Протокол

Одним із найпоширеніших документів колегіальних органів є протокол. У протоколі фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст докладів, що заслухані, виступів, ухвали з боку обговорених питань.

Протокол укладає офіційна компетентна особа, що посвідчує той або інший факт. Існують протоколи-об'єктивні описи подій.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно. При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

— назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;

— порядковий номер протоколу (пишеться після слова "протокол");

— назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

— назву підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада;

— дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишеться нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

— кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядку; якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати усіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

— порядок денний (сформульований у Н. В.);

— посади, прізвище, ініціали керівника зборів (голови, секретаря, членів президії);

— текст, який має складатися з позицій, згідно пунктів порядку даного. Текст кожної позиції укладається за формулою: слухали, виступили, ухвалили. Після цих слів ставлять двокрапки.

Наведемо зразок протоколу:

М/п "Політон"

Протокол № 10

12.10.2012.

м. Львів

Виробнича нарада працівників бухгалтерії фармацевтичної фірми т/п "Політон".

Голова М.І. Марченко

Секретар А.М. Михайлова

Порядок денний:

1.Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності м/п за 2012 р. (інформація головного бухгалтера М.І.Марченка).

2. Вказівки і пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і звітності (повідомлення заст. головного бухгалтера М.Н.Іващенка).

СЛУХАЛИ:

М.І.Марченко доповів про порядок підготовки і складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

1. С.П.Чабан — вказав на потребу якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення таблиць;

2. Г.С.Музика — запропонувала організувати роботу у такий спосіб, щоб закінчити складання звіту до 09 січня 2013 року.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звіту виробничо-фінансовій діяльності м/п за 2012р.

2. Подати річний звіт не пізніше 10 січня 2013 р.

Додаток: реєстраційний список на 1 стор. в 1 примірнику.

Голова________________________________________М.1.Марченко

ВИТЯГ 3 ПРОТОКОЛУ

Витяг з протоколу — один з наймасовіших видів-документації. Він Надсилається або передається окремим особам чи підприємствам і містить: номер відповідного документа, назву органу, засідання, наради, дату, порядок денний і (текст з цього питання.

Зразок витягу з протоколу:

Витяг з протоколу №________

Засідання медради колективу від 10 грудня 2012 року. 3. Слухали заяву Барського В.Д. з клопотанням терапевтичного відділення про надання додаткової кількості ліків.

УХВАЛИЛИ: видати Барському В.Д. додаткову кількість ліків.

Голова засідання		К.С.Ходан
Секретар	(підпис)	Н.В.Воронько
(підпис)