2.4. Використання звітних даних про фінансові результати в системі прийняття управлінських рішень

Оскільки витрати є основним фактором підвищення прибутковості господарської діяльності торговельного підприємства, зокрема ТОВ «Шерп-Експо», витрати операційної діяльності виділено в окремий об’єкт управління, а в системі управління визначено спеціальну підсистему управління витратами з їх плануванням, обліком, контролем та регулюванням. За результатами дослідження виявлено та систематизовано модель управління витратами операційної діяльності ТОВ «Шерп-Експо» , яка узагальнена на рис. 2.10.

Для підвищення аналітичності обліку та оптимізації аналітичних процедур контролю витрат операційної діяльності на ТОВ «Шерп-Експо» використовують унікальну класифікацію витрат для цілей і потреб управління.

Організація управлінського обліку є внутрішньою справою ТОВ «Шерп-Експо», що дозволяє керівництву самостійно вирішувати питання:

- як класифікувати витрати;

- наскільки деталізувати місця виникнення витрат і як їх пов'язувати з центами відповідальності;

Рис. 2.10. Модель управління витратами ТОВ «Шерп-Експо»

- як вести облік фактичних і планових (нормативних), повних і часткових (змінних, прямих, обмежених) витрат.

У відповідності до встановлених принципів та засад управлінського обліку, планування та звітності, ТОВ «Шерп-Експо»:

1) планує свою діяльність в розрізі всіх об'єктів компанії, доходів та витрат, які несе компанія та її об'єкти;

2) веде управлінський облік в розрізі всіх об'єктів компанії, доходів та витрат, які несе компанія та її об'єкти;

3) планує діяльність, веде управлінський облік та звітує згідно регламентів планування та звітності, положення про систему управлінського обліку по наступних напрямках в розрізі об’єктів:

- реалізації фармацевтичних препаратів, супутніх товарів, послуг в розрізі видів продаж (дрібний гурт, роздріб);

- фінансово-господарських, організаційних витрат (бюджет);

- експлуатаційних витрат, пов’язаних з експлуатацією об’єктів (матеріально-технічне постачання);

- витрат на зберігання;

- залишків;

- витрат на реалізацію.

ТОВ «Шерп-Експо» планує операційні витрати у відповідності до встановлених меж. Центральним офісом ТОВ «Шерп-Експо» формуються бюджети діяльності в розрізі регіонів, тобто кожний регіон отримує свій план продажу, а також склад і обсяг витрат.

Витратна частина бюджету складається на рівні кожного відділу Адміністративний, Маркетинг тощо, а витрати по відділу продаж ще й на рівні кожного регіону. Це дозволяє порівнювати дохідність кожного регіону.

В ТОВ «Шерп-Експо» використовується автономна система обліку, яка передбачає повну автономію управлінського обліку від фінансового обліку. Взаємозв'язок між ними здійснюється тільки за допомогою системи розподільних рахунків (розподіл первинних витрат і доходів за елементами).

Для такої системи характерні наступні риси:

– десяткова система кодування рахунків;

– поділ рахунків на балансові, фінансові рахунки витрати – випуск, позабалансові рахунки, спеціальні рахунки управлінської бухгалтерії;

– метод обліку орієнтований на постійне зіставлення витрат і фінансового результату (за товарами, сегментами діяльності, центрами відповідальності);

– використання спеціальних синтетичних рахунків "Відхилення від спеціально встановленої собівартості і нормативних витрат" і "Відхилення, виявлені при бухгалтерській обробці даних", що дозволяють виявити відхилення у виробничому процесі і відхилення, які включаються в собівартість, виявлені при інвентаризації.

Реалізація товарів відноситься до основної операційної діяльності підприємства.

До складу іншої операційної діяльності ТОВ «Шерп-Експо» відносяться:

адміністративні витрати;

витрати на збут;

інші операційні витрати.

Покриття понесених витрат іншої операційної діяльності ТОВ «Шерп-Експо» здійснюється на підставі затвердженого планового бюджету.

Усі витрати максимально персоніфіковано (заробітна плата, витрати на соціальні заходи, витрати на відрядження, витрати на автотранспорт, витрати на офісне приладдя (канцтовари, обслуговування офісної техніки) тощо), це дозволяє сформувати витрати в розрізі регіону, відділу, працівника. Тобто мати уявлення про ефективність вкладених витрат в кожний об’єкт обліку витрат за центрами відповідальності.

