Делопроизводство
.pdf12. Исходящее письмо |
|
ООО «Менеджмент» |
Директору НПО «Сож» |
Южный городок, 17, |
г-ну Ганичу А.М. |
224005, г. Брест-5 |
|
тел./факс (01622) 5-17-25 |
ул. Вокзальная, 18 |
р/с 6753900010005 |
246005, г. Гомель-5 |
в Брестском филиале |
Лукашуку М.И. |
Белбизнесбанка, код 316 |
Прошу рассмотреть перечень про- |
|
дукции и дать предложения |
20.07.2002 № 08-07/107 |
к 10.08.2002 |
На № 06-08/117 от 03.07.2002 |
Подпись Ганича |
|
25.07.2002 |
О номенклатуре продукции |
|
ООО «Менеджмент» |
|
Уважаемый Андрей Михайлович!
Благодарим за проявленный Вами интерес к продукции нашей фирмы. По Вашей просьбе направляем номеклатурный перечень интересующих Вас изделий. Будем благодарны, если Вы остановите свой выбор на представленных в нем позициях.
Приложение: на 12 л. в 1 экз.
Коммерческий директор |
Подпись |
А.М. Ставруцкий |
Жук 5 17 29
В дело 6-8 |
|
Подготовлен ответ |
НПО «Сож» |
Исх. № 06-08/131 от 15.08.2002 |
25.07.2002 |
Подпись Лукашука |
№ 123/06008 |
16.08.2002 |
|
71
13. Входящее письмо |
|
НВА «Сож» |
НПО «Сож» |
вул. Вакзальная, 18, |
ул. Вокзальная, 18 |
246005, г. Гомель-5 |
246005, г. Гомель-5 |
тэл.(0232) 21-32-11, |
тел.(0232) 21-32-11, |
факс. 21-32-12 |
факс. 21-32-12 |
р/р 1069076000101 у Гомельскім |
р/р 1069076000101 в Гомельском |
аддзяленні Белбізнесбанка, |
отделении Белбизнесбанка, |
код 531 |
код 531 |
15.08.2002 № 06-08/131 |
Коммерческому директору |
На № 08-07/107 от 20.07.2002 |
ООО “Менеджмент” |
О номенклатуре продукции |
г-ну Ставруцкому А.М. |
|
|
ООО “Менеджмент” |
Южный городок, 17, |
|
224005, г. Брест-5 |
Уважаемый Александр Михайлович!
Благодарим за присланную Вами информацию о номенклатуре и ценах имеющейся у Вас продукции.
К сожалению, большинство изделий в предложенном Вами списке не соответствует нашему представлению о их стоимости, за исключением изделий по позициям № 2 и 17, вопрос о приобретении которых мы готовы рассмотреть после получения их подробных технических характеристик.
Директор НПО |
Подпись |
А.М. Ганич |
Лукашук 21 32 14
72
14. Письмо двум адресатам
Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь
Проектный и научноисследовательский институт «ПромтрансНИИпроект»
ул. В.Хоружей, 29, 220005, г. Минск-5 тел. (017) 262-71-18, факс 262-71-28
телекс 35-18 «Шпала» р/с 1158045001007 в Минском
отделении Промстройбанка, код 613
04.12.2002 № 03-06/102 На № ______ от ____________
О согласовании рабочих чертежей подъездного ж.-д. пути производственной базы АО «Гранит» в промзоне Шабаны г. Минска
Главному инженеру Белорусской ж. д. Чудакову В.Н.
ул. Ленина, 17 220050, г. Минск-50
Главному инженеру Минского отделения Белорусской ж. д. Кушевичу Л.Ф.
ул. Свердлова, 23, 220050, г. Минск-50
Прошу согласовать рабочие чертежи подъездного ж.-д. пути производственной базы АО «Гранит» в промзоне Шабаны, разработанные в соответствии с техническими условиями Белорусской ж. д. от 12.12.1995 № 32-115 и замечаниями по техническому проекту, изложенными в письме Белорусской ж. д. от 08.04.2002 № 0206/186.
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Главный инженер института |
Подпись |
В.П. Карпович |
Гринчик 262 71 22
73
Приложение 2.
1. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
автор документа |
– физическое или юридическое лицо, создавшее доку- |
||
администрация |
мент |
|
|
– органы или должностные лица учреждения (руководи- |
|||
|
тель, его заместители, коллегиальные и совещательные |
||
|
органы, руководители структурных подразделений), |
||
|
осуществляющие |
исполнительно-распорядительную |
|
адресат |
деятельность |
|
|
1) |
получатель документа; |
||
|
2) |
реквизит документа, включающий наименование по- |
|
|
лучателя документа и в необходимых случаях его почто- |
||
акт |
вый адрес |
|
|
1) |
обобщенное наименование документов, имеющих |
||
|
правовое значение и оформленных в установленном по- |
||
|
рядке (законодательный А., правовой А.); |
||
|
2) |
официальный документ, составленный несколькими |
|
|
лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий ус- |
||
|
тановленные факты или события (например: А. ревизии, |
||
анкета |
А. проверки, А. приемки и др.) |
||
1) |
перечень вопросов, используемых для тестирования в |
||
|
целях получения каких-либо сведений; |
||
|
2) |
форма представления текста документа, построенная |
|
аппарат управления |
по принципу «вопрос – ответ» |
||
1) |
система органов государственного управления, сово- |
||
|
купность учреждений и организаций, обеспечивающих |
||
|
управление в какой-либо сфере деятельности; |
||
|
2) |
совокупность работников (руководителей, специали- |
|
|
стов, технических исполнителей) учреждения или орга- |
||
архив |
низации, выполняющих управленческие функции |
||
1) |
учреждение или его часть, хранящая документы; |
||
|
2) |
совокупность документов, образовавшихся в резуль- |
|
бланк документа |
тате деятельности учреждения, организаций |
||
– стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифици- |
|||
бланк должностного |
рующими автора официального письма или документа |
||
– бланк документа, на котором воспроизведена долж- |
|||
лица |
ность автора документа |
||
бланк конкретного |
– бланк документа, предназначенный для составления |
||
вида документа |
документов определенного вида |
||
бланк письма |
– бланк документа, используемый для ведения перепис- |
||
|
ки |
|
|
74
вид документа |
– принадлежность письменного документа к системе до- |
|||
|
кументации по признакам содержания и целевого назна- |
|||
виза согласования до- |
чения |
|
|
|
– реквизит документа, выражающий согласие или несо- |
||||
кумента |
гласие должностного лица с содержанием документа |
|||
внутренний документ |
– документ, не выходящий за пределы подготовившей |
|||
входящий документ |
его организации |
|
|
|
– документ, поступивший в учреждение |
|
|||
входящий номер до- |
– регистрационный номер входящего документа |
|||
кумент |
|
|
|
|
выписка из офици- |
– копия официального документа, воспроизводящая его |
|||
ального документа |
часть и заверенная в установленном порядке |
|
||
гарантийное письмо |
1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или |
|||
|
предоставления услуг; |
|
|
|
|
2) во внешней торговле – документ, излагающий харак- |
|||
|
тер и объем обязательств, которые принимает поручи- |
|||
|
тель по части определенных условий контракта (условий |
|||
|
транспортировки, платежа и др.); |
|
|
|
|
3) в банковском деле – документ, подтверждающий |
|||
|
представленные к оплате документы, если они не вполне |
|||
графа таблицы |
соответствуют предусмотренным условиям |
|
||
– часть таблицы в виде столбца, предназначенная для |
||||
гербовый бланк |
заполнения реквизитами-основаниями |
|
|
|
– бланк документа с воспроизведением Государственно- |
||||
|
го герба Российской Федерации, герба субъекта Россий- |
|||
государственная тай- |
ской Федерации или муниципального образования |
|||
– защищаемые государством сведения в области его во- |
||||
на |
енной, внешнеполитической, экономической, разведыва- |
|||
|
тельной, |
контрразведывательной |
и |
оперативно- |
|
розыскной деятельности, распространение которых мо- |
|||
государственный |
жет нести ущерб безопасности Российской Федерации |
|||
– нормативный документ, разрабатываемый на продук- |
||||
стандарт |
цию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значе- |
|||
|
ние, содержащий требования и основные характеристи- |
|||
гриф ограничения |
ки продукции, работ и услуг |
|
|
|
– реквизит официального документа, свидетельствую- |
||||
доступа к документу |
щий об основном характере информации, ограничиваю- |
|||
гриф согласования |
щий круг пользователей документа |
|
|
|
– реквизит официального документа, выражающий со- |
||||
|
гласие учреждения или его органа, не являющегося ав- |
|||
|
тором документа, |
|
|
|
гриф утверждения |
с его содержанием |
|
|
|
– реквизит официального документа, придающий нор- |
||||
|
мативный или правовой характер его содержанию |
|||
|
|
75 |
|
|
дата документа |
– реквизит официального документа, свидетельствую- |
|
щий о времени его подписания, утверждения или приня- |
дело |
тия |
– совокупность документов (документ), относящихся к |
|
|
