2.3. Членство у Всесвітній асоціації виставкової індустрії

Тривале зростання членства та заходи, схвалені Всесвітньою асоціацією виставкової діяльності (UFI) є переконливим свідченням всесвітнього визнання значення членства e Всесвітній асоціації виставкової індустрії. UFI членів по всьому світу відразу можна ідентифікувати через використання логотипу UFI, що є гарантією відданості якості і духу виставки, загальних для UFI.

Членом Всесвітньої асоціації виставкової індустрії (UFI), надається безліч переваг:

• привілейовані контакти з ключовими фахівцями у виставковій індустрії;

• обмін інформацією та ноу-хау з питань, що становлять взаємний інтерес;

• участь у семінарі за пільговими ставками;

• привілейовані контакти з відповідними міжурядовими і міжнародними організаціями, що займаються питаннями торгівлі;

• всесвітнє визнання в якості ефективної організації у виставці бізнесу.

Дійсними членами є:

• Індивідуальні або багатонаціональні організатори міжнародних виставок, їх дочірні компанії організатори заходів та їх дочірні компанії;

• Організатори національних виставок.;

• Власники та керівники виставкових центрів;

• Асоціації збору організаторів виставки та виставкових центрів.

• Організацій з управління справедливої ​​торгівлі / виставкової статистики.

У 2010 році Всесвітня асоціація виставкової індустрії має 554 дійсних членів, у тому числі 284 виставкові організатори, 62 менеджери з виставковими залами, 122 виставкові організації і 49 асоціацій.

Члени UFI мають право на використання логотипу UFI в якості мітки якості, відтворюючи його на всіх своїх друкованих чи віртуальних матеріалах, пов'язані з діяльністю їх компанії і подіями затвердженими UFI. Недозволено використовувати логотип UFI виставкам, які не схвалені UFI.

За оцінками Всесвітньої асоціації виставкової індустрії (UFI) , на початок 2008 р. Виставочна діяльність у світі характеризувалась такими показниками: близько 30 тис. виставкових заходів (враховано лише заходи з площею понад 500 м2), 3,2 млн. підприємств учасників, 350 млн. відвідувачів. Привертає увагу той факт, що лише на 1/8 провідних виставкових заходів у світі припадає 30% всіх учасників та понад 40% відвідувачів, тобто розподіл виставкової діяльності є дуже нерівномірним.

Розділ 3. Міжнародний союз виставкової статистики centrex, організаційні засади та напрями діяльності.

3.1. Значення виставкової статистики та виставкового аудиту

Статистичні дані виставки - найважливіший показник її масштабу і значущості. Професійний збір та інтерпретація виставкової статистики необхідні, так як:

• правильний збір і обробка статистичних даних мають вирішальне значення для міжнародного визнання виставкового проекту;

• дані статистичних досліджень служать для організаторів виставки керівництвом до коректування своїх стратегій;

• статистичні дані використовуються в звітних і рекламних документах (офіційний звіт, прес-реліз, інформаційні листи, рекламні буклети та ін.)

Учасники виставок спираються на статистичні показники виставки при ухваленні рішення про участь, для державних органів і асоціацій виставкова статистика є найважливішим орієнтиром на виставковому полі.

Тому професійні об'єднання виставкових організацій приділяють велике значення введення єдиних методик збору й обробки статистичних даних.

Виставковий аудит - відносно нове поняття для вітчизняного виставкового бізнесу, тим не менше ця процедура вже є невід'ємною частиною успіху будь-якого виставкового заходу.

Основною метою виставкового аудиту є визначення виставкової статистики. На жаль, збір статистичних даних, заснований на чесності організатора, що знаходиться в жорсткому конкурентному полі, як правило, працює неефективно, про це говорять дані багаторічної практики.

Виставковий аудит дозволяє визначити наступні виставкові параметри:

• відкриту і закриту площу виставки (нетто, брутто);

• кількість учасників (вітчизняних, іноземних);

• кількість представлених фірм (непрямі учасники);

• кількість відвідувачів;

• кількість іноземних відвідувачів;

• кількість фахівців, що відвідали даний захід;

• кількість відвідувань;

• кількість та перелік країн-учасниць. 

Після проходження виставкою незалежного аудиту організаторам видається свідоцтво, в якому відображаються всі параметри, отримані в ході перевірки. З точки зору організаторів, виставковий аудит є безсумнівним конкурентною перевагою, що підтверджує їх відкритість і сумлінність по відношенню до клієнтів.

