Ukr_mova

Реквізити

Розташовування та правила оформлювання

1

2

01 - Державний Герб

Державний герб України зображують відповідно до

України, Герб

Постанови Верховної Ради України «Про Державний

Автономної Республіки

герб України», герб Автономної Республіки Крим -

Крим

відповідно до нормативно-правових актів Автономної

Республіки Крим. На бланках з кутовою

розташованістю реквізитів розмішують на верхньому

березі бланка над серединою рядків з назвою орга-

нізації, на бланках з поздовжньою розташованістю

реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зобра-

ження: висота -17 мм, ширина - 12 мм.

02 - Емблема

На лівому березі бланка на рівні назви організації.

організації або

Емблему не відтворюють, якщо є зображення

товарного знака (знака

Державного герба України. Зображення емблеми реє-

обслуговування)

струють згідно з установленим порядком. На бланках

недержавних організацій дозволено розташовувати

зображення емблеми на верхньому березі документа,

на бланках документів державних організацій -

зображення Державного герба. Не можна на бланку

замінювати назву організації зображенням емблеми,

навіть якщо назву повністю відтворено в емблемі.

03 - Зображення

На лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

нагород

04 - Код організації

Після реквізиту «Довідкові дані про організацію» (09)

відповідно до Єдиного державного реєстру підпри-

ємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Продовження. Початок на стор. 275

1

2

05 - Код форми

Вище реквізиту назва виду документа (10) згідно зДК

документа

010.-98 «Державний класифікатор управлінської

документації». Кодове позначення конкретного виду

документа складається із семи цифрових знаків.

Наприклад, код доповідної записки - 0204003, у якому

- 02 - позначення класу, 04 - позначення підкласу в

межах цього класу, 003 - реєстраційний номер

уніфікованої форми документа (УФД).

06 - Назва організації

Посередині сторінки над назвою організації - автора

вищого рівня.

документа. Зазначають скорочено, якщо відсутнє

офіційно зареєстроване скорочення - повністю.

07 - Назва організації -

Окремим рядком у центрі. Ця назва повинна відпо-

автора документа

відати назві, зазначеній в установчих документах

організації. Скорочену назву організації зазначають

тоді, коли її офіційно зафіксовано в Статуті. Подають її

в дужках (чи без них) нижче повної назви.

08 - Назва філії,

Розміщують нижче реквізиту 07. Зазначають тоді, коли

територіального від-

структурний підрозділ є автором документа.

ділення, структурного

підрозділу

09 - Довідкові дані про

Нижче назви організації або структурного

організацію: поштова

підрозділу відповідно до поштових правил: вул.

адреса, номери

Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел.

телефонів, факсів,

271-27-71. факс 277-36-55 Е-таіІ: @

телексів, рахунків у

сІкаи.Шеииа

банку, адреса

На бланку може вказуватися номер розрахункового

електронної пошти

рахунка у відділенні банку:

розрахунковий рахунок № 12346893 в

Укргазбанку м. Києва МФО № 421830

10 - Назва виду

Нижче реквізитів „Назва організації' та „Назва струк-

документа

турного підрозділу": на кутовому бланку - без відступу

межі лівого берега, а на повздовжньому - центровано.

Назва має відповідати переліку форм документів згідно

з ДК010 та назви інших документів, що відповідають

організаційнотправовому статусові організації. У

листах назву виду документа не зазначають.

продовження на наст. стор.

Продовження. Початок на стор. 275

1

2

11Дата документа

Реквізит, що вказує на час створення і (або) підпи-

сання, затвердження, прийняття, зареєстрування

службового документа. На бланках дату ставлять

нижче назви документа поряд із реєстраційним індек-

сом на спеціально відведеному місці. Якщо документ

складено не на бланку, то дату ставлять під текстом

без відступу від межі лівого берега. Елементи дати

наводять арабськими цифрами в один рядок у

послідовності: число, місяць, рік: 12.07.2010 Дату

дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць,

число: 2010.11.07. Цей спосіб використовують у

службовому листуванні з іноземними партнерами,

оскільки це відповідає міжнародній системі датування

документа. Це - цифровий спосіб оформлювання дати.

У нормативно-правових актах і фінансових докумен-

тах застосовують словесно-цифровий спосіб оформ-

лювання дати: 17 грудня 2009 року. Якщо порядковий

номер місяця або числа складається з однієї цифри, то

перед нею проставляють 0 (нуль): 07.09.2009,

03.12.2010. Обов'язковому датуванню і підписанню

підлягають усі службові відмітки на документах,

пов'язані з їх погодженням та виконанням (резолюції,

погодження, візи, відмітки про виконанням документа

й відправлення його до справи).

