Делопроизводство

форм, правил, требований для всех документов; 3)это укрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, ко-

торые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший экономический эффект.

6.НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.Понятие нормативно-методической основы делопроизводства

2.Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – это совокуп-

ность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

•правила оформления документов;

•правила работы с документами;

•обеспечение сохранности документов;

•порядок передачи документов на архивное хранение;

•работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

•внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

•юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

•законами РБ;

•государственными и отраслевыми стандартами;

•общегосударственными классификаторами;

•государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

•инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РБ:

СТБ 6.10.1—95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». Устанавливает порядок работы и основные требования к унифицированным системам документации. Стандарт использует ссылки на перечень нормативных документов (ГОСТы и СТБ), дает определения терминам унифицированной системе документации, унифицированной форме документа (УФД), формуляру-образцу и т. д. В стандарте определяются требования к разработке унифицированных форм документов, ведению унифицированных систем и форм документов.

СТБ 6.38—95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь

– Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанный БелНИИДААД.

Стандарт включает требования к оформлению организационнораспорядительной документации органов Государственного управления, а также юридических и физических лиц (субъектов хозяйствования всех форм собственно-

11

сти), осуществляющих хозяйственную деятельность на территории Республики Беларусь, состав и месторасположение 32 реквизитов на бланках документов.

Примерная инструкция (1995 г.) по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и профпредприятиях Республики Беларусь. Инструкция содержит учетнорегистрационные формы документов и положения о службе ДОУ.

Указ Президиума Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упоря-

дочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

7.РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ, ИХ ОФОРМЛЕНИЕ

1.Понятие реквизита

2.Реквизиты заголовочной части документа

3.Реквизиты основной части документа

4.Реквизиты оформляющей части документа

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных документов (Приложение 1 – 1, 2).

Состав и требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов.

Обычно документы (деловые письма) печатают на бланках – листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами (1–7). Все остальные данные впечатываются в бланк и располагаются в определенном порядке.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов:

•бланках для писем;

•общих бланках.

При разработке бланков документов используются форматы: А4 (210х297 мм),

А5 (148х210 мм) по ГОСТ 9327-60.

Бланки документов должны иметь поля, мм: левое – 30; правое – не менее 8;

верхнее и нижнее – не менее 20.

На бланк для письма наносятся реквизиты 1–3, 5–9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11–13, 16, 19, 20, 32. На общий бланк наносят реквизиты 1—3, 5—7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20, 32.

12

Существует два типа бланков писем организации – угловые и продольные (Приложение 1 – 3, 4). Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.

Оформление реквизитов заголовочной части документа 1. Государственный герб Республики Беларусь.

Право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации.

Диаметр изображения герба составляет не более 17 мм.

2. Эмблема организации – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

3.Код организации (предприятия) проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО).

4.Код документа указывается по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД).

Коды располагают на бланке в соответствии с СТБ 6.38-95 в правом верхнем углу документа.

5.Наименование вышестоящей организации.

6.Наименование организации (предприятия).

7.Наименование структурного подразделения.

5, 6, 7 – реквизиты автора документа. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированном в учредительных документах, например, в уставе.

8.Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи Республики Беларусь, введенным Советом глав Администраций связи Регионального содружества в области связи 1 октября 1992 г. Например:

ООО «Менеджмент» Южный городок, 17, 224005, г. Брест-5

9.Коммуникационные данные об организации.

Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.

В него входят: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной телефонной связи и т. д. – коммуникационные данные, а также номера счета

13

в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора и т. д. –

коммерческие данные.

10.Название вида документа проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Реквизит располагается в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и адресных данных предприятия и печатается прописными буквами:

ПРИКАЗ, СПРАВКА, РЕШЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ПОЛОЖЕНИЕ.

11.Дата является обязательным реквизитом письма.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. Датой документа является:

•дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);

•дата его утверждения (для планов, отчетов, правил);

•дата события, которое в нем зафиксировано (для актов, протоколов). Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число,

месяц, год, например: 17.04.03 либо 14.12.2003. В двухтысячном столетии второй вариант записи даты наиболее приемлем, поскольку запись двух последних цифр (00, 02, 04) для обозначения года не отвечает требованию однозначности расшифровки даты.

Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль, например: 01.04.2003. После двух цифр числа и месяца ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2000).

Вдокументах финансового характера допускается и полное оформление даты – словесно-цифровой способ: 4 марта 2003 года.

Вмеждународных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2000.05.05, или 2000-05-05, или

20001105, или 99.06.14).

12.Индекс документа – это условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.

Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года.

Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей, например, 09-35/67, где 09 – индекс структурного подразделения или индекс должностного лица, подготовившего документ; 35 – номер дела в номенклатуре; 67 – порядковый номер отправляемого документа.

Например: № 08-07/107.

13.Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправляемого) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2000

Этот реквизит – важнейший поисковый признак, дающий возможность при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, и позволяющий в структурном подразделении

14

найти копию инициативного документа, на который пришел ответ.

14.Место составления или издания документа. Располагают на общем бланке под реквизитами «дата» и «индекс документа».

