Інформаційні потоки деканату

Документопотік деканату складається з таких елементів:

• облік успішності студентів;

• облік абітурієнтів;

• підтримка методичної та наукової роботи інституту;

• електронний документообіг та групова робота в межах деканату;

• обмін інформацією з кафедрами ІКНІТ;

• ефективне представлення ІКНІТ у глобальній мережі Інтернет за допомогою технологій Веб 2.0.

На рис. 1 зображена контекстна діаграма потоків даних (Data Flow Diagram) предметної області «Деканат».

Рис. 1. Контекстна діаграма потоків даних ІС “Деканат”.

Щодо інформаційної системи існують наступні зовнішні сутності.

• Нормативна база (1).

• Студент (2).

• Аналітик (3).

• Абітурієнт (4).

• Навчальний план (5).

Під Нормативною базою розуміються усі відомості, що визначають способи класифікації даних про студентів, абітурієнтів, навчальні плани і т.д. та дій над ними. Наприклад, до Нормативної бази слід віднести також і положення, якими керуються під час організації навчального процесу.

Студент – це особа, яка навчається (або навчалася) у вузі. Студент надає усі відомості про себе та про свої потреби у навчанні.

Зовнішня сутність Аналітик узагальнює усі дії щодо аналізу поведінки студентів, абітурієнтів, навчальних планів і т.д.

Абітурієнт – це особа, яка має бажання (мала бажання) навчатися у вузі. Абітурієнт (як і студент) надає усі відомості про себе та про свої потреби у навчанні.

Зовнішня сутнісь Навчальний план – це сукупність документів, що регламентує вивчення дисциплін студентом.

Зовнішні сутності як надають інформацію системі, так і споживають її. У нашому випадку усі зовнішні сутності крім Нормативної бази є джерелами надходження інформації і її споживачами.

Далі розглянемо компоненти інформаційно-аналітичної системи “Деканат”.

1. Підсистема обліку успішності студентів

Підсистема обліку успішності студентів призначена для виконання наступних основних функцій:

• Облік структури Інституту та його кадрів.

• Ведення картотеки студентів.

• Облік успішності студентів за допомогою відомостей та їх закриття. При цьому враховується як модульний, так і семестровий контроль.

• Визначення заборгованостей студентів та формування повторних відомостей за заборгованостями.

• Аналіз поточного та семестрового контролю успішності.

• Визначення поточного та усередненого рейтингу студентів, розміру стипендій.

• Видрук необхідних документів для організації обліку успішності.

Опис ІС на концептуальному рівні містить наступні елементи: функціональну структуру, ієрархію класів, шаблони сутностей та концептуальні схеми даних.

На рис. 2 зображено діаграму потоків даних обліку успішності студентів.

Рис. 2. Діаграма потоків даних обліку успішності студентів.

Облік успішності студентів поділяється на наступні функції.

• Облік нормативної інформації (1.1.).

• Облік карток студента (1.2.).

• Облік предметних відомостей (1.3.).

• Визначення рейтингів (1.4.).

• Переміщення студентів (1.5.).

Облік нормативної інформації – це група функцій, які служать для опрацювання даних нормативної бази. Перелік нормативних документів:

• Накази Міністерства освіти та науки України;

• Накази та розпорядження Ректора, проректорів;

• Накази та розпорядження директора інституту;

• Внутрішні положення «Львівської політехніки».

Облік нормативної інформації передбачає реєстрацію документа (присвоєння йому реєстраційного номера) та його збереження у певному місці на файл-сервері.

Облік карток студента – це складна функція (див. рис. 3).

Рис. 3. Діаграма потоків даних обліку карток студента.

Ця функція включає:

• Облік первинних даних про студента (1.2.1.).

• Ведення індивідуальних навчальних планів (1.2.2.).

• Облік успішності (1.2.3.).

• Облік первинних даних про студента передбачає збереження та модифікацію довідкової інформації про студента (наприклад, ім'я, прізвище, по-батькові, день народження, місце проживання, дані про батьків, фотографія студента та ін.), яка зберігається у відповідному сховищі даних.

Ведення індивідуальних навчальних планів – це формування індивідуального навчального плану студента про вивчення дисциплін відповідно до навчальних планів спеціальності, за якою навчається студент. Індивідуальний план студента може відрізнятися від базового навчального плану.