Також за допомогою розробленої системи рахунків управлінського обліку ТОВ «Шерп-Експо» має змогу окремо формувати витрати на збут кожної групи та кожної товарної позиції. Таке групування витрат дає можливість формувати інформацію про ефективність витрат на збут кожного виду товарної продукції, зокрема витрати на рекламу, навіть в розрізі видів реклами (ТБ, постери тощо)

Перевагами автономної системи управлінського обліку, яка використовується на ТОВ «Шерп-Експо» є:

– можливість удосконалення системи обліку завдяки посиленню аналітичної даних управлінського обліку (у розрізі місць виникнення витрат, видів товарної продукції, розрядів менеджерів);

– посилення контрольних функцій завдяки введенню спеціальних рахунків-екранів, що відображають взаємозв'язок між даними фінансового і управлінського обліку;

– можливість отримання постійної інформації у вигляді сум покриття (за системою неповної собівартості) і прибутку (за системою повної собівартості) в розрізі центрів відповідальності, видів товарної продукції, сегментів діяльності;

– можливість здійснення групування витрат за статтями в розрізі зовнішніх і внутрішніх сегментів діяльності, центрів відповідальності і прибутку (на рахунках управлінського обліку).

Недоліком автономної системи обліку є трудомісткість ведення управлінського обліку, що пов'язано з необхідністю виконання двох планів рахунків: фінансового і управлінського обліку. При цьому, на ТОВ «Шерп-Експо» використовується подвійне кодування понесених витрат.

Отже, на ТОВ «Шерп-Експо» в системі обліку, фактично понесені витрати відображаються наступним чином:

- витрати визнаються за принципом нарахування (відображаються в тому звітному періоді, в якому вони мали місце);

- облік витрат діяльності ведеться в системі 1С в розрізі рахунків бухгалтерського обліку: 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші операційні витрати»;

- в управлінському обліку витрати відображаються в розрізі видів витрат та по підприємству в цілому.

- наприкінці кожного місяця зводяться звіти, шляхом імпорту в Hyperion (спеціалізована комп’ютерна програма) з 1С;

- щомісяця в Hyperion проводиться порівняння запланованих обсягів діяльності (доходів та витрат) з фактичними результатами. Усі виявлені відхилення аналізуються та проводиться коригування.

Співставлення витрат та результатів за видами діяльності, центрами витрат, центрами відповідальності і місцями їх виникнення у рамках управлінського обліку забезпечує на ТОВ «Шерп-Експо» контроль та управління витратами, результатами, цінами та ринком.

Ефективний контроль величини витрат доцільно вести на основі первинної облікової інформації. Подібний контроль на ТОВ «Шерп-Експо» здійснюється шляхом використання методу бюджетування.

Метод бюджетування, як спосіб контролю передбачає співставлення витрат з актуалізованим (запланованою з врахуванням змін) кошторисом витрат і результатів. Він передбачає співставлення бюджетних кошторисів за різними напрямками діяльності та у цілому по підрозділу.

Іншим об’єктом управлінського обліку є результати, які також обліковуються за місцями виникнення витрат, носіями витрат та центрами відповідальності.

У процесі співставлення витрат та результатів різних об’єктів обліку визначається ефективність господарських процесів, зв’язків, діяльності та відносин як підприємства в цілому, так і окремих його підрозділів.

У зв’язку з тим, що управлінський контроль включає людський чинник, то при створенні різних типів центрів відповідальності на ТОВ «Шерп-Експо» враховують ряд суб’єктивних аспектів — мотивацію, поведінку учасників, стимули, потреби, тощо.

Наприклад, у менеджерів центрів відповідальності з’являється стимул приймати альтернативні рішення, що збільшують запланований для них рівень прибутку, а конкуренція між ними за ресурси дозволяє підвищити ефективність діяльності підприємства в цілому. Але якщо підрозділи підприємства повинні тісно співпрацювати, то створення центрів прибутку може призвести до виникнення конфліктних ситуацій, що буде загрожувати ефективності діяльності підприємства.