12 - Реєстраційний

Це умовне цифрове позначення, яке надають доку-

індекс документа

ментам під час його реєстрації. Складається з його

порядкового номера, індексу справи за

номенклатурою, індексу питань діяльності,

кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу

відокремлюються одна від одної правобіжною

скісною рискою: 418/01 або 45/07/69, де 418 -

порядковий реєстраційний номер, а 01 - умовне

позначення групи документів згідно з

класифікатором виконавців, прийнятими в установі.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій,

то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з

цих організацій, їх проставляють теж через риску

згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Місце розташування цього реквізиту залежить від

бланка та виду документа.

продовження на наст. стор.

Продовження. Початок на стор. 275

1

2

13 - Посилання на

Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеці-

реєстраційний індекс та

ально відведеному місці на бланку. Містить реєстра-

дату вхідного

ційний індекс і дату вхідного документа: На №

документа

18/03-06 від 27.02.2010.

14 - Місце складання

На рівні або нижче реквізитів 11, 12.Зазначають на всіх

або видання документадокументах, крім листів, які містять ці відомості у

довідкових даних про організацію. Місце видання не

треба вказувати в документі, якщо воно міститься в

назві організації, наприклад: Донецька державна

авіакомпанія «Донбас - Східні авіалінії України», проте

його обов'язково треба зазначати в тому разі, якщо

документ цієї організації було складено в іншому місці.

15 - Гриф обмеження

У верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого

доступу до документа

берега на першій сторінці документа без лапок над

реквізитами «Адресат»

За потреби його доповнюють відомостями, перед-

баченими нормативно-правовими актами, які регла-

ментують порядок ведення діловодства, що містить

інформацію обмеженого доступу.

16-Адресат

Сукупність точних і повних відомостей, згідно з якими

документ має бути доставлений за призначенням.

Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка

або чистого аркуша паперу. Кожний елемент - назва

установи, підрозділу, посада, ініціал (и) й прізвище,

поштова адреса пишеться з великої літери.

Адресатами документа можуть бути організації, їхні

структурні підрозділи, посадові та приватні особи.

Якщо документ адресовано організації або її

структурному підрозділові без зазначення посадової

особи, їхні назви подаються у називному відмінку:

Міністерство охорони здоров'я України Якщо

документ адр есовано керівникові установи або його

заступникові, назва установи входить до складу

назви посади адресата:

Продовження. Початок на стор. 275

Гзнеральному директорові спільного

підприємства «Ділове партнерство»

Стадниченку Є.Д.

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву

установи зазначають у називному відмінку, а посаду і

прізвище адресата - у давальному: Державний

комітет архівів України Відділ формування

Національного архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал (и)

Якщо адресують багатьом однорідним організаціям,

адресата зазначають узагальнено: Директорам

центральних державних архівів України Документ не

повинен містити більше чотирьох адресатів. За

наявності більшої кількості адресатів складають

список для розсилання, а на кожному документі

зазначають тільки одного адресата. До реквізиту

«Адресат» може входити поштова адреса: яку вка-

зують після назви установи, структурного підрозділу:

Спілка орендарів і підприємців України вул. Григорія

Сковороди, 5 а м. Київ, 04070

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у

давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по

батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер

будинку і квартири, населений пункт (місто), район,

область, поштовий індекс: Романюку Олексію

Федоровичу вул. Грущевського, буд. 9, кв. 3, м.

Вінниця, 21003.

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор

профтехучилища Підпис

ініціал (и), прізвище

07.09.2010

Якщо документ затверджено кількома посадовими

особами, їхні грифи затвердження розташовують на

одному рівні. Якщо документ затверджено поста-

новою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф

затвердження складається із:

слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

назви (у називному відмінку);

дати;

номера затверджувального документа. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Вищої атестаційної комісії України

18.11.2009 № 56

18 - Резолюція

Це напис, зроблений посадовою особою установи, що

містить вказівки щодо виконання цього документа.

Нижче реквізиту «Адресат» (16) паралельно до осно-

вного тексту або на вільній площі лицьового боку

першого аркуша, але не на березі документа, при-

значеного для підшивання. Якщо на документі немає

вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати

її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Складається з таких елементів:

прізвища, ініціалу (ів) виконавця (виконавців) у

давальному відмінку;

вказівки на порядок виконання документа (змісту

доручення);

терміну виконання;

• особового підпису посадової особи;

• дати. Наприклад: Шинкаренкові С. П.

