III. Сдача в архив.

После этапа хранения документов в «Делах» в подразделениях предприятия в тече­ние года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка «дел» по срокам их хранения:

• кратковременного хранения;

• долговременного хранения;

• постоянного хранения.

Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается.

Отобранные «Дела» подвергаются проверке по содержанию и сортировке докумен­тов внутри «Дел» по отнесению их к одному временному периоду. После чего проводится составление «Внутренней описи дел» (см. табл. 2.6).

Таблица 2.6. Внутренняя опись документов, находящихся в деле №

№ п/п	Наименование и краткое содержание документа	Дата составле­ния документа	Индекс документов	Номера листов

Далее осуществляется нумерация страниц в каждом «Деле» и скрепление страниц. Затем «Дела» по типу документов, содержащихся в них группируются на три класса:

• «Дела» с документами от вышестоящих организаций;

• «Дела» с документами по личному составу;

• «Дела» с документами организации.

Составляется «опись дел» за определенный год (см. табл. 2.7).

Опись дел за год

Таблица 2.7

№	Заголовок дела	Индекс дела	Срок хранения	Количество листов
п/п

После выполнения этого комплекса операций осуществляется сдача «Дел» в Архив предприятия по «Описи». При этом сдаются на хранение не только «Дела» с документами, но и «Регистрационные карточки» для поиска документов в Архиве предприятия.

На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление «Описи дел», направляемых в Государственный Архив, и сдача их вместе с относящимися к ним «Регистрационными карточками».

Контрольные вопросы проверки знаний:

1. Что такое делопроизводство?

2. Какие типы документооборота курирует СДОУ?

3. Какие классы форм организации СДОУ вы знаете?

4. Что такое ОРД и какие классы ОРД по содержанию и структуре выделяют?

5. Каково структура типовых ОРД?

6. В чем особенности структуры неформализованных ОРД?

7. Каков состав операций процедуры составления типовых и неформализованных доку­ментов?

8. Каков состав операций процедуры приема-передачи для разных классов потоков ин­формации?

9. Каково назначение процедуры контроля исполнения документов?

10. Каков состав операций процедуры контроля исполнения документов?

11. Какое назначение контрольно-регистрационной карточки?

12. Какова структура процедуры формирования дел и сдачи их в архив?

13. Что такое «Дело»?

14. Что такое «Номенклатура дел « и ее назначение?

15. Каков состав операций процедуры «Формирование дел и сдача их в архив»?