Головні принципи аудиту - єдність стандартів, можливість порівняння і незалежність. Це означає, що аудиту повинні піддаватись завжди ті ж самі дані, які зібрані і перевіряються у кожному випадку за тією ж самою методикою.

Незалежність аудиту означає, що він повинен проводитися підприємствами або організаціями, які не пов'язані із підприємством, що перевіряється. У світі є кілька підходів до створення системи аудиту. У різних країнах аудит статистичних даних про виставки проводять або незалежні спеціалізовані асоціації, або виставкові асоціації, або державні установи, або аудиторські компанії.

Даними, що піддаються перевірці, є виставкова площа, кількість учасників виставки та кількість її відвідувачів.

1. Аудит виставкової площі. При підрахунку виставкової площі враховуються тільки реально зайняті учасниками та сплачені площі - виставкові площі, що надані безоплатно, не враховуються. Дані повинні бути підтвердженими відповідними документами: угодами, рахунками, бухгалтерськими записами. Площа у виставкових павільйонах та площа просто неба враховуються окремо.

2. Аудит кількості учасників. Окремо враховуються прямі та непрямі учасники. Прямими учасниками вважаються такі, що виступають безпосередньо від імені своїх компаній і сплачують за участь у виставці безпосередньо організаторові, що підтверджується відповідними документами: угодами, рахунками, бухгалтерськими записами. У випадку колективної участі (коли стенд сплачений одним учасником, але розміщені на ньому декілька) враховуються усі учасники колективного стенду, якщо це витікає із відповідних документів і якщо вони мають власну виставкову площу у межах колективного стенду.

Непрямі учасники - це учасники, які демонструють свою продукцію на стендах інших (прямих) учасників. Документальною підставою для врахування непрямих учасників є документи, які заповнюють відповідні прямі учасники (реєстраційні форми та інше).

Для визначення виставки міжнародною важливо враховувати окремо вітчизняних та іноземних учасників. Критерієм визначення країни походження учасника є місцезнаходження його штаб-квартири. Учасник вважається іноземним, якщо відповідна угода, реєстраційна форма надійшли з його штаб-квартири, яка розміщена за кордоном.

3. Аудит кількості відвідувачів. Усі відвідувачі поділяються на кілька груп. По-перше, враховуються відвідувачі, які купили квитки на вході, - зараховується кількість проданих квитків, що може бути перевірена за даними бухгалтерії. По-друге, враховуються відвідувачі, які купили квитки поза межами виставки. Це можливо, якщо квитки мають відривні нумеровані купони, які збираються на вході. Відповідно, зараховується кількість зібраних відривних купонів. По-третє, враховуються безкоштовні відвідувачі, яких можна ідентифікувати. Достатньою підставою для ідентифікації є заповнена відвідувачем реєстраційна карта, що містить відомості про його ім'я, адресу та професію. Відповідно, зараховується кількість таких заповнених карт. Четверта категорія відвідувачів - це безкоштовні відвідувачі, яких не можна персонально ідентифікувати. Зрозуміло, їхня кількість може бути підрахована лише такими методами, що не піддаються аудиту, - тому відповідальність за ці дані несе організатор виставки, і такі відвідувачі враховуються окремо.

Для визначення виставки міжнародною важливо враховувати окремо вітчизняних та іноземних відвідувачів, так само, як і учасників. Кількість іноземних відвідувачів визначається за кількістю заповнених реєстраційних карт, де вказана іноземна адреса. Під час аудиту здійснюється вибіркова перевірка реєстраційних карт.

Треба зауважити, що квитки, дійсні на весь час виставки, враховуються лише один раз. При підрахунку кількості відвідувачів співробітники та преса, що проходять за посвідченнями, не враховуються.

Певні розбіжності у методиках аудиту у різних європейських країнах стосуються не дуже значних деталей: умов визначення учасників колективних стендів, правил врахування відвідувачів із сезонними та сімейними квитками тощо.

Аудит виставкової статистики є обов'язковою умовою для отримання права вступу у Спілку міжнародних виставок UFI. Для того, щоб виставка була визнана міжнародною, повинна бути виконана одна із трьох умов:

1. або іноземні учасники (прямі та непрямі) повинні складати не менше 20% кількості учасників;

2. або зайнята ними площа повинна складати не менше 20% загальної чистої площі виставки;

3. або іноземні відвідувачі повинні складати не менше 4% кількості усіх відвідувачів.