15.Гриф ограничения доступа к документу. Проставляется на документах, со-

держащих секретную информацию, располагается в правом верхнем углу документа, начиная от пятого положения табулятора (40 печ. знаков) или 10 см от границ правого поля выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», включает слова «Конфиденциально», «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», «КТ» (коммерческая тайна). Под грифом необходимо поставить № экземпляра данного документа, например:

Секретно Экз. № 2

16. Адресат. Этот реквизит рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в правой верхней части бланка, печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля и может состоять из нескольких частей:

•наименование организации (им. падеж);

•наименование структурного подразделения (им. падеж);

•наименование должности, звание лица-получателя;

•фамилия и инициалы лица-получателя (в дат. падеже);

•почтовый адрес.

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ул. Коллекторная, 10, 220029, г. Минск-29

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

Главному инженеру Белорусской ж.д. Чудакову В.Н.

ул. Ленина, 17, 220050, г. Минск-50

При адресовании документа одновременно нескольким однородным организациям, их названия следует указывать обобщенно:

Директорам предприятий

15

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами:

Ивановой А.А.

ул. П. Бровки, 36, кв. 17, 246045, г. Гомель

17. Гриф утверждения необходим для удостоверения документа после его подписания. Реквизит «Гриф утверждения» состоит из следующих элементов:

•слова УТВЕРЖДАЮ;

•должность лица, утверждающего документ;

•его личная подпись;

•ее расшифровка и даты.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков (10 см) от границы левого поля.

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Грана» Подпись С.П. Ковалев

03.12.2005

При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа. УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

02.05.2005 № 35

18. Резолюция. Этот реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:

•фамилию и инициалы исполнителя;

•предписание действий;

•порядок и сроки исполнения;

•подпись руководителя;

•дату наложения резолюции.

На документе должно быть не более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.

В резолюции не следует повторять содержание документа. Не допускаются предварительные указания: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т. д. Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной формой глагола и адресуют подчиненным лицам. Например: «Срочно примите меры», «Немедленно подготовьте письмо», «Разберитесь и доложите».

16

Содержание поручений в резолюции может выглядеть так:

Козубу С.В.

Подготовить предложения по усилению охраны помещений АО к 11.08.2002 Подпись директора

01.08.2002

19.Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлога о, об, однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели, например:

Об организации выставки О выделении аммиака из ФПТ-200м

По вопросу стоимости кондиционера ИК 23-ИМИ На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.2003.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слово касательно, касается, а также писать по делу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

20.Отметка о контроле.

Проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слово КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют штемпелем на левом поле листа документа на уровне заголовка.

Оформление реквизитов основной части документа

21. Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение.

Он должен быть кратким, отвечать юридическим и эстетическим требованиям и соответствовать заголовку к тексту.

Текст, как правило, состоит из двух частей – констатирующей и основной. Констатирующая часть включает указание причин, мотивов, целей составления

документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.).

В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданны-

17

ми нормативными актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части (основной) формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

22. Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Реквизиты оформляющей части документа

23.Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение»

ипечатается следующим образом:

•должность указывается от границы левого поля;

•расшифровка подписи после 48 печатных знаков (12 см) от границы левого по-

ля.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

При оформлении документов не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

В документах, подготовленных комиссией, указываются должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии:

18

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с иерархией занимаемых должностей,

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи рас-

В случае отсутствия должностного лица, которое должно подписать документ, его подписывает заместитель или должностное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывают должность лица, подписывающего документ, его фамилию (исправления можно сделать чернилами или машинописным способом).

24. Гриф согласования используется при внешнем согласовании документа, которое в зависимости от содержания документа осуществляется с подведомственными организациями, общественными организациями, органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль в определенной области (экологической, пожарной), вышестоящими органами.

Проставляется в левом углу после реквизита «подпись», начиная от границы левого служебного поля.

Включает следующие элементы:

•слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут прописными буквами без кавычек и двоеточия;

•наименование должности, включая наименование организации (предприятия);

•личная подпись;

•расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

•дата.

Например: СОГЛАСОВАНО Директор АО «Спартак» (подпись) С.А. Селюта

01.06.2005

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2005 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания

Правления страховой компании «Планета» от 21.06.2005 № 10

19

25.Визы. Реквизит оформляется при внутреннем согласовании проекта документа с каким-либо должностным лицом. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа.

Реквизит располагается, начиная от границы левого служебного поля, ниже реквизита «подпись». Первым визирует проект документа исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визирование осуществляется в следующем порядке: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций (если необходимо); заместитель руководителя организации (предприятия), курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости); юристы; служба документационного обеспечения. По структуре он аналогичен реквизиту «Подпись». Например:

Юрисконсульт (подпись) С.П. Кравцов

05.01.2005

Визы проставляют на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Другие исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в организациях (на предприятиях).

26.Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

Печать проставляется так, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности

иподлинной подписи лица, подписавшего документ.

27.Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа, начиная от границы левого поля. Он включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.

Например:

Семенов В.В. 250-45-78

или Семенов Виктор Васильевич

250-45-78

28. Отметка о заверении копии.

Копия – воспроизведение всех реквизитов документов – изготавливается и выдается с разрешения руководителя организации, предприятия, структурного подразделения. В правом верхнем углу ставится слово «Копия». Ниже реквизита «Подпись» помещают заверительную подпись. Например:

Верно Инспектор отдела кадров (подпись) О.К. Крылова

15.08.2005

20