Сховище індивідуальних навчальних планів містить інформацію про:

• Перелік дисциплін, що вивчає студент у кожному навчальному семестрі;

• Перелік дисциплін для повторного вивчення;

• Перелік ККР, зрізів знань, передбачених наказом ректора.

Облік успішності включає заповнення індивідуального навчального плану студента оцінками (балами) за результатами вивчення дисциплін та публікацію цієї інформації у різних формах, в т.ч. у вигляді офіційних документів (наприклад, відомості, виписка до диплома).

Облік предметних відомостей – це складна функція (див. рис. 4).

Рис. 4 Діаграма потоків даних обліку предметних відомостей.

Сховище предметних відомостей включає наступні види відомостей:

• Модульна відомість для іспитів, з яких проводяться модульні контролі (кредит дисципліни більший за 1);

• Залікова відомість;

• Заліково-екзаменаційна відомість (використовується для іспитів, з яких не проводяться модулі, для других і к-відомостей, зрізів знань);

• Талон

  • На дострокову здачу,

  • Для довідки,

  • Талон по продовженій сесії (1, 2, к);

• Виписка про повторне вивчення дисциплін.

Облік предметних відомостей включає:

• Генерація предметних відомостей (1.3.1.).

• Заповнення предметних відомостей (1.3.2.).

• Закриття предметних відомостей (1.3.3.).

Генерація предметних відомостей передбачає декілька способів створення предметних відомостей: вручну, на основі індивідуального навчального плану студента перед початком сесії, на основі заборгованостей студента під час сесії. Також ця функція включає видрук відомостей як паперових документів.

Заповнення предметних відомостей – це встановлення оцінок, отриманих студентом під час поточних чи семестрових контролів.

Закриття предметних відомостей – це окрема процедура, яка розділяє два стани предметних відомостей: відкрита і закрита. Відкрита відомість дозволяє редагування (виправлення помилок), а закрита відомість доступна тільки для читання.

Визначення рейтингів – це складна функція (рис. 5).

Рис. 5. Діаграма потоків даних визначення рейтингів.

Ця функція включає:

• Визначення поточного рейтингу (1.4.1.).

• Визначення загального рейтингу (1.4.2.).

• Визначення випускного рейтингу (1.4.3.).

Визначення рейтингів відбувається на основі результатів сесії (для поточного рейтингу) і на основі оцінок та поточних рейтингів індивідуальних навчальних планів (для загального рейтингу).

У випадку наявності дисциплін для повторного вивчення, ці дисципліни враховуватимуться у поточному рейтингу того семестру, у якому по дисципліні отримано позитивну оцінку.

Переміщення студентів – це складна функція, що забезпечує формування документів, які фіксують зміну статусу студента (див. рис. 6).

Рис. 6. Діаграма потоків даних переміщення студентів.

Ця функція включає:

• Формування наказів про зарахування/відрахування (1.5.1.).

• Формування наказів про призупинення/продовження навчання (1.5.2.).

• Формування наказів про переведення (1.5.3.).

• Формування інформаційних документів (1.5.4.).

• Формування заяв (1.5.5.).

• Функції 1.5.1-1.5.3 забезпечують створення та видрук наказів про переміщення студентів різних типів на основі первинних даних про студентів та їх індивідуальних навчальних планів. Також здійснюється облік наказів про зарахування (поновлення) та відрахування студентів, академвідпустки, переведення та ін.

Функція 1.5.4 забезпечує створення та видрук документів довідкового та статистичного характеру про студентів. Модифікація довідкової інформації про студента передбачає:

• зміну прізвища (за наявності відповідних підтверджень у випадку одруження, розлучення чи власного бажання студента),

• зміну інших параметрів (за необхідності).

Сховище наказів А4 складається з таких документів:

• Наказ про зарахування,

• Наказ про відрахування,

• Наказ про перезарахування (поновлення),

• Наказ про повторне вивчення,

• Наказ про переведення на іншу спеціальність (ВУЗ, інститут).

Функція 1.5.5 забезпечує реєстрацію та подальший супровід заяв, що поступили від студентів.

• Сховище заяв А5 включає такі заяви:

• Заява про надання академічної відпустки,

• Заява про продовження сесії,

• Заява про повторне вивчення,

• Заява про переведення на іншу спеціальність,

• Заява про індивідуальну здачу сесії,

• Заява про повернення з академічної відпустки,

• Заява про поновлення.