одному вопросу или участку деятельности, помещенных |
|
в отдельную обложку |
деловое письмо |
– документ, применяемый для связи, передачи информа- |
|
ции на расстояние между двумя корреспондентами, ко- |
делопроизводство |
торыми могут быть и юридические, и физические лица |
– отрасль деятельности, обеспечивающая документиро- |
|
(документационное |
вание и организацию работы с официальными докумен- |
обеспечение управле- |
тами |
ния) |
|
доверенность |
– документ, дающий полномочия предъявителю на вы- |
договор |
полнение каких-либо действий от имени доверителя |
– документ, фиксирующий соглашение двух или более |
|
|
сторон об установлении, изменении или прекращении |
доклад |
правоотношений |
1) письменный документ, содержащий изложение опре- |
|
|
деленных вопросов с выводами и предложениями |
|
составителя, предназна-ченный для устного прочтения; |
докладная записка |
2) устное выступление на заседании |
– документ, адресованный руководителю, излагающий |
|
|
какой-либо вопрос с выводами и предложениями |
документ (документа- |
составителя |
– зафиксированная на материальном носителе информа- |
|
ционная информация) |
ция с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
документ личного |
– документ, созданный лицом вне сферы его служебной |
происхождения |
деятельности или выполнения общественных обязанно- |
документ на машин- |
стей |
– документ, созданный с использованием носителей и |
|
ном носителе |
способов записи, обеспечивающих обработку его ин- |
|
формации компьютером |
документационное |
– см. делопроизводство |
обеспечение управле- |
|
ния |
|
документация |
– совокупность документов по определенному признаку |
документация по |
– приказы по личному составу, личные дела и |
личному составу |
карточки, характеристики и др. |
документирование |
– научная дисциплина, разрабатывающая способы соз- |
документирование |
дания документов, принципы |
– запись информации на различных носителях по уста- |
|
|
новленным правилам |
76
документооборот |
– движение документов в организации с момента их соз- |
|
дания или получения до завершения исполнения или от- |
|
правки |
должностной бланк |
см. бланк должностного лица |
дубликат документа |
– повторный экземпляр подлинника документа, имею- |
досье |
щий юридическую силу |
– документы, относящиеся к какому-нибудь делу или |
|
заверенная копия |
вопросу |
– копия документа, на которой в соответствии с уста- |
|
|
новленным порядком проставляются необходимые рек- |
заголовочная часть |
визиты, придающие ей юридическую силу |
– часть документа, содержащая наименование вида до- |
|
документа |
кумента, краткое содержание и периодичность, а также |
|
наименование раздела сводного документа, к которому |
заголовок к тексту |
относится данный документ |
– реквизит документа, кратко излагающий его содержа- |
|
документа |
ние |
заказ |
– документ, содержащий требование на изготовление, |
|
продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство ка- |
заключение |
ких-либо работ |
– документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, |
|
|
специалиста по какому-либо документу или вопросу |
записка |
– см. докладная записка, объяснительная записка, |
заявка |
пояснительная записка |
– документ, автор которого изъявляет намерение полу- |
|
|
чить определенные товары или услуги |
знак обслуживания |
– см. товарный знак, эмблема |
извещение |
– разновидность служебного письма, содер-жащего ин- |
|
формацию о предстоящем меропри-ятии (заседании, со- |
индекс дела |
брании, конференции и др.) |
– цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учре- |
|
|
ждения, наносимое на его обложку |
инициативный доку- – документ, послуживший основанием для решения ка-
мент |
кого-либо вопроса и формирования дела |
инструкция |
– правовой акт, издаваемый в целях установления пра- |
исходящий документ |
вил в определенной сфере деятельности |
– документ, отправляемый из организации |
|
информационное |
– письмо, разъясняющее положения отдельных норма- |
письмо |
тивных документов и (или) содержащее методические |
информация |
положения по их применению |
– сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явле- |
|
|
ниях и процессах независимо от формы их представле- |
|
ния |
77
информационно- |
– письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, |
справочная докумен- |
протоколы и др. |
тация |
|
информация о граж- |
– сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни |
данах (персональные |
гражданина, позволяющие идентифицировать его лич- |
данные) |
ность |
канцелярия |
– структурное подразделение организации, ведающее |
картотека по личному |
делопроизводством |
– каталог документальных материалов, содержащих све- |
|
составу |
дения о трудовом стаже, образовании, зарплате отдель- |
классификация доку- |
ных лиц |
– деление документов на классы по наиболее общим |
|
ментов |
признакам сходства и различия |
ключевые слова |
– слова, каждое из которых необходимо, а все вместе |
код |
достаточные для выражения содержания документа |