Для уникнення конфліктних ситуацій на ТОВ «Шерп-Експо» поділ на центри відповідальності відповідають наступним основним вимогам:

центри відповідальності пов’язані з торговельною та організаційною структурою підприємства;

кожен центр очолює менеджер;

в кожному центрі є показник для виміру обсягу діяльності та база для розподілу витрат;

для кожного менеджера центру відповідальності чітко розподілено сферу повноважень і відповідальності (менеджер відповідає тільки за ті показники, які він може контролювати);

для кожного центра відповідальності встановлені форми внутрішньої звітності.

Звітність – це система взаємопов’язаних оціночних показників за звітний період, що характеризує умови та результати фінансово-господарської діяльності підприємства або його елементів: напрямки бізнесу, проектів, структурних підрозділів, працівників та ін. [47, с. 141]

Формування звітності – кінцева стадія облікового процесу в управлінському обліку, тому вона містить у собі узагальнюючі підсумкові результати звітного періоду після відповідної обробки даних.

Управлінська звітність відрізняється тим, що може містити як кількісні, так і якісні параметри, що відображаються як у ціновому, так і в натуральному значенні.

Мета внутрішньої управлінської звітності, яка містить деталізовані відомості про підприємство, – задоволення інформаційних потреб менеджерів та керівників для аналізу та прийняття рішень у сфері оцінювання та контролю, прогнозування та планування.

Внутрішня (управлінська) звітність в ТОВ «Шерп-Експо» передбачає, наявність наступних її елементів:

Інформаційна звітність. Складається за вимогою керівника вищого рівня та представляє собою вибірковий огляд окремих нефінансових аспектів функціонування центру відповідальності. Такого роду звітність не носить періодичного характеру, оскільки заздалегідь не обумовлені періоди її подання та формування відбувається тільки після відповідного запиту.

Звітність про економічні та фінансові показники. Характеризує стан торговельних запасів та необоротних активів, а також дає уявлення про необхідну кількість працівників та ефективність їх роботи. За таким типом звітності визначаються періоди складання та подання керівникам вищого рівня. Показники цієї звітності не тільки дають змогу менеджерам наступного рівня оцінювати потреби підлеглих їм структурних підрозділів, а і дозволяють аналізувати доцільність цих потреб та якість прийнятих управлінських рішень стосовно економного витрачання ресурсів та додержання планового обсягу операційних витрат.

Результативна звітність. Призначена для оцінки роботи структурного підрозділу в цілому та успішності управління менеджером, що його очолює. Оцінка якості функціонування підрозділу здійснюється на підставі співвідношення фактичних (понесених протягом певного періоду) та планових (згідно кошторису) витрат. Оцінка результатів діяльності керівника здійснюється на підставі аналізу прийнятих їм управлінських рішень та характеризується здатністю відповідного менеджеру забезпечувати щоденне ефективне управління діяльністю, що знаходиться під його контролем. Результативна звітність складається за визначений період.

На ТОВ «Шерп-Експо» плановий період становить місяць. Однак з метою оперативного контролю керівник центру відповідальності може встановити щотижневу звітність, оскільки він повинний виявляти та аналізувати відхилення від плану до включення їх до звіту вищому керівництву, а також визначати причини таких відхилень, встановлювати винуватців та приймати заходи по запобіганню подібних явищ в наступному періоді.

Тому і звіт менеджерам вищого рівня крім розрахункових позицій (планові, фактичні данні та відхилення) буде доповнений стовпцями «причини», «винуватці», «прийняті заходи чи пояснення щодо неможливості виправлення ситуації».

Отже, інформаційні потреби в формуванні управлінських рішень задовольняються при умові забезпечення комунікації внутрішньої звітності структурних підрозділів всіх рівнів.

Таким чином, інформаційні потреби в формуванні управлінських рішень щодо діяльності центрів відповідальності задовольнятимуться при умові забезпечення комунікації внутрішньої звітності структурних підрозділів всіх рівнів. Управлінський облік є інструментом управління діяльністю підприємства, об’єднуючи практично всі функції управління – облік, планування, координацію, контроль, аналіз, прийняття рішень. На кожному підприємстві система управлінського обліку має свої особливості, але водночас може включати в себе подібні елементи: збір інформації, структуризацію обліку за центрами відповідальності, бюджетування та розробку стандартів, аналіз системи показників, контроль та прийняття управлінських рішень.