першого аркуша документа. Вона |
|
містить: |
|
повне ім'я файла і його місце зберігання; код |
|
оператора; інші пошукові відомості. |
|
8еп/ег/сІ:Л^ісІс1іІ - касІгМ2010/пака2_18 сіос |
|
|
31 - Відмітка про |
У правому кутку нижнього берега лицьового боку |
надійдення (зареєстру |
першого аркуша документа, найчастіше ставлять за |
ван ня) документа до |
допомогою штампа. Цей реквізит містить: скорочену |
організації від адресата |
назву організації (або абревіатуру); вхідний |
|
реєстраційний індекс документа; дату (за потреби - |
|
годину і хвилини) надійдення документа: |
|
Укр Авто Вх. № |
|
340 19.05.2010 |
|
|
продовження на наст. стор.
2.5.4. Вимоги до бланків документів
|
Продовження. Початок на стор. 275 |
1 |
2 |
|
|
32 - Запис про |
Фіксують тільки на нормативно-правових актах орга- |
державну реєстрацію |
нів державної влади, долучених до державного реє- |
|
стру відповідно до Указу Президента України «Про |
|
державну реєстрацію нормативних актів міністерств та |
|
інших органів державної виконавчої влади». № 493 від |
|
3 жовтня 1992 р. |
|
Його розташовують після номера акта чи після грифа |
|
затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції |
|
України: |
|
ЗАРЕЄСТРОВАНО в |
|
Міністерстві юстицій України |
|
..07" квітня 2010 р. за № |
|
073/4801 Керівник |
|
реєстраційного органу |
|
(підпис) |
|
|
2.5.4. ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163—2003), чинного від 01 вересня 2003 року.
Він установлює такі види бланків:
-загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1);
-бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2);
-бланк листа (Додаток 3).
Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів.
2.5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
Додаток 1
Зразок загального бланка з кутовим розташуванням реквізитів, виготовленного на папері формату А5
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
АРХІВ ВИЩИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ (ЦДАВО України)
№
м. Київ
[ і [
Додаток 2
Зразок бланка наказу з поздовжнім розташуванням реквізитів, виготовленного на папері формату А5
АКЦЮІ1ЕРНО-КОМЕРЦІ ЙНИЙ БАНК «СТОЛИЧНІ КРЕДИТИ»
НАКАЗ
2.5.4. Вимоги до бланків документів
Додаток З
Зразок бланка наказу листа з поздовжнім розташуванням реквізитів, виготовленного на папері формату А5
ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ
УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
(УНДІАСД)
вул. Солом'янська, 24, Київ, 03110, тел/факс: (044) 277-53-82, тел. 277-13-74
Е-таі1 апс!іая<3@агсЬіуе8.доу.иа
________________ № _______ |
На № ________ в і д_ ____ |
[ ] [ ]
Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:
•зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим — 01;
•емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;
•зображення нагород - 03;
•код організації за ЄДРПОУ - 04;
•назва організації вищого рівня — 06;
•назва організації — 07;
•назва структурного підрозділу - 08;
•місця складання або видання документа — 14.
Проте місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно входить до складу назви організації. Наприклад: Національний
університет «Київський політехнічний інститут». Харківська міська державна адміністрація, Донецька
державна авіакомпанія «Донбас-Східні авіалінії України» тощо.
Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позначення для реквізитів:
•код форми документа за ДКУД — 05;
2.5.Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації
•дата документа -11;
•реєстраційний індекс документа - 12;
•заголовок до тексту документа - 19;
•відмітка про контроль - 20.
Зверніть, будь ласка, увагу, що у загальному бланку посадової особи на місці реквізиту «Назва структурного підрозділу» буде зазначена «Назва посади». Зазвичай, такі бланки виготовлюють для заступників керівників органів державної влади та органів місцевого самоврядування.
Бланки конкретних видів документів (розпоряджень, наказів,
протоколів, актів тощо) доцільно виготовляти, якщо на підприємстві, в установі чи організації впродовж року створюється понад 200 документів цього виду.
У цьому разі склад реквізитів загального бланка доповнюють такими:
•код форми документа за ДКУД - 05;
•назва виду документа - 10.
Бланк листа може містити такі реквізити:
•зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;
•зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;
•зображення нагород - 03;
•код організації за ЄДРПОУ - 04;
•назва організації вищого рівня - 06;
•назва організації - 07;
•назва структурного підрозділу організації - 08;
•довідкові дані про організацію - 09.
Крім того, на бланку листа фіксують обмежувальні позначення для таких реквізитів:
•дата документа -11;
•реєстраційний індекс документа - 12;
•посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь - 13;
•адресат—16;
•заголовок до тексту документа - 19;
•відмітка про контроль - 20.
Зауважимо, що незалежно від виду бланка реквізит 01 «Зображення Державного герба України, герба Автономної республіка Крим» завжди 294розташовують над серединою реквізиту 06 «Назва організації вищого
рівня» (а за його відсутності - реквізиту 07 «Назва організації»).