– знак (символ) или совокупность знаков (символов), |
|
|
принятых для обозначения классификационной группи- |
|
ровки или объекта классификации |
код организации |
– идентификатор организации, учреждения, предпри- |
|
ятия, выраженный при помощи условного цифрового |
код формы документа |
обозначения |
– идентификатор документа, являющийся условным |
|
коммерческая тайна |
цифровым обозначением |
– информация, имеющая действительную или потенци- |
|
|
альную коммерческую ценность в силу неизвестности ее |
|
третьим лицам, не имеющим к ней свободного доступа |
консервация доку- |
на законном основании |
– предохранение документа от разрушающего действия |
|
мента |
внешней среды |
контракт |
– документ об установлении, изменении или прекраще- |
конфиденциальная |
нии правоотношений |
– документированная информация, доступ к которой ог- |
|
информация |
раничивается в соответствии с законодательством Рос- |
копирование доку- |
сийской Федерации |
– воспроизведение документов без промежуточных пе- |
|
ментов |
чатных форм |
копия документа |
– документ, полностью воспроизводящий информацию |
|
подлинника и все его внешние признаки или часть их, не |
корреспондент |
имеющий юридической силы |
– учреждение или лицо, с которым ведется переписка |
|
макет |
– модель документа, отображенная текстом, излагаю- |
|
щим методику оформления и зоны размещения его рек- |
|
визитов |
|
78 |
машинописный доку- |
– письменный документ, при создании которого знаки |
мент |
письма наносятся техническими средствами |
машиночитаемый до- |
– см. документ на машинном носителе |
кумент |
|
наименование доку- |
– обозначение вида письменного документа |
мента |
|
незаверенная копия |
– копия письменного или графического документа, ко- |
|
торая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов |
номенклатура дел |
не имеет юридической силы подлинника документа |
– систематизированный перечень наименований дел, за- |
|
|
водимых в организации, с указанием сроков их хране- |
нормативный доку- |
ния, оформленный в установленном порядке |
– документ, устанавливающий правила, общие принци- |
|
мент |
пы или характеристики, касающиеся различных видов |
носитель информации |
деятельности или их результатов |
– материальный объект, используемый для закрепления |
|
|
и хранения на нем речевой, звуковой или изобразитель- |
обзор |
ной информации, в том числе в преобразованном виде |
– документ, составленный в целях информирования под- |
|
|
ведомственных и других организаций о работах в той |
общий бланк доку- |
или иной области |
– бланк документа, используемый для подготовки всех |
|
мента |
организационно-распорядительных документов, за ис- |
объем документообо- |
ключением писем |
– количество документов, поступивших в организацию и |
|
рота |
созданных ею за определенных период |
объяснительная за- |
– документ, поясняющий какое-либо действие, факт, со- |
писка |
бытие, представляемый руководителю |
ОКПО |
– общероссийский классификатор предприятий и орга- |
ОКУД |
низаций |
– общероссийский классификатор управленческой до- |
|
опись |
кументации |
– юридически оформленный перечень документов |
|
описание документов |
– изложение сведений о составе и содержании докумен- |
организационная до- |
тов в архивных справочниках и на обложках дел |
– положения, уставы, инструкции, правила |
|
кументация |
|
организационно- |
– см. система организационно-распорядительной доку- |
распорядительный |
ментации |
документ |
|
оригинал документа |
– экземпляр документа, являющийся исходным материа- |
отметка для автома- |
лом для копирования |
– реквизит документа, содержащий сведения о месте |
|
тического поиска до- |
хранения электронной копии документа |
кументов |
|
79
отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка об исполнителе отметка о заверении копии
отметка о контроле
отметка о наличии приложения отметка о поступлении документа в организацию отчет
официальный документ
оформление документа первичный документ
переменный реквизит
переписка
перечень
персональные данные печать
–реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения
–реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа
–реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа
–реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль
–реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ
–реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере
–документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу
–документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
–проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
–документ, содержащий исходную информацию
–реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения
–письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами
(см. письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение)
–систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований см. информация
–вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямо-угольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо, сам оттиск
80