Прошу підготувати пропозицію щодо

замовлення

підручників, посібників з ділового мовлення до

11.02.2009

Підпис

15.11.2008

Відповідальною за виконання є особа: названа в резо-

люції першою (якщо виконавців названо декілька).

продовження на наст. стор.

Продовження. Початок на стор. 275

1

2

18 - Резолюція

Наприклад: Мірошниченкові К. Л. Назаровій Т.

В. Лук'янчук і. Т.

Прошу підготувати проект договору оренди

службового приміщення до 07.04.2010

(підпис) 01.04.2010

Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця

зазначати лише посаду особи, якій доручається

виконання документа. Наприклад:

Начальникові планового відділу Підготувати

обґрунтування необхідності розроблення теми

НД-23 до 19.06.2010 (підпис) 01.06.2010

На документі повинно бути не більше однієї резолюції,

інші можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації

порядку виконання документа.

19 - Заголовок до

Друкується малими літерами, розміщується під

тексту документа

назвою виду документа, містить короткий виклад

змісту документа. Заголовок відповідає на питання

«про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: Наказ (про

що?) про створення установи Посадова інструкція

(кого?) секретаря-референта Протокол (чого?)

засідання правління Максимальна довжина рядка

заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо

заголовок до тексту перевищує 150 друкованих

знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до

межі правого берега.

Крапку в кінці заголовка не ставлять. Оформлюють

без відступу від межі лівого берега. Текст документа,

надрукований на папері формату А5, дозволено

подавати без заголовка. Заголовок не складається до

текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Продовження. Початок на стор. 275

1

2

20 - Відмітка про

На лівому березі першого аркуша документа, на рівні

контроль за виконанням

заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою «К»,

документа

словом або штампом «Контроль» (без лапок).

21 - Текст документа

Містить інформацію, заради якої було створено доку-

мент. Складається з таких логічних елементів:

вступу; доказу; закінчення.

Друкується чи пишеться від руки на всю ширину

аркуша (від межі лівого берега до межі правого).

22 - Відмітка про

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

наявність додатка

• додатки, що є самостійними документами й над-

силаються із супровідним листом;

• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст

основного документа;

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію

розпорядчими документами (додатки до розпорядчих

документів).

Відмітку про наявність додатків розміщують під тек-

стом документа без відступу від межі лівого берега.

Текст додатків друкують через 1 міжрядковий інтер-

вал. Наявність додатків, повну назву яких наведено у

тексті, фіксують так: Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то

їх треба подати після тексту, зазначивши кількість

аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примір-

ників: Додатки:

1. Довідка про виконання плану постачання за

1 квартал 2009 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Гоафік постачання на II квартал 2009 р. на 3

арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має

додатки, то відмітку про наявність додатка

оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету

будівництва, архітектури та житлової політики

України від 25.12.2009 № 186/03-08 і додаток

до нього, всього на 5 арк. в 1 прим.

продовження на наст. стор.

Продовження. Початок на стор. 275

1

2

22 - Відмітка про

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не

наявність додатка

зазначають:

Додаток: Методичні рекомендації в 2 прим. На

велику кількість додатків окремо складається їх опис,

а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 58 арк. Якщо додаток

надсилають не за всіма зазначеними у документі

адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють

так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим, на другу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати:

відмітку з посиланням на цей документ; його дату;

номер.

Цю відмітку роблять у верхньому куті першого аркуша

додатка:

Додаток 1

до розпорядження голови правління АКБ

«Моноліт» від 08.01.2010 № 137.

23 - Підпис

Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що

свідчить про відповідальність особи за його зміст.

Підпис є одним з реквізитів, що надає документу

юридичної сили.

Ставлять під текстом документа або під відміткою про

наявність додатків. До складу підпису входять:

найменування посади (повного, якщо док умент над-

руковано не на бланку, скороченого - на документі,

надрукованому на бланку);

особистий підпис (між назвою посади, ініціалом (ами) й

прізвищем);

розшифрування підпису, ініціал (и) й прізвище особи,

що підписала документ (праворуч), друкують на рівні

останнього рядка назви посади на відстані 125 мм від

межі лівого берега документа: Голова Державного

комітету України у справах

ветеранів підпис Ініціал (и), прізвище

або

Голова підпис Ініціал (и), прізвище Якщо документ

підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи

розташовують один під одним відповідно до

підпорядкованості посадових осіб:

продовження на наст. стор.